Organizațiile care necesită transport din cauza naturii activităților lor se confruntă inevitabil cu costuri pentru achiziționarea de combustibili și lubrifianți. Cum să organizați corect și ușor contabilitatea combustibilului și să evitați emiterea de fonduri pentru aceasta?

Răspunsul la această întrebare este achiziționarea de carduri de combustibil. Ele vă permit să controlați unde, cât, când, la ce preț și pentru ce cantitate au fost achiziționați combustibili și lubrifianți. Cererea pentru ele este în creștere, astfel încât organizațiile se confruntă din ce în ce mai mult cu nevoia de a organiza corect contabilitatea cardurilor de combustibil.

Ce este un card de combustibil?

Cardul cu microprocesor de combustibil (cardul inteligent) al unei companii de combustibil sau al unei benzinării este un mijloc tehnic de înregistrare a aprovizionării cu produse petroliere. Nu este un mijloc de plată, ci este un mijloc de raportare strictă, care permite deținătorului său să primească o anumită cantitate de mărfuri (combustibil și lubrifianți).

Cardurile de combustibil sunt:

— nelimitat – pe card se adaugă o anumită cantitate de combustibil, care poate fi primită de cumpărător fără restricții, în cantitatea care se află pe card;

- limitat - se adaugă și o anumită cantitate de combustibil pe card, dar limitele de consum sunt stabilite pentru zi sau lună.

Pentru modificarea limitelor, cardul este reformatat prin depunerea unei cereri la biroul furnizorului de combustibil, care indică noile valori limită.

Cum să obțineți un card?

În mod obișnuit, suportul tehnic pentru plățile cu carduri de combustibil este oferit de un centru de procesare, care este punctul central de colectare a informațiilor pe toate terminalele de carduri ale benzinăriei.

Pentru a achiziționa carduri de combustibil, trebuie să depuneți o cerere și să încheiați un acord cu centrul de procesare pentru furnizarea de combustibil. Anexa la acord va conține o listă a benzinăriilor la care cardul este valabil. La transferul cardului se intocmeste o scrisoare de trasura (formular Nr. TORG-12).

Conform contractului, furnizarea de combustibil și lubrifianți se realizează prin prelevarea de probe la benzinăria furnizorului. Prelevarea de combustibil poate începe de la data primirii cardului, iar data livrării este considerată a fi data prelevării de combustibil.

Astfel, fondurile transferate către firma furnizor sunt o plată în avans pentru o anumită cantitate de combustibil. Momentul transferului dreptului de proprietate asupra combustibilului este momentul realimentării. Conform acordului, furnizorul poate avertiza cumpărătorul când rămâne soldul maxim admis pe card (de fapt, în contul personal al cumpărătorului).

Cardul de combustibil poate fi transferat cumpărătorului contra cost sau gratuit pe bază de rambursare. Acest lucru este stabilit în contract.

Contabilizarea cardului de combustibil în sine

Să vorbim despre modul în care sunt ținute evidența cardurile de combustibil (adică cardurile în sine, fără costul combustibilului). Cardurile de combustibil achiziționate contra cost pot fi acceptate în contabilitate ca parte a inventarului la costul real (clauza 2, 5 din PBU 5/01). Aceste costuri efective se referă la costurile de cumpărare a materiilor prime, bunurilor, proviziilor etc. ale stocurilor și sunt cheltuieli pentru activități obișnuite.

Costul cardurilor de combustibil poate fi luat în considerare în contul 10.6 „Alte materiale”, pe baza bonului de livrare. La sfârșitul lunii, costul cardurilor de combustibil este luat în considerare în costul combustibilului achiziționat. În acest caz, se efectuează următoarele tranzacții:

Debit 60 – Credit 51 – plata pentru producerea unui card de combustibil este transferată (pe baza extrasului bancar)

Debit 10 – Credit 60 – cardul este reflectat in inventar (baza – factura, contract de furnizare combustibil si lubrifianti)
Debit 19 – Credit 60 – Se ia in calcul TVA pe card (baza – factura)

Debit 68 – Credit 19 – TVA de dedus (baza – factura, consemnare in carnetul de cumparare)

Debit 20, 26, 44 – Credit 10 – costul cardului este anulat drept cheltuieli (pe baza unui certificat contabil).

Contabilitatea emiterii cardurilor de combustibil

Angajatul căruia i s-a eliberat cardul nu primește efectiv numerar în mână, deci contul 71 nu este utilizat în contabilitate De asemenea, nu se fac înregistrări contabile. Dar mișcarea cărților ar trebui să fie în continuare monitorizată. Contabilitatea cardurilor de combustibil poate fi ținută folosind un jurnal special conceput, a cărui formă este aprobată în politica contabilă. De obicei conține:

— data primirii cardului de către angajat;

— data returnării;

- marca auto;

— numărul de înmatriculare de stat al autoturismului;

— Numele complet și semnătura conducătorului auto.

Impozitarea cheltuielilor pentru achiziționarea unui card

Politica contabilă prevede ce tip de cheltuieli vor fi utilizate pentru înregistrarea achiziției de carduri. Acestea pot include costuri materiale, costuri de întreținere a transportului oficial și alte costuri asociate cu producția și vânzările.

TVA-ul pe carduri este deductibil atunci când:

— cardul a fost înregistrat;

- exista factura;

— cardul este destinat efectuării de tranzacții supuse TVA.

Contabilizarea costurilor cu combustibilul

Informațiile de la terminalele de card sunt transferate către centrul de procesare pentru procesare. Informațiile sunt prelucrate, iar pe baza acestora, furnizorul de combustibil, din ultima zi a fiecărei luni, transmite cumpărătorului:

— bon de livrare pentru combustibil;

- factura;

— actul de reconciliere a decontărilor reciproce;

— registrul (raportul) lunar al tranzacțiilor cu cardul.

Documentele reflectă cantitatea de combustibil achiziționată efectiv. Aceste date sunt verificate cu rapoartele șoferului, care rezumă informațiile din borderourile și chitanțele de la terminalul benzinăriei primite la realimentare.

Scrisoarea de trăsură și registrul tranzacțiilor servesc drept bază pentru acceptarea combustibilului pentru contabilizarea subcontului 10-3 „Combustibil”. Stergerea benzinei consumate se efectuează pe baza de borderouri.

Înregistrările contabile pentru plățile de combustibil vor arăta astfel:

Debit 60.2 – Credit 51 – plată anticipată pentru combustibil transferat (pe baza extrasului bancar)

Debit 10.3 – Credit 60.1 – combustibilul primit cu ajutorul unui card de combustibil este acceptat în contabilitate (bază – contract de furnizare combustibil, raport și bon de livrare a furnizorului)

Debit 19 – Credit 60.1 – TVA inclus (pe baza facturii)

Debit 68 – Credit 19 – TVA luat în calcul (bază – factură, înscriere în carnetul de cumpărături)

Debit 60.1 – Credit 60.2 – compensare de plată anticipată (bază – certificat contabil, raport de reconciliere a decontărilor reciproce)

Debit 20, 26, 44 – Credit 10.3 – se anulează costul combustibilului consumat (bază – certificat contabil, scrisoare de parcurs).

Impozitarea costurilor cu combustibilul

Cheltuielile cu combustibilul în scopul impozitului pe profit sunt recunoscute drept cheltuieli pentru activități obișnuite. Acestea se referă la costurile materiale sau costurile de întreținere a transportului oficial. Pentru a reduce profitul impozabil, aceștia trebuie (articolul 252 din Codul fiscal):

— să fie justificată din punct de vedere economic (adică să se încadreze în standardele de consum de combustibil aprobate);

- documentat;

- desfasurate pentru activitati care vizeaza generarea de venituri.

TVA la combustibil poate fi dedus când

— combustibilul este înregistrat;

- exista factura;

— combustibilul este destinat operațiunilor supuse TVA.

De remarcat în mod deosebit este confortul formularului de plată folosind carduri de combustibil. În primul rând, nu trebuie să emiteți bani în cont, să procesați rapoarte anticipate și să monitorizați execuția corectă a fiecărui document la fiecare realimentare. Dacă se întâmplă în fiecare zi? Apoi, numărul de astfel de documente pur și simplu scade.

În al doilea rând, la sfârșitul lunii cumpărătorul primește un pachet complet de documente pentru a lua în considerare combustibilul și a-l lua în considerare în contabilitate și cheltuieli de contabilitate fiscală.

Despre cum să completați formularele de călătorie. Și informații despre modul în care sunt reglementate costurile cu combustibilul. Dacă sunteți în sistemul de impozitare simplificat, atunci despre contabilizarea costurilor cu combustibilul.

Ce părere aveți despre posibilitățile de plată cu astfel de carduri? Sau poate le folosești deja? Cât de convenabil este asta pentru tine? Vă rugăm să împărtășiți în comentarii!

Companiile ale căror operațiuni implică transport au o cheltuială separată legată de achiziționarea de produse petroliere. Achiziționarea de combustibil (denumite în continuare carburanți și lubrifianți) se poate face pe bani, prin transfer fără numerar sau prin anularea de litri de pe un card de combustibil.

Cardul inteligent vă permite să controlați la ce oră, în ce terminal, la ce cost și ce volum de combustibil și lubrifianți a fost achiziționat. Aceste carduri din plastic sunt la mare căutare. Prin urmare, întrebarea cum să organizăm în mod competent contabilitatea cardului de combustibil este la fel de logică ca întrebarea.

Ce este un card de combustibil?

Anterior, companiile și persoanele fizice foloseau cupoane de combustibil, ceea ce le permitea să-și controleze consumul de combustibil. Aveau următoarele caracteristici:

• diferă într-o limită specifică de combustibili și lubrifianți;
• la realimentarea unei mașini, litri de combustibil au fost eliminati;
• s-a reflectat soldul nerevendicat de benzină.

Astăzi, cupoanele sunt folosite pentru realimentarea o singură dată a mașinilor. Au fost înlocuite cu altele mai avansate - carduri de combustibil cu microprocesor încorporat. Cipul conține informații despre limita de fonduri destinate achiziționării de combustibil și lubrifianți și servicii suplimentare la benzinării, precum și informații despre gama de combustibil și serviciile furnizate de furnizor.

Un card de combustibil este convenabil deoarece:

• cipul său stochează electronic datele despre consumul de combustibil;
• vă permite să aflați oricând cantitatea de combustibil rămasă și timpul de realimentare;
• disponibil pentru înregistrare persoanelor și organizațiilor;
• accelerează procesul de service la benzinării;
• vă permite să economisiți datorită reducerilor care se aplică la înregistrarea unei limite mari;
• face posibilă evitarea actelor inutile la raportarea la superiori;
• simplifică contabilitatea (toate informațiile sunt conținute în contul personal al proprietarului cardului).

Referinţă: Munca contabilului este simplificată și de faptul că nu trebuie să reflecte emiterea cardurilor de combustibil în contabilitate și să facă înregistrări de fonduri care nu sunt efectiv emise.

Tipuri de carduri

În funcție de formatul restricțiilor, se disting două tipuri de carduri de plastic:

• Nelimitat– deținătorul cardului nu este limitat de limite de timp și poate cheltui întreaga cantitate de combustibil la propria discreție. Cumpărătorul are posibilitatea de a limita descărcarea de combustibil și lubrifianți la o limită zilnică sau lunară prin depunerea unei cereri corespunzătoare. Când se epuizează cantitatea de combustibil plătită, cardul nu va mai funcționa temporar.
• Limitat– cumpărătorul are dreptul de a cheltui fonduri (număr de litri), al căror volum nu depășește limita stabilită pe zi sau pe lună. Dacă doriți să faceți modificări, trebuie să trimiteți o cerere într-o formă aprobată la furnizorul de combustibil, iar apoi cardul va fi reformatat. De exemplu, limita este de 20 de litri de combustibil AI-95 pe zi. În acest caz, cumpărătorul poate consuma nu mai mult de 20 de litri de combustibil de la 00:00 la 24:00 la un moment dat sau la mai multe rezerve. Volumul achiziționat de combustibil și lubrifianți este redus cu cantitatea de litri anulați. Fiecare nouă zi oferă titularului cardului posibilitatea de a face umplerea cu benzină în limita limită.

În funcție de unitatea contabilă, se disting următoarele tipuri de carduri:

• Litru– se achiziționează un anumit volum de combustibil, a cărui livrare nu depinde de costul combustibilului stabilit la data realimentării.
• Numerar– se creditează fondurile în soldul smart cardului, iar carburanții și lubrifianții se eliberează la prețul pieței în vigoare la momentul solicitării, în limita sumei disponibile pentru debit.

Important: Un smart card nu este un mijloc de plată, ci un fel de stocare a combustibilului în litri plătită de companie. Deci, firma cumpărătoare transferă bani în contul de decontare al firmei vânzătoare (companie de combustibil) și specifică în scopul plății numărul cardului cu cip, unde ulterior sunt creditați litrii de benzină achiziționați. Cardul de combustibil dă deținătorului dreptul de a alimenta folosindu-l la stația furnizorului care a emis plasticul și la benzinăriile partenere.

Se eliberează chitanță pentru costul benzinei solicitat de șofer, în care se indică numărul cardului, data și ora emiterii combustibilului, numărul terminalului, tipul și volumul benzinei achiziționate, precum și prețul. Dar, în esență, aceasta nu este o chitanță în numerar, deoarece nu se primește nicio plată atunci când este furnizat combustibil.

La sfârșitul lunii, compania de combustibil furnizează o factură, un bon de livrare pentru mărfuri și un raport pentru luna trecută, care indică numărul cardului, data, ora, terminalul benzinăriei, volumul de benzină distribuit, marca acestuia și preț, precum și soldul disponibil pe smart card.

Contabilitate cu carduri inteligente

Un card de plastic este de obicei atribuit unui anumit angajat. Pentru a menține controlul, ar trebui să obțineți un jurnal pentru înregistrarea acceptării și emiterii cardurilor. Din cauza lipsei unui model uniform, forma declarației este aprobată de fiecare organizație în mod individual.

Principalele coloane care pot fi prezente în jurnal:

• modelul și numărul de înmatriculare al vehiculului, care este încredințat șoferului și, de asemenea, deținătorului cardului;
• Numele complet al angajatului și semnătura acestuia;
• data la care cardul a fost predat personalului angajatului;
• data returnarii cardului de catre sofer.

Procedura de emitere și returnare a cardurilor nu este fixată nicăieri. Adică, conducerea poate obliga angajatul să-l depună în fiecare zi după o tură, sau atunci când împrejurările o impun (în caz de concediere, plecare în concediu etc.). Întocmirea de rapoarte în avans la plata combustibilului este opțională.

Inregistrari contabile

Important: Procedura de înregistrare a cardurilor depinde de acordul cu compania de combustibil.

Proprietate gratuită. Contabilii înregistrează numai acele active acceptate gratuit care pot fi vândute în viitor pentru a genera venituri. Și deoarece cardul cu cip este atribuit unei anumite organizații și vânzarea sa este imposibilă, informațiile despre acesta nu se reflectă în sistemul de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor întreprinderii.

Chitanță în condiții de retur. Compania cumpărătoare trebuie să transfere depozitul pentru card către furnizor. Când plasticul expiră, organizația îl va returna, iar compania de combustibil va rambursa costul cardului. Deoarece cardul de combustibil este proprietatea furnizorului, acest activ trebuie contabilizat separat de proprietatea deținută de societatea cumpărătoare (clauza 5 din PBU 1/2008). Prin urmare, în contabilitate, documentul încredințat trebuie transferat într-un cont extrabilanțiar în unități monetare. Pentru cardurile cu cip, este permisă deschiderea unui subcont, de exemplu 015 „Carduri de combustibil”.

Procedurile de acceptare și plată pentru un card de combustibil trebuie să se reflecte în contabilitate sub formă de înregistrări - debite și credite (denumite în continuare D și C):

• D 60 K 51 – a fost achitat costul depozitului pentru card.
• D 009 – suma depozitului a fost înregistrată.
• D 015 „Cartele de combustibil” - cardul este inclus în bilanțul companiei.

Când efectuați o întoarcere la compania proprietară:

• D 51 K 60 – a fost primită suma depozitului pentru card.
• Până la 009 – valoarea garanției este anulată.
• K 015 „Cartele de combustibil” - cardul a fost scos din contabilitatea extra-bilanț.

Achiziționarea unui card de combustibil. În acest caz, prețul plasticului (fără taxe) poate fi anulat imediat ca cheltuieli (clauza 5 din PBU 10/99), și notat separat în contul 19 „TVA la valorile primite” și costul cipului. card - într-un cont în afara bilanțului (015 „Carduri de combustibil”).

Contabilul trebuie să facă următoarele înregistrări:

• D 60 K 51 – plata cu cardul.
• D 20 (23, 26, 44...) K 60 – anularea costului smart cardului drept cheltuieli.
• D 19 K 60 – Contabilitate TVA.
• D 015 „Cartele de combustibil” - contabilizarea unui card de plastic.
• D 68 subcontul „Calcule pentru TVA” K 19 – deducerea TVA la costul combustibilului.

Important: Cardul „inteligent” este eliberat angajatului, care ulterior primește litrii acumulați de combustibil folosindu-l. Această operațiune nu este confirmată prin debit/credit, întrucât angajatul nu primește fonduri în mână. A utiliza contul 71 „Decontări cu persoane responsabile” în acest caz înseamnă încălcarea raportării.

Contabilitatea combustibilului se ține pe contul 10 „Materiale”, subcontul 10.3 „Combustibil”. Toate manipulările sunt confirmate și prin documente. Costurile se calculează în funcție de foile de parcurs transmise de persoana responsabilă și de rapoartele furnizate de sistem.

Să rezumam

Menținerea cardurilor de combustibil vă permite să controlați consumul de combustibil și simplifică semnificativ munca unui contabil.

Documente furnizate de firma furnizor lunar: factura, raport de tranzactie, certificat de acceptare, faciliteaza intocmirea rapida a situatiilor financiare.

Dacă o companie folosește vehicule în activitățile sale comerciale, aceasta implică necesitatea achiziționării de combustibili și lubrifianți (carburanți și lubrifianți). Sarcina constă nu numai în selecția și cumpărarea lor rațională, ci și în contabilitatea ulterioară. Unul dintre instrumentele contabile în această direcție este un card de combustibil. Acest articol se referă la modul de asigurare a fiscalității și contabilității competente și raționale a cardurilor de combustibil.

Avantajele utilizării cardurilor de combustibil

Un card de combustibil este un tip convenabil de plată folosit atât de întreprinderile mari, cât și de persoane fizice. De asemenea, cetățenii obișnuiți pot conta pe plata pentru combustibil și uleiuri folosind acest plastic și pot primi diverse bonusuri și cash back. În acest sens, nu este nevoie să te expui pericolului purtând o cantitate mare de numerar în buzunar. În plus, cardul vă permite să primiți combustibil și lubrifianți la reducere, dimensiunea acestuia depinde de condițiile specifice ale cardului și de tipul de benzinărie în care are loc realimentarea. În ceea ce privește persoanele juridice, acestea au avantaje evidente ale utilizării acestui produs:

1. Controlul deplin al măsurilor de decontare pentru o anumită cantitate de combustibil la întreprindere. Puteți efectua observații online în contul dvs. personal. Drept urmare, fiecare specialist în management poate calcula cât combustibil și bani a cheltuit șoferul.
2. Sistem de plată convenabil. Puteți alimenta folosind carduri de combustibil la orice benzinărie și puteți utiliza combustibilul de care are nevoie mașina.
3. Versatilitate în rezolvarea problemelor comerciale și economice. Datorită unei scheme de calcul moderne, este posibil să se ofere o soluție la orice probleme legate de realimentare.
4. Beneficiul economic. Achiziționarea de carduri speciale din plastic pentru combustibil contribuie la returnarea taxei pe valoarea adăugată și la reducerea completă a cheltuielilor bugetare ale organizației.
5. Raționalizarea formării costurilor de producție.Întreprinderea are posibilitatea de a include prețul combustibilului și al lubrifianților în calculul costului unităților de produs ale companiei.
6. Economisiți bani primind diverse reduceri și bonusuri.În prezent, acest aspect este mai impresionant ca niciodată, ceea ce se datorează complexității situației economice din țară.
7. Furnizarea de suport complet pentru informații de la un manager personal. Asistență în obținerea cardurilor de combustibil. În același timp, acestea sunt garantate pentru fiecare companie, precum și o abordare profesională din partea angajaților.

Principalul avantaj al deținerii unei cărți de vizită este capacitatea de a calcula banii cheltuiți de un angajat (de exemplu, un șofer) pe combustibil sau alte consumabile. Raportul poate fi obținut în contul dvs. personal va conține informații despre când, unde și în ce măsură a fost umplut rezervorul mașinii. În consecință, șoferul va fi imposibil să ascundă cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți, iar fondurile organizației nu vor trece de casa de marcat. Tendința actuală este că un număr tot mai mare de întreprinderi trec la plăți fără numerar cu benzinării și alte structuri, așa că achiziționarea unui astfel de card va fi cu adevărat benefică.

Caracteristicile obținerii plasticului

Pentru a obține acest card de plastic trebuie să contactați un departament specializat în emiterea și contabilizarea unor astfel de carduri pentru a încheia ulterior un acord. Este important să verificați dacă lista de documente include o aplicație care conține o listă a benzinăriilor care asigură realimentarea folosind cardul. Sumele care au fost transferate către organizația de combustibil reprezintă o plată în avans pentru combustibil. Ar trebui să fiți pregătit pentru faptul că o anumită sumă va fi percepută pentru producerea cardului.

Subtilități ale reflectării achiziției unui card în departamentul de contabilitate al unei întreprinderi

Pentru a înregistra corect tranzacțiile care presupun contabilizarea benzinei cu ajutorul cardurilor de combustibil, trebuie să aveți la îndemână o factură, iar la sfârșitul lunii prețurile sunt însumate cu alte articole de cheltuieli. Ca parte a postării, următoarele puncte sunt de obicei reflectate:

• banii necesari pentru producerea și achiziționarea cardului;
• taxa pe valoarea adăugată și cuantumul acesteia;
• costul produsului cardului anulat drept cheltuială.

După cum puteți vedea din caracteristicile enumerate, un angajat al organizației va primi nu numerar, ci un card pentru plăți la benzinărie. Cu toate acestea, menținerea tranzacțiilor contabile este încă de dorit. Organizarea lor poate fi realizată pe baza unui jurnal contabil special. Acest tip de documentație nu are o formă unificată, dar este determinată de fiecare organizație în mod individual. Următoarele puncte și operațiuni pot fi reflectate în această lucrare:

• data la care reprezentantul a primit cardul de companie;
• data la care plasticul a fost returnat conducerii;
• marca mașinii care nu este supusă realimentării folosind produsul card;
• plăcuțe de înmatriculare auto eliberate de reprezentanții poliției rutiere;
• Numele complet și semnătura personală a șoferului;
• alți parametri luați în considerare direct de conducere.

Procedura generala de achizitie a combustibililor si lubrifiantilor

Ordinele de mărime sunt influențate de opțiunile de calcul și de tipurile de vânzări de combustibil. Regulile de furnizare a resurselor de combustibil sunt reglementate prin instrucțiuni speciale. Astfel, conform clauzei 7.1 din prezentul document, vânzarea produselor petroliere se efectuează pe bază de acorduri încheiate între părți, sau în numerar.

Tipuri și variații ale plăților fără numerar pentru combustibil și lubrifianți

În prezent, dacă luăm în considerare plățile strict fără numerar pentru resursele de combustibil, putem evidenția câteva dintre cele mai populare domenii:

• declarații speciale;
• cupoane de înregistrare;
• carduri de combustibil din plastic.

Standardele luate în considerare au loc în clauza 10 din Regulile 1442, conform căreia se efectuează plăți pentru produsele petroliere vândute.

Utilizarea situațiilor și activităților contabile

Toate activitățile sunt consemnate în contracte încheiate între vânzător (benzinărie) și consumator (firma). Faptul de alimentare cu combustibil este supus reflectării în declarația din Formularul nr. 16NP. Iar scrisoarea de transport disponibilă șoferului trebuie să conțină informații despre volumul de combustibil furnizat și marca acestuia. Pe baza documentelor legislative se eliberează situații de conturi consolidate pentru fiecare întreprindere cel puțin o dată pe lună. Această lucrare conține informații despre prețul total al materialelor pe baza unor mărci specifice.

Caracteristicile aprovizionării cu alimente folosind cupoane

Aceasta este o altă opțiune comună pentru vânzarea produselor. Un cupon este un document special luat în anumite condiții. Este un fel de confirmare a dreptului de a cumpăra volume de combustibil și lubrifianți. Astfel, un cupon este un tip de documentație care confirmă autoritatea cumpărătorului de a cumpăra combustibil. Este depozitat la benzinărie până când este folosit pentru umplerea rezervorului vehiculului companiei. Un cupon nu este un mijloc de plată, ci doar o dovadă a plății.

Carduri inteligente de combustibil și avantajele utilizării lor

Aceste produse sunt unice și sunt din plastic care are un cip încorporat (microprocesor). Afișează informații despre câteva puncte cheie care sunt utile pentru activitățile comerciale ale companiei:

• volumul de produse petroliere care pot fi vândute la benzinărie;
• Pot exista și alte informații pentru desfășurarea activităților de decontare.

În acest sens, putem concluziona că acest plastic este doar un instrument tehnic contabil, și nu un mijloc de plată sau un card de credit.

Păstrarea evidenței cardurilor de combustibil în departamentul de contabilitate înseamnă simplificarea procesului activităților contabile și ajută la economisirea de timp și bani pentru managementul companiei. Cardurile de combustibil sunt clasificate în două domenii:

• produse în numerar– includ informații despre suma creditată în contul de escrow al organizației și, de asemenea, vă permit să achiziționați orice mărci de combustibil și lubrifianți și produse și servicii aferente în cadrul stației de benzină, în conformitate cu limita de bani, în mod tradițional, produsele sunt vândute la piață; valoarea, care se stabilește la momentul realimentării;
• elemente de litru– din aceste produse din plastic puteți afla informații despre numărul de litri de combustibili și lubrifianți care sunt plătiți în avans de către organizație, dar furnizarea de combustibili și lubrifianți se realizează nu la prețul pieței, ci la costul specificat în contract, astfel de carduri sunt clasificate pe tipuri de combustibili si lubrifianti (A92, A95 benzina, A95 Euro, motorina).

Ca parte a acordului încheiat între părți, există o cerință referitoare la utilizarea și depozitarea cardurilor de combustibil, precum și tipul cardului, condițiile procesului de realimentare, procedura de decontare a activităților, limita de cheltuieli, precum și lista benzinăriilor care pot deservi acest card. De asemenea, conține informații despre momentul în care a avut loc transferul dreptului de proprietate.

Care sunt aspectele contabile

Nu există o procedură specifică pentru acțiunile contabile pe carduri. De exemplu, contabilitatea se face folosind conturi „Materiale” - 10, „Numerar” - 50, „Decontări cu persoane responsabile” - 71. Experții consideră că această procedură contabilă nu este în întregime corectă.. Acest lucru se datorează mai multor factori:

• la al 10-lea cont, cardurile pot fi supuse contabilizării la elementul „alte materiale” ca obiect de inventar, iar conform Reglementărilor contabile, acestea includ bunuri utilizate de întreprindere ca mijloace sau obiecte de muncă, care în sine reprezintă un anumit valoare;
• în al 50-lea cont, contabilitatea se efectuează în subcontul 50-3 „documentație monetară”, iar documentele trebuie să dea dreptul de a primi un articol de marfă la valoarea nominală totală, să certifice dreptul de a cumpăra un serviciu și să conțină suma posibilă. să cheltuiască pentru achiziționarea de bunuri;
• pe al 71-lea cont, sunt rezumate informații care sunt asociate cu calculele bazate pe sumele emise pentru raportare, adică, de fapt, angajatul nu primește numerar, prin urmare, o astfel de contabilizare a combustibilului și lubrifianților de pe cardurile de combustibil nu poate fi considerată corectă.

Conform regulilor și reglementărilor generale ale bilanțului, toate costurile asociate cu achiziționarea de stocuri sunt incluse în prețul efectiv la care sunt luate în considerare stocurile. Cu toate acestea, cardurile de combustibil reutilizabile nu pot fi asociate cu niciun transport specific de combustibil. Compania își poate anula costul pe baza PBU 10/99 ca cheltuieli asociate tipului clasic de activitate.

Posibile înregistrări în contabilitate la achiziționarea de combustibil și lubrifianți

Înregistrările și tranzacțiile descrise în bilanț în timpul activităților contabile pentru achizițiile de combustibil pot arăta astfel:

• transfer de bani pentru plata unui card pentru achiziționarea combustibilului – D60K51;
• repartizarea costului plasticului pe zonele de cheltuieli – D20 (26, 44) K60;
• D19K60 – operațiunea afișează faptul contabilizării taxei pe valoarea adăugată la prețul cardurilor;
• afisarea D68K19 presupune deducerea taxei pe valoarea adaugata;
• D60(2)K51 – efectuarea unei plăți în avans pentru bunuri la o benzinărie, în special combustibili și lubrifianți;
• D10-3K60-1 - operațiunea indică faptul că combustibilul care a fost achiziționat a fost acceptat pentru măsuri contabile;
• D60-1K60-2 – se creditează plata în avans pentru resursele de combustibil;
• D20 (44, 26) K10-3 – o operațiune care caracterizează anularea combustibilului uzat.

Acestea sunt principalele înregistrări întocmite atunci când se contabilizează costurile combustibilului folosind carduri de plastic. Astfel, diverse erori și suprasolicitarea resurselor sunt excluse din bugetul întreprinderii, datorită utilizării unui sistem de carduri de combustibil, care sunt supuse monitorizării atentă și detaliată de către manageri. Utilizarea corectă a acestor carduri va asigura economii enorme și absența informațiilor eronate în cadrul contabilității.

„Știință și viață”, așa se pot descrie sentimentele unui contabil care ține evidența combustibilului și a lubrifianților folosind cupoane de combustibil. Realitățile contabilității practice sunt foarte greu de încadrat în cerințele de reglementare.

Furnizorul, de regulă, abia la sfârșitul lunii furnizează documente pentru cantitatea de combustibil achiziționat, adică pe 31 primim acte și ridicăm zilnic benzină. Există un decalaj de timp între depunerea documentelor de la organizația de combustibil și momentul realimentării vehiculului.

Folosind un exemplu practic cu postări, vom lua în considerare cea mai corectă metodă de contabilizare a combustibilului și lubrifianților folosind carduri de combustibil.

Exemplu

Să presupunem că „Happy Chance” LLC a încheiat un acord de alimentare cu ajutorul cardurilor inteligente. În august 2016, din contul curent a fost efectuată o plată în avans pentru carduri inteligente și benzină. Cardurile de combustibil au fost fabricate, vândute la un anumit preț pe bucată și transferate în proprietatea companiei folosind o scrisoare de trăsură (formular TORG-12) în septembrie 2016 cu TVA alocat. TVA este prezentat pe o factură care nu are defecte de umplere. Pentru realimentarea mașinii, șoferului autoturismului i s-a eliberat în aceeași lună un card de combustibil, care a fost consemnat în jurnalul de bord al cardurilor de combustibil eliberate. Compania are un formular aprobat de scrisoare de parcurs și standarde de consum de benzină în scopuri de producție. În cursul lunii septembrie, benzina a fost furnizată de la benzinării la rezervorul unei mașini de serviciu. La sfârșitul lunii, șoferul a furnizat borderouri și chitanțe de la benzinării.

Compania de combustibil a oferit servicii de cont personal către Happy Chance LLC. La solicitarea companiei a fost pus la dispoziție un registru de tranzacții la sfârșitul lunii septembrie 2016. La începutul lunii octombrie 2016, compania a primit un bon de livrare pentru benzină și o factură din septembrie 2016. Nu există plângeri cu privire la corectitudinea designului.

Informații suplimentare despre exemplu:

1. Societatea este supusă regimului general de impozitare. Mașina este proprietatea companiei și este folosită pentru călătorii de afaceri.

2. Politici contabile în scopuri contabile și în conformitate cu planul de conturi de lucru:

• Se accepta combustibil in contabilitate in contul 10, subcontul 10.03;
• Costul efectiv se formează pe contul 10 „Materiale”;
• Cardurile de combustibil sunt reflectate în contul extrabilanțiar 006 „Formulare de raportare stricte” la prețurile furnizorului, în caz contrar la un preț condiționat de 1 bucată. - 1 frecare;
• La eliminare, materialele sunt evaluate la cost mediu;
• Costurile de transport și achiziție sunt incluse direct în costul real al materialelor;
• La achiziționarea de combustibil, există specificații ale depozitelor și numelor suplimentare.

3. Politica contabila in scopuri contabile fiscale:

• Costurile de achiziție a cardurilor de combustibil se reflectă în costurile de întreținere a vehiculelor companiei;
• Costurile cu combustibilul în cadrul normelor se reflectă în costurile de întreținere a vehiculelor oficiale;
• Costurile cu combustibilul care depășesc normele se reflectă în cheltuielile neexploatare care nu sunt acceptate în scopuri de impozit pe profit.

Exemplu de soluție. Acțiunile unui contabil pentru contabilitatea combustibililor și lubrifianților

Acțiunile contabilului pot fi reprezentate ca următorul algoritm:

1. Carburantul se primește la sfârșitul lunii, când se primesc de la furnizor o factură, un certificat de acceptare a combustibilului și un raport de hartă (detalii).

Când documentele ajung cu întârziere, puteți utiliza informațiile din contul personal, care este deschis de compania de combustibil. Combustibilul este contabilizat în contul 10, subcontul 10.03 „Combustibil”. În raportul detaliat vedem următoarele informații:

• numărul cardului de combustibil;
• Data și locul realimentării;
• Cantitatea de combustibil achizitionat;
• marca de combustibil;
• Costul combustibilului;
• Soldul cardului de combustibil la sfârșitul lunii.

Afișarea bonului de combustibil este generată în ultima zi a lunii.

Există o mică nuanță. Articolele de inventar trebuie să ajungă la depozit. Care? În orice caz, combustibilul nu ajunge în depozitul staționar. Ieșim din situație așa: venim cu numele depozitului și completăm poziția depozit ca „cont personal în rezervor în ...” (numele furnizorului de combustibil). Pentru a împiedica autoritățile fiscale să ia în considerare serviciile de depozitare gratuite, prevăd cumva acest punct în contract sau într-un contract adițional. Acest lucru este important. Acesta este doar un truc tehnic.

2. Pe baza detaliilor furnizorului (raport), se face un transfer de la depozit (vezi punctul de mai sus) la rezervorul unei anumite utilaje. Adică acum depozitul va avea numele „Tank of machine No...”.

Transferul se face și în ultima zi a lunii, în ciuda faptului că data de livrare este considerată a fi data prelevării probei de combustibil. Momentul transferului dreptului de proprietate asupra combustibilului este momentul umplerii rezervoarelor. Însă contabilul nu poate organiza sosirea la această dată, deoarece sosirea va fi anterioară datei documentelor eliberate. În plus, nu poate înregistra TVA la combustibilul achiziționat. Soarta TVA-ului este să urmărească valorile dobândite. Dar documentul cu suma de TVA alocată va ajunge la sfârșitul lunii. Prin urmare, trebuie să folosim această tehnică.

Obțineți 267 de lecții video pe 1C gratuit:

3. Datele detaliate sunt verificate cu rapoartele șoferului, care rezumă informațiile din borderourile și chitanțele de la terminalul benzinăriei primite la realimentare. Asigurați-vă că solicitați șoferilor să atașeze chitanțele de la benzinării la borderourile lor.

4. Radierea benzinei consumate se efectuează pe baza de borderouri. Foaia de parcurs pentru fiecare vehicul specific indică standardul de combustibil și consumul real. Combustibilul este anulat în ultima zi a lunii pentru fiecare vehicul prin documentul Solicitare Factură. Este convenabil să faceți mai întâi o declarație sub forma unui tabel Excel. Este mai convenabil să documentați rezultatele folosind un certificat contabil.

5. Control. Combustibilul rămas la sfârșitul lunii în depozitul „Rezervăr al unui anumit vehicul” trebuie să coincidă cu soldul din ultima scrisoare de transport pentru acest vehicul.

6. Consumul excesiv de combustibil este considerat o cheltuială de neproducție și se încasează în contul 91.2. Poate fi calculat dacă standardul de combustibil și consumul real sunt indicate pe borderoul de parcurs pentru fiecare vehicul specific.

Să creăm intrări în tabel. Vă rugăm să rețineți că postările sunt făcute pentru modul OSNO. Pentru întreprinderile care utilizează sistemul fiscal simplificat, procedura de lucru cu TVA este diferită:

Nu.	Debit	Credit	Faptul vieții economice	Document de bază
1.	60.02	51	A fost efectuată o plată în avans către furnizor pentru producția de carduri de combustibil	Extras din august 2016
2.	60.02	51	A fost efectuată o plată în avans către furnizor pentru diferite tipuri de combustibil	Extras din august 2016, Contract de furnizare combustibil
3.	26	60.01	Serviciile de producere a cardurilor de combustibil sunt luate în considerare ca cheltuieli asociate activităților obișnuite (clauza 5 din PBU 10/99)	Certificat de acceptare și transfer de carduri de combustibil. De obicei, ei dau o scrisoare de parcurs (formular nr. TORG-12 septembrie 2016).
4.	19.04	60.01	S-a luat în considerare TVA-ul depus pentru servicii	Factura din septembrie 2016
5.	68.02	19.04		Factură, Cartea de achiziție septembrie 2016
6.	60.01	60.02	Avans creditat la plata cardurilor de combustibil	Certificat de acceptare și transfer carduri de combustibil sau Factură. septembrie 2016
7.	10.03 (cont personal în rezervor)	60.01	Combustibilul primit cu ajutorul cardurilor de combustibil este acceptat pentru contabilitate. Decideți asupra unui depozit pe baza realităților și a contractului	Contract de furnizare combustibili si lubrifianti, scrisoare de trasura; Raportul cardului sau registrul tranzacțiilor. Data sosirii este forțată să fie 30.09.2016.
8.	19.03	60.01	S-a luat în considerare TVA-ul depus la combustibil	Factura din 30 septembrie 2016.
9.	68.02	19.03	TVA-ul este creditat dacă sunt îndeplinite toate condițiile din Codul fiscal al Federației Ruse	Factura, Cartea Cumparare 30.09.2016
10.	60.01	60.02	Avans creditat la plata combustibilului	Certificat de acceptare si transfer carduri combustibil sau Factura 30.09.2016.
11.	006 „Cartele de combustibil la MOL”		Cardurile de combustibil sunt acceptate pentru contabilitate într-un cont în afara bilanţului la o evaluare condiţionată (dacă sunt transferate gratuit) sau la costul achiziţiei. În exemplu, conform costului din bonul de livrare.	Certificat de acceptare, factura. septembrie 2016
12.	006 „Cartele de combustibil ale angajaților” după locul de depozitare sau persoana responsabilă cu depozitarea acestora	006 „Cartele de combustibil la MOL”	Cardurile de combustibil au fost eliberate angajaților (după exemplu - în septembrie)	O revistă cu o secțiune a fiecărui card după număr sau atribuiți fiecare card unei mașini sau șofer
13.		006 „Carte de combustibil pentru angajați”	Mișcările interne ale formularelor stricte de raportare în companie	Documente sursă justificative prin schimbarea persoanei responsabile (sau a locației de depozitare).
14.		006 „Cartele de combustibil la MOL”	Ștergerea cardurilor de combustibil din contul persoanei responsabile financiar	În cazul pierderii acestuia sau rezilierii contractului cu firma de combustibil
15.	10.03 depozit (rezervor mașină nr.)	10.03 depozit (cont personal în rezervor)	Mișcarea internă a combustibilului în rezervoarele vehiculului	Raportul cardului companiei de combustibil furnizat la sfârșitul lunii. Cecurile șoferilor, dacă nu sunt pierdute. 30.09.2016
16.	20,26,46	10.03	Combustibilul consumat a fost anulat pentru fiecare vehicul.	Camion, certificat contabil, cerinta-factura 30.09.2016.
17.	91.2	10.03	Consumul de combustibil a fost anulat peste normal. Nu este acceptat pentru contabilitate fiscală	Certificat contabil 30.09.2016

Să dăm câteva explicații despre cablare.

Cablajul nr. 3. Conform PBU 5/01, toate costurile asociate cu achiziționarea stocurilor sunt incluse în costul lor real, la care se iau în considerare stocurile. Cu toate acestea, cardurile de combustibil reîncărcabile nu pot fi asociate cu niciun lot specific de combustibil achiziționat. Prin urmare, decidem să ștergem costul cardurilor de combustibil drept cheltuieli asociate activităților normale.

Pentru a reflecta această sumă în contabilitatea fiscală, politica contabilă specifică în ce tip de cheltuieli va fi clasificată achiziția de carduri. Conform Codului Fiscal al Federației Ruse, această cheltuială poate fi reflectată astfel:

• costuri materiale;
• Cheltuieli pentru întreținerea transportului oficial;
• Alte costuri asociate cu producția și vânzările.

Există mai multe poziții în care contul în afara bilanțului să contabilizeze cardurile de combustibil și cum să organizezi controlul asupra siguranței și mișcării acestora. Dar nu sunt pe deplin corecte:

• Unele companii înregistrează cardurile de combustibil în contul 10, în subcontul „Alte materiale” ca articol de inventar, deoarece partenerii de afaceri furnizează o scrisoare de însoțire. Dar, în conformitate cu 5/01, paragraful 2, MPZ include activele utilizate de organizație ca mijloace sau obiecte de muncă care au valoare în sine, ceea ce nu se aplică cardurilor de combustibil.
• Cardurile sunt echivalente cu o cantitate preplătită de produse petroliere. Și din acest punct de vedere, ele pot fi considerate ca un document monetar, asemănător cu cupoanele pentru combustibil și lubrifianți. Prin urmare, unii iau în calcul 50 în subcontul 50.03 „Documente de numerar”. Cu toate acestea, cardul nu are niciuna dintre caracteristicile unui document monetar: este un document de utilizare multiplă, poate fi completat, blocat și nu are valoare nominală. De fapt, nu este un mijloc de plată.
• De asemenea, afișarea Dt 71 Kt 50.1 la eliberarea unui card de combustibil către șofer va fi incorectă, deoarece fondurile nu sunt efectiv eliberate angajatului.

Cablajul nr. 5. TVA-ul pe carduri este deductibil atunci când sunt îndeplinite 3 condiții:

• Cardul a fost înregistrat;
• Există o factură corect executată;
• Cardul este destinat tranzactiilor supuse TVA.

Cablajul nr. 7.În scopuri contabile fiscale, cheltuielile cu combustibilul sunt recunoscute drept cheltuieli pentru activități obișnuite. Acestea se referă fie la costurile materiale, fie la costurile de întreținere a transportului oficial. Prin urmare, faceți alegerea în favoarea opțiunii dorite și asigurați-o în Politica Contabilă Fiscală.

Rețineți că, în vederea reducerii profitului impozabil, cheltuielile în conformitate cu prevederile art. 252 TC trebuie să fie:

• justificat din punct de vedere economic, adică să se încadreze în standardele de consum de combustibil sau practicile de afaceri aprobate;
• documentat;
• Efectuat pentru activități care vizează generarea de venituri.

Cablajul nr. 9. TVA-ul la combustibil poate fi dedus atunci când:

• Combustibilul a fost înregistrat;
• Există o factură completată conform legii;
• Combustibilul este destinat operațiunilor supuse TVA.

Cablajul nr. 11. Există opinii diferite cu privire la ce cont în afara bilanțului să contabilizeze cardurile de combustibil. Nu există o procedură contabilă aprobată pentru cardurile de combustibil, așa că în practică sunt utilizate diverse opțiuni.

Un card de combustibil este un fel de purtător de informații, deoarece cardul conține informații tehnice despre tipurile de combustibil și limitele zilnice stabilite (în litri sau ruble). De fapt, cardurile de combustibil sunt folosite ca mijloc de responsabilitate strictă, permițând titularului lor să primească o anumită cantitate de produse petroliere în numele cumpărătorului. Și dacă da, atunci pentru a le asigura siguranța și controlul asupra emiterii, cel mai indicat este organizarea contabilității cardurilor în contul extrabilanțiar 006 „Forme de raportare stricte”. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că cardurile de combustibil sunt forme stricte de raportare. Acest cont vă permite pur și simplu să luați în considerare toate informațiile necesare despre carduri. Contabilitatea cardurilor și formularelor trebuie ținută separat.

Pentru claritate în această chestiune, opțiunea necesară pentru contabilizarea cardurilor de combustibil este fixată în Politica contabilă. Contabilitatea poate fi efectuată atât într-o evaluare condiționată (o formă - o rublă), dacă, în conformitate cu termenii acordului, cardurile de combustibil sunt transferate gratuit, sau contra cost - la costul achiziției.

Recomandări pentru contabilizarea combustibilului și lubrifianților și lucrul cu cardurile de combustibil

Aveți grijă de următoarele:

1. Cu privire la disponibilitatea unei politici contabile și a unui plan de conturi funcțional, unde există un cont și un subcont în care sunt contabilizate cardurile de combustibil și de combustibil. Dacă cardurile de combustibil sunt reflectate într-un cont în afara bilanțului, atunci indicați care cont și indicați-l și în planul de lucru.

2. În Politica contabilă în scopuri contabile, trebuie să verificați prezența următoarelor elemente:

• Cu ce ​​cost sunt inregistrati combustibilii si lubrifiantii si cu ce cost sunt anulati, selectati una dintre variantele propuse in legislatie;
• Cu privire la modul de contabilizare a costurilor de transport și achiziție pentru materiale;
• Despre procedura de contabilizare a cardurilor de combustibil, cum să le puneți în echilibru;
• Despre organizarea controlului siguranței. Ar fi mai oportun să se aprobe forma unui jurnal special pentru înregistrarea cardurilor de combustibil;
• Conform descrierii specificului lucrului cu depozite în ceea ce privește combustibilul. Cum se numesc depozitele unde este depozitat combustibilul (nu ai rezervoare).
• Faptul ca nu aplici PBU 18/02 daca organizatia este mica si se aplica regimul fiscal general.

3. În Politica contabilă în scopuri contabile fiscale, determinați costurile pentru:

• Carduri de combustibil - cheltuieli materiale sau cheltuieli pentru întreținerea vehiculelor oficiale, sau alte cheltuieli asociate producției și vânzărilor;
• Pentru combustibil în limitele standardelor - costuri materiale sau cheltuieli pentru întreținerea vehiculelor oficiale;
• Combustibilul depășește standardele.

4. Referitor la fluxul documentelor. Atașați formularul călătorul cu care veți lucra. În acest caz, vă puteți dezvolta și aproba propriul dvs.

5. Aprobați standardele de consum de combustibil printr-o comandă separată pentru a evita problemele legate de valabilitatea costurilor de combustibil și lubrifianți. Concentrați-vă pe standardele Ministerului Transporturilor. Aceste standarde sunt cuprinse în ordinul Ministerului Transporturilor din 14 martie 2008. Nr.AM-23-r.

6. Monitorizați consumul excesiv de combustibil pentru fiecare vehicul, indicând în bordeiul de parcurs standardul de combustibil și consumul real de combustibil pentru fiecare vehicul specific. Consumul excesiv de combustibil este considerat o cheltuială de neproducție și se încasează în contul 91.2.

7. Pentru a controla cardurile de plată, creați un jurnal special conceput pentru primirea cardurilor de combustibil, mișcare, emitere și anulare. Forma unui astfel de jurnal este aprobată în politica contabilă. De obicei, acesta conține următoarele date: data la care angajatul a primit cardul, data returnării, marca mașinii, numărul de înmatriculare de stat al mașinii, numele complet și semnătura șoferului mașinii.

9. Pentru comoditatea înregistrării ștergerii cheltuielilor pe baza foilor de parcurs, dezvoltați o foaie de calcul în Excel, un tabel analitic intern.

Contabilitatea combustibilului și lubrifianților conform foilor de parcurs - 2018-2019 (în continuare - PL) trebuie să fie organizată corespunzător în orice organizație. Vă va permite să restabiliți ordinea și să controlați consumul de resurse materiale. Cea mai relevantă utilizare a PL este pentru contabilizarea benzinei și motorinei. Să luăm în considerare mai detaliat algoritmul de contabilizare și impozitare a combustibilului și lubrifianților folosind foile de parcurs.

Conceptul de combustibil și lubrifianți

Combustibilul și lubrifianții includ combustibili (benzină, motorină, gaz petrolier lichefiat, gaz natural comprimat), lubrifianți (uleiuri de motor, transmisie și speciale, grăsimi) și fluide speciale (frână și lichid de răcire).

Ce este un borderou

O scrisoare de parcurs este un document principal care înregistrează kilometrajul vehiculului. Pe baza acestui document se poate determina consumul de benzină.

Organizațiile pentru care utilizarea vehiculelor este activitatea principală trebuie să utilizeze formularul PL cu detaliile specificate în Secțiunea II din Ordinul Ministerului Transporturilor nr.152 din 18 septembrie 2008.

Vă îndoiți de corectitudinea înregistrării sau radierii activelor materiale? Pe forumul nostru puteți obține un răspuns la orice întrebare care vă ridică îndoieli. De exemplu, puteți clarifica care este rata de consum de combustibil de bază recomandată de Ministerul Transporturilor.

Citiți despre cele mai recente cerințe ale Ministerului Transporturilor pentru detalii obligatorii în borderourile din materiale:

• „Lista detaliilor obligatorii ale foii de parcurs a fost extinsă”;
• „Din 15 decembrie 2017, scrisoarea de parcurs se va emite folosind un nou formular”;
• Conturi de transport: de la 1 martie 2019, procedura de emitere a modificărilor.

Pentru organizațiile care utilizează o mașină pentru nevoi de producție sau management, este posibilă elaborarea unui PL ținând cont de cerințele Legii „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Un exemplu de ordin pentru aprobarea unui submarin poate fi găsit.

În practică, organizațiile folosesc adesea PL-uri care au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Această rezoluție are formulare PL în funcție de tipul de vehicul (de exemplu, Formularul 3 pentru un pasager). mașină, Formular 4-P pentru un camion) .

Sunt prezentate detaliile obligatorii și procedura de completare a documentelor de parcurs .

Puteți afla despre modificările recente în forma foii de parcurs din discuțiile noastre din grupul VK .

Conturile de parcurs trebuie înregistrate în registrul scrisorilor de transport. Contabilitatea pentru borderourile și carburanții și lubrifianții este interconectată. În organizațiile care nu sunt de transport auto prin natura activității, PL-urile pot fi întocmite cu atâta regularitate încât să se poată confirma valabilitatea cheltuielii. Astfel, o organizație poate emite un DP o dată la câteva zile sau chiar o lună. Principalul lucru este să confirmați cheltuielile. Astfel de concluzii sunt cuprinse, de exemplu, în scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 04/07/2006 nr. 03-03-04/1/327, rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka din data de 27.04.2009 Nr. A38-4082/2008-17-282-17-282.

Contabilizarea consumului de combustibil în scrisoarea de parcurs

Dacă analizăm formularele PL cuprinse în Rezoluția nr. 78, vom vedea că acestea conțin coloane speciale menite să reflecte cifra de afaceri de combustibil și lubrifianți. Aceasta indică cât de mult combustibil este în rezervor, cât a fost distribuit și cât a mai rămas. Folosind calcule simple, se determină cantitatea de combustibil utilizată.

Dacă ne întoarcem la Ordinul nr. 152 al Ministerului Transporturilor, atunci printre detaliile obligatorii ale submarinului nu va exista o cerință de a reflecta mișcarea combustibilului. În acest caz, documentul trebuie să conțină citirile vitezometrului la începutul și la sfârșitul călătoriei, ceea ce va permite determinarea numărului de kilometri parcurși de vehicul.

Atunci când PL este elaborat de organizație în mod independent și nu conține informații despre utilizarea combustibililor și lubrifianților, ci conține doar date privind numărul de kilometri, volumul standard al combustibililor și lubrifianților uzați poate fi calculat folosind ordinul Ministerului. al Transporturilor Rusiei din 14 martie 2008 Nr. AM-23-r. Conține standarde de consum de combustibil pentru diferite mărci de vehicule și formule de calcul al consumului.

Astfel, pe baza PL, se calculează fie anularea efectivă, fie standard a combustibilului și lubrifianților. Datele astfel calculate sunt folosite pentru reflectarea în contabilitate.

Cu toate acestea, utilizarea PL pentru a contabiliza consumul de combustibil este în unele cazuri imposibilă. De exemplu, atunci când drujba, tractoarele și alte echipamente speciale similare sunt alimentate cu benzină. În aceste cazuri, se aplică un act de anulare a combustibilului și lubrifianților.

Un exemplu de act pentru anularea combustibilului și lubrifianților poate fi vizualizat pe site-ul nostru web.

Contabilitatea combustibilului și lubrifianților

Ca toate stocurile, combustibilul și lubrifianții sunt contabilizați la costul real. Cheltuielile care sunt incluse în costul efectiv sunt indicate în secțiunea II din PBU 5/01.

Acceptarea combustibilului și a lubrifianților în contabilitate poate fi efectuată pe baza chitanțelor benzinăriei atașate raportului de avans (dacă șoferul a achiziționat combustibilul în numerar) sau pe baza taloanelor de cupoane (dacă benzina a fost achiziționată cu cupoane). Dacă șoferul achiziționează benzină folosind un card de combustibil, atunci contabilizarea combustibilului și lubrifianților de pe cardurile de combustibil se efectuează pe baza unui raport al companiei care emite cardul. Eliminarea combustibilului și a lubrifianților poate fi efectuată folosind următoarele metode (secțiunea III):

• la cost mediu;
• cu costul primului moment de achiziție de stoc (FIFO).

PBU 5/01 are o altă metodă de anulare - la costul fiecărei unități. Dar, în practică, nu se aplică pentru anularea combustibilului și lubrifianților.

Cea mai obișnuită modalitate de a anula combustibilul și lubrifianții este la costul mediu, atunci când costul materialului rămas se adaugă la costul primirii sale și se împarte la suma totală a restului și a primirii în natură.

Anularea combustibilului și lubrifianților în conformitate cu borderourile (contabilitatea)

Pentru a contabiliza combustibilul și lubrifianții, întreprinderea folosește contul 10, un subcont separat (în planul de conturi - 10-3). Debitul acestui cont este utilizat pentru primirea combustibilului și lubrifianților, iar creditul pentru anulare.

Cum se anulează combustibilul și lubrifianții? Folosind algoritmii descriși mai sus, se calculează cantitatea utilizată de combustibil și lubrifianți (real sau standard). Această cantitate se înmulțește cu costul unității, iar suma rezultată este anulată prin postare: Dt 20, 23, 25, 26, 44 Kt 10-3.

Stergerea benzinei folosind borderouri (contabilitatea fiscală)

Dacă totul este destul de simplu cu anularea combustibilului și a lubrifianților în contabilitate, atunci recunoașterea acestor cheltuieli în contabilitatea fiscală ridică întrebări.

Prima întrebare: în ce cheltuieli trebuie luate în considerare combustibilul și lubrifianții? Există 2 opțiuni aici: materiale sau alte cheltuieli. Potrivit sub. 5 p. 1 art. 254 din Codul Fiscal al Federației Ruse, combustibilii și lubrifianții sunt incluși în costurile materialelor dacă sunt utilizați pentru nevoi tehnologice. Combustibilul și lubrifianții sunt incluse în alte cheltuieli dacă sunt utilizate pentru întreținerea vehiculelor oficiale (subclauza 11, clauza 1, articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

IMPORTANT! Dacă activitatea principală a unei organizații este legată de transportul de mărfuri sau de persoane, atunci combustibilul și lubrifianții sunt costuri materiale. Dacă vehiculele sunt folosite ca vehicule de service, atunci combustibilul și lubrifianții sunt alte cheltuieli.

A doua întrebare: ar trebui să normalizăm costurile de anulare a combustibilului și lubrifianților în cadrul contabilității fiscale? Răspunsul la aceasta poate fi găsit prin legarea detaliilor foii de parcurs și normelor legislative:

1. PL calculează utilizarea reală a combustibilului și lubrifianților. Codul fiscal al Federației Ruse nu conține indicații directe că cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți ar trebui luate în contabilitatea fiscală numai conform standardelor actuale.
2. PL conține informații doar despre kilometrajul efectiv. Cu toate acestea, combustibilii și lubrifianții pot fi calculați conform ordinului nr. AM-23-r, al cărui paragraful 3 conține indicația că standardele stabilite de acesta sunt destinate, printre altele, calculelor fiscale. Ministerul de Finanțe al Rusiei în scrisorile sale (de exemplu, din 06/03/2013 nr. 03-03-06/1/20097) confirmă că Ordinul nr. AM-23-r poate fi utilizat pentru a stabili valabilitatea costurilor și determinați costurile combustibilului și lubrifianților în contabilitatea fiscală conform standardelor înmulțite cu kilometrajul.

IMPORTANT! In taxe contabilitatea combustibililor si lubrifiantilor pot fi luate atât în ​​funcție de utilizarea efectivă, cât și în funcție de cantitatea calculată pe baza standardelor.

În practică, este posibilă o situație când o organizație folosește transport pentru care standardele de consum de combustibil nu sunt aprobate prin Ordinul nr. AM-23-r. Dar în paragraful 6 al acestui document există o explicație conform căreia o organizație sau un antreprenor individual poate elabora și aproba individual (cu ajutorul organizațiilor științifice) standardele necesare.

Poziția Ministerului de Finanțe al Rusiei (a se vedea, de exemplu, scrisoarea din 22 iunie 2010 nr. 03-03-06/4/61) este că, înainte de a dezvolta standarde pentru anularea combustibilului și lubrifianților într-un mod științific organizație, persoană juridică sau întreprinzător individual se pot ghida după documentația tehnică.

Nu există explicații în Codul Fiscal al Federației Ruse cu privire la modul de acționare într-o astfel de situație. În cazurile în care o organizație a stabilit în mod independent standarde pentru anularea combustibilului și a lubrifianților și, după ce le-a depășit, a ținut cont de cantitatea de combustibil în exces în contabilitatea fiscală, inspectoratul fiscal poate să nu recunoască acest lucru ca o cheltuială. În consecință, se poate percepe impozit suplimentar pe venit. În acest caz, instanța poate susține poziția inspectoratului (a se vedea, de exemplu, rezoluția Tribunalului Administrativ al Districtului Caucaz de Nord din 25 septembrie 2015 în dosarul nr. A53-24671/2014).

Citiți aici despre valoarea amenzilor pentru că nu aveți o scrisoare de transport. articol .

Un exemplu de anulare a combustibilului și lubrifianților utilizând borderouri

Unul dintre cele mai comune tipuri de combustibil și lubrifianți este benzina. Să luăm în considerare exemplul de cumpărare și anulare a benzinei.

Pervy LLC (situat în regiunea Moscova) a achiziționat 100 de litri de benzină în septembrie 2018 la un preț de 38 de ruble. fara TVA.

În același timp, la începutul lunii, SRL avea un stoc de benzină de aceeași marcă în valoare de 50 de litri la un cost mediu de 44 de ruble.

Benzina în cantitate de 30 de litri a fost folosită pentru a alimenta o mașină VAZ-11183 Kalina. Organizația folosește o mașină pentru transportul oficial al personalului de conducere.

Organizația utilizează estimări ale costurilor medii pentru materiale.

Contabilitatea combustibilului și lubrifianțilorla admitere

		Cantitate, frecați.	Operațiune (document)
			Benzina primit credit (TORG-12)
			TVA reflectat (factura)

Calculăm costul mediu de anulare pentru septembrie: (50 l × 44 ruble + 100 l × 38 ruble) / (50 l + 100 l) = 40 de ruble.

Opțiunea 1.Contabilitatea combustibilului și lubrifianțilorcând anulate de fapt

Submarinul conține următoarele mărci: combustibil în rezervor la începutul călătoriei - 10 litri, eliberat - 30 litri, rămas după voiaj - 20 litri.

Calculăm utilizarea efectivă: 10 + 30 - 20 = 20 litri.

Cantitate de anulat: 20 l × 40 rub. = 800 rub.

Opțiunea 2.Contabilitatea combustibilului și lubrifianțiloratunci când sunt anulate conform standardelor

În submarin se fac semne de kilometraj: la începutul călătoriei - 2.500 km, la sfârșit - 2.550 km. Asta înseamnă că s-au parcurs 50 km.

În paragraful 7 al Secțiunii II din Ordinul nr. AM-23-r există o formulă pentru calcularea consumului de benzină:

Qn = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

unde: Q n - consumul standard de combustibil, l;

Hs - consumul de bază de combustibil (l/100 km);

S—kilometraj vehicul, km;

D este factorul de corecție (valorile acestuia sunt date în Anexa 2 la Ordinul nr. AM-23-r).

Conform tabelului din sub. 7.1 cu mașina face să găsim Hs. Este egal cu 8 litri.

Conform Anexei 2, coeficientul D = 10% (pentru regiunea Moscova).

Calculăm consumul de benzină: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 l

Cantitatea de anulat: 4,4 l × 40 rub. = 176 rub.

Deoarece mașina este utilizată ca mașină de serviciu, costul contabilizării combustibilului și lubrifianților în contabilitatea fiscală a combustibilului și lubrifianților va fi recunoscut ca alte cheltuieli. Suma cheltuielilor va fi egală cu sumele înregistrate în evidența contabilă.

Rezultate

Combustibilul și lubrifianții reprezintă o cheltuială semnificativă în multe organizații. Aceasta înseamnă că contabilii trebuie să fie capabili să țină evidența combustibilului și lubrifianților și să justifice aceste cheltuieli. Utilizarea foilor de parcurs este o modalitate de a determina cantitatea de combustibil și lubrifianți utilizate.

Cu ajutorul PL, puteți nu numai să confirmați necesitatea producției a cheltuielilor, ci și să înregistrați distanța parcursă de o mașină sau alt vehicul, precum și să determinați indicatorii pentru calcularea volumului de combustibil și lubrifianți uzați.

După determinarea volumului real sau standard de utilizare, suma care trebuie anulată poate fi calculată prin înmulțirea costului unitar cu volumul.

Contabilitatea carburanților și lubrifianților anulați ca urmare a funcționării unui echipament special care nu are un odometru poate fi efectuată pe baza unui act de anulare a combustibilului și lubrifianților.

O atenție deosebită ar trebui acordată recunoașterii cheltuielilor pentru combustibil și lubrifianți în cadrul contabilității fiscale.