Кадровската ревизија на организацијата е проверка на документацијата на компанијата поврзана со кадровската евиденција за да се идентификуваат недоследности во неа. Се врши достапноста на персоналните документи и нивното испитување.

Може да се појави прашањето: „Каква е врската помеѓу консалтинг за човечки ресурси и ревизија? Се чини дека и ова и тоа се помош на кадровската служба во решавањето на прашањата поврзани со примената на трудовото законодавство. Но, консултацијата за човечки ресурси за организација, за разлика од ревизијата на персоналните документи, по правило, не вклучува проверка на постоечката документација. Во суштина, консултациите за човечки ресурси се однесуваат на одговарање на прашања на релевантни теми. Ревизијата на човечки ресурси не го заменува советувањето за човечки ресурси. Честопати е дури и обратно. Покрај службата за ревизија на човечки ресурси, постои и консултантска услуга за човечки ресурси.

Кадровската документација може да се провери целосно или селективно.

Целосна ревизија- ова е проверка на сите персонални документи во целост. Резултатот од ваквата проверка е: идентификација на сите прекршувања и неточности и детални препораки за нивно отстранување.

Селективна ревизија- ова е проверка на персонални документи во зона со висок ризик и документи во кои најчесто се случуваат прекршоци. Таквата проверка дава општа идеја за состојбата на персоналните досиеја и помага да се идентификуваат ризичните области на кои треба да се посвети поголемо внимание при одржувањето на кадровската евиденција. Високо ризичните сегменти, на пример, вклучуваат: регистрација на работни односи со странски државјани, склучување договори за финансиска одговорност, подготовка на документи за заштита на трудот, процедури за порамнување со вработени итн.

Ревизија на персоналната документација може да се организира внатре од страна на организацијата (внатрешна ревизија) или со помош на трета организација (надворешна).

Внатрешната ревизија обично е релевантна за малите организации во кои обемот на персоналната документација не е голем. Ваквата ревизија може да ја изврши вработен во компанијата, кој е добро упатен во трудовото законодавство и кој има вештина да изготвува документи за персоналот. Ова може да биде адвокат или шеф на одделот за човечки ресурси.

Врз основа на резултатите од внатрешната ревизија, не смее да се издава никаков извештај, а сите идентификувани прекршоци се коригираат во текот на работењето.

Надворешната ревизија вклучува поканување на трети лица специјализирани за такви ревизии. Од изведувачите не се бара да поседуваат никакви лиценци (како, на пример, се бара да се спроведе задолжителна ревизија). Со таква ревизија, ќе има гледиште на надворешни лица за персоналната документација, што е важно. Инспекторите ќе состават записник за констатираните прекршоци. Тие ќе дадат проценка на трошоците за прекршоци (износ на казните), како и препораки за отстранување на прекршувањата и нивно спречување во иднина.

Законската регулатива не ги предвидува постапката, времето и потребата за спроведување на ревизија на управувањето со кадровската евиденција. Затоа, евалуацијата може да се изврши во секое време кога е неопходно да се процени степенот на усогласеност на постојната состојба на кадровската документација со бараните стандарди. Меѓутоа, има случаи кога е пожелно да се спроведе ревизија со цел да се елиминираат идните прашања за одговорноста за направените грешки и да се спречи одговорноста.

На пример, препорачливо е да се спроведе ревизија на персоналот:

• при промена на персоналот одговорен за водење на кадровската евиденција;
• ако се зачестени случаите на поплаки на вработените, при отпуштање, доделување отсуство итн.
• ако работниците се закануваат дека ќе се пожалат до трудовиот инспекторат (особено отпуштените работници);
• при промена на раководителот на организацијата;
• во случај на масовни отпуштања на работници;
• кога се менува законската регулатива со која се регулира постапката за одржување на кадровската документација;
• ако организацијата е закажана на инспекциски надзор од државниот инспекторат за труд;
• во некои други случаи.

Фази на ревизија на персоналот

Ревизија на персоналната документација обично се врши во канцеларијата на клиентот. За време на проверката, документите поврзани со личните податоци се анализираат многу документи мора да се чуваат во посебни сефови (кабинети), на пример, работни книги; Затоа, ако клиентот сака да спроведе ревизија не на нејзина територија, ќе биде тешко да се обезбеди оригинална персонална документација за проверка.

Фаза 1: организациски

Во оваа фаза потребно е:

• дознајте за која цел клиентот треба да ги провери документите за персоналот (внатрешна контрола или подготовка за верификација);
• определување на времето на ревизијата. Тие главно зависат од бројот на вработени, како и од видот на дејноста. Временската рамка може да варира од неколку дена до неколку месеци;
• издава наредба за спроведување на ревизија на кадровската документација.

Фаза 2: договор за списокот на документи што треба да се проверат

Не постои единствена листа на документи што секоја организација мора да ги има. Различни правни акти содржат референци за потребата од одржување на одредени списанија, налози и други документи. Во зависност од тоа на која индустрија припаѓа претпријатието, неопходно е да се состави список на документи кои, во согласност со правните акти, мора да бидат во организацијата.

Потребните документи вклучуваат:

• работна маса (Т-3) со налог за одобрување;
• договори за вработување и договори за одговорност;
• наредби (упатства) за вработување, префрлање на друго работно место, доделување отсуство, раскинување на договор за вработување и други кадровски налози;
• лични картички (образец N Т-2);
• распоред за одмор;
• известувања до вработените за времето на започнување на одморот;
• распореди на смени (во случај на работа во смени);
• временски лист;
• внатрешни прописи за трудот (ИЛР);
• прописи за заштита на личните податоци на вработените и потврдите за обработка на лични податоци;
• работни книги;
• книга за евидентирање на движењето на работните книги (внесува во неа) (Додаток бр. 3 кон Резолуцијата на Министерството за труд на Русија од 10 октомври 2003 година бр. 69);
• книга за прием и расходи за сметководство на обрасци за работни книги (Прилог бр. 2 на Резолуцијата на Министерството за труд на Русија од 10 октомври 2003 година бр. 69);
• описи на работни места;
• локални регулативи (прописи за наградување, прописи за бонуси, прописи за службени патувања итн.);
• локални акти за заштита на трудот (инструкции за безбедност на трудот, дневник за воведна обука (ГОСТ 12.0.004-90), прописи за деловни тајни);
• резултати од посебна проценка на работните услови (член 212 од Законот за работни односи на Руската Федерација, Федерален закон од 28 декември 2013 година N 426-FZ).

Ова не е комплетна листа на потребни документи за персонал. Можно е да се водат дневници за лични работи, одмори, задачи на службени патувања, евиденција за боледување, издавање потврди, проверка на статусот на воена регистрација, задолжителен медицински преглед од страна на вработените итн.

Фаза 3: верификација и анализа на документи

Прво, се проверува достапноста на персоналните документи. Потоа обезбедените документи се анализираат од гледна точка на законските барања. Сите документи мора да се проверат за потписи на овластено лице, визи за одобрување, регистарски броеви, белешки на вработените за запознавање со нарачката, белешки за извршување.

Многу внимание се посветува на меѓусебната поврзаност на документите, на пример, во договорите за вработување, позицијата и платата мора да одговараат на одобрената табела за персонал и налогот за вработување итн.

При проверка на работните книги потребно е да се провери дали сите работни книги се запишани во книгата за евиденција на движењето на работните книги и нивните влошки. Записите во работните книги мора да се направат врз основа на релевантни нарачки. Сите записи мора да се дуплираат во личната картичка на вработениот, Образец N Т-2, и заверени со потпис на вработениот. Работните книги и нивните влошки треба да се чуваат во огноотпорен сеф.

При проверка на документите за заштита на трудот, неопходно е да се проверат потписите на работниците на првичниот брифинг и периодичните брифинзи.

Вработените мора да бидат запознаени со спроведената посебна проценка на трудот, а условите за работа се вклучени во договорот за вработување (ова е задолжителен работен услов). Доколку се идентификуваат штетни фактори на работните места, извештајот укажува на дополнителни гаранции за вработените кои работат на такви работни места, на пример: дополнително отсуство, дополнителна плата за опасни услови, скратено работно време итн. Во овој случај, неопходно е да се провери дали работодавачот ги обезбедува овие гаранции.

Фаза 4: подготовка на ревизорски извештај за човечки ресурси

Законодавството не ја утврдува формата на извештајот за ревизија на кадровската документација. Извештајот е составен во слободна форма, развиен директно од организацијата што ја спроведува ревизијата на персоналот. Треба да ги одразува податоците за моменталната состојба на евиденцијата на персоналот, идентификуваните недостатоци, препорачаните мерки за нивно отстранување и да утврди дали целите на ревизијата се постигнати.

При изготвување извештај, се земаат предвид желбите на клиентот, што точно сака да види во извештајот, кои нијанси може да се опишат општо, а кои детално. Во извештајот може да се наведат и прекршените членови и членовите на казни со висината на евентуалната глоба.

Какви придобивки ќе донесе ревизијата на персоналната документација за работодавачот?

Како што покажува практиката, компаниите честопати посветуваат недоволно внимание на управувањето со кадровската евиденција. Одговорноста за изготвување кадровски документи често се доделува на вработени кои не се специјалисти во оваа област (секретар, сметководител, економист), а поради обемот на работа во нивната главна работна функција, тие не можат секогаш да посветат соодветно внимание на кадровските прашања.

Ревизијата на кадровската документација дава голем позитивен ефект на компанијата. Откако ќе се изврши, на првиот човек на компанијата му станува јасно во каква состојба е кадровската документација. Дали сите документи се изготвени во согласност со најновите измени во законодавството? И кои документи треба да се креираат или изменат. Ова ја зголемува довербата на вработените во менаџментот.

За возврат, раководителот на компанијата добива објективни податоци, врз основа на кои може да ја оцени ефективноста на внатрешната служба за персонал, да преземе превентивни мерки за да избегне пресметување на парични казни за прекршување на законите за работни односи при следната инспекција.

Ова не само што заштедува пари на сопственикот на компанијата, туку и ја одржува неговата репутација како одговорен работодавач.

Водењето евиденција за персоналот е задолжително за секоја компанија и вклучува развој на многу документи. Сите документи за персоналот мора да бидат во совршен ред во овој случај, компанијата не се плаши од ризици поврзани со прекршување на законите за работни односи, како што се владини инспекции, парични казни, суспензија на активности, дисквалификација и работни спорови со вработените. Но, не сите работодавци посветуваат должно внимание на исправноста на управувањето со кадровската евиденција и квалитетот на персоналните документи, како резултат на што документите стануваат хаос. Ревизијата на персоналот ќе помогне да се идентификуваат грешките во одржувањето на персоналната евиденција и да се постават документите во ред.

Кадровската ревизија е постапка за проценка на системот на проток на документи за персоналот што се развил за време на одржувањето на кадровската евиденција, вклучително и проверка на достапноста на сите задолжителни кадровски документи и испитување на персоналната документација за усогласеност со постојното законодавство на Руската Федерација, со цел да се минимизираат ризиците од казни поврзани со проверките на усогласеноста на трудовото законодавство, како и ризиците од работни спорови и поплаки од вработените.

Кадровската ревизија мора да се изврши во следниве случаи:

• при претстојната државна инспекција;
• при промена на специјалист за човечки ресурси;
• кога постои закана од ревизија по отпуштањето на навредениот вработен (неисплата на плати, бонуси навреме, отказ по иницијатива на работодавачот);
• кога има промена во управувањето со компанијата;
• кога се менува законската регулатива.

Можете сами да извршите ревизија на персоналот или да ја доверите на трето лице. Има специјализирани компании кои вршат кадровски ревизии ќе направат инспекциски надзор и ќе напишат детален извештај, во кој ќе се наведат грешки и прекршоци, како и препораки за нивно отстранување. Но, нивните услуги се скапи, па не сите менаџери се согласуваат да се свртат кон такви компании.

Во овој случај, спроведувањето на ревизија на персоналната документација самостојно ќе помогне. За да го направите ова, треба да издадете налог за спроведување на ревизија, да ги одредите нејзините цели и времето, а исто така да ги регистрирате лицата кои ќе ја спроведат ревизијата на персоналот.

По издавањето на наредбата, неопходно е да се утврдат фазите на спроведување на ревизија на персоналот. Од дефиницијата за кадровска ревизија произлегува дека првата фаза е проверка на достапноста на сите задолжителни кадровски документи, а втората е испитување на усогласеноста на кадровската документација со актуелното законодавство. Ајде внимателно да ја разгледаме секоја фаза од ревизијата на персоналот.

Проверка на достапноста на задолжителни персонални документи

Работодавачот е одговорен за отсуството на задолжителни документи за персонал дефинирани со трудовото законодавство на Руската Федерација, затоа, при спроведување на ревизија на персоналот, првиот чекор е да се одреди списокот на такви документи и да се провери нивната достапност во компанијата.

Задолжителните документи за персонал може да се поделат во две групи:

• документи кои се задолжителни за сите компании, без разлика на нивната правна форма и област на дејност;
• документи кои стануваат задолжителни под одредени услови.

Првата група вклучува документи кои се задолжителни во трудовото законодавство, на пример, локални прописи, кои ги развива секој работодавач независно и кои ги одразуваат работните услови во дадена организација. Списокот на сите документи кои припаѓаат на оваа група е даден во Табела 1.

Табела 1 Кадровски документи потребни за сите работодавци

Внатрешни прописи за труд	чл. 189, 190 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Изјава за заштита на личните податоци	клаузула 8 чл. 86 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Инструкции за заштита на трудот	чл. 212 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Прописи за наградување	чл. 135 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Распоред на одмор	чл. 123 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Кадровска маса	чл. 57 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Временски лист	чл. 91, 99 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Нарачки за главните активности	Упатство за пополнување на формуларот Т-3 од Резолуцијата на Госкомстат бр. 132 од 25 декември 1998 година „За одобрување на унифицирани обрасци на примарна сметководствена документација за евидентирање на трговските операции“, став 45 од Резолуцијата на Владата на Руската Федерација бр. 225 од април 16, 2003 година „За работни книги“ итн.
Книга за движење на работни книги и инсерти во нив
Примено и расходна книшка за сметководство на обрасци на работна книга и инсерти во нив	клаузули 40, 41 од Уредбата на Владата на Руската Федерација од 16 април 2003 година бр. 225 „За работни книги“
Дневник за завршување на обука за безбедност на трудот	клаузула 2.1.3 од Резолуцијата на Министерството за труд на Руската Федерација и Министерството за образование на Руската Федерација од 12 февруари 2003 година бр. 1 „За одобрување на Постапката за обука за заштита на трудот и тестирање на знаењето за заштита на трудот барања за вработените во организациите“
Контролен дневник	дел 8 уметност. 16 од Федералниот закон од 26 декември 2008 година бр. 294-ФЗ „За заштита на правата на правните лица и индивидуалните претприемачи при вршење на државна контрола (надзор) и општинска контрола“
Договор за вработување	чл. 56, 57, 67 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Работна книга	чл. 65, 66 Кодекс за работни односи на Руската Федерација
Лична картичка	клаузула 12 од Уредбата на Владата на Руската Федерација од 16 април 2003 година бр. 225 „За работни книги“
Нарачки за персонал	чл. 62, 68, 84.1, итн.
Изјави на вработени	чл. 80, 127, 128, 255 Кодекс за работни односи на Руската Федерација итн.

Втората група вклучува документи кои стануваат задолжителни во присуство на одредени услови кои може да се утврдат со спецификите на организацијата или ако овие документи се наведени во договор за вработување, локална регулатива или други документи. Списокот на такви документи е даден во Табела 2.

Табела 2 Документи кои можат да станат задолжителни доколку се исполнети одредени услови

Документ	Услови под кои документот станува обврзувачки
Описи на работните места
Прописи за бонуси	Доколку системот на материјални стимулации не е наведен во договорот за вработување, колективниот договор, прописите за наградување или внатрешните прописи за трудот.
Список на позиции за работници со нередовно работно време	Доколку организацијата има таков начин на работа
Распоред на смена	Доколку организацијата вовела работа во смени
Прописи за неоткривање на деловни тајни	Доколку со договорот за вработување е предвидено почитување на деловните тајни од страна на работникот
Колективен договор	Доколку за ова се постигне договор меѓу вработените и работодавачот
Договор за колективна одговорност	Доколку организацијата работи во согласност со Списокот на работи, при чие извршување може да се воведе целосна колективна (тимска) финансиска одговорност
Договор за целосна индивидуална финансиска одговорност	Доколку организацијата има вработени - финансиски одговорни лица

Работодавците можат да одобруваат и други локални прописи, чие задолжително присуство не е предвидено во трудовото законодавство, но тие можат значително да помогнат во работата, на пример, прописи за одделенија, персонал, сертификација итн.

Конечното дејство на првата фаза од ревизијата на персоналот е усогласување на документите - кои документи се достапни и кои треба да се изработат. За погодност, резултатите од усогласувањето може да се сумираат во табела (Табела 3)

Табела 3 Усогласување на документи

Испитување на документи

Откако ќе ја утврдиме листата на потребни документи и ќе ја провериме нивната достапност, неопходно е да се провери исправноста на нивното извршување, како и усогласеноста со законските барања.

Така, во оваа фаза се проверува содржината на персоналните документи. Проверете ги сите документи што ги има компанијата.

При разгледување на локалните прописи, неопходно е да се провери дали тие не ја влошуваат состојбата на работниците во споредба со трудовото законодавство и не ги откриваат условите за работа на компанијата. Сите вработени мора да бидат запознаени со локалните прописи против потпис. При проверка на локалните прописи, неопходно е да се користат соодветните членови од Законот за работни односи на Руската Федерација.

Секој вработен мора да потпише согласност за обработка и пренос на неговите лични податоци доколку на негово барање му се издаваат потврди, тогаш за секој сертификат работникот мора да напише писмена согласност за пренос на неговите лични податоци на трето лице.

Распоредот за одмор мора да ги наведе не само планираните одмори, туку и белешките за вистинските одмори и одложувањата на одморите. Вработените мора да бидат писмено известени за датумот на започнување на отсуството две недели однапред.

Организацијата мора да има ажурирана табела за персонал, која се одобрува со наредба доколку се направат промени на табелата за персонал, тогаш мора да се издадат наредби за измена на табелата за персонал.

Временските листови мора да бидат за секој месец во временските листови мора да бидат прикажани информации за сите вработени (одмори, боледувања, отсуства итн.).

При разгледување на административните документи, неопходно е да се провери дали нарачките за персоналот се чуваат одделно од нарачките за главните активности. Ако компанијата не користи обрасци за обединети документи, но има развиено и користи сопствени обрасци, тогаш овие обрасци за документи мора да бидат одобрени по налог на раководителот на компанијата.

При ревизија на работната евиденција, потребно е да се провери постоењето на налог за главната дејност со кој се назначува одговорен за водење на работната евиденција. Сите работни книги мора да бидат запишани во сметководствената книга за движење на работните книги и вметнувањата во нив, сите книги мора да бидат достапни и во нив да се направат сите записи (приеми, трансфери, награди), влошките мора да се зашијат во работни книги. . Работодавачот мора да набави обрасци на работни книги и да ги вметне и да ги запише во книшка за сметководство за обрасци на работни книги и вметнува во нив. Обрасците на работните книги и влошките мора да се чуваат во сметководствениот оддел, кој ја води сметката за примања и расходи, преносот на обрасците до одделот за персонал се врши врз основа на внатрешни белешки или барања од лицето одговорно за водење на работни книги. Нови работни книги и инсерти се издаваат на вработените врз основа на нивните пријави.

Договорите за вработување мора да се склучат со секој вработен, содржината на договорот за вработување мора да биде во согласност со член 57 од Законот за работни односи на Руската Федерација, односно договорот за вработување, во најмала рака, мора да ги наведе информациите и условите предвидени во овој статија.

Обрнете внимание на правилното пополнување на личните картички на вработените, тие мора да содржат ажурирани информации; Личната картичка мора да означува шифри и вработениот мора да биде запознаен со сите информации за прием и трансфери наспроти потписот.

Сите кадровски регистри мора да бидат нумерирани, зашиени и запечатени со печат и потпис на раководителот на компанијата, а книгата за евиденција на движењето на работните книги и влошките во нив и книгата за прием и расходи за сметководство за обрасци на работни книги и влошките во нив се запечатени или запечатени со восочна заптивка.

Регистрација на резултатите од ревизијата на персоналот

Врз основа на резултатите од ревизијата на персоналот, лицата кои ја спроведоа ревизијата составуваат извештај за резултатите од ревизијата. Ревизорскиот извештај за човечки ресурси ги прикажува идентификуваните грешки и мерките неопходни за отстранување на овие грешки, донесува заклучоци за состојбата на евиденцијата за човечки ресурси и ризиците со кои се соочува компанијата.

Извештајот може да се подели на два блока.

Во првиот блок, опишете ги резултатите од ревизијата на задолжителните документи за персоналот за компанијата (локални регулативи, нарачки за основни активности, распореди за персонал, распореди за одмор итн.).

Во вториот блок, запишете ги резултатите од проверката на документите за случајот на секој вработен (договор за вработување, лична картичка, запознавање со локалните прописи, работна книга).

Студија на случај:

Врз основа на резултатите од ревизијата на персоналот што ја спроведовме кај клиент на нашата компанија, беа идентификувани одредени прекршувања на кадровската евиденција и ризични ситуации:

• Нема задолжителни локални регулативи.
• Нема документи на работната маса.
• Нема распоред за одмор.
• Нема временски листови.
• Нема задолжителни дневници за персонал.
• Нема нарачки за главните активности на кадровската евиденција.
• Нема нарачки за персонал.
• Нема лични картички за вработени.
• Нема документи кои потврдуваат запознавање со локалните регулативи.
• Нема согласност за обработка и пренос на лични податоци.
• Не постојат правилно изготвени описи на работните места за вработените, иако договорот за вработување упатува на описот на работното место.
• Одговорните лица на Друштвото не се проверени за дисквалификација.
• Направени се грешки во содржината на договорите за вработување, како што се: нема податоци за пасошот на работникот и TIN на работодавачот, нема одредба за задолжително осигурување на вработените, не е наведена зачестеноста и датумите на исплата на платите, а датумот на започнување на работата не е наведен.
• Работните книги на вработените не се водат правилно, имено: многу работни книги не содржат записи за приеми и трансфери, а записите се погрешно направени во книгите.

За да ги отстраниме овие прекршувања, напишавме детален извештај за резултатите од ревизијата на персоналот и дадовме упатства за корекција за секоја повреда. Како резултат на тоа, клиентот брзо ги постави документите во ред, следејќи ги деталните препораки.

Несомнено е дека ревизијата на персоналот е најважната алатка за намалување на ризиците поврзани со прекршување на кадровската евиденција. Многу менаџери веруваат дека ревизијата на персоналот е непотребна и скапа постапка за никого, но ова е погрешно мислење, бидејќи спроведувањето на ревизија на персоналот ќе помогне да се утврди вистинската состојба на работите, да се идентификуваат прекршувања и грешки. Посебните промени во трудовото законодавство, сложеноста на неговата правилна примена, почестите инспекции на работодавачите од страна на трудовиот инспекторат и другите регулаторни тела и заострување на одговорноста за повреда на работничките права на вработените укажуваат на потреба од кадровска ревизија. Ревизијата на персоналот може да се изврши самостојно, а овој напис ја опиша постапката за нејзино спроведување.

Дознајте како да го минимизирате ризикот од тужба или парична казна поради непочитување на барањата на законот за работни односи. Спроведете внатрешна ревизија на документацијата за човечки ресурси за да ги доведете работите во ред и да избегнете побарувања од Државниот даночен инспекторат.

Описите на работните места, иако не се апсолутно задолжителни документи, често се бараат за време на инспекцијата од инспекторите на ГИТ и се важни во работата на персоналот. Затоа, подобро е да се развие и отпечати збир на описи на работни места за сите позиции вклучени во табелата за персонал во неколку примероци: за работодавачот, за работникот и за складирање на работното место.

Чекор 3. Спроведете испитување на постоечките документи. По помирувањето, анализирајте ја содржината на документите зачувани во одделот за персонал и точноста на нивното извршување. Погрижете се локалните акти, договори и договори да не ја влошат состојбата на работниците во споредба со трудовото законодавство. Проверете ја релевантноста на табелата за персонал и распоредот за одмор, проверете дали вработените ги потпишуваат документите со кои требало да се запознаат.

Обрнете внимание на правилното пополнување на личните картички и работните книги на персоналот доколку податоците се застарени, ажурирајте ги. Работните книшки добиени од вработените треба да се евидентираат, а по писмена пријава на вработениот да се изработат нови обрасци или инсерти. Сите регистрациски дневници што ги одржува персоналот мора да бидат зашиени и нумерирани, а книгите за евидентирање на празни и пополнети обрасци на работни книги и влошки во нив мора да бидат запечатени или запечатени со восочен печат. Строгите формулари за известување, кои вклучуваат и пополнети и неискористени работни книги, треба да се чуваат на места со ограничен пристап, на пример, во безбедно или заклучен кабинет.

Прегледајте ги административните документи. Нарачките за персоналот мора да се чуваат одвоено од налозите за главните активности. Ако работодавачот користи сопствени обрасци наместо стандардизирани обрасци, тие треба да се применат со посебна наредба.

Чекор 4: Подгответе писмен извештај за резултатите од испитувањето. Наведете ги сите идентификувани грешки и проблеми, извлечете заклучоци за постоечките ризици и состојбата на персоналната евиденција воопшто. Развијте листа на препораки за справување со овие ризици. За погодност, резултатите од испитувањето може да се поделат на два блока. Во првиот, опишете ги резултатите од ревизијата на задолжителната документација. Вториот го содржи резултатот од проверката на документите за секој вработен посебно. На пример, дали е запознаен со локалните прописи и наредби, дали е во ред договорот за вработување, дали правилно се пополнети уписите во работната книшка и личната карта итн.

Чекор 5. Развијте и одобрувајте документи што недостасуваат. Издадете посебна наредба: назначете одговорни службеници, поставете јасни рокови за развој. Ова ќе го олесни контролирањето на процесот.

За жал, дури и во успешни претпријатија, ревизијата на персоналните документи често открива досадни грешки. Најчестиот недостаток, за кој многу работодавци веќе платиле казни, е невнимателната политика во однос на личните податоци и немањето писмена согласност за нивна обработка.

10 други грешки и проблеми

• Распоредот за одмор е неточен или воопшто недостасува.
• Одговорните службеници не се проверени за дисквалификација.
• Работните книги на вработените се погрешно пополнети - нема евиденција за трансфери, евиденцијата за вработување се внесува доцна, информациите за сопствениците не се ажурираат, упатувањата на членовите од Законот за работни односи на Руската Федерација се погрешно вклучени.
• Договорите за вработување се погрешно пополнети - недостасуваат податоците за пасошот на работникот и даночниот матичен број на работодавачот, не се наведени задолжителните услови и не се наведени точните датуми на исплата на плата.
• Описите на работните места споменати во договорите за вработување не се развиени.
• Нема документи кои потврдуваат дека вработените се запознаени со локалните прописи, наредби и договори кои се директно поврзани со нивната работа.
• Не се одржуваат временски листови или дневници/книги.
• Личните картички се нецелосни, недостасуваат или содржат застарени податоци.
• Не се изработени сите локални акти од задолжителната листа.
• Табелата за персонал не е одобрена или е застарена.

Прашајте кој било експерт, консултант, специјалист или менаџер за човечки ресурси: „Што е ревизија на човечки ресурси“... и ќе слушнете многу мислења за ова прашање. Ќе се соочите и со тесно толкување (на пример, дека ова е ревизија на протокот на кадровски документи), функционално толкување (на пример, дека ова е ревизија на човечки ресурси, туку едноставно проценка на персоналот според одредени надлежности , критериуми, итн.), и системски разбирање, до кои исто така се придржуваме. Ова е она за што ќе биде нашата статија.

Ревизија на човечки ресурси (CA) е сеопфатна проценка на човечките ресурси (HR) и системот на работа со нив за нивната усогласеност со целите и стратегијата на компанијата, како и идентификување на причините (со проценка на нивното влијание и значење) на проблемите во функционирањето на компанијата, со последователни препораки за усогласување на системот за управување со човечки ресурси и/или човечки ресурси со деловните потреби. Предмет на CA се сите компоненти на системот за управување со човечки ресурси (види слика)

Подуправување со човечки ресурси (HRM) се подразбира како специјализирана област на активност во системот за управување на компанијата, во која персоналот се смета како стратешки ресурс на компанијата што мора да се формира, развие и задржи за да се постигнат стратешките цели на компанијата.

Препорачливо е да се спроведе ревизија на персоналот доколку е потребно:

• анализирајте ја изводливоста за инвестирање во системот и персоналот за HRM
• анализирајте ја усогласеноста на системот за управување со човечки ресурси со бизнисот/стратегијата на компанијата, споредете ја фактичката состојба на системот за управување со човечки ресурси со потребната/идеалната состојба
• добиваат експертска проценка, „надворешен поглед“ на системот за HRM
• добие проценка на проблематичните области и препораки за нивно решавање, подобрување на системот за HRM
• проценете ја ефективноста на употребата на човечки ресурси
• оцени ја ефективноста на услугата за управување со човечки ресурси и квалификациите на нејзините вработени
• споредете со конкурентите (проценете ги предностите и недостатоците)

Од што се состои кадровската ревизија:

1. Анализа на системот за управување со човечки ресурси (систем за HRM)

Цел: Проценете го системот за управување со човечки ресурси во однос на деловната стратегија и потребите на организацијата.

• ревизија на целите на системот за човечки ресурси - идентификување на потребните карактеристики/параметри на човечките ресурси, проценка на нивната усогласеност со деловните цели.
• Стратегија за HRM - проценка на избраната стратегија (доколку таа постои и има заедничко разбирање), нејзина координација со стратегијата на компанијата, надворешните и внатрешните услови на животната средина, како и достапноста на план за имплементација и анализа на трошоците.
• Политики за HRM - идентификување на принципите (прифатени ограничувања) на работа со човечки ресурси и проценка на нивната усогласеност со стратегијата за HRM и потребите на компанијата.
• Функции/технологии/процедури за HRM - идентификација на активности и методи спроведени за трансформација на човечките ресурси во согласност со целите, стратегијата и политиката за HRM, нивно регулирање. Идентификација на специфични алгоритми (операции) спроведени за имплементација на функции и имплементација на HRM технологии, оценувајќи ја нивната усогласеност. Дефинирани се и стандарди за успешност и индикатори за успешност.
• Предмети за HRM - идентификација на одделенија/позиции кои се вклучени во имплементацијата на процесите на системот за HRM

2. Анализа на расположливите човечки ресурси

Цел: проценка на усогласеноста на структурата, квантитетот и квалитетот на човечките ресурси со развојните потреби на организацијата, идентификување квантитативни индикатори за проценка на човечки ресурси

• анализа на структурата на персоналот - идентификација на категории, групи на човечки ресурси и утврдување на односите меѓу нив (вклучувајќи проценка на стандардите и бројките за контролирање): апсолутни и релативни индикатори
• анализа на структурата на квалификациите по идентификувани категории и групи - идентификација на професионалната, образовната структура на персоналот и нивото на знаење на вработените
• анализа на нивото на задоволство/мотивација на персоналот - утврдување на нивото на задоволство на вработените од организацијата и условите за работа, систем на управување, проценка на нивните заслуги и ниво на наградување.
• анализа на трошоците за персоналот, показателите за работна сила и показателите за продуктивност заради компаративна анализа во индустријата и во рамките на компанијата, како и утврдување на внатрешните стандарди на компанијата и проценка на влијанието на сите овие показатели врз перформансите на компанијата
• спроведување на проценки на персоналот - за познавање на функции, процедури, усогласеност со норми и правила, усогласеност со стандарди, како и усогласеност со квалификации и вештини, сложеност на извршената работа, проценка на развојниот потенцијал.

3. Анализа на распределбата на функциите на системот за управување со човечки ресурси, одговорност за постигнување на целите и усогласеност со стандардите на системот за управување со човечки ресурси

Цел: анализа на распределбата на функциите и процедурите за HRM помеѓу линиските услуги и услугата HRM

• анализа на организациската структура на службата за човечки ресурси
• Дефиниција и анализа на функции/процедури за HRM
• идентификација и анализа на функциите/процедурите за HRM спроведени од линиските единици
• анализа на технологии и проценка на ефективноста на имплементацијата (вклучувајќи ги и трошоците) на функциите и процедурите за HRM
• проценка на ефективноста на услугата за управување со човечки ресурси и квалификациите на вработените во службата

Главниот критериум за проценка на ефективноста на спроведувањето на подобрувањата во работата на персоналот и подобрување на системот за управување на компанијата е да се подобри квалитетот на работата и да се зголеми продуктивноста на вработените, со цел да се зголеми повратот на инвестицијата (профитот).

Препорачливо е да се разгледа анализата на системот за HRM на 3 нивоа :

1. корпоративни стандарди за работа со персонал;

2. индустриски стандарди за работа со персонал;

3. меѓусекторски стандарди за работа со персонал;

Подобрувањето на системот за HRM е можно преку:

1. проучување на практиките за управување со човечки ресурси во одделите на компанијата (различни деловни единици) со цел да се идентификуваат најефикасните пристапи за работа со персоналот и ширење на најдобрите практики (имплементација на корпоративни стандарди )

2. компаративна анализа на практиките за човечки ресурси со конкурентите (споредба со индустриските стандарди )

Проучувањето на практиките за човечки ресурси во конкурентските компании е неопходно за да се анализира конкурентноста на компанијата на пазарот на трудот (конкурентите може да понудат поатрактивни услови за работа, да имаат повисоки стандарди за работа со персоналот и со тоа да привлечат подобри ресурси, а исто така да ја ограничат способноста на компанијата-клиент да привлече и задржување на персоналот што му е потребен).

Анализата на руската практика покажа дека досега не постојат единствени стандарди за работа со персонал во индустриите. Потребни се дополнителни истражувања за да се разјаснат практиките за човечки ресурси. Пред сè, неопходно е да се проучат условите за работа што конкурентите им ги нудат на потенцијалните вработени (на пример, преку Анкетата за плати)

3. анализа и споредба со најдобрите глобални/меѓу-индустриски стандарди за работа со персонал и организирање на системот за управување со човечки ресурси за да се подобри ефикасноста на управувањето воопшто (споредба со меѓуиндустриските стандарди и воспоставените практики за управување со човечки ресурси )

Презентираните три нивоа на анализа на системот за човечки ресурси ја претставуваат „широчината“ на ревизијата на човечки ресурси, се индивидуални задачи за подобрување на системот за човечки ресурси и ги претставуваат логичните нивоа на спроведување на ревизијата за човечки ресурси.

Меѓу методите за извршување на CA се:

стр/стр	Компоненти на вселенското летало	Методи
	анализа на системот за управување со човечки ресурси
	ревизија на целите на системот за HRM	§ интервјуирање и/или анкетирање на највисоките функционери, директорите и клучните вработени во компанијата § анализа на блок целни индикатори во корпоративниот бизнис план (дел „човечки ресурси“) за усогласување со цели од повисок ред
	Ревизија на стратегија за човечки ресурси	§ анализа на документи за HRM и стратегијата на компанијата, како и планот за работа на персоналот за тековниот период § анализа на буџетот за трошоци за персонал и имплементација на функциите за HRM
	Ревизија на политиката за човечки ресурси	§ интервјуирање и/или анкетирање на највисоките функционери на компанијата, шефот на човечки ресурси и директорите на одделенијата § анализа на документи за кадровската политика на компанијата
	ревизија на функции/технологии/процедури за HRM	§ интервјуирање и/или анкета на раководителот и специјалистите за човечки ресурси, како и раководителите на линиските служби § анализа на Правилникот за друштвото и одделенијата § анализа на системот за предучилишно образование (документарна поддршка за управување) § анализа на прописите кои ги опишуваат функциите на HRM (вработување, оценување/сертификација, наградување, обука, итн.) § анализа на инструкции, технолошки карти, форми кои го опишуваат процесот на спроведување на функциите § моделирање на системот за HRM § анализа на индикатори кои ја карактеризираат ефективноста на функциите и процедурите
2	анализа на човечки ресурси
	анализа на кадровската структура/структура на квалификации	§ интервјуа со менаџерот и специјалистите за човечки ресурси § анализа на статистиката на персоналот на компанијата § анализа на структурата на персоналот
	анализа на нивото на задоволство/мотивација на персоналот	§ анкета (можеби селективна за намалување на трошоците) § анализа на индикатори за дисциплина § анализа на прометот и неговите причини § анализа на документи и материјали од претходни проценки на персоналот
	анализа на трошоците за персоналот, индикаторите за работна сила и индикаторите за продуктивност	§ анализа на индикаторите за стандардите на трудот § анализа на индикаторите за успешност § анализа на ставки на трошоци и утврдување на економската ефикасност § компаративна анализа на индикаторите по поделба
	проценка на персоналот	§ спроведување на евалуација на работното место користејќи го методот „таен купувач“. § метод на стручна проценка § 360 метод на оценување 0 § оценување со симулирање работни ситуации
3	анализа на распределбата на функциите на системот за управување со човечки ресурси, одговорност за постигнување на целите и усогласеност со стандардите на системот за управување со човечки ресурси
	анализа на организациската структура/функции и процедури на службата за човечки ресурси	§ интервјуа со раководителот на одделот за човечки ресурси и клучните специјалисти § спроведување на анкета (по функција) § анализа на прописите кои ги опишуваат активностите на службата за човечки ресурси § анализа на прописите кои ја опишуваат работата со персоналот (вработување, адаптација, проценка/сертификација, наградување, обука итн.): прописи, упатства, технички карти
	идентификување на функциите и процедурите за HRM што ги спроведуваат ресорните одделенија	§ интервјуа со раководителите на одделенијата § анализа на прописите кои ја опишуваат работата со персоналот (вработување, адаптација, проценка/сертификација, наградување, обука итн.): регулативи, упатства, технолошки карти § анкета, пополнување формулари за спроведување на процедури и „добавувач“ - „клиент“
	проценка на ефективноста на имплементацијата на функциите и процедурите за HRM и ефективноста на услугата HRM	§ проценка на индикаторите кои го карактеризираат спроведувањето на процедурите и нивна споредба по оддели § проценка на трошоците за извршување на функциите и нивна споредба по оддел § проценка на индикаторите кои ја карактеризираат ефективноста на услугата за човечки ресурси

Трошоците за спроведување на секој блок може да се проценат по утврдување/евалуација на достапноста и достапноста на потребните информации, како и потребната длабочина и точност на ревизијата на персоналот. Тоа ќе биде можно однапреддефинираат по ориентациони состаноци со раководителите на компанијата и одделенијата, кои ќе помогнат да се одреди количината и обемот на документацијата што ја регулира работата со персоналот, длабочината на потребната анализа и потребните методи за ревизија на персоналот.

Можно е да се спроведе ревизија на персоналот според две различни шеми:

1. целосна ревизија на системот за HRM

2. претходна ревизија на системот за HRM

1. Целосна ревизија на системот за HRM

Ревизијата на системот за човечки ресурси мора да се изврши на 3 нивоа: внатрешно-компаниско, индустриско, меѓуиндустриски/глобални стандарди со цел да се процени способноста на компанијата да примени практики за човечки ресурси што ги користат најдобрите одделенија во компанијата, најдобрите компании во индустријата, како и оние практики кои се најефикасните алатки за HRM во светската практика.

• анализа на постоечките информации за системот за управување со човечки ресурси, персоналот и субјектите (одделите) кои ги спроведуваат функциите на системот. Се одвива во форма на ориентациски состаноци со менаџери кои се одговорни за формирање и имплементација на системот за управување со човечки ресурси
• идентификување на извори и методи за собирање на потребните информации што недостасуваат
• спроведување на анализа на добиените информации за компонентите и нивоата на ревизија на персоналот
• подготовка на извештај за резултатите од ревизија на персоналот, кој ќе содржи целосен опис на системот за управување со човечки ресурси, неговата усогласеност со бизнисот/стратегијата на компанијата, усогласеноста на човечките ресурси со потребите на компанијата, степенот на имплементација на потребните функции и проценка на ефективноста на системот за HRM. Завршниот дел ќе содржи заклучоци и препораки за подобрување и трансформирање на системот за управување со човечки ресурси, истакнувајќи го приоритетот на предложените активности.

Во овој случај, заштедата на парите на компанијата може да се постигне со ограничување на бројот на одделенија што се проучуваат, истакнување на најприоритетните области за истражување, од гледна точка на раководството на компанијата, областите на работа со персоналот, како и со користење , ако е можно, индиректни методи за собирање информации (анкети, прашалници, документи за анализа).

По проценка, избор на извори на информации и методи за спроведување на ревизија на персоналот, се подготвува детална програма за планирани активности (што? за што? кога? времетраење? алтернативни методи? цена?), по што започнува кадровската ревизија.

По секоја поединечна фаза од спроведувањето на програмата за ревизија на персоналот и проценката на добиените информации, се донесува одлука за доволноста на добиените информации за да се донесат потребните менаџерски одлуки и, соодветно, за препорачливоста за понатамошно спроведување на ревизијата на персоналот. програма.

2. Пред-ревизија на системот за HRM

За целите на општа проценка на потребата од спроведување и минимизирање на трошоците за ревизија на човечки ресурси, се предлага да се спроведе прелиминарна анализа на состојбата со човечките ресурси и да се тестира хипотезата дека „најдобрите одделенија имаат најефективно изградено управување со персоналот систем и најдобрите ресурси“ (систем за управување со персонал може да постои и функционира, но во исто време да не се формализира, да нема заеднички стандарди и, соодветно, да се разликува од единица до единица.) , и соодветно обратно.

Всушност, ќе се изврши анализа на втората компонента од предложениот модел за ревизија на човечки ресурси на потребното и доволно ниво за да се донесе одлука за препорачливоста од подлабока анализа и проценка на постоечкиот систем за управување со човечки ресурси (ова, пак, ќе избегне дуплирање на работата во случај на транзиција кон шемата „целосна ревизија на системот за управување со човечки ресурси“. ) - тековно оценување на вработените.

Во овој случај, општата логика на работа ќе биде како што следува:

• анализа на статистиката на персоналот
• експресна анализа на постојната кадровска документација
• собирање информации за практиката на работа со персоналот во одделот

Со цел да се минимизираат трошоците за работа, можно е да се процени работата на одделенијата (економска ефикасност, продуктивност на трудот), да се рангираат и да се одреди минималниот потребен број одделенија во секоја категорија: „најдобар“, „просечен“, „најлош“. “. Ова ќе заштеди време и пари.

• анализа на добиените информации
• подготовка на извештај за идентификуваниот однос/шаблон помеѓу перформансите на единицата и квалитетот на човечките ресурси/практиките за човечки ресурси
• анализа на системот за управување со персонал во избраните одделенија (доколку се идентификува јасна шема помеѓу квалитетот на практиките за човечки ресурси и ефикасноста на одделот како целина) и идентификација на разликите во технологиите за управување со персоналот помеѓу одделенијата
• доколку е потребно, спроведување на проценка на работата (ефективноста и продуктивноста) на вработените, како и оценување на квалификациите и квалитетот на нивното извршување на потребните функции.
• подготовка на извештај за најдобрите практики за човечки ресурси идентификувани во најдобрите одделенија; заклучоци и препораки во однос на нивната имплементација во работата на другите сектори на компанијата, како и начини за последователно подобрување на имплементацијата на овие практики за човечки ресурси

доколку е потребно, подготвување извештај за проблематичните области во работата со персоналот, можните начини за нивно решавање, идентификување на приоритетните области за кадровска и организациска работа и потребата од подлабока анализа на системот за управување со човечки ресурси