Nákladní list je účetní doklad pro úřední přepravu. Pokud je vlastníkem vozu organizace, tento dokument potvrzuje právo řídit. Pokud je auto soukromé, ale používá se k podnikatelským účelům, pomáhá při kalkulaci nákladů. Mnoho služeb kontroluje poukázky: Federální daňová služba, dopravní policie a inspektorát práce. Kde získám správné formuláře, jak je správně vyplnit a vyhnout se případným sankcím za chyby s přihlédnutím k posledním změnám v legislativě?

Takzvané „poukázky“ jsou účetní prvotní doklady, které musí uchovávat všechny organizace a jednotliví podnikatelé provozující motorová vozidla. Zároveň jsou právnické osoby a fyzické osoby podnikatelé poskytující služby při přepravě zboží nebo osob povinny používat jednotné formy těchto dokladů.

V závislosti na typu vozidel a oblasti jejich použití by se měly používat různé typy nákladních listů. Pro vlastníky a nájemce jsou určeny samostatné formuláře:

• auta;
• nákladní auta;
• speciální doprava;
• osobní taxi;
• nákladní taxi;
• veřejné i neveřejné autobusy.

Formuláře potřebné pro podnikatele byly schváleny před dvaceti lety výnosem Státního výboru pro statistiku ze dne 28. listopadu 1997 č. 78. Jsou stále aktuální, i když v průběhu let byly formuláře mnohokrát různě upravovány. V souladu s příkazem Ministerstva dopravy ze dne 7. listopadu 2017 č. 476 ze dne 15. prosince 2017 musí být v nákladním listu uvedeny další údaje o majiteli vozidla. Jednotliví podnikatelé byli povinni uvádět svůj OGRIP a organizace - OGRN.

Ne všechny organizace jsou vhodné pro jednotné formuláře, navíc nejsou povinné pro všechny. Právnická osoba (nebo fyzická osoba podnikatel) má proto právo vyvinout vlastní verzi, která musí zohledňovat všechny požadované podrobnosti a potřebné ukazatele. Použití vlastní upravené formy by mělo být uvedeno v účetních zásadách organizace, jak je definováno v odstavci 4 PBU 1/2008. Nezapomeňte, že pravidla upravená článkem 9 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ o účetnictví se vztahují i ​​na primární dokumenty přísného výkaznictví.

Nový formulář nákladního listu od roku 2019

Nákladní list vozidla je vyžadován při opuštění jakéhokoli vozidla za účelem práce, bez ohledu na to, zda se jedná o automobil vlastní organizace nebo pronajatý. Přísné požadavky na vyplnění tohoto primárního dokladu jsou stanoveny pouze pro autodopravce, pro všechny ostatní se však jedná o striktní ohlašovací doklad, proto musí obsahovat povinné náležitosti.

V roce 2018 bylo takových informací více - úředníci přidali povinnost uvádět v nákladním listu informaci o průjezdu řidiče předcestní kontrolou technického stavu vozu. Navíc bylo zrušeno povinné kulaté razítko na vydaném formuláři.

Nákladní listy: pravidla pro vyplňování v roce 2019

Postup pro vydávání nákladních listů je stanoven vyhláškou Ministerstva dopravy Ruska ze dne 18. září 2008 č. 152, která je platná ve znění ze dne 21. prosince 2018, která vstoupila v platnost dne 1. března 2019. Vezměte v úvahu nákladní listy ve zvláštním deníku. Podívejme se blíže na to, jaké změny nastaly v nákladních listech v roce 2019 a jak tento dokument vypracovat, aby nevznikaly dotazy inspektorů finančních úřadů a dopravní policie, kteří se na tento dokument nejčastěji dívají.

V organizacích automobilové dopravy jsou odpovědní za vyplnění tohoto formuláře dispečeři, zatímco v jiných společnostech to může být pouze zaměstnanec oprávněný uvolnit auta na letu. Tyto odpovědnosti musí být delegovány na příkaz vedoucího organizace, protože je to ten, kdo vyplní dokument, který je odpovědný za chyby v něm provedené. Někdy si papírování dělají sami řidiči. Obecně však platí, že řidiči musí vyplnit pouze svou část dokladu – zaznamenat údaje o ujetých kilometrech vozu podle ukazatelů přístrojů ve voze.

Můžete vystavit letenku na jeden let, jeden pracovní den nebo směnu. Jednotný formulář navíc poskytuje možnost prodloužení platnosti tohoto dokumentu, protože s autem za letu mohou nastat různé situace a jízda bez nákladního listu je porušením.

Nákladní list, jehož podoba je jednotná, je rozdělena do několika různých forem v závislosti na typu vozidla. Tyto formuláře se liší obsahem a požadavky na vyplnění. Shromáždili jsme je do tabulky, aby se každá organizace mohla orientovat a vybrat si tu správnou.

Jednotný formulář nákladního listu	Kdo a jak vyplní

Pro použití vozů vlastněných nebo provozovaných společností musí mít její řidič během cesty u sebe nákladní list vozu. Není pouze součástí povinných tiskopisů, které požadují silniční inspektoři při kontrolách, ale je primárním tiskopisem pro evidenci provozu vozu a podkladem pro výpočet mzdy řidiče a odpis pohonných hmot.

Nákladní list pro osobní automobil vyplňuje dispečer nebo v jeho nepřítomnosti účetní. Tento dokument musí být vypracován denně, zejména v podnicích automobilové dopravy. Pokud se pracovní den ve firmě skládá z více směn, je žádoucí vyplnit nákladní listy pro každého řidiče (směnu).

V malých podnicích, kde má společnost pouze oficiální dopravu (například auto hlavy), je povoleno vydávat tento formulář na několik dní. Jeden doklad lze také vystavit na dlouhou dobu, pokud je automobil používán při služební cestě.

V současné době může být forma nákladního listu vyvinuta podnikem samostatně s přihlédnutím ke zvláštnostem jeho činnosti. Musí však obsahovat povinné náležitosti stanovené pro účetní formuláře. V zásadě se používá standardní meziodvětvový formulář č. 3 schválený Státním výborem pro statistiku.

Vydaný doklad se zapíše do evidence nákladních listů, podle které je mu přiděleno další číslo. Poté je předán řidiči.

Při výjezdu z garáže musí nákladní list podepsat mechanik, který zkontroluje provozuschopnost vozu, stav tachometru a zůstatek v palivové nádrži.

Při plnění služebních povinností řidič na druhé straně nákladního listu odráží místa, která navštíví, zaznamenává informace o čase a ujetých kilometrech.

Po příjezdu do garáže je vůz zkontrolován technickým specialistou, zkontroluje jeho provozuschopnost, zafixuje stav tachometru a objem v nádrži do příslušných sloupců a poté potvrdí nákladní list.

Zaměstnanec předá tento doklad na dispečink, kde jej specialista spočítá a promítne do evidenčního deníku.

Ukázka vyplnění nákladního listu pro osobní automobil

Podívejme se blíže na to, jak vyplnit nákladní list.

Přední boční výplň

Firemní razítko je nalepeno nahoře, číslo (v případě potřeby série) a datum dokladu dole.

V dalším sloupci je nutné uvést název společnosti, její adresu a telefonní číslo. Odráží také registrační kód společnosti ve statistických úřadech ().

Poté dispečer vyplní značku vozu, jeho stavové číslo, inventární identifikátor garáže.

Celé jméno se zapíše do příslušného řádku. řidič, osobní číslo, údaje o řidičském průkazu, pokud existuje - tř.

Další část nákladního listu se vyplňuje, pokud se podnik specializuje, například na taxi. U takových společností jsou vyžadovány licenční karty, jejich údaje je nutné zadat zde.

Dispečer určí úkol pro řidiče a uvede přesnou adresu vozu. Poté odborník dokument potvrdí a předá řidiči.

V dokumentu je pro mechanika poskytnuta zvláštní část, kde zaznamená provozuschopnost vozu a údaje rychloměru, rovnováhu v nádrži a potvrdí to svým celým jménem. Řidič také podepíše níže, aby obdržel vůz s dešifrováním jeho osobních údajů.

Při tankování zaměstnanec odráží množství natankovaného paliva, jeho značku. Vedle posunu se může zaměstnanec stanice přihlásit na potvrzení.

Dispečer v případě potřeby uvede skutečné datum a čas návratu do garáže, zaznamená prostoje, zpoždění atd.

Po návratu vrátí řidič vůz mechanikovi, který zkontroluje jeho stav, poznamená zůstatek v nádrži na konci pracovního dne a počítadlo kilometrů. Po potvrzení převzetí vozu technický specialista připojí svůj podpis a řidič, který jej předá, svůj vlastní.

Výplň zadní strany

Na zadní straně dokladu řidič osobně vyplní informace o postupu plnění svého oficiálního zadání s uvedením výchozích a cílových míst s rozpisem časového úseku a ujetých kilometrů. Při spolupráci s třetími stranami se mohou podepsat za splnění úkolu řidiče proti jeho záznamům.

V dolní části dokladu dispečer vypočítá celkový počet odpracovaných hodin za den a ujeté kilometry na tachometru. V závislosti na použitém mzdovém systému určí mzdu zaměstnance a předá nákladní list po jeho opravě v evidenčním deníku do účtárny. Účetní svým podpisem potvrdí správnost výpočtů.

Vzor nákladního listu si můžete prohlédnout níže.

Nuance

Správné vyhotovení tohoto dokladu je velmi důležité pro zahrnutí nákladů na pohonné hmoty do výdajů pro daňové účely. Právě on je tím hlavním dokumentem, který si inspektoři při kontrole vyžádají.

U mnoha podniků je na nákladním listu vyžadována poznámka o absolvování lékařské prohlídky před a po cestě.

Podle odstavce 2 Čl. 6 Charty silniční dopravy a městské pozemní elektrické dopravy ze dne 08.11.2007 č. 259-FZ přeprava občanů, zavazadel, nákladů městskou dopravou, zejména autobusy nebo tramvajemi, osobními a nákladními automobily, bez vydání takového dokladu jako nákladní list, není povoleno. Toto ustanovení zákona se týká činnosti subjektů poskytujících služby prostřednictvím různých druhů přeprav používaných v rámci ruského dopravního systému (odst. 1, čl. 1 zákona č. 259).

Pokud společnost neposkytuje služby v oblasti dopravy, ale při své práci používá automobily, lze odpovídající listy považovat za primární dokument, pomocí kterého může účetní oddělení potvrdit a odepsat náklady na pohonné hmoty a maziva, přičemž je vezme zohlednit ke snížení základu daně ze zisku (ustanovení 1 článek 252 daňového řádu Ruské federace).

Pokud zaměstnanec společnosti řídí osobní automobil ze služebních důvodů a pobírá peněžitou náhradu za pohonné hmoty, pak je povinen vyplnit i nákladní listy v požadované výši, jinak bude zaměstnavatel muset na odpovídající náhradu vyměřit daň z příjmu fyzických osob (písm. Ministerstva financí Ruské federace ze dne 27.06.2013 č. 03-04-05 /24421).

Přečtěte si více o nuancích proplácení výdajů zaměstnanci za použití osobního automobilu v článku. „Náhrada benzínu zaměstnanci za osobní automobil používaný pro obchodní účely může snížit vaše zisky“ .

Jaká forma nákladního listu pro auto by se měla používat v letech 2018-2019

Je možné použít nákladní list podle formuláře 3, který byl uveden do oběhu výnosem Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 28. listopadu 1997 č. 78. Stejně jako ostatní jednotné formuláře však není povinný pro použití. To znamená, že v letech 2018-2019 je možné k vydávání nákladních listů pro automobily použít jak samostatně vyvinutý formulář, tak formulář uvedený do oběhu Státním statistickým výborem.

O tom, jaký dokument můžete schválit vybraný formulář formuláře, přečtěte si .

Obsah formuláře nákladního listu osobního automobilu schváleného Státním výborem pro statistiku v zásadě odpovídá výčtu povinných náležitostí tohoto dokumentu uvedenému v příkazu Ministerstva dopravy ze dne 18. září 2008 č. 152, a to i přesto, že tento objednávka je platná od 15.12.2017 v aktualizované verzi 07.11.2017 č. 476). Seznam požadovaných údajů byl aktualizován takto:

• je povinné uvést registrační číslo organizace nebo jednotlivého podnikatele;
• byl zrušen požadavek na umístění pečeti nebo razítka vlastníka přepravy v záhlaví;
• byla doplněna povinnost uvést datum a čas kontroly technického stavu přepravy před odjezdem na cestu s potvrzením tohoto záznamu podpisem revizora (s jeho přepisem).

Problematika vystavení nákladního listu s přihlédnutím k posledním změnám m diskutujeme v naší skupině ve VK". Přidej se teď!

Abyste mohli zohlednit změny v podrobnostech provedené příkazem č. 476 ve formuláři Státního výboru pro statistiku, musíte:

• do pole "Organizace" zadejte číslo OGRN;
• nedávat razítko (pečeť) na určené místo formuláře;
• použijte místo původně poskytnuté ve formuláři k uvedení data a času kontroly stavu vozidla.

To znamená, že nebudou vyžadovány změny v jednotné podobě formuláře inovace. Lze tedy nadále používat tiskopis nákladního listu pro osobní automobil, vyhotovený podle jednotného formuláře 3.

Zjistěte, co se změnilo v nákladním listu od 3.1.2019.

Jaké jsou hlavní účetní postupy prováděné na základě formuláře 3

V účetnictví se na základě nákladního listu automobilu formulář 3 odepisuje vyhořelé palivo a maziva do nákladů. To se provádí přiřazením odpovídajících částek z podúčtu 10.3 účtu 10 na účet 20 (je-li doprava hlavní činností) nebo 23 (je-li doprava vedlejší činností). K odpisu pohonných hmot a maziv do automobilů používaných pro potřeby administrativy lze použít účet 26 a v obchodních organizacích, které dodávají zboží kupujícímu se zahrnutím jeho hodnoty do ceny prodaného zboží, účet 44.

Odpis PHM a maziv do nákladů se provádí zaúčtováním: Dt 20 (23, 26, 44) Kt 10.3. Zároveň je v účetních evidencích zaznamenána částka odrážející skutečně spotřebované množství PHM a maziv zohledněné v nákladním listu.

Přečtěte si o dalších nuancích účtování nákladních listů v článku. "Jaká je životnost nákladních listů (nuance)?" .

Kde najdu vzor vyplnění nákladního listu pro osobní automobil v letech 2018-2019

Se vzorem vyplnění nákladního listu pro osobní automobil v letech 2018-2019 se můžete seznámit na našem webu. Vzor nákladního listu pro osobní automobil v letech 2018-2019 byl vytvořen na podobě jednotného formuláře 3.

Jak vypadá vzorový nákladní list k autu za měsíc

Na měsíc bylo možné vystavit nákladní list do 3.1.2019. Obecně byl nákladní list pro osobní automobil Formulář 3 na měsíc vyplněn stejným způsobem jako běžný, ale zpravidla bylo nutné uvést konkrétní den, kdy má auto odjet za úkolem a vrátit se do garáže.

Od 3.1.2019 možnost sestavení nákladního listu na měsíc nestanoví vyhláška Ministerstva dopravy „O schválení povinných náležitostí a postupu při vyplňování nákladních listů“ ze dne 18.09.2008 č. 152. Je sestaven striktně pro směnu nebo let.

Výsledek

Nákladní list osobního automobilu je prvotním dokladem, na základě kterého účetní oddělení odepisuje spotřebované PHM a maziva. Společnosti a jednotliví podnikatelé mají právo používat formuláře vyvinuté vlastními silami s přihlédnutím k požadavkům čl. 9 zákona "o účetnictví" ze dne 06.12.2011 č. 402-FZ, jakož i nařízení Ministerstva dopravy "O schvalování povinných údajů a postupu při vyplňování nákladních listů" ze dne 18.09.2008 č. 152 .

Nejnovější požadavky Ministerstva dopravy na podrobnosti nákladního listu naleznete v materiálech:

• "Seznam povinných údajů nákladního listu byl rozšířen" ;
• „Od 15.12.2017 vystavujeme nákladní list v nové podobě“ .

Ne každý majitel vozidla musí vyplňovat nákladní listy. Nebo kdo má na starosti jeho řízení. Kdy potřebujete vyplnit nákladní list pro osobní automobil a jak to udělat, zjistíte v materiálech tohoto článku.

Vedení účetnictví právnickými osobami zahrnuje povinné vyplňování nákladních listů. Tento dokument je také zajímavý pro zástupce daňových služeb.

Nákladní list je druh primární dokumentace, která umožňuje nejen zohlednit náklady v souvislosti s nákupem benzinu, ale také je odečíst od všeobecného základu daně.

Hlavní funkcí takových listů je schopnost snížit zaplacenou daň do rozpočtu.

V některých situacích se vyplnění dokumentu stává povinným.

Jaká je šablona tohoto dokumentu?

Nákladní list je dokument potvrzující zákonnost a dostupnost práva řídit vozidlo.

Formulář vydávají právnické osoby vlastnící automobil. Dokument obsahuje informace o době jízdy, ujetých kilometrech, spotřebě plynu a dalších vlastnostech vozu.

Je nutné vždy vystavovat nákladní listy pro auta?

Uvádíme seznam řidičů osvobozených od těchto povinností:

• Pokud je vlastníkem vozidla právnická osoba.
• Při použití vozidla s registrovaným vlastnictvím fyzické osoby. A při použití auta pro osobní účely převod na základě plné moci.

Kdy je nutné vyplnit nákladní list?

Pokud doklad není vystaven, je práce zakázána:

• Nákladní auta.
• Osobní vozy.
• Trolejbusy.
• Tramvaje.
• Autobusy.

A další druhy dopravy, ve kterých se přepravují cestující se zavazadly. Zavazadla se nazývají věci patřící cestujícím, které jsou přijaty k přepravě v souladu se stanoveným postupem.

Náklad - název hmotných předmětů, pro které je doprava organizována. Konečně, cestující jsou skupiny jednotlivců, kteří uzavřou příslušnou smlouvu.

Nebo osoby, pro které uzavírají smlouvy o pronájmu vozidel.

Podmínky vystavení nákladních listů osobního automobilu

Příliš mnoho času a úsilí může být vynaloženo na každodenní vyplňování cestovních listů. Zejména v malých podnicích bez samostatně pracujícího dispečera.

Mnoho řidičů se proto ptá, zda je možné vystavit dokumenty na několik dní najednou?

V textu právní úpravy je uvedena možnost registrace nejen na každý den, ale i na dobu nepřesahující 30 dnů.

Postup pro vyplnění nákladního listu osobního automobilu ve formuláři 3

Přední strana

Není potřeba zadávat tolik informací, jak se na první pohled zdá:

• Razítko firmy je umístěno vždy nahoře. Datum a číslo dokumentu jsou umístěny o něco níže. V případě potřeby označte sérii.
• Další sloupec je pro název společnosti. Napíšou také adresu s telefonním číslem. A kód registrace podniku na příslušných úřadech.
• Poté dispečer vyplní údaje o vozidle, včetně inventárního identifikátoru garáže, čísla stavu a značky.
• Následuje řádek s celým jménem řidičů, údaji o řidičském průkazu, osobním číslem.
• Je zde také další sekce. Naplňují ho ale pouze organizace s úzkou specializací. Například taxislužby. Musí zadat čísla licenčních karet.
• Po naplnění dispečera jsou stanoveny jednotlivé úkoly pro řidiče. Doklad je potvrzen, osobně předán řidiči.

Mechanici také schvalují dokumenty a uvádějí na nich své osobní údaje. Řidič musí také podepsat, když dostane vůz k dispozici.

Pokaždé si zaměstnanec přesně zaznamená, kolik paliva na čerpací stanici nakoupil. A jakou značku jsi použil? Nezapomeňte uvést skutečné datum a čas návratu do garáže.

V případě potřeby jsou zaznamenána zpoždění a zpoždění.

Zadní strana dokumentu

Tato strana je pro řidiče. Zde oslavují individuální pokrok při plnění svých pracovních úkolů. Nezapomeňte napsat o místech odletu a cíle.

Časové období, ujeté kilometry, jsou dešifrovány v plném rozsahu.

Třetí strany mají právo podepisovat s jejich přímou účastí na plnění úkolů.

Ve spodní části dokumentu je nutné zobrazit celkové hodiny za den, počet ujetých kilometrů na základě údajů tachometru.

Mzda zaměstnance se určuje na základě těchto údajů v závislosti na systému přijatém v podniku. Po konečné fixaci informací je nákladní list předán účetním.

Zvláštní pravidla pro plnění listů na lince

Pro ty, kteří vyplní dokument na řádku, existuje určitá posloupnost akcí:

• Přesný čas je nutné zadat v hodinách a minutách. K tomu slouží samostatný sloupec „Čas příjezdu“. Promítne se ale pouze okamžik, kdy řidič sám ukáže nákladní list klientům nebo zákazníkům.
• Je tam sloupec "Zákazník". Zde zákazníci nechávají své podpisy. Chcete-li potvrdit, že všechny údaje v dokumentu jsou správné, odpovídají skutečnosti.
• Vyplní také sloupec 21, který se nazývá „Při příjezdu“. "Při odjezdu" - respektive sloupec 22. Zákazníci zde uvádějí všechny parametry a odepisují je z tachometru.
• "Speciální značky" - řádek pro komentáře od zákazníků, pokud je to nutné.

Pokud je vůz vrácen do garáže

Práce většinou končí vrácením auta do prostoru garáže. Dokument se vyplňuje v pořadí jasně popsaném v legislativních předpisech.

Musí se přísně dodržovat.

• "Práce řidiče a auta" - oddíl vyplněný mechanikem. Používá se zejména sloupec 2. Důležitým požadavkem je přesnost popisu doby návratu do garáže. Měsíc, rok, hodiny, minuty – ve sloupci musí být přítomny naprosto všechny údaje.
• "Rychloměr"- sloupec 4, který rovněž vyplňuje mechanik. Sloupec 10 – zde se zobrazuje přesný „Return balance“. Sloupec odkazuje na část s "Pohybem paliva".

Na závěr mechanik podepíše, čímž potvrdí správnost a spolehlivost poskytnutých informací.

• Do práce je v této fázi zapojen i technik paliv a maziv. Řidič mu podá lístek. Poté vyplní sloupec „Surrendered“ číslem 11. A také se podepíší.
• Podpis do řádku „Prošlo“ vkládá sám řidič. To je nutné pro potvrzení správného stavu stroje v okamžiku jeho předání mechanikovi. Pro potvrzení této skutečnosti se mechanik podepíše ve sloupci „Přijato“.
• Dispečer přijímá papíry v poslední fázi. A také dali svůj podpis. Dokument se eviduje ve zvláštním deníku.

Při dodání zboží do podniku je nutné podepsat speciální papír. Jak sestavit se dozvíte v článku na odkazu.

Závěr

V případě nesprávného vyplnění nákladních listů jsou organizaci uloženy pokuty. A porušovateli nejsou kompenzovány daňové ztráty vzniklé v souvislosti s provozem vozidla.

Právnické osoby platí pokutu ve výši 10 procent z celkového objemu transakcí.

Provádění jakýchkoli operací musí být doloženo příslušnými primárními dokumenty. Každý z nich má právní moc.

Je snadné najít vzorky dokumentů s prázdnými řádky k vyplnění na specializovaných stránkách.

Formulář 3 je sjednocený. To znamená, že je vhodný pro jakýkoli podnik bez ohledu na obor činnosti.

Můžete si být jisti, že vyplnění takového dokumentu splňuje všechny zákonné požadavky. Hlavní věc je zapamatovat si termín, pro který je list vyplněn. Toto období se rovná jednomu měsíci.

Jak vyplnit nákladní list pro auto ve formuláři 3 v 1C - viz toto video: