Вопрос:

Организация по договору аренды транспортного средства без экипажа арендует у своего работника автомобиль. Управлять им поручено тому же работнику, что он и делает, в течение дня выполняя поездки в интересах организации. Это подтверждается данными путевых листов. Облагаются ли выплаты по такому договору страховыми взносами?

Ответ:

В деятельности хозяйствующих субъектов нередко случается так, что их работники, находящиеся на определенных должностях и периодически совершающие поездки в интересах этих субъектов, используют для поездок собственные автомобили, то есть личное имущество. В соответствии со ст. 188 ТК РФ они вправе претендовать на возмещение расходов, связанных сиспользованием, износом (амортизацией) этого имущества.

Однако государство устанавливает ограничение на размеры такой компенсации. Формально можно компенсировать названные затраты в полном размере и они, являясь компенсационными, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Но вот на расходы по налогу на прибыль, единому налогу на УСНО или ЕСХН такие затраты можно отнести в очень небольшой сумме.

Соответствующие пределы обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

Размеры этих компенсаций, безусловно, смехотворны и далеко не отражают реальных расходов работника, использующего свой автомобиль в интересах организации. Поэтому хозяйствующие субъекты используют другой способ, позволяющий компенсировать расходы в полной сумме, которая целиком может быть отнесена на расходы в целях налогообложения. Для этого с работником заключается (ТС) без экипажа.

Как обычно оформляется договор аренды транспортного средства?

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, без ограничения.

Почему хозяйствующие субъекты предпочитают заключать именно договор аренды транспортного средства без экипажа? Данный договор подразумевает предоставление ТС во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В этом его отличие от договора аренды транспортного средства с экипажем (фрахтования на время), согласно которому арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

То есть если арендодатель – физическое лицо, во втором случае договор подразумевает оказание этим лицом услуг арендодателю, в результате чего возникает объект обложения страховыми взносами.

Договор аренды транспортного средства без экипажа сам по себе не требует от арендодателя оказания каких-либо услуг, поэтому и базы для обложения страховыми взносами нет.

Почему такое оформление стало небезопасным?

Но на практике данный договор все равно может рассматриваться как договор с элементами оказания услуг – как раз в том случае, если согласно этому договору транспортным средством пользуется именно работник-арендодатель. И налогоплательщик-арендатор может быть принужден к уплате страховых взносов с сумм выплат по этому договору. Существенно, что такова позиция ВС РФ. Это видно из его Определения от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395.

В нем рассмотрен период до 01.01.2017, когда начислялись в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Конечно, с указанной даты страховые взносы рассчитываются по правилам гл. 34 НК РФ, но надо признать, что нормы, которыми воспользовались арбитры в данном случае, аналогичны положениям НК РФ. Кроме того, надо иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 250-ФЗ органы ПФР сохранили право проводить проверки правильности начисления страховых взносов за периоды до 01.01.2017 и если у плательщика страховых взносов в то время действовал такой договор, риск доначисления взносов значителен.

В указанном определении ВС РФ поддержаны выводы нижестоящих судов, а они сводятся к следующему.

В Постановлении АС СКО от 27.06.2017 № Ф08-3727/2017 по делу № А53-27263/2016 отмечается, что работник (он же руководитель организации) заключил с организацией два договора аренды транспортного средства без экипажа (каждый – на отдельный автомобиль, принадлежащий работнику), именно он и пользовался этими транспортными средствами в служебных целях. Судьи указали на то, что применительно к договору аренды транспортного средства без экипажа арендатор своими силами осуществляет управление арендованным ТС и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

В отличие от этого, по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

В отношении рассмотренных договоров аренды не было выявлено, что их участники установили отдельно стоимость арендной платы за пользование имуществом и плату за объем оказанных услуг.

Работник-арендодатель лично управлял автомобилями, которые предоставил в аренду. Организация в связи с этим ссылалась на то, что у него разъездной характер работы, а должность водителя не предусмотрена штатным расписанием. Но судьи пришли к выводу о фактическом выполнении арендодателем услуг управления транспортным средством. Они поддержали доводы чиновников: совокупный анализ условий о правах и обязанностях сторон спорных договоров, а также представленных при проверке документов (путевых листов, ежемесячных актов оказанных услуг в связи с арендой автомобиля, полиса ОСАГО) свидетельствует о наличии в них признаков соглашений об аренде транспортного средства с экипажем. Во всех представленных путевых листах за рассмотренный период в качестве водителя был указан работник-арендодатель. В полисе ОСАГО отражено, что автотранспортного средства заключен страхователем в отношении автомобиля, используемого для личных целей (а не для целей проката, краткосрочной аренды). Согласно полису единственным допущенным к управлению автотранспортным средством лицом является этот же работник, то есть больше никто не имел права управлять ТС.

Арбитры пришли к выводу, что выплаты по договорам аренды, произведенные в пользу данного работника, являются объектом для начисления страховых взносов на основании ч. 2 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ (норма, аналогичная п. 2 ст. 420 НК РФ).

То есть в данном случае организация, являясь плательщиком страховых взносов, фактически заключила договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, услуги которого и оплачивались юридическим лицом (собственником транспортного средства и лицом, управляющим им, выступало одно физическое лицо).

Важно, что аналогичную позицию занял ВС РФ. И с большой долей вероятности ее будут учитывать органы контроля (фонды) во время проверок периодов до 01.01.2017, а также налоговики, обращаясь к периодам после этой даты.

Как поступать теперь?

Итак, в подобной ситуации (когда сданным организации в аренду транспортным средством управляет сам же собственник этого имущества) целесообразнее заключать договор аренды транспортного средства с экипажем, что, надо признать, и отразит фактические взаимоотношения арендатора и арендодателя. При этом важно непосредственно в договоре показать по отдельности суммы арендной платы за ТС и услуг по управлению им.

Отметим, что в рассмотренном деле № А53-27263/2016 организация в итоге все-таки признала, что договор, по сути, является договором аренды транспортного средства с экипажем, и предложила облагать страховыми взносами лишь часть предусмотренной каждым из договоров суммы. Но поскольку эта часть в самих договорах не была обозначена, судьи решили, что облагаться страховыми взносами должна вся сумма договора.

Хотя имеется Постановление АС ВВО от 22.01.2016 № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015, в котором при отсутствии указанного разделения в договоре аренды транспортного средства с экипажем было вынесено решение в пользу плательщика взносов. Раз нет выделенной стоимости услуг в общей стоимости договора, то нет и базы для обложения страховыми взносами – так рассудили арбитры. А в Постановлении АС ЗСО от 06.02.2017 № Ф04-7008/2017 по делу № А27-15074/2016 говорится: порядком исчисления страховых взносов не установлено если договором аренды предусмотрена единая цена, страховые взносы исчисляются с полной цены договора. Не предусматривает при заключении подобных договоров разделение арендной платы на составляющие и ГК РФ (Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 по делу № А65-16395/2012).

Тем не менее, в свете сказанного в Определении ВС РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 становится рискованным для плательщиков страховых взносов и далее избегать такого разделения. Позиция арбитражных судов может измениться.

Впрочем, высшие судьи ничего не решили по поводу того, каким должен быть размер этих составляющих относительно друг друга, да они и не вправе это делать. Следовательно, арендодатель и арендатор сами решают, какую сумму указать в договоре в качестве платы за услуги по управлению транспортным средством.

Организация вправе арендовать автомобиль у своего работника с экипажем либо без такового. Договоренности и условия предоставления транспортного средства (далее по тексту - ТС) во временное пользование скрепляются сторонами юридически путем оформления договора аренды. Еще одно его действующее название - договор имущественного найма. При этом используется форма документа, предусмотренная для организации и физлиц.

Работник, владелец ТС, передавший согласно договору во временное пользование свой авто организации, получает доход в виде арендной платы. Если он при этом оказывает услуги водителя либо по части эксплуатации, то он также получает за это деньги в виде оплаты за конкретные услуги.

Вид договора	Стандартные условия	Возникающие обязательства у арендатора
Аренда ТС с экипажем (ГК РФ, ст. 632)	Организации предоставляется ТС во временное пользование вместе с услугами водителя, а также по части технической эксплуатации; прописывается оплата за аренду и отдельно за все предоставляемые услуги (водителя и т. д.)	Как налогового агента: удержание НДФЛ с суммы платежа, перечисляемого работнику за аренду Как страхователя: исчисление общеобязательных взносов с оплаты услуг
Аренда ТС без экипажа (ГК РФ, ст. 642)	Во временное пользование предоставляется ТС без оказания услуг; указывается ежемесячная арендная плата	Организация, она же арендатор и налоговый агент, удерживает НДФЛ с арендной платы, перечисляемой работнику

Допускается заключать два вида договора по необходимости: один на аренду, а второй - на оказание конкретных услуг. В этой ситуации обязательства организации (арендатора) как страхователя и налогового агента по отношению к работнику не поменяются.

Налоги и сборы при аренде авто у сотрудника

Арендная плата, которая выплачивается работнику, является его доходом. С нее сообразно нормам НК РФ, ст. 208, п.1, п. п. 4 исчисляется НДФЛ. При калькуляции используется стандартная формула: действующая ставка налога * сумма арендной платы. Ставка для резидентов РФ равняется 13%, для остальных - 30%.

В части трат, связанных с ГСМ, ремонтом, техосмотром, иными подобными расходами НДФЛ взимается с учетом прописанных условий в договоре аренды. Налоговый агент вправе удержать налог при обстоятельствах:

1. Траты на ремонт (технический осмотр) фактически оплачивает организация, по соглашению несет владелец ТС. Следовательно, работник получает экономическую выгоду.
2. Траты на модернизацию, иные улучшения ТС оплачивает организация с согласия работника. Опять же налицо экономическая польза работника.

Взносы на ОПС, ОМС, ОСС (ВН и М) не удерживаются с арендной платы. Это выплаты гражданско-правового характера, связанные с передачей имущественного объекта. Посему они не облагаются общеобязательными взносами. Сборы на травматизм удерживаются только тогда, когда это прописано в договоре имущественного найма.

Аренда с экипажем подразумевает наличие элемента оказания услуг. Правовая основа совмещенного договора аренды (имущественного найма) прослеживается по применяемым нормам ст. 606 и 779 ГК РФ.

Соответственно, с оплаты за оказываемые услуги исчисляются общеобязательные взносы по всем видам страхования. Калькуляция производится по формуле: актуальная страховая ставка (ОПС, ОМС либо ОСС в части ВН и М) * сумма оплаты за услуги.

Особенности бухучета аренды авто

При аренде ТС у своего работника организация, будучи арендатором, в бухучете обязана отображать сопутствующие хозяйственные операции надлежащими проводками. В их числе: принятие ТС, ежемесячная арендная плата, начисление НДФЛ на нее, плата за услуги работника, исчисление общеобязательных взносов, возврат ТС по истечении срока действия договора. Основными являются следующие записи:

• ДТ 001 - стоимость принятого ТС;
• ДТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т. д.) КТ 73 (76) - платеж за аренду ТС;
• Кт 001 - возврат ТС по истечении срока.

Амортизация по находящемуся во временном пользовании ТС, которое не значится на балансе, не начисляется.

Распространенные ошибки при аренде авто

Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.

Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:

1. Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
2. Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа - организация (арендатор).

Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение - оплачивание капитального ремонта.

Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:

• путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
• платежные документы - чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
• акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
• распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.

В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.

Экспертное мнение по удержанию общеобязательных взносов с платы за аренду и компенсаций за траты

О порядке удержания общеобязательных взносов по всем видам страхования высказывает свою позицию Минздравсоцразвития в письме № 550-19 от 12.03.2010. В частности, обращается внимание на то, что установленная договором имущественного найма арендная плата не облагается общеобязательными взносами. Обоснование - ФЗ № 212, ст. 7, ч.3.

Со ссылкой на ст. 188 ТК РФ, в настоящем письме оговорена возможность выплаты работнику компенсации за траты по использованию ТС. Речь идет об износе материалов, инструментов, технического оборудования, владельцем которого является работник. Сам факт компенсации, как и ее размер, согласовывается с работником и фиксируется в письменном виде посредством договора имущественного найма. Определенная сторонами сумма компенсирования не облагается общеобязательными взносами при условии, что переданное организации во временное пользование ТС используется в служебных целях.

По части исчисления взносов на травматизм в письме предписано придерживаться надлежащих Правил, введенных правительственным постановлением № 184 от 2.03.2000 (редакция от 22.12.2016). Сообразно указанным правовым нормам и актуальному Перечню необлагаемых взносами выплат, страхователь вправе не начислять взносы по травматизму на суммы, связанные с возмещением трат по части исполнения трудовых обязанностей. Это же правило равно относится и к арендной плате за ТС.

Письмо подготовлено директором департамента развития социального страхования и гособеспечения С. А. Афанасьевым.

Пример 1. Бухгалтерские записи нанимателя по аренде авто

ООО «Проект» заключила со своим сотрудником Л. Н. Григорьевым договор аренды автомобиля седан FORD FOCUS без экипажа (форма для организации и физлица). Срок действия соглашения - год. Целевое использование - для рабочих поездок арендатора по РФ. Согласно достигнутым договоренностям управление, содержание автомобиля, а также возможный ремонт арендатор берет на себя. В учете аренду отображает только одна сторона - ООО «Проект».

Бухгалтерские записи ООО «Проект» по аренде ТС у сотрудника Л. Н. Григорьева	Характеристика
ДТ 001	Учитывается арендованный у Л. Н. Григорьева автомобиль FORD FOCUS (стоимость)
ДТ 26 КТ 73	Плата за аренду FORD FOCUS
ДТ 73 КТ 68 (НДФЛ)	Начисление подоходного налога на доход Л.Н. Григорьева в виде арендной платы
ДТ 73 КТ 50	Выдача денег в размере платежа за аренду
ДТ 10 КТ 60	ГСМ
ДТ 19 КТ 60	НДС по горюче-смазочным материалам к учету
ДТ 68 (НДС) КТ 19	НДС к вычету
ДТ 26 КТ 10	Списание горюче-смазочных материалов
ДТ 90 КТ 26	Траты по аренде и ГСМ учитываются в расходах
КТ 001	Возврат автомобиль FORD FOCUS владельцу - Л. Н. Григорьеву

Пример 2. Калькуляция НДФЛ и общеобязательных сборов при аренде авто

ООО «Василек» арендовал личный автомобиль у своего работника П. С. Дмитриева (резидента РФ). Сторонами заключен договор аренды с экипажем, согласно которому ежемесячная сумма арендного платежа составляет 7 000 руб., а оплаты услуг П. С, Дмитриева как водителя - 10 000 руб.

Каждый месяц наниматель обязан исчислять НДФЛ с платы (7 000 руб.), перечисляемой П. С. Дмитриеву за аренду. Кроме этого, арендатор удерживает общеобязательные страховые взносы (ОПС, ОМС, ОСС в части ВН и М) с оплаты за услуги водителя (10 000 руб.).

Итак, ООО «Василек» будучи арендатором, налоговым агентом и страхователем по отношению к своему работнику П.С. Дмитриеву осуществляет следующие ежемесячные удержания, связанные с арендой: НДФЛ - 910 руб., взносы ОПС - 2 200 руб., ОМС - 510 руб. и ОСС (ВН и М) - 290 руб.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Организация заключила с работником договор имущественного найма с экипажем, но не выделила в нем стоимость услуг водителя. В соглашении прописана одна сумма, включающая арендный платеж и оплату услуг. Как нанимателю рассчитать НДФЛ и общеобязательные взносы по доходам работника, с какой суммы?

Руководствоваться следует условиями договора. Поскольку там прописана одна сумма, наниматель (арендатор) должен удерживать налог и взносы только с нее. Определять облагаемую сумму иным путем он не вправе.

Оптимальный вариант выхода из подобной ситуации - заключение дополнительного соглашения. В нем можно будет определить стоимость услуг (работ), иные добавочные условия. На основании допсоглашения арендатор сможет далее с прописанной стоимости услуг исчислять и уплачивать общеобязательные сборы.

Вопрос №2: В каких случаях надо включать в базу НДФЛ траты арендатора на бензин?

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

• физическое;
• юридическое;
• индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

• марка и модель автомашины;
• ее пробег на момент передачи;
• стоимость данного актива;
• данные технического осмотра;
• номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
• 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

• дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
• дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
• дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

• дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
• дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

• страховку;
• парковку;
• заправку;
• ремонт;
• компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

• дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
• дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
• дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
• дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
• дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
• дебет 19, кредит 60 – по ГСМ;
• дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
• дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
• дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
• 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль , если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

1. Как оформить договор аренды имущества с работником или другим физлицом.

2. Что выгоднее: компенсация за использование личного автомобиля сотрудника или оплата по договору аренды.

3. Налогообложение и бухгалтерский учет арендных платежей в пользу физического лица.

Сложно представить себе организацию или предпринимателя, которые обходятся в своей деятельности без использования хотя бы минимального количества имущественных ресурсов. К «стандартному» имуществу, без которого ведение бизнеса в настоящее время практически невозможно, относится, например, офисная техника, компьютеры, телефоны. Однако в большинстве случаев для ведения хозяйственной деятельности требуется еще офис, автомобиль, оборудование и т.д. Список используемого имущества может быть самым разнообразным в зависимости от масштабов и специфики бизнеса. При этом далеко не все организации могут позволить себе приобретать все необходимое в собственность, а многие просто не видят в этом смысла (лишние затраты на содержание, налог на имущество и т.д.). Гораздо удобнее воспользоваться чужим имуществом, например, взять в аренду. Если арендодатель – юридическое лицо или ИП, то сложностей с оформлением договора и учетом арендных расходов, как правило, не возникает. А вот если арендодателем выступает ваш сотрудник или другое физическое лицо , нужно быть готовым к определенным нюансам в оформлении сделки, налогообложении и учетном отражении, о которых пойдет речь в этой статье.

Документальное оформление аренды имущества физического лица

Если Вы арендуете имущество у физического лица, то порядок документального оформления такой сделки, а также налогообложения по ней не зависит от того, является это физлицо сотрудником или нет . Аренда имущества физлица оформляется договором, согласно которому арендодатель (физлицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). При составлении договора аренды необходимо учитывать следующие особенности:

• Форма договора аренды – письменная, поскольку одной из сторон является юридическое лицо (ИП) (ст. 609 ГК РФ).

• Срок аренды – устанавливается договором по соглашению сторон. Если срок аренды не указан, договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 610 ГК РФ).

! Обратите внимание: Если договор аренды здания или сооружения заключается на срок более одного года, он подлежит обязательной государственной регистрации. Поэтому, чтобы избежать данной процедуры, в договоре необходимо четко прописать срок аренды, не превышающий года.

• Объект аренды – в обязательном порядке должен быть установлен в договоре.

Кроме того, в договоре необходимо прописать все основные характеристики, позволяющие однозначно идентифицировать имущество, подлежащее передаче в качестве объекта аренды. В противном случае договор аренды признается недействительным (ст. 607 ГК РФ). Например, если объектом аренды является автомобиль, необходимо указать все его основные характеристики: марку, модель, год выпуска, регистрационный номер, номер ПТС и т.д. Если передаче подлежит помещение – его адрес, площадь, состав, приложить схему.

! Обратите внимание: при составлении договора аренды у арендодателя необходимо запросить документы, подтверждающие его право собственности на передаваемое имущество. Если арендодатель не является собственником имущества, он должен предоставить документы, дающие ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

• Арендная плата – размер, порядок и сроки уплаты арендных платежей устанавливаются в договоре по соглашению сторон. Если порядок и сроки внесения арендной платы в договоре не определены, они принимаются как порядок и сроки, действующие в отношении аналогичного имущества в сравнимых обстоятельствах (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Размер арендной платы может изменяться не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

• Обязанности сторон – определяются договором. По умолчанию (если другое не установлено в договоре) капитальный ремонт имущества, являющегося объектом аренды, осуществляет арендодатель, а текущий ремонт – арендатор.

• Аренда автомобиля – в договоре необходимо прописать характер аренды: с экипажем или без экипажа.

Аренда автомобиля с экипажем предполагает, что арендодатель не только предоставляет свое транспортное средство во временное владение и пользование, но еще и оказывает услуги по управлению им и по технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Аренда без экипажа, соответственно, предполагает только предоставление транспортного средства во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ). В соответствии с Гражданским кодексом, по договору аренды транспортного средства с экипажем обязанность по проведению капитального и текущего ремонта возлагается на арендодателя, а по договору аренды без экипажа – на арендатора (ст. 634, 644 ГК РФ). В договоре аренды транспортного средства с экипажем лучше отдельно указать сумму арендной платы, а также сумму, причитающуюся арендодателю за услуги по управлению транспортным средством и технической эксплуатации. Такое разграничение в дальнейшем позволит избежать проблем с начислением НДФЛ и страховых взносов.

При составлении договора аренды имущества с работником или другим физическим лицом предлагаю Вам воспользоваться готовыми образцами договоров :

Передача имущества по договору аренды оформляется актом приема-передачи. В акте нужно перечислить все основные характеристики объекта аренды, его недостатки, повреждения и т.д., поскольку после заключения договора ответственность за содержание арендованного имущества в надлежащем состоянии ложится на арендатора. Возврат имущества из аренды оформляется актом возврата.

НДФЛ с доходов физического лица от сдачи имущества в аренду

Доходы физического лица от сдачи в аренду имущества подлежат обложению НДФЛ по ставке 13% (для налоговых резидентов) или 30% () (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Независимо от того, состоит арендодатель в трудовых отношениях с арендатором или нет, организация-арендатор является налоговым агентом. Поэтому именно арендатор должен исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с арендной платы при ее фактической выплате физлицу (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ). Кроме того, организация-арендатор обязана предоставить в налоговую инспекцию по итогам года сведения по форме 2-НДФЛ в отношении доходов арендодателя.

В справке 2-НДФЛ доходы физлица от сдачи в аренду имущества отражаются с кодом «2400». В том случае, если заключен договор аренды транспортного средства с экипажем, в справке отражаются отдельно: арендная плата с кодом «2400», а также плата за услуги по управлению и технической эксплуатации с кодом «2010» (Приложение 3 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников»).

! Обратите внимание: включение в договор аренды имущества с физическим лицом условия о том, что арендатор не является налоговым агентом и арендодатель должен самостоятельно уплачивать НДФЛ с арендной платы в бюджет, противоречит налоговому законодательству РФ. Поэтому независимо от наличия такого условия, организация-арендатор признается налоговым агентом по отношению к арендодателю-физлицу , то есть ответственность за полноту и своевременность уплаты НДФЛ с арендной платы полностью лежит на организации. В случае неисполнения своих обязанностей как налогового агента организация может быть привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ (штраф в размере 20% от суммы налога, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет). Такой позиции придерживается Минфин РФ в письмах от 29.04.2011 № 03-04-05/3-314 и от 15.07.2010 № 03-04-06/3-148.

Страховые взносы с арендной платы физическому лицу

Арендная плата, выплачиваемая сотруднику или другому физическому лицу по договору аренды имущества, не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), а также взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако если Вы заключили с физлицом договор аренды транспортного средства с экипажем, то помимо арендной платы по нему предусматривается плата физлицу за услуги по управлению. Вторая составляющая оплаты (за услуги) с правовой точки зрения относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг. Поэтому с суммы оплаты физлицу за услуги по управлению транспортным средством и технической эксплуатации организация должна начислить страховые взносы в ПФР, ФОМС, ФСС (на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем.

Налог на прибыль, УСН

Организации, применяющие общую систему налогообложения имеют право учесть арендные платежи за арендуемое имущество в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом такие расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. Для документального подтверждения расходов достаточно договора аренды и акта приема-передачи. То есть составлять ежемесячные акты об оказанных услугах не требуется, если их составление прямо не предусмотрено договором аренды (Письма Минфина России от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764).

! Обратите внимание: Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Кроме самой арендной платы арендатор может уменьшить налогооблагаемую базу на расходы по ремонту арендованного имущества (текущему и капитальному), если обязанность по такому ремонту возложена на него по договору аренды (пп. 1 и 2 ст. 260 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.05.2008 № 03-03-06/1/339). Помимо этого к налоговому учету могут быть приняты и расходы, связанные с эксплуатацией арендованного имущества, например, используемого по договору аренды: на ГСМ, стоянку, страхование (если договором аренды обязанность по страхованию возложена на арендатора).

Плательщики УСН также могут учитывать в составе расходов арендные платежи за пользование имуществом (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой принятия к налоговому учету таких расходов будет являться дата их фактической оплаты, то есть дата выплаты арендной платы за истекшие периоды.