ممیزی پرسنل یک سازمان بررسی اسناد و مدارک یک شرکت مربوط به سوابق پرسنل برای شناسایی ناسازگاری در آن است. وجود مدارک پرسنلی و بررسی آنها در حال بررسی است.

ممکن است این سوال مطرح شود: "مشاوره منابع انسانی و حسابرسی چگونه مقایسه می شوند؟" به نظر می رسد این و آن هر دو کمک به خدمات پرسنلی در حل مسائل مربوط به اعمال قانون کار است. اما مشاوره پرسنلی یک سازمان، برخلاف ممیزی اسناد پرسنلی، به عنوان یک قاعده، مستلزم بررسی اسناد موجود نیست. در واقع، مشاوره پرسنلی در مورد پاسخ دادن به سوالات مربوط به موضوعات مرتبط است. حسابرسی منابع انسانی جایگزین مشاوره منابع انسانی نمی شود. اغلب حتی برعکس. علاوه بر خدمات حسابرسی منابع انسانی، خدمات مشاوره منابع انسانی نیز وجود دارد.

اسناد پرسنل را می توان به طور کامل یا انتخابی بررسی کرد.

ممیزی کامل- این چک تمام مدارک پرسنلی و به طور کامل است. نتیجه چنین بررسی این است: شناسایی کلیه تخلفات و نادرستی ها و توصیه های دقیق برای رفع آنها.

حسابرسی انتخابی- این بررسی اسناد پرسنل یک منطقه پرخطر و اسنادی است که اغلب تخلفات در آنها رخ می دهد. چنین چکی یک ایده کلی از وضعیت سوابق پرسنل می دهد و به شناسایی مناطق خطر که باید در هنگام نگهداری سوابق پرسنل به آنها توجه بیشتری شود کمک می کند. به عنوان مثال، بخش های پرخطر عبارتند از: رسمی کردن روابط کار با شهروندان خارجی، انعقاد قراردادهای مسئولیت، اجرای اسناد حمایت از کار، روش های تسویه حساب با کارکنان و غیره.

ممیزی اسناد پرسنلی می تواند توسط منابع خود سازمان (حسابرسی داخلی) یا با کمک یک سازمان شخص ثالث (خارجی) سازماندهی شود.

ممیزی داخلی معمولاً برای سازمان های کوچکی که حجم اسناد پرسنلی در آنها زیاد نیست، مرتبط است. چنین ممیزی را می توان توسط کارمند شرکت انجام داد که به قوانین کار مسلط است و مهارت تهیه اسناد پرسنلی را دارد. این می تواند یک وکیل یا یک مدیر منابع انسانی باشد.

بر اساس نتایج حسابرسی داخلی امکان صدور گزارش وجود ندارد و تخلفات شناسایی شده در حالت کار اصلاح می شود.

حسابرسی خارجی شامل دعوت از شرکت های شخص ثالث متخصص در چنین ممیزی است. مجریان ملزم به داشتن مجوز نیستند (مثلاً برای ممیزی اجباری لازم است). با چنین ممیزی، دید بیرونی از اسناد پرسنل وجود خواهد داشت که مهم است. بازرسان گزارشی از تخلفات کشف شده تهیه خواهند کرد. آنها ارزیابی تخلفات (میزان جریمه ها) و همچنین توصیه هایی برای حذف تخلفات و جلوگیری از آنها در آینده ارائه می دهند.

قانون روش، شرایط و ضرورت انجام ممیزی مدیریت سوابق پرسنل را تعیین نمی کند. بنابراین، ایگو را می توان در هر زمانی که نیاز به ارزیابی میزان انطباق وضعیت موجود اسناد پرسنل با استانداردهای مورد نیاز باشد، انجام داد. با این حال، مواردی وجود دارد که انجام ممیزی مطلوب است تا در آینده سؤالات مربوط به مسئولیت اشتباهات انجام شده حذف شود تا از مسئولیت جلوگیری شود.

به عنوان مثال، انجام ممیزی پرسنل توصیه می شود:

• هنگام تغییر یک افسر پرسنل مسئول حفظ مدیریت سوابق پرسنل؛
• اگر موارد شکایت از کارمندان بیشتر شده باشد، پس از اخراج، مرخصی و غیره.
• اگر کارگران تهدید به شکایت به بازرسی کار (به ویژه کارگران اخراج شده) شوند.
• هنگام تغییر رئیس سازمان؛
• در صورت اخراج دسته جمعی کارگران؛
• هنگام تغییر قوانین تنظیم کننده روش نگهداری سوابق پرسنل؛
• اگر سازمان برای بازرسی توسط بازرسی کار دولتی برنامه ریزی شده است.
• در برخی موارد دیگر

مراحل حسابرسی پرسنل

ممیزی اسناد پرسنلی معمولاً در دفتر مشتری انجام می شود. هنگام بررسی، اسناد مربوط به داده های شخصی تجزیه و تحلیل می شود، بسیاری از اسناد باید در گاوصندوق های ویژه (موردها)، به عنوان مثال، کتاب های کار ذخیره شوند. بنابراین، اگر مشتری مایل به انجام ممیزی در خارج از قلمرو خود باشد، ارائه اصل اسناد پرسنل برای تأیید مشکل خواهد بود.

مرحله 1: سازمانی

در طول این مرحله شما باید:

• دریابید که مشتری برای چه منظوری باید اسناد پرسنل را بررسی کند (کنترل داخلی یا آماده سازی برای تأیید).
• تعیین زمان حسابرسی آنها عمدتاً به تعداد کارمندان و همچنین به نوع فعالیت بستگی دارند. شرایط می تواند از چند روز تا چند ماه متفاوت باشد.
• صدور دستور انجام ممیزی اسناد پرسنلی.

مرحله 2: تأیید فهرست اسنادی که باید تأیید شوند

لیست واحدی از اسنادی که باید در هر سازمان وجود داشته باشد توسط قانون تعیین نشده است. قوانین مختلف حقوقی حاوی ارجاعاتی به نیاز به نگهداری مجلات خاص، سفارشات و سایر اسناد است. بسته به اینکه شرکت متعلق به کدام صنعت است، لازم است فهرستی از اسنادی که طبق قوانین قانونی باید در سازمان باشد تهیه شود.

مدارک اجباری عبارتند از:

• جدول کارکنان (T-3) با دستور تأیید؛
• قراردادهای کار و قراردادهای مسئولیت؛
• دستورات (دستورالعمل) در مورد استخدام، انتقال به شغل دیگر، اعطای مرخصی، خاتمه قرارداد کار و سایر دستورات پرسنل.
• کارت های شخصی (فرم N T-2)؛
• برنامه تعطیلات؛
• اطلاع رسانی به کارمندان در مورد زمان شروع تعطیلات؛
• برنامه های شیفت (در صورت نوبت کاری)؛
• برگه زمان؛
• مقررات داخلی کار (PWTR)؛
• مقررات مربوط به حفاظت از داده های شخصی کارمند و رسیدهای پردازش داده های شخصی؛
• کتاب های کار؛
• کتاب حسابداری برای جابجایی کتابهای کار (درج شده در آن) (پیوست N 3 به فرمان وزارت کار روسیه 2003/10/10 N 69).
• دفترچه درآمد و هزینه برای حسابداری فرمهای دفتر کار (پیوست N 2 به فرمان وزارت کار روسیه 2003/10/10 N 69).
• شرح شغل؛
• مقررات محلی (مقررات مربوط به پاداش، مقررات مربوط به پاداش، مقررات مربوط به سفرهای کاری و غیره)؛
• اقدامات محلی در مورد حمایت از کار (دستورالعمل در مورد حفاظت از کار، گزارش ثبت نام مقدماتی (GOST 12.0.004-90)، مقررات مربوط به اسرار تجاری).
• نتایج یک ارزیابی ویژه از شرایط کار (ماده 212 قانون کار فدراسیون روسیه، قانون فدرال 28 دسامبر 2013 N 426-FZ).

این لیست کاملی از مدارک مورد نیاز پرسنل نیست. امکان نگهداری سوابق امور شخصی، مرخصی، اعزام به سفرهای کاری، حسابداری گواهی از کارافتادگی، صدور گواهینامه، بررسی وضعیت سوابق سربازی، گذراندن معاینات پزشکی اجباری توسط کارکنان و غیره وجود دارد.

مرحله 3: تأیید و تجزیه و تحلیل اسناد

برای شروع، در دسترس بودن مدارک پرسنل بررسی می شود. سپس مدارک ارسالی از نظر الزامات قانونی مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. کلیه مدارک باید از نظر وجود امضای یک فرد مجاز، ویزاهای تأیید، شماره ثبت، علائم کارمند در آشنایی با سفارش، علائم اجرایی بررسی شوند.

توجه زیادی به اتصال مدارک می شود، مثلاً در قراردادهای کاری، سمت و حقوق باید با جدول مصوب پرسنلی و دستور استخدام و ... مطابقت داشته باشد.

هنگام بررسی دفاتر کار، لازم است بررسی شود که آیا تمام دفاتر کار برای جابجایی دفترچه های کار و درج در آنها در دفتر حسابداری ثبت شده است یا خیر. درج در کتاب کار باید بر اساس سفارشات مربوطه انجام شود، هیچ گونه پاک کردن، لکه وجود ندارد. تمام ورودی ها باید در فرم کارت شخصی کارمند N T-2 کپی شده و با امضای کارمند تأیید شود. دفترچه های کار و درج های آن را در گاوصندوق نسوز نگه دارید.

هنگام بررسی اسناد مربوط به حفاظت از کار، لازم است امضای کارکنان در جلسه توجیهی اولیه و جلسات توجیهی دوره ای بررسی شود.

کارمندان باید با ارزیابی ویژه کار آشنا باشند، شرایط کار در قرارداد کار گنجانده شده است (این یک شرط کار اجباری است). اگر عوامل مضر در محل کار شناسایی شود، گزارش تضمین های اضافی را برای کارکنان شاغل در چنین مکان هایی نشان می دهد، به عنوان مثال: مرخصی اضافی، پرداخت اضافی برای مضرات، کاهش ساعات کار و غیره. در این صورت باید بررسی شود که آیا کارفرما این تضمین ها را ارائه می دهد یا خیر.

مرحله 4: تهیه گزارش حسابرسی منابع انسانی

قانون شکل گزارش حسابرسی اسناد پرسنلی را تعیین نمی کند. این گزارش به صورت رایگان تهیه می شود و مستقیماً توسط سازمانی که ممیزی پرسنل را انجام می دهد تهیه می شود. باید داده هایی را در مورد وضعیت فعلی مدیریت سوابق پرسنل، کاستی های شناسایی شده، اقدامات توصیه شده برای رفع آنها منعکس کند و مشخص کند که آیا اهداف حسابرسی محقق شده است یا خیر.

هنگام تنظیم گزارش، خواسته های مشتری در نظر گرفته می شود، دقیقاً چه چیزی را می خواهد در گزارش ببیند، چه تفاوت هایی را می توان به طور کلی توصیف کرد و کدام موارد را با جزئیات. همچنین در گزارش می توانید مواد و مواد جریمه متخلف را با میزان جریمه احتمالی مشخص کنید.

مزایای حسابرسی اسناد منابع انسانی برای یک کارفرما چیست؟

همانطور که تمرین نشان می دهد، مدیریت سوابق منابع انسانی در شرکت ها اغلب مورد توجه ناکافی قرار می گیرد. الزام به تنظیم اسناد پرسنلی اغلب به کارمندانی واگذار می شود که در این زمینه متخصص نیستند (منشی، حسابدار، اقتصاددان) و به دلیل حجم کار در وظیفه اصلی کاری خود، آنها نمی توانند همیشه به مسائل پرسنلی توجه کافی داشته باشند.

ممیزی اسناد پرسنلی تأثیر مثبت زیادی به شرکت می دهد. پس از انجام برای رئیس شرکت مشخص می شود که مدارک پرسنلی در چه وضعیتی است. آیا تمام اسناد مطابق با آخرین تغییرات تصویب شده در قانون تنظیم شده است. و اینکه چه مدارکی باید ایجاد یا نهایی شود. این امر باعث افزایش اعتماد کارکنان به مدیریت می شود.

به نوبه خود ، رئیس شرکت داده های عینی را دریافت می کند که بر اساس آن می تواند اثربخشی کار خدمات پرسنل داخلی را ارزیابی کند ، اقدامات پیشگیرانه ای را انجام دهد تا در بازرسی بعدی از پرداخت جریمه برای نقض قوانین کار جلوگیری شود.

این نه تنها باعث صرفه جویی در پول صاحب شرکت می شود، بلکه شهرت او را به عنوان یک کارفرمای مسئول حفظ می کند.

نگهداری سوابق پرسنل برای هر شرکتی اجباری است و مستلزم تدوین اسناد بسیاری است. تمام مدارک پرسنل باید در نظم کامل باشند، در این مورد، شرکت از خطرات ناشی از نقض قوانین کار، مانند ممیزی های دولتی، جریمه ها، تعلیق فعالیت ها، رد صلاحیت، اختلافات کاری با کارکنان نمی ترسد. اما همه کارفرمایان به صحت مدیریت سوابق پرسنلی و کیفیت مدارک پرسنلی توجه کافی ندارند که در نتیجه اسناد به هم ریخته می شود. انجام ممیزی پرسنل به شناسایی اشتباهات در انجام سوابق پرسنل و نظم بخشیدن به اسناد کمک می کند.

ممیزی منابع انسانی روشی برای ارزیابی سیستم مدیریت اسناد منابع انسانی است که در طول سوابق منابع انسانی ایجاد شده است، که شامل بررسی در دسترس بودن تمام اسناد اجباری منابع انسانی و بررسی اسناد منابع انسانی برای انطباق با قوانین فعلی فدراسیون روسیه است. خطرات جریمه های مرتبط با انجام بررسی های انطباق، قانون کار، و همچنین خطرات اختلافات کاری و شکایات کارکنان را به حداقل برسانید.

ممیزی منابع انسانی باید در موارد زیر انجام شود:

• در طول بازرسی دولتی آتی؛
• هنگام تغییر متخصص منابع انسانی؛
• با تهدید تأیید پس از اخراج کارمند متخلف (عدم پرداخت دستمزد، پاداش، اخراج به ابتکار کارفرما).
• هنگام تغییر مدیریت شرکت؛
• وقتی قانون تغییر می کند

می توانید حسابرسی پرسنلی را به تنهایی انجام دهید یا آن را به یک سازمان شخص ثالث بسپارید. شرکت های تخصصی هستند که ممیزی پرسنل را انجام می دهند، آنها حسابرسی انجام می دهند و گزارش مفصلی می نویسند که نشان دهنده خطاها و تخلفات و همچنین توصیه هایی برای رفع آنها است. اما خدمات آنها گران است، بنابراین همه مدیران قبول نمی کنند که به چنین شرکت هایی مراجعه کنند.

در این مورد، انجام ممیزی از اسناد پرسنل به تنهایی کمک خواهد کرد. برای این کار باید دستور انجام ممیزی، تعیین اهداف و زمان بندی آن و همچنین ثبت نام افرادی که ممیزی پرسنل را انجام می دهند صادر کنید.

پس از صدور دستور لازم است مراحل ممیزی پرسنلی مشخص شود. از تعریف حسابرسی پرسنل، چنین بر می آید که مرحله اول بررسی در دسترس بودن تمام اسناد اجباری پرسنل است و مرحله دوم بررسی انطباق اسناد پرسنل با قوانین جاری است. اجازه دهید هر مرحله از حسابرسی پرسنل را با جزئیات بیشتری در نظر بگیریم.

بررسی در دسترس بودن مدارک اجباری پرسنل

کارفرما مسئول عدم وجود اسناد اجباری پرسنل تعیین شده توسط قانون کار فدراسیون روسیه است، بنابراین، هنگام انجام ممیزی پرسنل، اولین قدم تعیین لیست چنین اسناد و بررسی در دسترس بودن آنها در شرکت است.

مدارک اجباری پرسنل را می توان به دو گروه تقسیم کرد:

• مدارک اجباری برای کلیه شرکتها صرف نظر از شکل قانونی و زمینه فعالیت.
• اسنادی که تحت شرایط خاصی اجباری می شوند.

گروه اول شامل اسنادی است که الزام آنها در قانون کار مقرر شده است ، به عنوان مثال ، مقررات محلی که توسط هر کارفرما به طور مستقل تهیه می شود و منعکس کننده شرایط کار در این سازمان خاص است. فهرست تمام اسناد متعلق به این گروه در جدول 1 آورده شده است.

جدول 1 اسناد منابع انسانی اجباری برای همه کارفرمایان

مقررات داخلی کار	هنر 189، 190 قانون کار فدراسیون روسیه
مقررات مربوط به حفاظت از داده های شخصی	بند 8 هنر. 86 قانون کار فدراسیون روسیه
دستورالعمل حفاظت از کار	هنر 212 قانون کار فدراسیون روسیه
مقررات مربوط به دستمزد	هنر 135 قانون کار فدراسیون روسیه
برنامه تعطیلات	هنر 123 قانون کار فدراسیون روسیه
کارکنان	هنر 57 قانون کار فدراسیون روسیه
برگه زمان	هنر 91، 99 قانون کار فدراسیون روسیه
سفارشات برای کسب و کار اصلی	دستورالعمل پر کردن فرم T-3 فرمان کمیته آمار دولتی مورخ 25 دسامبر 1998 شماره 132 "در مورد تصویب فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای حسابداری عملیات تجاری"، بند 45 فرمان دولت شماره 225 فدراسیون روسیه 16 آوریل 2003 "در مورد کتابهای کار" و غیره.
کتاب حسابداری حرکت دفتر کار و درج در آنها
دفترچه درآمد و هزینه برای حسابداری فرمهای دفتر کار و درج در آنها	پاراگراف 40، 41 فرمان دولت فدراسیون روسیه، 16 آوریل 2003 شماره 225 "در مورد کتاب های کار"
مجله حسابداری برای تصویب دستورالعمل های حفاظت از کار	بند 2.1.3 فرمان وزارت کار فدراسیون روسیه و وزارت آموزش و پرورش فدراسیون روسیه مورخ 12 فوریه 2003 شماره 1 "در مورد تصویب رویه آموزش حفاظت از کار و آزمایش دانش الزامات حفاظت از کار". برای کارکنان سازمان ها
دفترچه گزارش اقدامات کنترلی	بخش 8 هنر. 16 قانون فدرال 26 دسامبر 2008 شماره 294-FZ "در مورد حمایت از حقوق اشخاص حقوقی و کارآفرینان فردی در اعمال کنترل دولتی (نظارت) و کنترل شهرداری"
قرارداد کار	هنر 56، 57، 67 قانون کار فدراسیون روسیه
سابقه اشتغال	هنر 65، 66 قانون کار فدراسیون روسیه
کارت شخصی	بند 12 فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 16 آوریل 2003 شماره 225 "در مورد کتابهای کار"
سفارشات برای پرسنل	هنر 62، 68، 84.1 و غیره
اظهارات کارکنان	هنر 80، 127، 128، 255 قانون کار فدراسیون روسیه و غیره.

گروه دوم شامل اسنادی است که تحت شرایط خاصی اجباری می شوند که ممکن است به دلیل ویژگی های سازمان باشد یا اگر این اسناد در قرارداد کار، قانون تنظیم محلی یا سایر اسناد ذکر شده باشد. فهرست این گونه اسناد در جدول 2 آورده شده است.

جدول 2 اسنادی که ممکن است تحت شرایط خاصی اجباری شوند

سند	شرایطی که تحت آن یک سند اجباری می شود
شرح شغل
مقررات مربوط به پاداش	اگر سیستم مشوق های مادی در قرارداد کار، قرارداد جمعی، مقررات مربوط به پاداش یا مقررات داخلی کار مشخص نشده باشد.
لیست موقعیت های کارمندان با ساعات کاری نامنظم	در صورتی که سازمان دارای چنین حالتی باشد
برنامه شیفت	در صورتی که نوبت کاری در سازمان معرفی شود
عدم افشای اسرار تجاری	در صورتی که در قرارداد کار رعایت اسرار تجاری توسط کارمند شرط شده باشد
قرارداد جمعی	در صورتی که در این مورد بین کارمندان و کارفرما توافق شده باشد
توافقنامه مسئولیت جمعی	اگر سازمان کار را مطابق با فهرست کارها انجام می دهد که در طول اجرای آن ممکن است مسئولیت کامل جمعی (تیم) معرفی شود.
توافق در مورد مسئولیت کامل فردی	اگر سازمان کارکنان را استخدام کند - افراد مسئول مالی

کارفرمایان همچنین می توانند سایر مقررات محلی را تصویب کنند که حضور اجباری آنها در قانون کار ذکر نشده است، اما می توانند به طور قابل توجهی در کار کمک کنند، به عنوان مثال، مقررات مربوط به بخش ها، پرسنل، صدور گواهینامه و غیره.

مرحله آخر مرحله اول ممیزی پرسنل تأیید اسناد است - اسناد موجود و کدام نیاز به توسعه است. برای راحتی، نتایج تطبیق را می توان در یک جدول خلاصه کرد (جدول 3)

جدول 3 تطبیق اسناد

بررسی مدارک

پس از تعیین لیست اسناد اجباری، بررسی در دسترس بودن آنها، لازم است صحت اجرای آنها و همچنین مطابقت با الزامات قانون را بررسی کنیم.

بدین ترتیب در این مرحله محتوای مدارک پرسنلی بررسی می شود. تمام مدارکی که شرکت دارد را بررسی کنید.

هنگام بررسی مقررات محلی، لازم است بررسی شود که وضعیت کارمندان را در مقایسه با قانون کار بدتر نمی کند و شرایط کار شرکت را فاش نمی کند. همه کارکنان باید با مقررات محلی در برابر امضا آشنا باشند. هنگام بررسی مقررات محلی، لازم است از مواد مربوطه قانون کار فدراسیون روسیه استفاده کنید.

برای پردازش و انتقال داده های شخصی هر کارمند باید رضایت نامه ای امضا شود، اگر گواهی هایی برای کارمند به درخواست او صادر شود، سپس برای هر گواهی، کارمند باید یک رضایت نامه کتبی برای انتقال داده های شخصی خود به یک کارمند بنویسد. شخص ثالث

در برنامه تعطیلات، نه تنها تعطیلات برنامه ریزی شده باید نشان داده شود، بلکه باید در مورد تعطیلات واقعی، در مورد نقل و انتقالات تعطیلات نیز یادداشت شود. به کارمندان باید دو هفته اخطار کتبی از تاریخ شروع مرخصی داده شود.

سازمان باید دارای جدول پرسنلی به روز باشد که با دستور تایید می شود، در صورت ایجاد تغییرات در جدول پرسنل باید دستور اصلاح جدول پرسنلی صادر شود.

برگه های زمانی باید برای هر ماه باشد، برگه های زمانی باید اطلاعات مربوط به همه کارکنان (تعطیلات، روزهای بیماری، غیبت و غیره) را نشان دهد.

با نگاهی به اسناد اداری، لازم است بررسی شود که سفارشات پرسنل جدا از سفارشات برای فعالیت های اصلی ذخیره می شوند. در صورتی که شرکت از فرم‌های یکپارچه اسناد استفاده نمی‌کند، اما فرم‌های خاص خود را تدوین کرده و استفاده می‌کند، این فرم‌های اسناد باید با دستور رئیس شرکت تأیید شود.

هنگام حسابرسی دفاتر کار، لازم است وجود سفارشی برای فعالیت اصلی در انتصاب یک فرد مسئول نگهداری دفترچه کار بررسی شود. کلیه دفترچه های کار باید در دفتر حسابداری برای جابجایی دفترچه های کار ثبت شده باشد و درج در آنها وجود داشته باشد و کلیه دفاتر موجود باشد و کلیه ثبت ها (پذیرایی، نقل و انتقالات، جوایز) در آنها انجام شود، درج ها باید به دفتر کار دوخته شوند. . کارفرما باید خود فرم هایی از دفتر کار و درج را خریداری کند و در دفتر درآمد و هزینه برای حسابداری فرم های دفتر کار و درج در آنها ثبت کند. فرم های دفتر کار و درج ها باید در بخش حسابداری که دفترچه درآمد و هزینه را نگهداری می کند ذخیره شود ، انتقال فرم ها به بخش پرسنل بر اساس یادداشت های خدماتی یا درخواست های شخصی که مسئول نگهداری دفاتر کار است انجام می شود. دفترچه ها و درج های جدید کار بر اساس درخواست کارمندان برای آنها صادر می شود.

قراردادهای کاری باید با هر کارمند منعقد شود، محتوای قرارداد کار باید مطابق با ماده 57 قانون کار فدراسیون روسیه باشد، یعنی قرارداد کار حداقل باید حاوی اطلاعات و شرایط پیش بینی شده در این ماده باشد.

به صحت پر کردن کارت های شخصی کارکنان توجه کنید، آنها باید حاوی اطلاعات به روز باشند، کارت ها باید برای هر کارمند باشد. کدها باید در کارت شخصی ذکر شوند و کارمند باید با تمام اطلاعات مربوط به پذیرش و نقل و انتقالات در مقابل امضا آشنا باشد.

کلیه مجلات پرسنلی باید با مهر و امضای رئیس شرکت و دفترچه حسابداری جابجایی دفترچه کار و درج در آنها و دفتر درآمد و هزینه حسابداری فرمهای دفتر کار شماره گذاری و دوخته شده و مهر و موم شده باشد. و درج در آنها مهر و موم شده یا با مهر و موم مهر و موم شده است.

ترسیم نتایج حسابرسی پرسنل

بر اساس نتایج حسابرسی پرسنل، افرادی که حسابرسی را انجام داده اند، گزارشی از نتایج حسابرسی تهیه می کنند. گزارش حسابرسی منابع انسانی خطاهای شناسایی شده و اقدامات لازم برای رفع این خطاها را نمایش می دهد، در مورد وضعیت سوابق پرسنل و خطراتی که شرکت با آن مواجه است نتیجه گیری می کند.

گزارش را می توان به دو بلوک تقسیم کرد.

در بلوک اول، نتایج ممیزی اسناد اجباری پرسنل برای شرکت (مقررات محلی، سفارشات برای فعالیت های اصلی، کارکنان، برنامه تعطیلات و غیره) را شرح دهید.

در بلوک دوم، نتایج بررسی مدارک پرونده هر یک از کارکنان (قرارداد کار، کارت شخصی، آشنایی با مقررات محلی، دفترچه کار) را شرح دهید.

مثالی از تمرین:

با توجه به نتایج ممیزی پرسنل، که ما در مشتری شرکت خود انجام دادیم، موارد نقض فردی سوابق پرسنل و موقعیت های خطر شناسایی شد:

• هیچ مقررات محلی اجباری وجود ندارد.
• مدارک پرسنلی وجود ندارد.
• هیچ برنامه ای برای تعطیلات وجود ندارد.
• هیچ جدول زمانی وجود ندارد.
• هیچ سوابق اجباری منابع انسانی وجود ندارد.
• هیچ سفارشی برای فعالیت های اصلی سوابق پرسنلی وجود ندارد.
• هیچ دستور پرسنلی وجود ندارد.
• هیچ کارت شخصی کارمند وجود ندارد.
• هیچ مدرکی مبنی بر آشنایی با مقررات محلی وجود ندارد.
• هیچ رضایتی برای پردازش و انتقال داده های شخصی وجود ندارد.
• هیچ شرح وظایف به درستی برای کارکنان وجود ندارد، اگرچه در قرارداد کار به شرح شغل اشاره شده است.
• افراد مسئول شرکت از نظر رد صلاحیت بررسی نشده اند.
• در محتوای قراردادهای کاری اشتباهاتی صورت گرفته است، از جمله: اطلاعات گذرنامه کارمند و TIN کارفرما وجود ندارد، بیمه اجباری کارمندان شرط نیست، دفعات و تاریخ پرداخت دستمزد مشخص نشده است. تاریخ شروع کار ذکر نشده است.
• دفترچه های کار کارکنان به اشتباه نگهداری می شود، یعنی: در بسیاری از کتاب های کار، ورودی های پذیرش، نقل و انتقالات انجام نمی شود، ورودی ها به اشتباه در کتاب ها انجام می شود.

برای رفع این تخلفات، گزارش مفصلی از نتایج ممیزی پرسنل نوشتیم و دستورالعملی برای اصلاح هر تخلف ارائه کردیم. در نتیجه، مشتری با پیروی از توصیه های دقیق، به سرعت اسناد را مرتب می کند.

شکی نیست که حسابرسی منابع انسانی مهمترین ابزار برای کاهش خطرات ناشی از نقض سوابق منابع انسانی است. بسیاری از مدیران بر این باورند که حسابرسی پرسنل یک روش غیر ضروری و پرهزینه برای هر کسی است، اما این یک نظر اشتباه است، زیرا حسابرسی پرسنلی به تعیین وضعیت واقعی امور، شناسایی تخلفات و خطاها کمک می کند. تغییرات مکرر در قانون کار، پیچیدگی کاربرد صحیح آن، افزایش فراوانی بازرسی کارفرمایان توسط بازرسی کار و سایر نهادهای نظارتی، تشدید مسئولیت برای نقض حقوق کار کارکنان نشان دهنده نیاز به حسابرسی پرسنل است. ممیزی پرسنل می تواند به تنهایی انجام شود و این مقاله روش انجام آن را شرح داده است.

بیاموزید که چگونه خطر شکایت یا جریمه شدن به دلیل عدم رعایت قوانین کار را به حداقل برسانید. یک ممیزی داخلی از سوابق منابع انسانی برای نظم بخشیدن به امور و جلوگیری از ادعاهای GIT انجام دهید.

شرح شغل، اگرچه جزو اسناد اجباری بدون قید و شرط نیست، اغلب در حین بازرسی توسط بازرسان GIT درخواست می شود و در کار پرسنل مهم است. بنابراین، بهتر است مجموعه ای از شرح وظایف را برای تمام موقعیت های موجود در لیست کارکنان در چندین نسخه تهیه و چاپ کنید: برای کارفرما، برای کارمند و برای ذخیره سازی در محل کار.

مرحله 3. بررسی اسناد موجود. پس از آشتی، محتوای اسناد ذخیره شده در بخش پرسنل و صحت اجرای آنها را تجزیه و تحلیل کنید. اطمینان حاصل کنید که اقدامات، قراردادها و توافقات محلی وضعیت کارمندان را در مقایسه با قانون کار بدتر نمی کند. ارتباط برنامه کارکنان و تعطیلات را بررسی کنید، ببینید آیا امضای کارمندان در زیر اسنادی که باید با آنها آشنا می شدند یا خیر.

به صحت پر کردن کارت های شخصی و دفترچه های کار پرسنل توجه کنید، اگر داده ها قدیمی هستند، آنها را به روز کنید. دفاتر کار دریافتی از کارکنان باید ثبت شود و در صورت درخواست کتبی کارمند فرم ها یا درج های جدید وارد شود. کلیه مجلات ثبتی که توسط خدمات پرسنلی نگهداری می شود باید دوخته شده و شماره گذاری شده و دفاتر مربوط به حسابداری فرم های خالی و تکمیل شده دفتر کار و درج های موجود در آنها باید با مهر موم مهر و موم شده باشند. فرم‌های گزارش‌دهی دقیق، که شامل کتاب‌های کار تکمیل‌شده و هنوز استفاده نشده است، باید در مکان‌هایی با دسترسی محدود، به‌عنوان مثال، در یک گاوصندوق یا یک کابینت قفل‌شونده ذخیره شوند.

اسناد حاکم را بررسی کنید. سفارشات برای پرسنل باید جدا از دستورات مربوط به فعالیت های اصلی نگهداری شود. اگر کارفرما به جای فرم های یکپارچه از فرم های خود استفاده می کند، باید با دستور جداگانه ای اجرا شود.

مرحله 4. یک گزارش مکتوب در مورد نتایج امتحان تهیه کنید. لیست تمام خطاها و مشکلات شناسایی شده، نتیجه گیری در مورد خطرات موجود و وضعیت سوابق پرسنل به طور کلی. فهرستی از توصیه ها را برای رسیدگی به این خطرات تهیه کنید. برای راحتی، نتایج معاینه را می توان به دو بلوک تقسیم کرد. در اول، نتایج حسابرسی اسناد اجباری را شرح دهید. در دوم - نتیجه بررسی اسناد برای هر کارمند به طور جداگانه. به عنوان مثال، آیا با مقررات و دستورات محلی آشنایی دارد، آیا قرارداد کار به ترتیب است، آیا درج در دفترچه کار و کارت شخصی صحیح است و غیره؟

مرحله 5. اسناد از دست رفته را توسعه و تأیید کنید. دستور جداگانه ای صادر کنید: مقامات مسئول را تعیین کنید، ضرب الاجل های توسعه را مشخص کنید. این امر کنترل فرآیند را آسان تر می کند.

متأسفانه، حتی در شرکت های موفق، ممیزی اسناد پرسنل اغلب خطاهای آزاردهنده ای را نشان می دهد. رایج ترین نقصی که بسیاری از کارفرمایان قبلا جریمه پرداخت کرده اند، سیاست بی دقتی در مورد داده های شخصی و عدم رضایت کتبی برای پردازش آنها است.

10 اشکال و مشکلات دیگر

• برنامه تعطیلات به اشتباه تنظیم شده است یا اصلا وجود ندارد.
• مقامات مسئول برای رد صلاحیت بررسی نمی شوند.
• دفترچه های کار کارکنان به اشتباه پر شده است - هیچ سوابقی از نقل و انتقالات وجود ندارد، سوابق استخدامی دیر وارد شده است، اطلاعات مربوط به صاحبان به روز نشده است، پیوندها به مواد قانون کار فدراسیون روسیه به اشتباه اضافه شده است.
• قراردادهای کاری به اشتباه پر شده است - اطلاعات گذرنامه کارمند و TIN کارفرما وجود ندارد، شرایط اجباری تعیین نشده است، تاریخ دقیق پرداخت حقوق مشخص نشده است.
• شرح شغل ذکر شده در قراردادهای کار تدوین نشده است.
• هیچ سندی وجود ندارد که تأیید کند کارمندان با مقررات، دستورات و توافقات محلی که مستقیماً با کار آنها مرتبط است آشنا هستند.
• جدول زمانی و مجلات/کتاب های ثبت نام نگهداری نمی شوند.
• کارت‌های شخصی ناقص، مفقود یا حاوی داده‌های قدیمی هستند.
• همه قوانین محلی از فهرست اجباری تدوین نشده اند.
• جدول کارکنان تایید یا قدیمی نبود.

از هر کارشناس، مشاور، متخصص و یا رئیس منابع انسانی «ممیزی منابع انسانی چیست»... بپرسید، نظرات زیادی در این زمینه خواهید شنید. شما هم با یک تفسیر محدود (به عنوان مثال، اینکه این حسابرسی گردش کار پرسنل است)، یک تفسیر عملکردی (به عنوان مثال، اینکه این حسابرسی منابع انسانی است، اما صرفاً ارزیابی پرسنل بر اساس شایستگی ها، معیارها) مواجه خواهید شد. و غیره)، و سیستمیک را درک می کنیم، که ما به آن پایبند هستیم. این همان چیزی است که مقاله ما در مورد آن خواهد بود.

حسابرسی منابع انسانی (HR) یک ارزیابی جامع از منابع انسانی (HR) و سیستم کار با آنها از نظر انطباق آنها با اهداف و استراتژی شرکت و همچنین شناسایی علل (با ارزیابی تأثیر و اهمیت آنها) است. مشکلات در عملکرد شرکت، و به دنبال آن توصیه هایی برای ارائه سیستم مدیریت منابع انسانی و/یا منابع انسانی مطابق با نیازهای کسب و کار. موضوع QA همه اجزای سیستم مدیریت منابع انسانی هستند (شکل را ببینید)

زیرمدیریت منابع انسانی (HRM) به عنوان یک حوزه تخصصی از فعالیت در سیستم مدیریت شرکت درک می شود که در آن پرسنل به عنوان منبع استراتژیک شرکت در نظر گرفته می شود که باید برای دستیابی به اهداف استراتژیک شرکت تشکیل، توسعه و نگهداری شود.

در صورت لزوم انجام ممیزی پرسنل توصیه می شود:

• امکان سنجی سرمایه گذاری در سیستم و پرسنل HRM را تحلیل کنید
• تجزیه و تحلیل همسویی سیستم HRM با کسب و کار/استراتژی شرکت، مقایسه وضعیت واقعی سیستم HRM با وضعیت مورد نیاز/ایده آل
• یک ارزیابی تخصصی، یک "نمای بیرونی" از سیستم HRM دریافت کنید
• دریافت ارزیابی از حوزه های مشکل و توصیه هایی برای حل آنها، بهبود سیستم HRM
• ارزیابی اثربخشی استفاده از منابع انسانی
• ارزیابی اثربخشی خدمات HRM و شایستگی کارکنان آن
• مقایسه با رقبا (ارزیابی مزایا و معایب)

ممیزی منابع انسانی از چه چیزی تشکیل شده است؟

1. تجزیه و تحلیل سیستم مدیریت منابع انسانی (سیستم منابع انسانی)

هدف: ارزیابی سیستم مدیریت منابع انسانی از نظر انطباق با استراتژی کسب و کار و نیازهای سازمان.

• ممیزی اهداف سیستم HRM - شناسایی ویژگی ها / پارامترهای مورد نیاز منابع انسانی، ارزیابی انطباق آنها با اهداف تجاری.
• استراتژی مدیریت منابع انسانی - ارزیابی استراتژی انتخاب شده (در صورت وجود و درک مشترک)، همسویی آن با استراتژی شرکت، شرایط محیط خارجی و داخلی، و همچنین در دسترس بودن طرح اجرایی و تجزیه و تحلیل هزینه.
• سیاست های مدیریت منابع انسانی - شناسایی اصول (محدودیت های پذیرفته شده) کار با منابع انسانی و ارزیابی انطباق آنها با استراتژی HRM و نیازهای شرکت.
• توابع / فن آوری ها / رویه های HRM - شناسایی اقدامات و روش های انجام شده برای تبدیل منابع انسانی مطابق با اهداف، استراتژی و خط مشی HRM، مقررات آنها. شناسایی الگوریتم های خاص (عملیات) انجام شده برای پیاده سازی عملکردها و اجرای فن آوری های HRM، ارزیابی انطباق آنها. استانداردهای عملکرد و شاخص های عملکرد نیز تعریف شده است.
• موضوعات مدیریت منابع انسانی - تعریف دپارتمان ها/مقام هایی که درگیر اجرای فرآیندهای سیستم مدیریت منابع انسانی هستند.

2. تجزیه و تحلیل منابع انسانی موجود

هدف: ارزیابی انطباق ساختار، کمیت و کیفیت منابع انسانی با نیازهای توسعه سازمان، شناسایی شاخص های کمی برای ارزیابی منابع انسانی.

• تجزیه و تحلیل ساختار پرسنل - شناسایی دسته ها، گروه های منابع انسانی و تعیین نسبت بین آنها (از جمله ارزیابی هنجارهای مدیریت و تعداد): شاخص های مطلق و نسبی
• تجزیه و تحلیل ساختار صلاحیت برای دسته ها و گروه های شناسایی شده - شناسایی ساختار حرفه ای، آموزشی پرسنل و سطح دانش کارکنان
• تجزیه و تحلیل سطح رضایت / انگیزه پرسنل - تعیین سطح رضایت کارکنان از سازمان و شرایط کاری، سیستم مدیریت، ارزیابی شایستگی آنها و سطح پاداش.
• تجزیه و تحلیل هزینه های پرسنل، شاخص های نیروی کار و شاخص های بهره وری به منظور تجزیه و تحلیل مقایسه ای در صنعت و درون شرکت و همچنین تعریف هنجارهای درون شرکتی و ارزیابی تاثیر همه این شاخص ها بر عملکرد شرکت.
• ارزیابی پرسنل - از نظر دانش عملکردها، روش انجام رویه ها، انطباق با هنجارها و قوانین، انطباق با استانداردها، و همچنین انطباق صلاحیت ها و مهارت ها با پیچیدگی کار انجام شده، ارزیابی پتانسیل توسعه.

3. تجزیه و تحلیل توزیع عملکردهای سیستم مدیریت منابع انسانی، مسئولیت دستیابی به اهداف و انطباق با استانداردهای سیستم HRM.

هدف: تجزیه و تحلیل توزیع توابع و رویه های منابع انسانی بین خدمات خط و سرویس منابع انسانی

• تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی سرویس HRM
• تعریف و تجزیه و تحلیل عملکردها/رویه های سرویس HRM
• شناسایی و تجزیه و تحلیل عملکردها / رویه های HRM که توسط بخش های خطی اجرا می شوند
• تجزیه و تحلیل فناوری ها و ارزیابی اثربخشی اجرای (شامل هزینه ها) عملکردها و رویه های HRM
• ارزیابی اثربخشی خدمات HRM و شایستگی کارکنان خدمات

معیار اصلی برای ارزیابی اثربخشی اجرای بهبودها در کار پرسنل و بهبود سیستم مدیریت شرکت، ارتقای کیفیت کار و افزایش بهره وری کارکنان به منظور افزایش بازده سرمایه (سود) است.

توصیه می شود که تجزیه و تحلیل سیستم HRM را در 3 سطح در نظر بگیرید :

1. استانداردهای سازمانی کار با پرسنل.

2. استانداردهای صنعت برای کار با پرسنل.

3. استانداردهای بین بخشی کار با پرسنل.

بهبود سیستم HRM از طریق:

1. مطالعه رویه‌های مدیریت منابع انسانی در بخش‌های شرکت (بخش‌های مختلف تجاری) به منظور شناسایی مؤثرترین رویکردها برای کار با پرسنل و انتشار بهترین تجربه.اجرای استانداردهای شرکتی )

2. تجزیه و تحلیل مقایسه ای از عملکرد کار با پرسنل با رقبا (مقایسه با استانداردهای صنعتی )

مطالعه رویه کار با پرسنل در شرکت‌های رقیب برای تجزیه و تحلیل رقابت‌پذیری شرکت در بازار کار ضروری است (رقبا می‌توانند شرایط کاری جذاب‌تری را ارائه دهند، استانداردهای بالاتری برای کار با پرسنل داشته باشند و در نتیجه منابع بهتری جذب کنند و همچنین شرکت مشتری را محدود کنند. توانایی جذب و حفظ کارکنان مورد نیاز).

تجزیه و تحلیل رویه روسیه نشان داده است که تاکنون استانداردهای یکسانی برای کار با پرسنل در صنایع وجود ندارد. تحقیقات بیشتری برای روشن شدن شیوه کار با پرسنل مورد نیاز است. اول از همه، لازم است شرایط کاری که رقبا به کارمندان بالقوه ارائه می دهند (مثلاً از طریق بررسی حقوق و دستمزد) مورد مطالعه قرار گیرد.

3. تجزیه و تحلیل و مقایسه با بهترین استانداردهای جهانی / بین صنعتی کار با پرسنل و سازماندهی سیستم HRM برای بهبود کارایی مدیریت به طور کلی (مقایسه با استانداردهای بین صنعتی و شیوه های HRM ایجاد شده )

سه سطح ارائه شده از تجزیه و تحلیل سیستم HRM نشان دهنده "وسعت" ممیزی پرسنل است، وظایف جداگانه ای برای بهبود سیستم مدیریت منابع انسانی است و سطوح منطقی حسابرسی پرسنل را نشان می دهد.

در بین روش های انجام CA می توان موارد زیر را مشخص کرد:

p/n	اجزای فضاپیما	مواد و روش ها
	تجزیه و تحلیل سیستم مدیریت منابع انسانی
	ممیزی اهداف سیستم مدیریت منابع انسانی	§ مصاحبه و/یا بازجویی از مقامات ارشد، مدیران و کارمندان کلیدی شرکت § تجزیه و تحلیل بلوک شاخص های هدف در طرح کسب و کار شرکت (بخش "منابع انسانی") برای هماهنگی با اهداف مرتبه بالا
	ممیزی استراتژی HRM	تجزیه و تحلیل اسناد در مورد استراتژی HRM و شرکت و همچنین برنامه کار با پرسنل برای دوره جاری § تجزیه و تحلیل بودجه برای هزینه های پرسنل و اجرای عملکردهای HRM
	حسابرسی سیاست HRM	§ مصاحبه و/یا سوال از مقامات ارشد شرکت، رئیس بخش پرسنل و مدیران بخش ها § تجزیه و تحلیل اسناد در مورد خط مشی پرسنل شرکت
	ممیزی عملکردها / فن آوری ها / رویه های HRM	§ مصاحبه و/یا بازجویی از سرپرست و متخصصان منابع انسانی و همچنین روسای خدمات خط § تجزیه و تحلیل مقررات مربوط به شرکت و بخش تجزیه و تحلیل سیستم DOW (پشتیبانی مستند برای مدیریت) § تجزیه و تحلیل مقرراتی که کارکردهای HRM را توصیف می کند (در مورد استخدام، ارزیابی/تصدیق، پاداش، آموزش و غیره) § تجزیه و تحلیل دستورالعمل ها، نقشه های تکنولوژیکی، فرم هایی که فرآیند اجرای عملکردها را توصیف می کنند § مدل سازی سیستم HRM § تجزیه و تحلیل شاخص های مشخص کننده اثربخشی اجرای عملکردها و رویه ها
2	تجزیه و تحلیل منابع انسانی
	تجزیه و تحلیل ساختار پرسنل / ساختار صلاحیت	§ مصاحبه با سرپرست و متخصصان منابع انسانی § تجزیه و تحلیل آمار پرسنل شرکت § تجزیه و تحلیل ساختار پرسنل
	تجزیه و تحلیل سطح رضایت / انگیزه کارکنان	§ نظرسنجی (احتمالاً انتخابی برای کاهش هزینه انجام) § تجزیه و تحلیل شاخص های رشته § تجزیه و تحلیل گردش مالی و علل آن تجزیه و تحلیل اسناد و مواد ارزیابی های قبلی پرسنل
	تجزیه و تحلیل هزینه های پرسنل، شاخص های نیروی کار و شاخص های عملکرد	§ تجزیه و تحلیل شاخص های استانداردهای کار § تجزیه و تحلیل شاخص های عملکرد § تجزیه و تحلیل اقلام هزینه و تعیین کارایی اقتصادی § تحلیل مقایسه ای شاخص ها بر اساس تقسیمات
	ارزیابی پرسنلی	§ ارزیابی کار با استفاده از روش "خریدار مرموز". § روش بررسی همتایان § 360 روش ارزیابی 0 § ارزیابی با مدل سازی موقعیت های کاری
3	تجزیه و تحلیل توزیع عملکرد سیستم HRM، مسئولیت دستیابی به اهداف و انطباق با استانداردهای سیستم HRM
	تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی / عملکردها و رویه های بخش پرسنل	§ مصاحبه با مدیر منابع انسانی و متخصصان کلیدی § انجام یک نظرسنجی (بر اساس عملکرد) § تجزیه و تحلیل مقرراتی که فعالیت های سرویس HRM را توصیف می کند تجزیه و تحلیل مقررات مربوط به کار با پرسنل (در مورد استخدام، انطباق، ارزیابی / گواهینامه، پاداش، آموزش و غیره): مقررات، دستورالعمل ها، کارت های فنی
	شناسایی عملکردها و رویه‌های HRM که توسط بخش‌های خطی اجرا می‌شوند	§ مصاحبه با روسای بخش § تجزیه و تحلیل مقررات توصیف کار با پرسنل (در مورد استخدام، انطباق، ارزیابی / صدور گواهینامه، پاداش، آموزش و غیره): مقررات، دستورالعمل ها، نمودارهای جریان. § نظرسنجی، پر کردن فرم ها برای اجرای رویه ها و "تامین کننده" - "مشتری"
	ارزیابی اثربخشی اجرای عملکردها و رویه های مدیریت منابع انسانی و اثربخشی کار خدمات مدیریت منابع انسانی	§ ارزیابی شاخص های مشخص کننده اجرای رویه ها و مقایسه آنها توسط بخش ها § ارزیابی هزینه انجام وظایف و مقایسه آنها توسط بخشها § ارزیابی شاخص های مشخص کننده اثربخشی خدمات HRM

هزینه هر بلوک را می توان پس از تعیین/ارزیابی در دسترس بودن و دسترسی به اطلاعات لازم و همچنین عمق و دقت مورد نیاز ممیزی منابع انسانی تخمین زد. از قبل امکان پذیر خواهد بودتعریف کردن پس از جلسات مقدماتی با روسای شرکت و بخش ها، که به تعیین کمیت و دامنه اسناد تنظیم کننده کار با اسناد پرسنل، عمق تجزیه و تحلیل مورد نیاز و روش های لازم برای حسابرسی پرسنل کمک می کند.

انجام ممیزی پرسنل بر اساس دو طرح مختلف امکان پذیر است:

1. ممیزی کامل سیستم HRM

2. پیش حسابرسی سیستم HRM

1. ممیزی کامل سیستم HRM

حسابرسی سیستم مدیریت منابع انسانی باید در 3 سطح انجام شود: استانداردهای درون شرکتی، صنعتی، بین بخشی/جهانی به منظور ارزیابی احتمالات شرکت برای به کارگیری شیوه های منابع انسانی مورد استفاده توسط بهترین بخش های درون شرکت، بهترین ها. شرکت های فعال در صنعت، و همچنین آن دسته از شیوه هایی که موثرترین ابزار مدیریت منابع انسانی در عمل جهانی هستند.

• تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود در مورد سیستم HRM، پرسنل و نهادها (بخش) که عملکردهای سیستم را اجرا می کنند. در قالب جلسات مقدماتی با رهبرانی که مسئول تشکیل و پیاده سازی سیستم مدیریت منابع انسانی هستند انجام می شود.
• شناسایی منابع و روش های جمع آوری اطلاعات گمشده لازم
• تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافتی در مورد اجزا و سطوح حسابرسی پرسنل
• تهیه گزارشی از نتایج ممیزی منابع انسانی، که حاوی شرح کاملی از سیستم منابع انسانی، انطباق آن با کسب و کار / استراتژی شرکت، مطابقت منابع انسانی با نیازهای شرکت، میزان پیاده سازی است. کارکردهای لازم و ارزیابی اثربخشی سیستم منابع انسانی. در بخش پایانی نتیجه‌گیری و توصیه‌هایی برای بهبود و تحول سیستم مدیریت منابع انسانی با اولویت‌بندی فعالیت‌های پیشنهادی ارائه خواهد شد.

در این صورت، صرفه‌جویی شرکت با محدود کردن تعداد بخش‌های مورد مطالعه، برجسته کردن اولویت‌های تحقیقاتی، از نظر مدیریت شرکت، زمینه‌های کار با پرسنل و همچنین با استفاده از، در صورت امکان، حاصل می‌شود. روش‌های غیرمستقیم جمع‌آوری اطلاعات (نظرسنجی، پرسش، تحلیل اسناد).

پس از ارزیابی، انتخاب منابع اطلاعات و روش های انجام ممیزی پرسنل، برنامه دقیقی از اقدامات برنامه ریزی شده تهیه می شود (چه؟ برای چه؟ چه زمانی؟ مدت زمان؟ روش های جایگزین؟ هزینه؟) پس از آن حسابرسی پرسنل آغاز می شود.

پس از هر مرحله از اجرای برنامه حسابرسی منابع انسانی و ارزیابی اطلاعات دریافتی، در مورد کافی بودن اطلاعات دریافتی برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی لازم و بر این اساس، در مورد توصیه به انجام بیشتر برنامه حسابرسی منابع انسانی تصمیم گیری می شود. .

2. پیش حسابرسی سیستم HRM

به منظور ارزیابی کلی از نیاز به انجام و به حداقل رساندن هزینه کار حسابرسی منابع انسانی، پیشنهاد شده است که یک تحلیل اولیه از وضعیت منابع انسانی انجام شود و این فرضیه آزمایش شود که «بهترین بخش‌ها کارآمدترین سیستم را دارند. کار با پرسنل و بهترین منابع» (یک سیستم کار با پرسنل می تواند وجود داشته باشد و کار کند، اما در عین حال رسمی نباشد، استانداردهای مشترک نداشته باشد و بر این اساس، از بخش به بخش دیگر متفاوت است.) ، و بالعکس.

در واقع، تجزیه و تحلیلی بر روی مؤلفه دوم مدل ممیزی منابع انسانی پیشنهادی در سطح لازم و کافی برای تصمیم‌گیری در مورد توصیه به تحلیل و ارزیابی عمیق‌تر سیستم مدیریت منابع انسانی موجود انجام خواهد شد.این به نوبه خود از تکرار کارها در صورت انتقال به طرح "ممیزی کامل سیستم HRM" جلوگیری می کند. ) - ارزیابی فعلی کارکنان.

در این حالت، منطق کلی کار به صورت زیر خواهد بود:

• تجزیه و تحلیل آمار پرسنل
• تجزیه و تحلیل سریع اسناد پرسنل موجود
• جمع آوری اطلاعات در مورد تمرین کار با پرسنل در واحد

به منظور به حداقل رساندن هزینه کار، می توان عملکرد بخش ها (کارایی اقتصادی، بهره وری نیروی کار)، رتبه بندی آنها را ارزیابی کرد و حداقل تعداد واحدهای مورد نیاز را در هر یک از دسته ها تعیین کرد: "بهترین"، "متوسط"، "بدترین". این باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود.

• تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافتی
• تهیه گزارشی از رابطه/الگوی شناسایی شده بین عملکرد واحد و کیفیت عملکردهای منابع انسانی/HR
• تجزیه و تحلیل سیستم منابع انسانی در بخش های منتخب (اگر الگوی واضحی بین کیفیت فعالیت های منابع انسانی / منابع انسانی و کارایی بخش به طور کلی یافت شود) و شناسایی تفاوت ها در فناوری های منابع انسانی بین بخش ها
• در صورت لزوم، ارزیابی کار (کارایی و بهره وری) کارکنان و همچنین ارزیابی صلاحیت ها و کیفیت عملکرد آنها از وظایف لازم.
• تهیه گزارشی در مورد بهترین شیوه های منابع انسانی شناسایی شده در بهترین بخش ها؛ نتیجه گیری و توصیه های مربوط به اجرای آنها در کار سایر بخش های شرکت و همچنین راه هایی برای بهبود بیشتر اجرای این شیوه های منابع انسانی

در صورت لزوم، گزارشی از زمینه های مشکل در کار با پرسنل، راه های ممکن برای حل آنها، شناسایی حوزه های اولویت دار برای کار پرسنلی و سازمانی و نیاز به تجزیه و تحلیل عمیق تر از سیستم مدیریت منابع انسانی تهیه کنید.