Organizacje wymagające transportu ze względu na charakter swojej działalności nieuchronnie ponoszą koszty zakupu paliw i smarów. Jak prawidłowo i łatwo zorganizować rozliczanie paliwa i uniknąć wydawania na nie środków?

Odpowiedzią na to pytanie jest zakup kart paliwowych. Dzięki nim możesz kontrolować gdzie, ile, kiedy, po jakiej cenie i za jaką kwotę zakupiono paliwa i smary. Zapotrzebowanie na nie rośnie, dlatego organizacje coraz częściej stają przed koniecznością odpowiedniego zorganizowania księgowości kart paliwowych.

Co to jest karta paliwowa?

Paliwowa karta mikroprocesorowa (smart card) firmy paliwowej lub stacji benzynowej jest technicznym środkiem rejestracji dostaw produktów naftowych. Nie jest to środek płatniczy, lecz środek ścisłej sprawozdawczości, który pozwala jego posiadaczowi na otrzymanie określonej ilości towaru (paliwa i smarów).

Karty paliwowe to:

— bez ograniczeń – do karty dodawana jest określona ilość paliwa, którą kupujący może otrzymać bez ograniczeń, w ilości znajdującej się na karcie;

- ograniczona - do karty dodawana jest również określona ilość paliwa, ale limity zużycia są ustalone na dany dzień lub miesiąc.

Aby zmienić limity, należy sformatować kartę poprzez złożenie wniosku do sprzedawcy paliwa, który wskazuje nowe wartości limitów.

Jak zdobyć kartę?

Zazwyczaj obsługę techniczną płatności kartami paliwowymi zapewnia centrum przetwarzania, które jest centralnym punktem gromadzenia informacji o wszystkich terminalach kart paliwowych.

Aby kupić karty paliwowe, należy złożyć wniosek i zawrzeć umowę z centrum przetwarzania na dostawę paliwa. W załączniku do umowy będzie zawarty wykaz stacji benzynowych, na których obowiązuje karta. Podczas przenoszenia karty wystawiany jest list przewozowy (formularz nr TORG-12).

W ramach umowy dostawa paliw i smarów odbywa się poprzez pobranie ich próbek na stacji benzynowej dostawcy. Pobieranie próbek paliwa można rozpocząć od dnia otrzymania karty, za datę pobrania uważa się datę dostawy.

Tym samym środki przekazane dostawcy stanowią zaliczkę na poczet określonej ilości paliwa. Momentem przeniesienia własności paliwa jest moment zatankowania. Zgodnie z umową dostawca może ostrzec kupującego, gdy na karcie (w rzeczywistości na koncie osobistym kupującego) pozostanie maksymalne dopuszczalne saldo.

Kartę paliwową można przekazać kupującemu odpłatnie lub bezpłatnie w drodze zwrotu. Jest to określone w umowie.

Rozliczenie samej karty paliwowej

Porozmawiajmy o tym, jak monitorowane są karty paliwowe (tj. same karty bez kosztów paliwa i smarów). Karty paliwowe zakupione odpłatnie mogą być przyjęte do rozliczenia w ramach inwentarza według rzeczywistego kosztu (ust. 2, 5 PBU 5/01). Koszty te dotyczą kosztów zakupu surowców, towarów, zaopatrzenia itp. Zapasy i materiały stanowią wydatki na zwykłą działalność.

Koszt kart paliwowych można uwzględnić w punkcie 10.6 „Inne materiały”, na podstawie dowodu dostawy. Na koniec miesiąca koszt kart paliwowych jest uwzględniany w koszcie zakupionego paliwa. W takim przypadku dokonywane są następujące transakcje:

Debet 60 – Kredyt 51 – przekazywana jest płatność za wyrobienie karty paliwowej (na podstawie wyciągu bankowego)

Debet 10 – Kredyt 60 – karta zostaje odzwierciedlona w ekwipunku (podstawa – faktura, umowa na dostawę paliwa i smarów)
Debet 19 – Kredyt 60 – uwzględniony jest podatek VAT na karcie (podstawa – faktura)

Debet 68 – Kredyt 19 – VAT do odliczenia (podstawa – faktura, zapis w księdze zakupów)

Debet 20, 26, 44 – Kredyt 10 – koszt karty odpisuje się w koszty (na podstawie zaświadczenia księgowego).

Rozliczanie wydawania kart paliwowych

Pracownik, któremu wydano kartę, w rzeczywistości nie otrzymuje środków do ręki, dlatego konto 71 nie jest wykorzystywane w księgowości. Nie dokonuje się również żadnych zapisów księgowych. Jednak kontrola nad ruchem kart powinna być nadal zorganizowana. Rozliczanie kart paliwowych można prowadzić za pomocą specjalnie zaprojektowanego dziennika, którego forma jest zatwierdzona w polityce rachunkowości. Zazwyczaj zawiera:

— data otrzymania karty przez pracownika;

— data powrotu;

- marka samochodu;

— państwowy numer rejestracyjny samochodu;

— Imię i nazwisko oraz podpis kierowcy samochodu.

Opodatkowanie wydatków na zakup karty

Polityka rachunkowości określa, jakiego rodzaju wydatki zostaną poniesione przy ewidencjonowaniu zakupu kart. Może to obejmować koszty materiałów, koszty utrzymania pojazdów służbowych i inne koszty związane z produkcją i sprzedażą.

Podatek VAT od kart podlega odliczeniu w przypadku:

— karta została zarejestrowana;

- jest faktura;

— karta przeznaczona jest do dokonywania transakcji podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

Rozliczanie kosztów paliwa

Informacje z terminali kart są przesyłane do centrum przetwarzania w celu przetworzenia. Informacje podlegają przetwarzaniu i na ich podstawie dostawca paliwa, według stanu na ostatni dzień każdego miesiąca, przekazuje kupującemu:

— dowód dostawy paliwa;

- Faktura;

— akt pojednania wzajemnych rozliczeń;

— miesięczny rejestr (raport) transakcji kartowych.

Dokumenty odzwierciedlają ilość faktycznie zakupionego paliwa. Dane te weryfikowane są na podstawie raportów kierowcy, które podsumowują informacje z listów przewozowych i rachunków ze stacji benzynowych otrzymanych podczas tankowania.

List przewozowy i rejestr transakcji stanowią podstawę do przyjęcia paliwa do rozliczenia w ramach subkonta 10-3 „Paliwo”. Odpisu zużytej benzyny dokonuje się na podstawie listów przewozowych.

Zapisy księgowe dotyczące płatności paliwowych będą wyglądać następująco:

Debet 60,2 – Kredyt 51 – przedpłata za przekazane paliwo (na podstawie wyciągu bankowego)

Debet 10.3 – Kredyt 60.1 – do rozliczenia przyjmowane jest paliwo otrzymane za pomocą karty paliwowej (podstawa – umowa dostawy paliwa, protokół i dowód dostawy dostawcy)

Debet 19 – Kredyt 60.1 – z VAT (na podstawie faktury)

Debet 68 – Kredyt 19 – uwzględniony podatek VAT (podstawa – faktura, zapis w księdze zakupów)

Debet 60.1 – Kredyt 60.2 – potrącenie przedpłaty (podstawa – zaświadczenie księgowe, protokół uzgodnienia wzajemnych rozliczeń)

Debet 20, 26, 44 – Kredyt 10.3 – odpisywany jest koszt zużytego paliwa (podstawa – zaświadczenie księgowe, list przewozowy).

Opodatkowanie kosztów paliwa

Wydatki na paliwo dla celów podatku dochodowego ujmowane są jako koszty zwykłej działalności. Dotyczą one kosztów materiałowych lub kosztów utrzymania transportu służbowego. Aby zmniejszyć dochód podlegający opodatkowaniu, muszą (art. 252 kodeksu podatkowego):

— być uzasadnione ekonomicznie (tj. mieścić się w zatwierdzonych normach zużycia paliwa);

- udokumentowane;

- prowadzone w związku z działalnością mającą na celu osiągnięcie dochodu.

VAT od paliwa można odliczyć przy

— paliwo jest zarejestrowane;

- jest faktura;

— paliwo przeznaczone jest do czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

Na szczególną uwagę zasługuje wygoda formy płatności kartami paliwowymi. Po pierwsze, nie musisz przelewać pieniędzy na konto, sporządzać raportów zaliczkowych i przy każdym tankowaniu monitorować poprawność wykonania każdego dokumentu. A co jeśli zdarzają się codziennie? Wtedy liczba takich dokumentów po prostu przekracza skalę.

Po drugie, na koniec miesiąca kupujący otrzymuje pełen pakiet dokumentów w celu uwzględnienia paliwa i uwzględnienia go w kosztach księgowo-podatkowych.

O tym, jak wypełnić formularze podróżne. Oraz informacje o tym, jak regulowane są koszty paliwa. Jeśli korzystasz z uproszczonego systemu podatkowego, to o rozliczaniu kosztów paliwa.

Co sądzicie o możliwościach płatności takimi kartami? A może już z nich korzystasz? Jak wygodne jest to dla Ciebie? Podziel się proszę w komentarzach!

W spółkach prowadzących działalność związaną z transportem wyodrębniona jest pozycja wydatków związana z zakupem produktów naftowych. Zakup paliwa (zwanych dalej paliwami i smarami) może nastąpić za pieniądze, przelewem bezgotówkowym lub poprzez spisanie litrów z karty paliwowej.

Dzięki karcie inteligentnej możesz kontrolować, o której godzinie, w jakim terminalu, po jakim koszcie i w jakiej ilości zakupione zostało paliwo i smary. Te plastikowe karty cieszą się dużym zainteresowaniem. Dlatego pytanie, jak kompetentnie zorganizować księgowość kart paliwowych, jest równie logiczne jak pytanie.

Co to jest karta paliwowa?

Wcześniej firmy i osoby prywatne korzystały z kuponów paliwowych, co pozwalało im kontrolować zużycie paliwa. Posiadały następujące cechy:

• różniły się określonym limitem paliw i smarów;
• podczas tankowania samochodu odpisano litry paliwa;
• odzwierciedlono nieodebrane saldo benzyny.

Dziś kupony służą do jednorazowego tankowania samochodów. Zastąpiono je bardziej zaawansowanymi - kartami paliwowymi z wbudowanym mikroprocesorem. Chip zawiera informację o limicie środków przeznaczonych na zakup paliw i smarów oraz usług dodatkowych na stacjach benzynowych, a także informację o ofercie paliw i usługach świadczonych przez dostawcę.

Karta paliwowa jest wygodna, ponieważ:

• jego chip przechowuje w formie elektronicznej dane dotyczące zużycia paliwa;
• pozwala w każdej chwili sprawdzić pozostałą ilość paliwa i czas tankowania;
• dostępne do rejestracji dla osób fizycznych i organizacji;
• przyspiesza proces obsługi na stacjach benzynowych;
• pozwala zaoszczędzić dzięki zniżkom, które obowiązują przy rejestracji dużego limitu;
• pozwala uniknąć niepotrzebnej papierkowej roboty podczas raportowania do przełożonych;
• upraszcza księgowość (wszystkie informacje znajdują się na koncie osobistym właściciela karty).

Odniesienie: Pracę księgowego ułatwia także fakt, że nie musi on odzwierciedlać wydawania kart paliwowych w księgowości i księgować środków, które faktycznie nie zostały wydane.

Rodzaje kart

Zgodnie z formatem ograniczeń wyróżnia się dwa rodzaje kart plastikowych:

• Nieograniczony– posiadacz karty nie jest ograniczony terminami i może wydać całą ilość paliwa według własnego uznania. Kupujący ma możliwość ograniczenia zrzutu paliw i smarów do limitu dziennego lub miesięcznego poprzez złożenie odpowiedniego wniosku. W przypadku wyczerpania się opłaconej ilości paliwa działanie karty zostaje chwilowo wstrzymane.
• Ograniczony– kupujący ma prawo wydać środki (ilość litrów), których objętość nie przekracza ustalonego limitu dziennego lub miesięcznego. Jeżeli chcesz dokonać zmian, musisz złożyć wniosek w zatwierdzonym formacie u dostawcy paliwa, a następnie karta zostanie sformatowana. Przykładowo limit wynosi 20 litrów paliwa AI-95 dziennie. W takim przypadku kupujący może jednorazowo lub podczas kilku tankowań zużyć nie więcej niż 20 litrów paliwa w godzinach 00:00-24:00. Zakupioną ilość paliw i smarów pomniejsza się o ilość odpisanych litrów. Każdy nowy dzień daje posiadaczowi karty możliwość zatankowania benzyny w ramach limitu.

Ze względu na jednostkę rozliczeniową wyróżnia się następujące typy kart:

• Litr– zakupiona zostaje określona ilość paliwa, której dostawa nie jest uzależniona od kosztu paliwa ustalonego w dniu tankowania.
• Gotówka– środki wpływają na saldo karty inteligentnej, a paliwa i smary wydawane są po cenie rynkowej aktualnej w momencie złożenia wniosku, w ramach kwoty dostępnej do obciążenia.

Ważny: Karta inteligentna nie jest środkiem płatniczym, ale rodzajem magazynowania paliwa w litrach, za które płaci firma. Zatem firma kupująca przelewa pieniądze na rachunek rozliczeniowy firmy sprzedającej (firmy paliwowej) i w celu płatności podaje numer karty z chipem, na którą następnie zapisywane są zakupione litry benzyny. Karta paliwowa uprawnia jej posiadacza do tankowania przy jej wykorzystaniu na stacji dostawcy, który wydał plastik oraz na partnerskich stacjach benzynowych.

Na żądany przez kierowcę koszt benzyny wystawiany jest paragon, na którym widnieje numer karty, data i godzina wydania paliwa, numer terminala, rodzaj i ilość zakupionej benzyny oraz cena. Zasadniczo jednak nie jest to paragon gotówkowy, ponieważ po dostarczeniu paliwa nie otrzymuje się żadnej płatności.

Na koniec miesiąca firma paliwowa przedstawia fakturę, dowód dostawy towaru oraz raport za ostatni miesiąc, który zawiera numer karty, datę, godzinę, terminal stacji benzynowej, ilość wydanej benzyny, jej markę i cenę, a także dostępne saldo na karcie inteligentnej.

Rachunkowość kart inteligentnych

Karta plastikowa jest zazwyczaj przypisana do konkretnego pracownika. Aby zachować kontrolę należy zaopatrzyć się w dziennik zapisów otrzymania i wydania kart. Ze względu na brak jednolitego wzoru, forma oświadczenia jest zatwierdzana przez każdą organizację indywidualnie.

Główne rubryki, które mogą występować w czasopiśmie:

• model i numer rejestracyjny pojazdu, który jest powierzony kierowcy i posiadaczowi karty;
• Imię i nazwisko pracownika oraz jego podpis;
• datę osobistego przekazania karty pracownikowi;
• data zwrotu karty przez kierowcę.

Procedura wydawania i zwrotu kart nie jest nigdzie ustalona. Oznacza to, że kierownictwo może zobowiązać pracownika do składania go codziennie po zmianie lub gdy wymagają tego okoliczności (w przypadku zwolnienia, wyjazdu na urlop itp.). Sporządzanie raportów zaliczkowych przy płatności za paliwo jest opcjonalne.

Wpisy księgowe

Ważny: Procedura rejestracji kart uzależniona jest od umowy z przedsiębiorstwem paliwowym.

Wolna własność. Księgowi rejestrują tylko te aktywa przyjęte nieodpłatnie, które można w przyszłości sprzedać w celu wygenerowania dochodu. A ponieważ karta chipowa jest przypisana do konkretnej organizacji i jej sprzedaż jest niemożliwa, informacja o niej nie znajduje odzwierciedlenia w systemie rachunkowości przychodów i wydatków przedsiębiorstwa.

Odbiór na warunkach zwrotnych. Firma kupująca ma obowiązek przekazać dostawcy kaucję za kartę. Po upływie terminu ważności plastiku organizacja go zwróci, a firma paliwowa zwróci koszt karty. Ponieważ karta paliwowa jest własnością dostawcy, składnik ten należy rozliczyć odrębnie od majątku spółki kupującej (pkt 5 PBU 1/2008). Dlatego w rachunkowości powierzony dokument musi zostać przeniesiony na rachunek pozabilansowy w jednostkach pieniężnych. W przypadku kart chipowych dopuszcza się założenie subkonta np. 015 „Karty paliwowe”.

Procedury akceptacji i płatności za kartę paliwową muszą znaleźć odzwierciedlenie w rachunkowości w postaci księgowań - obciążeń i uznań (zwanych dalej D i C):

• D 60 K 51 – uiszczono koszt kaucji za kartę.
• D 009 – zaksięgowano kwotę kaucji.
• D 015 „Karty paliwowe” – karta ujęta jest w bilansie firmy.

Dokonując zwrotu do firmy właściciela:

• D 51 K 60 – otrzymano kwotę kaucji za kartę.
• Do 009 – wartość zabezpieczenia zostaje odpisana.
• K 015 „Karty paliwowe” – karta została usunięta z rachunkowości pozabilansowej.

Zakup karty paliwowej. W takim przypadku cenę plastiku (bez podatku) można natychmiast odpisać jako wydatki (klauzula 5 PBU 10/99) i odnotować osobno na koncie 19 „VAT od otrzymanych wartości” oraz koszt chipa karta - na rachunku pozabilansowym (015 „Karty paliwowe”).

Księgowy musi dokonać następujących wpisów:

• D 60 K 51 – płatność kartą.
• D 20 (23, 26, 44...) K 60 – wpisanie kosztu karty inteligentnej w koszty.
• D 19 K 60 – Rozliczanie podatku VAT.
• D 015 „Karty paliwowe” - rozliczanie karty plastikowej.
• D 68 subkonto „Rozliczenia VAT” K 19 – odliczenie podatku VAT od kosztu paliwa.

Ważny: Karta „inteligentna” wydawana jest pracownikowi, który następnie za jej pomocą otrzymuje naliczone litry paliwa. Operacja ta nie jest potwierdzona debetem/kredytem, ​​ponieważ pracownik nie otrzymuje środków do ręki. Korzystanie z konta 71 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi” w tym przypadku oznacza naruszenie raportowania.

Rozliczenie paliw prowadzone jest na koncie 10 „Materiały”, subkoncie 10.3 „Paliwo”. Wszystkie manipulacje są również potwierdzone dokumentami. Koszty naliczane są na podstawie listów przewozowych złożonych przez osobę odpowiedzialną oraz raportów dostarczonych przez system.

Podsumujmy to

Prowadzenie kart paliwowych pozwala kontrolować zużycie paliwa i znacznie ułatwia pracę księgowego.

Dokumenty dostarczane co miesiąc przez dostawcę: faktura, protokół transakcji, dowód odbioru, ułatwiają szybkie przygotowanie sprawozdań finansowych.

Jeśli firma wykorzystuje pojazdy w swojej działalności komercyjnej, oznacza to konieczność zakupu paliw i smarów (paliwa i smary). Zadanie polega nie tylko na ich racjonalnym wyborze i zakupie, ale także na późniejszym rozliczeniu. Jednym z narzędzi księgowych w tym kierunku jest karta paliwowa. W artykule o tym, jak zapewnić kompetentne i racjonalne opodatkowanie i rozliczanie kart paliwowych.

Korzyści z używania kart paliwowych

Karta paliwowa to wygodna forma płatności, z której korzystają zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i osoby prywatne. Zwykli obywatele również mogą liczyć na to, że za paliwo i oleje płacąc tym tworzywem, otrzymają rozmaite bonusy i zwrot pieniędzy. W tym względzie nie ma co narażać się na niebezpieczeństwo nosząc w kieszeni dużą ilość gotówki. Dodatkowo karta umożliwia otrzymanie paliwa i smarów ze zniżką; jej wielkość uzależniona jest od konkretnych warunków karty oraz rodzaju stacji benzynowej, na której odbywa się tankowanie. Jeśli chodzi o osoby prawne, mają one oczywiste zalety korzystania z tego produktu:

1. Pełna kontrola rozliczeń za określoną ilość paliwa w przedsiębiorstwie. Obserwacje możesz prowadzić online na swoim koncie osobistym. Dzięki temu każdy specjalista ds. zarządzania może obliczyć, ile paliwa i pieniędzy wydał kierowca.
2. Wygodny system płatności. Za pomocą kart paliwowych możesz zatankować na dowolnej stacji benzynowej i wykorzystać paliwo, jakiego potrzebuje samochód.
3. Wszechstronność w rozwiązywaniu problemów handlowych i gospodarczych. Dzięki nowoczesnemu schematowi obliczeń możliwe jest rozwiązanie wszelkich problemów związanych z tankowaniem.
4. Korzyści ekonomiczne. Zakup specjalnych kart plastikowych na paliwo przyczynia się do zwrotu podatku od wartości dodanej i całkowitego ograniczenia wydatków budżetowych organizacji.
5. Racjonalizacja kształtowania kosztów produkcji. Przedsiębiorstwo ma możliwość uwzględnienia ceny paliw i smarów w kalkulacji kosztu jednostek produktowych firmy.
6. Oszczędzaj pieniądze, otrzymując różne rabaty i bonusy. Obecnie aspekt ten robi wrażenie bardziej niż kiedykolwiek, co wynika ze złożoności sytuacji gospodarczej w kraju.
7. Zapewnienie pełnego wsparcia informacyjnego ze strony osobistego menadżera. Pomoc w uzyskaniu kart paliwowych. Jednocześnie są one gwarantowane każdej firmie i profesjonalne podejście ze strony pracowników.

Główną zaletą posiadania wizytówki jest możliwość przeliczenia pieniędzy wydanych przez pracownika (na przykład kierowcę) na paliwo lub inne materiały eksploatacyjne. Raport możesz uzyskać na swoim koncie osobistym; będzie on zawierał informacje o tym, kiedy, gdzie i w jakim stopniu napełniono bak samochodu. W rezultacie kierowca nie będzie mógł ukryć wydatków na paliwo i smary, a środki organizacji nie przejdą do kasy. Obecny trend jest taki, że coraz więcej przedsiębiorstw przechodzi na płatności bezgotówkowe na stacjach benzynowych i w innych obiektach, dlatego posiadanie takiej karty będzie naprawdę korzystne.

Cechy otrzymywania plastiku

W celu uzyskania tej karty plastikowej należy skontaktować się z działem specjalizującym się w wydawaniu i rozliczaniu takich kart, w celu późniejszego zawarcia umowy. Warto sprawdzić, czy na liście dokumentów znajduje się aplikacja zawierająca wykaz stacji benzynowych, które umożliwiają tankowanie za pomocą karty. Kwoty przekazane organizacji paliwowej stanowią zaliczkę na poczet paliwa. Należy być przygotowanym na to, że za wyprodukowanie karty zostanie pobrana określona kwota.

Subtelności odzwierciedlenia zakupu karty w dziale księgowości przedsiębiorstwa

Aby prawidłowo zaksięgować transakcje polegające na rozliczeniu benzyny za pomocą kart paliwowych należy mieć pod ręką fakturę, a na koniec miesiąca ceny są sumowane z pozostałymi pozycjami wydatków. W ramach publikowania zwykle odzwierciedlane są następujące punkty:

• pieniądze potrzebne do wyprodukowania i zakupu karty;
• podatek od wartości dodanej i jego wysokość;
• koszt produktu kartowego odpisany jako wydatek.

Jak widać z wymienionych funkcji, pracownik organizacji otrzyma nie gotówkę, ale kartę do płatności na stacji benzynowej. Jednak utrzymanie transakcji księgowych jest nadal pożądane. Ich organizację można przeprowadzić na podstawie specjalnego dziennika księgowego. Ten rodzaj dokumentacji nie ma jednolitej formy, ale jest ustalany indywidualnie przez każdą organizację. W tym dokumencie można uwzględnić następujące punkty i operacje:

• datę otrzymania przez przedstawiciela karty firmowej;
• data zwrotu plastiku kierownictwu;
• marka samochodu, który nie podlega tankowaniu przy użyciu produktu kartowego;
• numery samochodów wydane przez przedstawicieli policji drogowej;
• Imię i nazwisko oraz osobisty podpis kierowcy;
• inne parametry brane pod uwagę bezpośrednio przez kierownictwo.

Ogólna procedura pozyskiwania paliw i smarów

Na rzędy wielkości mają wpływ opcje obliczeń i rodzaje sprzedaży paliw. Zasady zaopatrzenia w zasoby paliwowe regulują specjalne instrukcje. Zatem zgodnie z klauzulą ​​7.1 tego dokumentu sprzedaż produktów naftowych odbywa się na podstawie umów zawartych pomiędzy stronami lub za gotówkę.

Rodzaje i odmiany płatności bezgotówkowych za paliwo i smary

Obecnie, jeśli weźmiemy pod uwagę wyłącznie płatności bezgotówkowe za zasoby paliwowe, możemy wyróżnić kilka najpopularniejszych obszarów:

• specjalne oświadczenia;
• kupony rejestracyjne;
• plastikowe karty paliwowe.

Rozważane standardy mają miejsce w klauzuli 10 Reguły 1442, zgodnie z którą dokonywane są płatności za sprzedane produkty naftowe.

Stosowanie zestawień i czynności księgowych

Wszelkie czynności są rejestrowane w umowach zawieranych pomiędzy sprzedawcą (stacja benzynowa) a konsumentem (firmą). Fakt dostarczenia paliwa podlega uwzględnieniu w oświadczeniu zawartym w Formularzu nr 16NP. A list przewozowy dostępny kierowcy musi zawierać informację o ilości dostarczonego paliwa i jego marce. Na podstawie dokumentów legislacyjnych, co najmniej raz w miesiącu wystawiane są skonsolidowane sprawozdania finansowe dla każdego przedsiębiorstwa. W artykule zawarto informacje o całkowitych cenach materiałów w oparciu o poszczególne marki.

Cechy zaopatrzenia w żywność za pomocą kuponów

To kolejna popularna opcja sprzedaży produktów. Kupon to specjalny dokument pobierany pod pewnymi warunkami. Stanowi swego rodzaju potwierdzenie prawa do zakupu ilości paliw i smarów. Kupon jest więc rodzajem dokumentu potwierdzającego uprawnienia kupującego do zakupu paliwa. Przechowywany jest na stacji benzynowej do czasu wykorzystania go do zapełnienia baku firmowego pojazdu. Kupon nie jest środkiem płatniczym, a jedynie dowodem zapłaty.

Inteligentne karty paliwowe i zalety ich stosowania

Produkty te są unikalne i wykonane z tworzywa sztucznego, posiadające wbudowany chip (mikroprocesor). Wyświetla informacje o kilku kluczowych punktach przydatnych w działalności handlowej firmy:

• ilość produktów naftowych, które można sprzedać na stacji benzynowej;
• Mogą istnieć również inne informacje dotyczące prowadzenia działalności rozliczeniowej.

W związku z tym możemy stwierdzić, że ten plastik jest jedynie technicznym narzędziem księgowym, a nie środkiem płatniczym czy kartą kredytową.

Prowadzenie ewidencji kart paliwowych w dziale księgowości upraszcza proces czynności księgowych oraz pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze kierownictwu firmy. Karty paliwowe dzielą się na dwa obszary:

• produkty gotówkowe– zawierają informację o kwocie zaksięgowanej na rachunku powierniczym organizacji, a także umożliwiają zakup dowolnych marek paliw i smarów oraz powiązanych produktów i usług na terenie stacji benzynowej zgodnie z limitem pieniężnym, tradycyjnie produkty sprzedawane są na targu; wartość ustalona w momencie tankowania;
• elementy litrowe– z tych wyrobów z tworzyw sztucznych można dowiedzieć się informacji o liczbie litrów paliw i smarów opłaconych przez organizację z góry, przy czym dostawa paliw i smarów odbywa się nie po cenie rynkowej, ale po koszcie określonym w w umowie karty te klasyfikowane są ze względu na rodzaj paliw i smarów (benzyna A92, A95, A95 Euro, olej napędowy).

W ramach zawartej pomiędzy stronami umowy obowiązuje wymóg dotyczący używania i przechowywania kart paliwowych, a także rodzaju karty, warunków procesu tankowania, trybu rozliczeń czynności, limitu wydatków oraz lista stacji benzynowych, które mogą obsługiwać tę kartę. Zawiera także informację o momencie, w którym nastąpiło przeniesienie własności.

Jakie są aspekty księgowe

Nie ma określonej procedury księgowania działań na kartach. Na przykład księgowość odbywa się za pomocą kont „Materiały” – 10, „Gotówka” – 50, „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi” – 71. Eksperci uważają, że ta procedura księgowa nie jest całkowicie poprawna.. Wynika to z kilku czynników:

• na 10. koncie karty mogą podlegać rozliczaniu w ramach elementu „inne materiały” jako pozycja zapasów i zgodnie z Regulaminem rachunkowości obejmują one aktywa wykorzystywane przez przedsiębiorstwo jako środki lub przedmioty pracy, które same w sobie stanowią pewien wartość;
• na 50. rachunku księgowość prowadzona jest w ramach subkonta 50-3 „dokumentacja pieniężna”, a dokumenty muszą uprawniać do otrzymania towaru w pełnej wartości nominalnej, poświadczać prawo do zakupu usługi i zawierać możliwą kwotę wydać na zakup towarów;
• na 71. koncie podsumowywane są informacje związane z obliczeniami na podstawie kwot wydanych do raportowania, tj. w rzeczywistości pracownik nie otrzymuje żadnej gotówki, dlatego też takiego rozliczenia paliw i smarów na kartach paliwowych również nie można uznać za prawidłowe.

Zgodnie z ogólnymi zasadami i przepisami bilansu wszelkie koszty związane z nabyciem zapasów ujmowane są w cenie rzeczywistej, po której uwzględnia się zapasy. Kart paliwowych wielokrotnego użytku nie można jednak powiązać z żadną konkretną dostawą paliwa. Firma może odpisać swoje koszty na podstawie PBU 10/99 jako wydatki związane z klasycznym rodzajem działalności.

Możliwe zapisy w księgowości przy zakupie paliw i smarów

Zapisy i transakcje opisane w bilansie podczas procesu rozliczania zakupów paliw mogą wyglądać następująco:

• przelew środków na opłacenie karty umożliwiającej zakup paliwa – D60K51;
• przypisanie kosztu plastiku do obszarów wydatków – D20 (26, 44) K60;
• D19K60 – operacja wyświetla fakt naliczenia podatku VAT od ceny kart;
• zaksięgowanie D68K19 oznacza odliczenie podatku od wartości dodanej;
• D60(2)K51 – dokonanie przedpłaty za towar na stacji benzynowej, w szczególności paliwa i smary;
• D10-3K60-1 - operacja wskazuje, że zakupione paliwo zostało przyjęte do rozliczeń;
• D60-1K60-2 – uznawana jest przedpłata za zasoby paliwowe;
• D20 (44, 26) K10-3 – operacja charakteryzująca się odpisem wypalonego paliwa jądrowego.

Są to główne zapisy sporządzane przy rozliczaniu kosztów paliwa za pomocą kart plastikowych. Tym samym wyklucza się z budżetu przedsiębiorstwa różnorodne błędy i nadmierne wydatkowanie zasobów, dzięki zastosowaniu systemu kart paliwowych, które podlegają uważnemu i szczegółowemu monitorowaniu przez menedżerów. Właściwe użycie takich kart zapewni ogromne oszczędności i brak błędnych informacji w ramach księgowości.

„Nauka i życie” – tak można opisać uczucia księgowego prowadzącego ewidencję paliw i smarów za pomocą bonów paliwowych. Realia praktycznej rachunkowości są bardzo trudne do dopasowania do wymogów regulacyjnych.

Dostawca z reguły dopiero pod koniec miesiąca dostarcza dokumenty na ilość zakupionego paliwa, czyli 31-go otrzymujemy dokumenty i codziennie odbieramy benzynę. Pomiędzy złożeniem dokumentów od organizacji paliwowej a momentem zatankowania pojazdu upływa odstęp czasowy.

Na praktycznym przykładzie z księgowaniami rozważymy najwłaściwszą metodę rozliczania paliwa i smarów za pomocą kart paliwowych.

Przykład

Załóżmy, że „Happy Chance” LLC zawarła umowę na tankowanie przy użyciu kart inteligentnych. W sierpniu 2016 roku z rachunku bieżącego została wpłacona zaliczka na karty inteligentne i benzynę. Karty paliwowe zostały wyprodukowane, sprzedane po określonej cenie za sztukę i przekazane na własność firmy za pomocą listu przewozowego (formularz TORG-12) we wrześniu 2016 roku z naliczonym podatkiem VAT. Podatek VAT wykazany jest na fakturze, która nie posiada wad wypełnienia. W celu zatankowania samochodu kierowcy samochodu w tym samym miesiącu wydawana była karta paliwowa, którą odnotowywano w książeczce wydanych kart paliwowych. Firma posiada zatwierdzony formularz listu przewozowego oraz standardy zużycia benzyny na cele produkcyjne. We wrześniu benzyna dostarczana była ze stacji do baku samochodu służbowego. Pod koniec miesiąca kierowca dostarczał listy przewozowe i rachunki ze stacji benzynowych.

Przedsiębiorstwo paliwowe świadczyło usługi związane z kontem osobistym na rzecz Happy Chance LLC. Na żądanie spółki pod koniec września 2016 roku udostępniono rejestr transakcji. Na początku października 2016 roku spółka otrzymała dowód dostawy benzyny oraz fakturę z września 2016 roku. Nie ma żadnych zastrzeżeń co do poprawności projektu.

Dodatkowe informacje na przykładzie:

1. Spółka podlega ogólnemu reżimowi podatkowemu. Samochód jest własnością firmy i używany jest w podróżach służbowych.

2. Zasady rachunkowości dla celów księgowych i zgodnie z roboczym planem kont:

• Paliwo przyjmowane jest do rozliczenia na koncie 10, subkonto 10.03;
• Rzeczywisty koszt jest ustalany na koncie 10 „Materiałów”;
• Karty paliwowe są odzwierciedlone na rachunku pozabilansowym 006 „Ścisłe formularze sprawozdawcze” po cenach dostawcy, w przeciwnym razie po warunkowej cenie 1 sztuki. - 1 pocierać;
• W momencie zbycia materiały wycenia się według średniego kosztu;
• Koszty transportu i zaopatrzenia są bezpośrednio wliczane do rzeczywistego kosztu materiałów;
• Przy zakupie paliwa podawana jest specyfika dodatkowych magazynów i nazw.

3. Polityka rachunkowości dla celów rachunkowości podatkowej:

• Koszty zakupu kart paliwowych przekładają się na koszty utrzymania pojazdów służbowych;
• Koszty paliwa mieszczące się w normach znajdują odzwierciedlenie w kosztach utrzymania pojazdów służbowych;
• Koszty paliwa przekraczające normy zaliczane są do kosztów pozaoperacyjnych, które nie są uwzględniane w podatku dochodowym.

Przykładowe rozwiązanie. Czynności księgowego w zakresie rachunkowości paliw i smarów

Działania księgowego można przedstawić za pomocą następującego algorytmu:

1. Odbiór paliwa następuje na koniec miesiąca, po otrzymaniu od dostawcy faktury, dowodu odbioru paliwa oraz raportu mapowego (szczegóły).

Jeśli dokumenty dotrą z opóźnieniem, możesz skorzystać z informacji znajdujących się na Twoim koncie osobistym, które otwiera firma paliwowa. Paliwo rozliczane jest na koncie 10, subkoncie 10.03 „Paliwo”. W szczegółowym raporcie widzimy następujące informacje:

• numer karty paliwowej;
• Data i miejsce tankowania;
• Ilość zakupionego paliwa;
• Marka paliwa;
• Koszt paliwa;
• Saldo karty paliwowej na koniec miesiąca.

Księgowanie paragonu paliwowego generowane jest na ostatni dzień miesiąca.

Jest mały niuans. Pozycje magazynowe muszą dotrzeć do magazynu. Jaki? W każdym razie paliwo nie trafia do magazynu stacjonarnego. Wychodzimy z sytuacji w ten sposób: wymyślamy nazwę magazynu i wypełniamy pozycję magazynową jako „konto osobiste w zbiorniku w…” (nazwa dostawcy paliwa). Aby organy podatkowe nie brały pod uwagę bezpłatnej usługi magazynowania, warto w jakiś sposób zastrzec ten punkt w umowie lub umowie dodatkowej. To jest ważne. To tylko sztuczka techniczna.

2. Na podstawie danych dostawcy (raportu) następuje transfer z magazynu (patrz punkt wyżej) do zbiornika konkretnej maszyny. Oznacza to, że teraz magazyn będzie nosił nazwę „Zbiornik maszyny nr…”.

Przelew następuje również ostatniego dnia miesiąca, mimo że za datę pobrania paliwa uważa się datę dostawy. Momentem przeniesienia własności paliwa jest moment napełnienia zbiorników. Ale księgowy nie może zorganizować przyjazdu w tym dniu, ponieważ przyjazd będzie wcześniejszy niż data wystawionych dokumentów. Ponadto nie może rejestrować podatku VAT od zakupionego paliwa. Los VATu jest podążać za nabytymi wartościami. Ale dokument z przyznaną kwotą VAT dotrze pod koniec miesiąca. Dlatego musimy zastosować tę technikę.

Uzyskaj 267 lekcji wideo na 1C za darmo:

3. Dane szczegółowe weryfikowane są na podstawie raportów kierowcy, które zawierają informacje z listów przewozowych i rachunków ze stacji benzynowych otrzymanych podczas tankowania. Pamiętaj, aby wymagać od kierowców dołączania rachunków ze stacji benzynowych do listów przewozowych.

4. Odpis zużytej benzyny następuje na podstawie listów przewozowych. List przewozowy dla każdego konkretnego pojazdu wskazuje normę paliwa i rzeczywiste zużycie. Paliwo jest odpisywane ostatniego dnia miesiąca dla każdego pojazdu na podstawie dokumentu Żądaj faktury. Wygodnie jest najpierw sporządzić zestawienie w formie tabeli Excel. Wygodniej jest dokumentować wyniki za pomocą zaświadczenia księgowego.

5. Kontrola. Pozostała ilość paliwa na koniec miesiąca w magazynie „Zbiornik konkretnego pojazdu” musi pokrywać się ze stanem na ostatnim liście przewozowym tego pojazdu.

6. Nadmierne zużycie paliwa zaliczane jest do kosztów nieprodukcyjnych i obciąża rachunek 91.2. Można go obliczyć, jeśli na liście przewozowym każdego konkretnego pojazdu zostanie podana norma paliwa i rzeczywiste zużycie.

Utwórzmy wpisy w tabeli. Należy pamiętać, że wpisy są dokonywane dla trybu OSNO. W przypadku przedsiębiorstw korzystających z uproszczonego systemu podatkowego procedura pracy z podatkiem VAT jest inna:

NIE.	Obciążyć	Kredyt	Fakt życia gospodarczego	Dokument bazowy
1.	60.02	51	Dostawcy wypłacono zaliczkę na poczet produkcji kart paliwowych	Wyciąg z sierpnia 2016 r
2.	60.02	51	Dostawcy wypłacono zaliczkę na poczet poszczególnych rodzajów paliw	Wyciąg z sierpnia 2016 r., Umowa na dostawę paliwa
3.	26	60.01	Usługi związane z produkcją kart paliwowych zaliczane są do wydatków związanych ze zwykłą działalnością (klauzula 5 PBU 10/99)	Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu kart paliwowych. Zwykle dają list przewozowy (formularz nr TORG-12, wrzesień 2016).
4.	19.04	60.01	Podany podatek VAT od usług został uwzględniony	Faktura z września 2016r
5.	68.02	19.04		Faktura VAT, księga zakupów wrzesień 2016r
6.	60.01	60.02	Zaliczka przyznawana przy płatności za karty paliwowe	Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu kart paliwowych lub Faktura. Wrzesień 2016
7.	10.03 (konto osobiste w zbiorniku)	60.01	Paliwo otrzymane za pomocą kart paliwowych jest ujmowane w rozliczeniu. Zdecyduj się na magazyn w oparciu o realia i umowę	Umowa na dostawę paliw i smarów, list przewozowy; Raport karty lub rejestr transakcji. Data przyjazdu jest zmuszona przypadać na 30.09.2016.
8.	19.03	60.01	Podany podatek VAT od paliwa został uwzględniony	Faktura z dnia 30 września 2016 r.
9.	68.02	19.03	Podatek VAT jest naliczany, jeśli spełnione są wszystkie warunki określone w Kodeksie podatkowym Federacji Rosyjskiej	Faktura, książka zakupów 30.09.2016
10.	60.01	60.02	Zaliczka naliczana przy płatności za paliwo	Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu kart paliwowych lub Faktura 30.09.2016r.
11.	006 „Karty paliwowe w MOL”		Karty paliwowe przyjmowane są do rozliczenia na rachunku pozabilansowym według wyceny warunkowej (w przypadku przekazania nieodpłatnego) lub według ceny nabycia. W przykładzie według kosztu podanego w dowodzie dostawy.	Certyfikat odbioru, faktura. Wrzesień 2016
12.	006 „Pracownicze karty paliwowe” według miejsca przechowywania lub osoby odpowiedzialnej za ich przechowywanie	006 „Karty paliwowe w MOL”	Wydano pracownikom karty paliwowe (według przykładu – we wrześniu)	Magazyn z sekcją każdej karty według numeru lub przypisania każdej karty do samochodu lub kierowcy
13.		006 „Karty paliwowe dla pracowników”	Wewnętrzne ruchy formularzy ścisłego raportowania w firmie	Obsługa dokumentów źródłowych poprzez zmianę osoby odpowiedzialnej (lub) miejsca przechowywania
14.		006 „Karty paliwowe w MOL”	Spisanie kart paliwowych z konta osoby odpowiedzialnej finansowo	W przypadku jego utraty lub rozwiązania umowy z przedsiębiorstwem paliwowym
15.	10.03 magazyn (nr zbiornika maszyny)	10.03 magazyn (konto osobiste w zbiorniku)	Wewnętrzny przepływ paliwa do zbiorników pojazdów	Raport z karty paliwowej firmy dostarczany na koniec miesiąca. Czeki dla kierowców, jeśli nie zostały utracone. 30.09.2016
16.	20,26,46	10.03	Dla każdego pojazdu odpisano zużycie paliwa.	List przewozowy, zaświadczenie księgowe, wymagana faktura 30.09.2016.
17.	91.2	10.03	Zużycie paliwa odpisano powyżej normy. Nie jest akceptowany do rozliczeń podatkowych	Certyfikat księgowy 30.09.2016

Podajmy kilka wyjaśnień na temat okablowania.

Okablowanie nr 3. Zgodnie z PBU 5/01 wszelkie koszty związane z nabyciem zapasów zalicza się do ich rzeczywistego kosztu, po którym uwzględnia się zapasy. Karty paliwowe wielokrotnego użytku nie mogą być jednak powiązane z konkretną partią zakupionego paliwa. Dlatego też decydujemy się na odpisanie kosztu kart paliwowych w koszty związane z normalną działalnością.

Aby uwzględnić tę kwotę w rachunkowości podatkowej, polityka rachunkowości określa, do jakiego rodzaju wydatków będzie klasyfikowany zakup kart. Zgodnie z Kodeksem podatkowym Federacji Rosyjskiej wydatek ten można wykazać jako:

• Koszty materiałów;
• Wydatki na utrzymanie transportu służbowego;
• Pozostałe koszty związane z produkcją i sprzedażą.

Istnieje kilka pozycji, na których kontach pozabilansowych należy rozliczać karty paliwowe oraz jak zorganizować kontrolę nad ich bezpieczeństwem i przemieszczaniem się. Ale nie są one całkowicie poprawne:

• Niektóre firmy ewidencjonują karty paliwowe na koncie nr 10, w subkoncie „Inne materiały” jako pozycję magazynową, gdyż partnerzy handlowi wystawiają list przewozowy. Jednak zgodnie z 5/01 ust. 2 MPZ obejmuje aktywa wykorzystywane przez organizację jako środki lub przedmioty pracy, które same w sobie mają wartość, co nie dotyczy kart paliwowych.
• Karty stanowią równowartość przedpłaconej ilości produktów naftowych. I z tego punktu widzenia można je uznać za dokument pieniężny, podobny do kuponów na paliwo i smary. Dlatego niektórzy biorą pod uwagę 50 w ramach subkonta 50.03 „Dokumenty gotówkowe”. Karta nie ma jednak żadnych cech dokumentu pieniężnego: jest dokumentem wielokrotnego użytku, można ją uzupełniać, blokować i nie ma wartości nominalnej. W rzeczywistości nie jest to środek płatniczy.
• Zaksięgowanie Dt 71 Kt 50.1 przy wydawaniu kierowcy karty paliwowej również będzie nieprawidłowe, ponieważ środki faktycznie nie są wydawane pracownikowi.

Okablowanie nr 5. Podatek VAT od kart podlega odliczeniu po spełnieniu 3 warunków:

• Karta została zarejestrowana;
• Istnieje prawidłowo wykonana faktura;
• Karta przeznaczona jest do transakcji podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

Okablowanie nr 7. Dla celów rachunkowości podatkowej wydatki na paliwo zaliczane są do kosztów zwykłej działalności. Dotyczą one albo kosztów materiałowych, albo kosztów utrzymania transportu służbowego. Dlatego dokonaj wyboru na korzyść żądanej opcji i zabezpiecz ją w Polityce rachunkowości podatkowej.

Pamiętaj, że w celu zmniejszenia dochodu podlegającego opodatkowaniu wydatki zgodnie z przepisami art. 252 Kody podatkowe muszą być:

• Uzasadnione ekonomicznie, czyli w granicach zatwierdzonych norm zużycia paliwa lub praktyk biznesowych;
• Udokumentowane;
• Wykonywane w celu działalności mającej na celu generowanie dochodu.

Okablowanie nr 9. VAT od paliwa można odliczyć w przypadku:

• Paliwo zostało zarejestrowane;
• Jest faktura wypełniona zgodnie z prawem;
• Paliwo przeznaczone jest do czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

Okablowanie nr 11. Istnieją różne opinie na temat tego, na jakim koncie pozabilansowym rozliczać karty paliwowe. Nie ma zatwierdzonej procedury rozliczania kart paliwowych, dlatego w praktyce stosuje się różne opcje.

Karta paliwowa jest swego rodzaju nośnikiem informacji, gdyż zawiera informacje techniczne o rodzajach paliwa oraz ustalonych limitach dziennych (w litrach lub rublach). W rzeczywistości karty paliwowe służą jako środek ścisłej odpowiedzialności, umożliwiając ich posiadaczowi otrzymanie określonej ilości produktów naftowych w imieniu kupującego. A jeśli tak, to aby zapewnić ich bezpieczeństwo i kontrolę nad wydawaniem, najbardziej wskazane jest zorganizowanie księgowania kart na rachunku pozabilansowym 006 „Ścisłe formularze sprawozdawcze”. Nie oznacza to jednak, że karty paliwowe są ścisłymi formularzami sprawozdawczymi. To konto pozwala po prostu wziąć pod uwagę wszystkie niezbędne informacje o kartach. Księgowość kart i formularzy należy prowadzić oddzielnie.

Dla przejrzystości w tej kwestii wymagana opcja rozliczania kart paliwowych została ustalona w Polityce Rachunkowości. Rozliczenie można przeprowadzić zarówno w wycenie warunkowej (jedna forma - jeden rubel), jeżeli zgodnie z warunkami umowy karty paliwowe są przekazywane bezpłatnie, lub za opłatą - po cenie nabycia.

Zalecenia dotyczące rozliczania paliw i smarów oraz pracy z kartami paliwowymi

Zadbaj o następujące kwestie:

1. O udostępnieniu Polityki Rachunkowości oraz działającego Planu Kont, w którym funkcjonuje konto i subkonto, w ramach którego rozliczane są paliwa i karty paliwowe. Jeśli karty paliwowe są odzwierciedlone na rachunku pozabilansowym, wskaż, który rachunek, a także podaj go w planie pracy.

2. W Polityce rachunkowości dla celów księgowych należy sprawdzić obecność następujących punktów:

• Jakim kosztem rejestrowane są paliwa i smary i jakim kosztem są one odpisywane, wybierz jedną z opcji zaproponowanych w przepisach;
• W sprawie metody rozliczania kosztów transportu i zakupu materiałów;
• O procedurze rozliczania kart paliwowych, jak je zbilansować;
• O organizacji kontroli bezpieczeństwa. Bardziej celowe byłoby zatwierdzenie formy specjalnego dziennika do ewidencji kart paliwowych;
• Zgodnie z opisem specyfiki współpracy z magazynami w zakresie paliw. Jak nazywają się magazyny, w których przechowywane jest paliwo (nie masz zbiorników).
• Fakt, że nie stosuje się PBU 18/02, jeśli organizacja jest mała i stosowany jest ogólny reżim podatkowy.

3. W Polityce Rachunkowości dla celów rachunkowości podatkowej określ koszty:

• Karty paliwowe – wydatki rzeczowe lub wydatki na utrzymanie pojazdów służbowych lub inne wydatki związane z produkcją i sprzedażą;
• W przypadku paliwa w granicach norm – koszty materiałów lub wydatki na utrzymanie pojazdów służbowych;
• Paliwo przekracza normy.

4. Odnośnie obiegu dokumentów. Dołącz formularz podróżnego, z którym będziesz współpracować. W takim przypadku możesz opracować i zatwierdzić własne.

5. Zatwierdzić normy zużycia paliwa odrębnym zarządzeniem, aby uniknąć problemów z zasadnością kosztów paliw i smarów. Skoncentruj się na standardach Ministerstwa Transportu. Normy te zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 14 marca 2008 roku. Nr AM-23-r.

6. Monitoruj nadmierne zużycie paliwa dla każdego pojazdu, wskazując w liście przewozowym normę paliwową oraz rzeczywiste zużycie paliwa dla każdego konkretnego pojazdu. Nadmierne zużycie paliwa uznawane jest za wydatek nieprodukcyjny i obciąża rachunek 91.2.

7. Do kontroli kart płatniczych należy stworzyć specjalnie zaprojektowany dziennik odbioru kart paliwowych, przemieszczania, wydawania i odpisów. Forma takiego dziennika jest zatwierdzona w polityce rachunkowości. Zazwyczaj zawiera następujące dane: datę otrzymania karty przez pracownika, datę zwrotu, markę samochodu, państwowy numer rejestracyjny samochodu, imię i nazwisko oraz podpis kierowcy samochodu.

9. Dla wygody ewidencjonowania odpisów wydatków na podstawie listów przewozowych opracuj arkusz kalkulacyjny w Excelu, będący wewnętrzną tabelą analityczną.

Rozliczanie paliw i smarów zgodnie z listami przewozowymi - 2018-2019 (dalej - PL) musi być odpowiednio zorganizowane w każdej organizacji. Pozwoli przywrócić porządek i kontrolować zużycie zasobów materialnych. Najbardziej odpowiednim zastosowaniem PL jest rozliczanie benzyny i oleju napędowego. Rozważmy bardziej szczegółowo algorytm rozliczania i opodatkowania paliw i smarów za pomocą listów przewozowych.

Pojęcie paliwa i smarów

Paliwa i smary obejmują paliwa (benzyna, olej napędowy, gaz płynny, sprężony gaz ziemny), smary (oleje silnikowe, przekładniowe i specjalne, smary) oraz płyny specjalne (hamulcowe i chłodzące).

Co to jest list przewozowy

List przewozowy to podstawowy dokument rejestrujący przebieg pojazdu. Na podstawie tego dokumentu można określić zużycie benzyny.

Organizacje, dla których głównym przedmiotem działalności jest użytkowanie pojazdów, muszą skorzystać z formularza PL zawierającego dane określone w Rozdziale II Rozporządzenia nr 152 Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 roku.

Masz wątpliwości co do prawidłowości zaksięgowania lub odpisu środków trwałych? Na naszym forum uzyskasz odpowiedź na każde pytanie, które budzi Twoje wątpliwości. Można na przykład doprecyzować, jaki jest podstawowy wskaźnik zużycia paliwa zalecany przez Ministerstwo Transportu.

O najnowszych wymaganiach Ministerstwa Transportu dotyczących obowiązkowych danych w listach przewozowych przeczytasz w materiałach:

• „Poszerzono listę obowiązkowych danych listu przewozowego”;
• „Od 15 grudnia 2017 r. list przewozowy będzie wystawiany na nowym formularzu”;
• Listy przewozowe: od 1 marca 2019 r. obowiązuje procedura wydawania zmian.

W przypadku organizacji korzystających z samochodu do celów produkcyjnych lub zarządczych możliwe jest opracowanie PL z uwzględnieniem wymogów ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ.

Przykład zamówienia na zatwierdzenie łodzi podwodnej można znaleźć.

W praktyce organizacje często korzystają z PL zatwierdzonych dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. nr 78. W tej uchwale obowiązują formularze PL w zależności od typu pojazdu (na przykład formularz 3 dla pasażera samochód, formularz 4-P dla ciężarówki).

Przedstawiono obowiązkowe dane oraz procedurę wypełniania listów przewozowych .

O ostatnich zmianach możesz dowiedzieć się w formie listu przewozowego z naszych rozmów w grupie VK .

Listy przewozowe muszą być rejestrowane w rejestrze listów przewozowych. Rozliczanie listów przewozowych oraz paliw i smarów jest ze sobą powiązane. W organizacjach nie zajmujących się transportem samochodowym, PL można sporządzać z taką regularnością, że możliwe jest potwierdzenie zasadności wydatku. Zatem organizacja może wystawiać DP raz na kilka dni lub nawet na miesiąc. Najważniejsze jest potwierdzenie wydatków. Takie wnioski zawarte są na przykład w piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 04.07.2006 nr 03-03-04/1/327, uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Wołga-Wiatka z dnia 27.04.2009 nr A38-4082/2008-17-282-17-282.

Rozliczenie zużycia paliwa na liście przewozowym

Jeśli przeanalizujemy formularze PL zawarte w Uchwale nr 78, zobaczymy, że zawierają one specjalne kolumny przeznaczone do odzwierciedlenia obrotu paliwami i smarami. Wskazuje, ile paliwa znajduje się w zbiorniku, ile zostało wydane i ile jeszcze pozostało. Za pomocą prostych obliczeń określa się ilość zużytego paliwa.

Jeśli przejdziemy do zarządzenia nr 152 Ministerstwa Transportu, wówczas wśród obowiązkowych szczegółów łodzi podwodnej nie będzie wymogu odzwierciedlenia ruchu paliwa. W takim przypadku dokument musi zawierać wskazania prędkościomierza na początku i na końcu podróży, co pozwoli określić liczbę kilometrów przejechanych przez pojazd.

Jeżeli PL jest opracowywany samodzielnie przez organizację i nie zawiera informacji o zużyciu paliw i smarów, a jedynie dane o liczbie przejechanych kilometrów, standardową ilość zużytych paliw i smarów można obliczyć na podstawie zarządzenia Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 14 marca 2008 r. nr AM-23-r. Zawiera normy zużycia paliwa dla różnych marek pojazdów oraz wzory służące do obliczania zużycia.

Zatem na podstawie PL obliczany jest rzeczywisty lub standardowy odpis paliwa i smarów. Obliczone w ten sposób dane służą uwzględnieniu w rachunkowości.

Jednak w niektórych przypadkach użycie PL do uwzględnienia zużycia paliwa jest niemożliwe. Na przykład, gdy piły łańcuchowe, ciągniki prowadzone i inny podobny sprzęt specjalny są tankowane benzyną. W takich przypadkach stosuje się ustawę o odpisach paliw i smarów.

Przykładową ustawę o odpisywaniu paliw i smarów można obejrzeć na naszej stronie internetowej.

Rozliczanie paliw i smarów

Podobnie jak wszystkie zapasy, również paliwa i smary rozliczane są w księgowości według kosztów rzeczywistych. Wydatki wliczane do kosztów rzeczywistych wskazane są w dziale II PBU 5/01.

Przyjęcie paliw i smarów do rozliczenia może nastąpić na podstawie paragonów ze stacji benzynowych dołączonych do raportu zaliczkowego (jeżeli kierowca zakupił paliwo za gotówkę) lub na podstawie odcinków kuponów (jeżeli benzyna została zakupiona za pomocą kuponów). Jeżeli kierowca kupuje benzynę za pomocą karty paliwowej, rozliczenie paliwa i smarów na kartach paliwowych odbywa się na podstawie raportu firmy wydającej kartę. Odpisu paliwa i smarów można dokonać następującymi metodami (sekcja III):

• po średnim koszcie;
• według kosztu pierwszego nabycia zapasów (FIFO).

PBU 5/01 przewiduje inny sposób odpisu – po koszcie jednostki. Ale w praktyce nie ma to zastosowania do odpisywania paliwa i smarów.

Najczęstszym sposobem odpisania paliwa i smarów jest koszt średni, gdy koszt pozostałego materiału dodaje się do kosztu jego odbioru i dzieli przez łączną kwotę pozostałej części i odbioru w naturze.

Odpis paliw i smarów zgodnie z listami przewozowymi (księgowość)

Do rozliczenia paliw i smarów przedsiębiorstwo korzysta z konta 10, osobnego subkonta (w planie kont - 10-3). Obciążenie tego rachunku służy do otrzymania paliwa i smarów, a kredyt do odpisu.

W jaki sposób odpisywane jest paliwo i smary? Za pomocą opisanych powyżej algorytmów obliczana jest ilość zużytego paliwa i smarów (rzeczywista lub standardowa). Ilość tę mnoży się przez koszt jednostki, a otrzymaną kwotę odpisuje się, księgując: Dt 20, 23, 25, 26, 44 Kt 10-3.

Odpis benzyny na podstawie listów przewozowych (księgowość podatkowa)

Jeśli przy odpisywaniu paliwa i smarów w rachunkowości wszystko jest dość proste, wówczas ujęcie tych wydatków w rachunkowości podatkowej rodzi pytania.

Pytanie 1: w jakich wydatkach należy uwzględnić paliwo i smary? Są tu 2 opcje: wydatki materialne lub inne. Według sub. 5 s. 1 sztuka 254 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej paliwa i smary zalicza się do kosztów materiałowych, jeżeli są wykorzystywane na potrzeby technologiczne. Paliwo i smary zalicza się do pozostałych wydatków, jeżeli są wykorzystywane do utrzymania pojazdów służbowych (podpunkt 11 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

WAŻNY! Jeżeli główna działalność organizacji związana jest z transportem towarów lub osób, wówczas paliwo i smary są kosztami materialnymi. Jeśli pojazdy są wykorzystywane jako pojazdy służbowe, wówczas paliwo i smary stanowią inne wydatki.

Pytanie drugie: czy w ramach rachunkowości podatkowej należy normalizować koszty odpisów paliw i smarów? Odpowiedź na to pytanie można znaleźć łącząc szczegóły listu przewozowego i norm prawnych:

1. PL oblicza rzeczywiste zużycie paliwa i smarów. Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej nie zawiera bezpośrednich instrukcji, że wydatki na paliwo i smary należy uwzględniać w rachunkowości podatkowej wyłącznie zgodnie z aktualnymi standardami.
2. PL zawiera informacje wyłącznie o rzeczywistym przebiegu. Jednakże paliwa i smary można obliczać zgodnie z zamówieniem nr AM-23-r, którego ust. 3 zawiera wskazanie, że ustalone przez niego standardy służą również do obliczeń podatkowych. Ministerstwo Finansów Rosji w swoich pismach (np. z dnia 03.06.2013 nr 03-03-06.1/20097) potwierdza, że ​​rozporządzenie nr AM-23-r może być stosowane do ustalenia zasadności kosztów oraz określić koszty paliwa i smarów w rachunkowości podatkowej według standardów pomnożonych przez przebieg.

WAŻNY! W podatku rozliczanie paliw i smarów można przyjmować zarówno według faktycznego zużycia, jak i ilości obliczonej na podstawie norm.

W praktyce możliwa jest sytuacja, gdy organizacja korzysta z transportu, dla którego normy zużycia paliwa nie są zatwierdzone w Rozporządzeniu nr AM-23-r. Jednak w paragrafie 6 tego dokumentu znajduje się wyjaśnienie, że organizacja lub indywidualny przedsiębiorca może samodzielnie (przy pomocy organizacji naukowych) opracować i zatwierdzić niezbędne standardy.

Stanowisko Ministerstwa Finansów Rosji (patrz np. pismo z dnia 22 czerwca 2010 r. nr 03-03-06/4/61) jest takie, że przed opracowaniem standardów odpisu paliw i smarów w sposób naukowy organizacja, osoba prawna lub indywidualny przedsiębiorca może kierować się dokumentacją techniczną.

W Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej nie ma wyjaśnień, jak postępować w takiej sytuacji. W przypadkach, gdy organizacja niezależnie ustaliła standardy odpisu paliwa i smarów, a po ich przekroczeniu uwzględniła ilość nadmiernego zużycia paliwa w rachunkowości podatkowej, inspekcja podatkowa może nie uznać tego za wydatek. W związku z tym może zostać naliczony dodatkowy podatek dochodowy. W tej sprawie sąd może z powodzeniem poprzeć stanowisko inspektoratu (patrz np. uchwała Sądu Administracyjnego Okręgu Północnego Kaukazu z dnia 25 września 2015 r. w sprawie nr A53-24671/2014).

O wysokości mandatów za brak listu przewozowego przeczytasz tutaj. artykuł .

Przykład odpisywania paliw i smarów za pomocą listów przewozowych

Jednym z najpowszechniejszych rodzajów paliw i smarów jest benzyna. Rozważmy przykład zakupu i odpisania benzyny.

Pervy LLC (z siedzibą w obwodzie moskiewskim) kupiła we wrześniu 2018 r. 100 litrów benzyny po cenie 38 rubli. bez podatku VAT.

Jednocześnie na początku miesiąca spółka LLC posiadała zapasy benzyny tej samej marki w ilości 50 litrów po średnim koszcie 44 ruble.

Do zatankowania samochodu VAZ-11183 Kalina użyto benzyny w ilości 30 litrów. Organizacja wykorzystuje samochód do oficjalnego transportu personelu kierowniczego.

Organizacja stosuje średnie szacunki kosztów materiałów.

Rozliczanie paliw i smarówprzy przyjęciu

		Ilość, pocierać.	Operacja (dokument)
			Benzyna otrzymana kredyt (TORG-12)
			VAT uwzględniony (faktura)

Obliczamy średni koszt odpisu za wrzesień: (50 l × 44 ruble + 100 l × 38 rubli) / (50 l + 100 l) = 40 rubli.

Opcja 1.Rozliczanie paliw i smarówkiedy faktycznie został spisany

Na łodzi podwodnej znajdują się następujące oznaczenia: paliwo w zbiorniku na początku rejsu – 10 litrów, wydane – 30 litrów, pozostałe po rejsie – 20 litrów.

Obliczamy rzeczywiste zużycie: 10 + 30 - 20 = 20 litrów.

Kwota do odliczenia: 20 l × 40 rub. = 800 rubli.

Opcja 2.Rozliczanie paliw i smarówpo odpisaniu zgodnie ze standardami

Oznaczenia przebiegu dokonywane są w PL: na początku rejsu – 2500 km, na końcu – 2550 km. Oznacza to, że przejechano 50 km.

W paragrafie 7 działu II zamówienia nr AM-23-r znajduje się wzór na obliczenie zużycia benzyny:

Qn = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

gdzie: Q n - standardowe zużycie paliwa, l;

Hs – podstawowy wskaźnik zużycia paliwa (l/100 km);

S – przebieg pojazdu, km;

D jest współczynnikiem korygującym (jego wartości podano w Załączniku 2 do Zamówienia nr AM-23-r).

Zgodnie z tabelą w pod. 7.1 samochodem sprawia, że ​​znajdziemy Hs. Jest równy 8 litrom.

Zgodnie z dodatkiem 2 współczynnik D = 10% (dla regionu moskiewskiego).

Obliczamy zużycie benzyny: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 l

Kwota do odliczenia: 4,4 l × 40 rub. = 176 rubli.

Ponieważ samochód jest używany jako samochód służbowy, koszt rozliczenia paliwa i smarów w rozliczeniu podatkowym paliw i smarów będzie ujmowany jako pozostałe wydatki. Wysokość wydatków będzie równa kwotom zapisanym w księgach rachunkowych.

Wyniki

Paliwo i smary stanowią znaczącą pozycję wydatków w wielu organizacjach. Oznacza to, że księgowi muszą być w stanie prowadzić rejestr paliw i smarów oraz uzasadniać te wydatki. Jednym ze sposobów określenia ilości zużytego paliwa i smarów jest korzystanie z listów przewozowych.

Za pomocą PL można nie tylko potwierdzić konieczność poniesienia wydatków produkcyjnych, ale także zarejestrować przebyty dystans przez samochód lub inny pojazd, a także określić wskaźniki umożliwiające wyliczenie ilości zużytego paliwa i smarów.

Po ustaleniu rzeczywistej lub standardowej wielkości wykorzystania kwotę podlegającą odpisowi można obliczyć, mnożąc koszt jednostkowy przez objętość.

Rozliczenie paliw i smarów odpisanych w wyniku eksploatacji sprzętu specjalnego nie posiadającego licznika kilometrów może być prowadzone na podstawie ustawy o odpisach paliw i smarów.

Szczególną uwagę należy zwrócić na rozpoznawanie wydatków na paliwa i smary w ramach rachunkowości podatkowej.