Договор содержит необходимые технические требования к автомобилю и возможные ограничения или пожелания по отношению к экипажу: возраст, стаж работы, пол и др. Обычно на арендатора возлагаются требования по оплате в рамках договора аренды за полный комплект услуг, а уже арендодатель выплачивает вознаграждение за управление автомобилем водителям.

В договоре может быть предусмотрена возможность использовать автомобиль по различным направлениям, в частности для использования в коммерческой деятельности или для личных нужд. Кроме этого в договоре можно оговорить возможность дальнейшей передачи арендуемого автомобиля в субаренду.

В рамках договора аренды транспортного средства вместе с водителями за арендодателем закрепляются необходимые требования по уходу и обслуживанию передаваемого имущества.

Перед арендодателем ставится ряд задач:
Арендуемое транспортное средство в течении срока использования должно быть технически исправно, арендодатель должен проводить тех. обслуживание, текущий и капитальный ремонт за счет арендных платежей;
Услуги по управлению автомобилем;
Своевременно оформлять страховой полис на транспортное средство на случай повреждения или угона;
Экипаж водителей также должен быть застрахован;
Обязательно должен проводить водителям необходимое медицинское обследование.

Обычно таким договором предусмотрено, что арендатор несет расходы на заправку автомобиля топливом самостоятельно. Однако нередко заключаются договора аренды таким образом, что все расходы по оплате за ГСМ за установленный лимит ежедневного пробега несет арендодатель, а пробег сверх лимита — возмещается арендатором.

ДОГОВОР АРЕНДЫ
ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ С ЭКИПАЖЕМ № ___

г. ________ «____» _____________ 20__ г.

ООО «______________________», в лице Генерального директора ___________________________, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны и _________________________, в лице Генерального директора _________________________________, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор (далее по тексту именуемый «Договор») о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору транспортные средства, согласно Перечню Транспорта, передаваемого в аренду (Приложение №1 к Договору), именуемый в дальнейшем «Транспорт», во временное владение и пользование за плату, а также оказывает Арендатору своими силами услуги по управлению Транспортом и его технической эксплуатации.
1.2. Транспорт передается Арендодателем Арендатору по акту приема-передачи Техники, подписываемому обеими Сторонами (Приложение №2 к Договору).

2. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ
2.1. Размер арендной платы рассчитывается два раза в месяц, в соответствии с тарифами, указанными в приложениях к Договору, на основании сменных рапортов, подписанных уполномоченным лицом и отмеченных штампом Арендатора.
2.2. 15-го и последнего числа каждого отчетного месяца Арендодатель предоставляет Арендатору акт фактического использования Транспорта.
2.3. Арендатор обязан рассмотреть и подписать акт фактического использования Транспорта либо представить мотивированный отказ в течение 2 (двух) банковских дней.
В случае не подписания акта фактического использования Транспорта Арендатором и не предоставления им мотивированного отказа в установленный срок, обязательства Арендодателя по Договору за отчетный период считаются исполненными в полном объеме и надлежащим образом. При этом акт фактического использования Транспорта, подписанный Арендодателем подлежит оплате Арендатором.

3. ПОРЯДОК ОПЛАТЫ
3.1. Оплата по настоящему Договору осуществляется в следующем порядке:
3.1.1. Арендатор вносит Арендодателю аванс в сумме ____________________ рублей 00 копеек (в т.ч. НДС).
3.1.2. Арендодатель единовременно с предоставлением акта фактического использования Транспорта за отчётный период (п.2.2. Договора) выставляет Арендатору счет на оплату.
3.1.2 Арендатор производит оплату по безналичному расчету в течение 3 (Трех) банковских дней с момента получения счета на оплату от Арендодателя.
3.1.4. Сумма аванса (пп. 3.1.1. Договора) погашается при внесении Арендатором арендной платы за последний отчётный период действия Договора.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
4.1. Арендодатель обязуется:
4.1.1. предоставлять Арендатору Транспорт в соответствии с условиями Договора;
4.1.2. в течение всего срока действия Договора поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду Транспорта, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых для эксплуатации Транспорта в целях Договора принадлежностей;
4.1.3. предоставлять Арендатору услуги по управлению и технической эксплуатации Транспорта с обеспечением его нормальной и безопасной эксплуатации в соответствии с целями Договора;
4.1.3. обеспечить соответствие состава экипажа и его квалификации (в том числе возможность управлять автомобилями соответствующей категории) требованиям обычной практики эксплуатации транспорта данного вида и условиям Договора;
4.1.4. заключать необходимые трудовые (гражданско-правовые) договоры с экипажем; нести расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходов на их содержание, если иное не предусмотрено Договором и/или дополнительными соглашениями к нему;
4.1.5. нести расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией Транспорта, в том числе расходы на оплату топлива и иных расходуемых материалов, если иное не предусмотрено дополнительными соглашениями к Договору.
4.2. Арендатор обязуется:
4.2.1. уплачивать арендную плату в соответствии с условиями Договора;
4.2.2. обеспечить своевременное и надлежащее оформление сменных рапортов, точное указание фактического времени прибытия и убытия Транспорта из пунктов погрузки и выгрузки, количество отработанных машино-часов.
4.2.3. при необходимости предоставить бесплатно в пунктах погрузки и выгрузки водителям и другим представителям Арендодателя телефонную связь для служебного пользования, а также пункты обогрева;
4.2.4. при выполнении Арендодателем объемов работ в других регионах (командировке) по заявке Арендатора, Арендатор обязан на месте выполнения работ обеспечить Арендодателя за свой счет местом для стоянки Транспорта, его охрану, а водителям необходимые санитарно-бытовые условия;
4.2.5. обеспечить Арендодателя пропусками на период ограничения проезда по федеральным и местным дорогам в период весенней распутицы (закрытия дорог);
4.2.6. обеспечить сохранность Транспорта на весь период аренды;
4.2.7. использовать Транспорт только для выполнения работ в месте (на объекте), согласованном обеими Сторонами Договора.
4.3. Членами экипажа являются работники Арендодателя либо лица, с которыми Арендодатель надлежащим образом оформил трудовые (гражданско-правовые) отношения. Члены экипажа подчиняются распоряжениям Арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям Арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации Транспорта.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
5.1. В случае гибели или повреждения Транспорта Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненные убытки, если Арендодатель докажет, что гибель или повреждение Транспорта произошли по обстоятельствам, за которые Арендатор отвечает в соответствии с законом или Договором (неисполнение Арендатором обязанностей, предусмотренных п. 4.2.6. Договора, выполнение членами экипажа распоряжений Арендатора, указанных в п. 4.3. Договора и тд).
5.2. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам Транспортом, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет Арендодатель. Он вправе предъявить к Арендатору регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам, если докажет, что вред возник по вине Арендатора.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Арендатором обязательства по перечислению арендной платы, Арендодатель имеет право требовать от Арендатора уплату пени в размере 0,05% от суммы просроченного платежа за каждый день просрочки, начиная со дня просрочки, но не более 30% от суммы просроченного платежа.
5.4. В случае задержки подачи Транспорта к установленному сроку Арендодатель оплачивает Арендатору пени в размере 0,05% от стоимости машино-часа непредоставленной в срок единицы Техники за каждый час просрочки.
5.5. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Арендатором своей обязанности по перечислению арендной платы более чем на 10 (Десять) рабочих дней, Арендодатель имеет право приостановить действие Договора до момента оплаты Арендатором арендной платы, в порядке, предусмотренном настоящим Договором. При этом Арендодатель вправе беспрепятственно вывезти переданную Арендатору Технику с объекта Арендатора.
5.6. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Арендатором своей обязанности по перечислению арендной платы более чем на 30 (Тридцать) календарных дней, Арендодатель вправе расторгнуть договор в одностороннем внесудебном порядке. При этом Арендодатель вправе беспрепятственно вывезти переданную Арендатору Технику с объекта Арендатора.

6.ФОРС-МАЖОР
6.1. Ни одна из Сторон Договора не несет ответственности перед другой стороной за невыполнение обязательств, обусловленное обстоятельствами, возникшими помимо воли и желания Сторон и которые нельзя предвидеть или избежать, включая войны, гражданские волнения, эпидемии, блокаду, землетрясения, наводнения, пожары и другие стихийные бедствия.
6.2. Сторона, которая не исполняет обязательства по Договору вследствие действия непреодолимой силы, должна немедленно известить другую сторону о препятствии и его влиянии на исполнение обязательств по Договору.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОГОВОРА
7.1. Арендатор не вправе сдавать Транспорт в субаренду.
7.2. Договор составлен и подписан в двух, имеющих одинаковую юридическую силу, экземплярах на русском языке, по одному на каждой из Сторон.
7.3. После подписания Договора все переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях по вопросам, так или иначе касающихся Договора, утрачивают юридическую силу.
7.4. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства РФ. При не урегулировании в процессе переговоров, споры разрешаются в судебном порядке.
7.5. По всем иным вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте Договора, Стороны будут руководствоваться нормами действующего законодательства РФ и г. Москвы.
7.6. В случае изменения своих реквизитов, адресов, наименований Стороны обязаны в течение трех рабочих дней уведомить друг друга об этом в письменной форме.
7.7. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и действует до «____»________________ 20__г.
7.8. По желанию одной из Сторон Договор может быть расторгнут в одностороннем внесудебном порядке с предварительным письменным уведомлением другой Стороны за 2 (Две) недели до даты его расторжения.

ПРИЛОЖЕНИЯ К ДОГОВОРУ:
1. Перечень Транспорта, передаваемого в аренду (с тарифными ставками).
2. Акт приема-передачи Транспорта.
3. Доверенности уполномоченных представителей Сторон.
4. Образец сменного рапорта о работе Транспорта с образцом штампа Арендатора.
5. Образец акта фактического использования Транспорта.

8. АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:

Арендодатель Арендатор
Название стороны договора
Юридический адрес
ИНН
КПП
Название банка
Расчетный счет
Корреспондентский счет
БИК
Телефон

ПОДПИСИ СТОРОН

АРЕНДОДАТЕЛЬ: АРЕНДАТОР:

Генеральный директор Генеральный директор

______________/______________/ _______________/_____________/

Практика передачи в аренду, т.е. в прокат, различных транспортных средств в настоящее время распространена достаточно широко. Она является достаточно выгодным вариантом решения проблем для физических и юридических лиц, которые либо связаны с работой на транспортных средствах, но не имеют таковых в собственности, либо нуждаются в краткосрочной аренде определенного транспорта.

При отсутствии у заказчика (арендатора) своего водителя на данный транспорт используется практика аренды ТС (транспортного средства) вместе с экипажем, даже если экипаж состоит из одного человека - водителя. Особенно широко такой вид аренды распространен в области железнодорожного, воздушного транспорта, а также плавательных средств.

Следует отличать аренду транспортного средства от лизинга, который фактически является покупкой этого ТС в длительную рассрочку. Юридическая разница состоит в том, что при лизинге лизингополучатель принимает на себя почти все права (за исключением права собственности), а в равной мере и ответственность за ТС, тогда как при аренде они остаются за арендодателем - собственником имущества.

С точки зрения законодательства, а именно Гражданского кодекса РФ, предметом договора аренды транспортного средства, вне зависимости, с экипажем или без, являются объекты, удовлетворяющие следующим условиям :

это техническое устройство, способное перемещаться в пространстве, основным назначением которого является перевозка или буксировка пассажиров, их багажа и иного груза;
это объект, являющийся источником повышенной опасности;
это объект, использование которого возможно только в соответствии с регламентом транспортного законодательства.

Таким образом, под понятие аренды ТС попадают только:

Автомобили - грузовые и легковые.
Речные и морские суда, предназначенные для перевозки пассажиров и грузов.
Железнодорожные вагоны и/или составы.
Воздушные суда (самолеты) транспортного или пассажирского назначения.

Аренда специальной техники , такой как строительная (экскаваторы, бульдозеры, краны), дорожная (комбинированные дорожные машины), лесная (харвестеры) и т.д. оформляется по отдельным договорам на аренду . Спецтехника под категорию не подпадает, т.к. перевозка людей и грузов - не основное назначение этих машин, а сопутствующая возможность. Хотя многое будет зависеть от того, смонтировано ли специальное устройство на базе автомобиля или имеет отдельно сконструированную базу.

Гужевой транспорт (конная повозка) может быть арендован только как движимое имущество, т.к. не считается источником повышенной опасности.

Велосипед или механическое транспортное средство с двигателем внутреннего сгорания объемом менее 50 куб. см. (например, мопед) также не может быть предметом договора аренды транспортного средства, т.к. на его вождение не нужны права (кстати, этот пункт дополнительно можно отнести и к гужевому транспорту).

Предмет договора аренды должен быть, согласно ГК РФ, исчерпывающе описан, то есть в договоре в соответствующей графе должны быть указаны все существенные характеристики, позволяющие идентифицировать объект. К ним относятся:

Тип ТС и характеристики, например «легковой автомобиль с бензиновым двигателем мощностью 100 л.с.».
Марка и/или модель.
Все идентификационные номера, включая номер госрегистрации, номер VIN и другие, если есть.
Цвет.
Другие существенные условия, например, имеющиеся внешние и внутренние дефекты, установленное специальное оборудование (если есть) и т.д.

Кроме того, в этой же графе необходимо отразить, есть ли какие-то ограничения и обременения, связанные с ТС, цели его использования (во избежание нецелевого), комплект передающихся одновременно с ним документов и другие данные, позволяющие максимально подробно описать предмет договора и все связанные с ним обязательства.

Особенности

В юридических аспектах аренды транспортного средства вместе с экипажем есть ряд особенностей . Во-первых, в нем фактически объединяются два вида обязательств: обязательства по неодушевленному объекту, который является предметом договора (транспортом), и обязательства по оплате услуг экипажа.

Общая плата за аренду ТС называется фрахтом, само явление - фрахтованием. Плата складывается из стоимости самой аренды и оплаты услуг экипажа, с учетом налогообложения. При этом транспортное средство может находиться в собственности у одного или нескольких членов экипажа, чаще всего это относится к автомобилям.

Практика аренды автомобиля с экипажем у физического лица позволяет многим компаниям вывести водителя за рамки штата, если его услуги требуются нерегулярно либо краткосрочно - например, развозка сотрудников по домам после работы. В этом случае часто выгоднее заключить контракт, по которому лицо - владелец ТС - передает арендатору на условиях возмездного владения, на оговоренный срок, свое транспортное средство и оказывает услуги по управлению им.

При этом, согласно ст.645 ГК РФ , обязанности по технической эксплуатации (а не только по управлению) также переходят к экипажу «в комплекте».

На срок аренды (должен быть прописан в договоре) владельцем ТС становится арендатор, но некоторые связанные с этим обязанности несет арендодатель. Например, по возмещению ущерба в случае происшествия, которое произошло по вине экипажа.

Кроме того, составляя контракт на аренду ТС с экипажем, необходимо тщательно детализировать все текущие расходы, в том числе на ГСМ.

Необходимость

Самый распространенный на практике случай - это аренда крайне дорогостоящего транспортного средства , временные услуги которого предоставляет компания-собственник, например, морского или воздушного судна.

Управление таким ТС требует высокой и узкой квалификации, поэтому оно фрахтуется вместе с экипажем, который фактически оказывается в двойном подчинении - у арендатора (в оговоренных пределах, на время фрахта) и у арендодателя, у которого оформлен постоянно.

Также подобным договором часто оформляются услуги развозки сотрудников для предприятия, не имеющего своего автопарка. На основе подобного договора может быть реализовано заключение соглашения с личным водителем для директора, оказывающим услуги на своем автомобиле.

Кроме того, аренда ТС с экипажем может быть выходом для службы такси, которым, согласно вводимым в действие законам, необходимо работать только с водителями, имеющими . При этом лицензию таксисту можно получить только будучи официально трудоустроенным в таксопарк, либо быть зарегистрированным как индивидуальный предприниматель.

Налогообложение

Аренда транспортного средства с экипажем может сказаться на налогообложении различным образом. Арендатор не уплачивает транспортный налог, если ТС зарегистрировано на арендодателя, даже если ставит ТС на учет в ГИБДД или иных контролирующих органах (для разных видов ТС соответственно).

По налогу на добавленную стоимость () к вычету принимается НДС, указанный в счет-фактуре, которая сопровождает передачу транспортного средства с экипажем.

Налог на прибыль при работе на арендованной технике уплачивается в уменьшенном на величину арендной платы объеме. При этом арендная плата относится к «прочим» расходам.

Налоги, связанные с заработной платой экипажа, юридическое или физическое лицо, выступающее арендатором, не платит. Зарплату экипажу/водителю выплачивает его непосредственный работодатель - арендодатель, которому арендатор перечисляет фиксированную плату за фрахт.

Арендодатель же и несет сопутствующее этому налоговое бремя. Но если арендодателем-собственником выступает физическое лицо, то НДФЛ с этих доходов однозначно подлежит уплате и перечисляется в бюджет по месту регистрации арендатора.

Никакие взносы во внебюджетные фонды уплате не подлежат, за исключением страхового сбора в ФСС «на травматизм». Он может перечисляться с арендной платы в местное отделение ФСС, но только если это предусмотрено самим договором аренды.

Образец

Договор аренды транспортного средства с экипажем относится к числу стандартных. Специальных бланков для него не предусмотрено, арендодатель может составить его сам в свободной форме, обычной для любых договоров аренды. Главное - учесть некоторые важные нюансы.

Транспортное средство должно быть максимально подробно описано с целью его дальнейшей идентификации. В случае технически особенно сложных средств рекомендуется отдельно упомянуть модели, серийные номера и технические характеристики основных узлов устройства, во избежание мошенничества, связанного с их заменой на более дешевые. Арендатору же следует обратить внимание на дефекты, с которыми транспорт сдается в аренду. Если таковые есть - они должны быть отмечены в договоре, например «ТС имеет потертость по правому крылу длиной 10 см и шириной 2». Это позволит избежать обвинений в повреждении ТС при его возвращении.
Все дополнительное оборудование ТС, например навигатор, рация, GPS-датчик, таксометр и тахометр, должно быть упомянуто в договоре отдельно.
Нужно указать цель, для которого ТС сдается в аренду: фрахт морского судна для перевозки груза из точки А в точку Б, аренда автомобиля для вечерней развозки сотрудников и т.д. Для иных целей арендованное ТС использовать уже не смогут, таким образом арендодатель избежит расходов, связанных с излишней выработкой моторесурса.
Указать срок аренды. При этом он указывается одновременно и для проката самого ТС, и для работы обслуживающего экипажа. Если будет указан более короткий срок работы экипажа, чем срок самой аренды, суд может расценить это как два разных договора.
Если не указывать срок, то договор будет считаться бессрочным. При этом арендатор имеет право пользоваться ТС, пока стабильно вносит арендную плату, не использует его нецелевым методом и не допускает его порчи (выработка моторесурса не в счет).
В договоре следует упомянуть условия работы экипажа, которые будет фактически обеспечивать арендатор, если эти условия существенны.
Оговорить, что оплата услуг арендодателя по управлению ТС включена в арендную плату, или предусмотреть разделение сумм на плату за собственно прокат ТС и плату за услуги по управлению им. Четко указать размер платы, сроки внесения либо приложить формулу расчета платы, если характер работ будет заключаться в том, что она «плавающая».
Предусмотреть условия страховки. По умолчанию она лежит на арендодателе, но может быть полностью или частично переложена на арендатора.

Срок и порядок передачи

Срок в данном случае существенным условием не считается. Если не установлена конкретная дата, то договор будет считаться бессрочным - закон это допускает. Но необходимо знать, что, согласно ст.610 ГК РФ , любая из сторон может его расторгнуть в любой момент, предупредив другую сторону не позднее, чем за месяц.

В разделе «Порядок передачи» необходимо прописать, в каком месте имущество будет передано арендатору (по месту его хранения, по месту нахождения какой-либо из сторон и т. д.), предусмотреть документ, подтверждающий факт передачи - либо это акт приема-передачи, либо сам договор аренды. Аналогичные условия должны быть прописаны для процедуры возврата имущества.

Особенности составления договора аренды транспортного средства с экипажем подробно рассмотрены в данном видео.

Договор аренды спецтехники с экипажем таит в себе ряд нюансов. С ними нам поможет разобраться управляющий партнер юридической компании “Право и Практика” Алексей Никитин

Необходимо отметить, что в договорах аренды часто речь идет не о транспортных средствах в их формальном строгом значении (автомобили, прицепы), а, например, о спецтехнике (экскаваторы, бульдозеры, погрузчики и т.д.), оборудовании (башенные краны) или даже о воздушных и морских судах.

Рассмотрим подробно 6 пунктов, которые обязательно нужно предусмотреть в договоре.

Обязательно ли составлять письменный договор аренды?

Несоблюдение формы договора влечет его недействительность. Если техника была получена/передана без составления договора, а факт оказания услуг фиксировался, например, выставлением и оплатой счетов, то у сторон в случае возникновения споров могут возникнуть серьезные проблемы в верной правовой квалификации взаимоотношений и получении судебной защиты своих прав.

Как продлить договор аренды?

С учетом положений предыдущего пункта на каждый новый период арендатор и арендодатель должны заключать письменное соглашение, отсутствие которого влечет недействительность аренды.

Поиск необходимого оборудования или запчастей стал еще проще - оставьте и Вам перезвонят.

Какие данные нужно указать в пункте "предмет аренды"?

Необходимо указать индивидуализирующие признаки имущества - государственный регистрационный номер, модель, марка, год выпуска, цвет, номер двигателя и кузова, мощность и т.д. Отсутствие индивидуальных характеристик имущества (например, стороны просто указали бульдозер Caterpillar , без номеров и т.п.) может повлечь признание данного договора незаключенным.

Кто несет расходы по ремонту спецтехники?

Арендодатель в течение всего срока договора аренды спецтехники с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданной в аренду техники, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Это правило императивно и не может быть изменено соглашением сторон. Положение договора об ином распределении расходов на ремонт - ничтожно, что подтверждается сложившейся судебной практикой.

Как правильно распределить расходы на содержание спецтехники?

По общему правилу арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией спецтехники, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов. Но стороны вправе установить в своем договоре иной порядок распределения расходов, и их полностью или в части может взять на себя арендодатель.

Арендная плата: что следует указать в договоре?

Арендная плата может состоять из единого платежа или разбиваться на несколько частей: услуги по управлению техникой в этом случае оплачиваются отдельно от аренды. Арендная плата может взиматься за определенные календарные промежутки времени, например, дни, месяцы, а может - за отработанное время, например, в зависимости от количества моточасов. Главное - четко согласовать, как исчисляется это время, кто несет ответственность за простои из-за ремонта или, например, отсутствия экипажа или отсутствия физической возможности производить работы.

Один из ярких примеров - арбитражное дело №А42-607/2014. Спор возник по договору фрахта плавучего крана. Арендатор обратился с иском о взыскании оплаченной арендодателю стоимости буксировки крана - 6,5 млн рублей, которую последний не выполнил. Арендодатель, в свою очередь, заявил встречный иск о взыскании 122 млн рублей арендной платы за период простоя крана, вызванного закрытием навигации. Основной вопрос - должен ли арендатор оплачивать аренду, т.к. сначала судно не смогли отбуксировать из-за погодных условий, а затем судовладелец решил законсервировать судно в связи с приближением зимы, была закрыта навигация и вывезти кран было физически невозможно. Дело рассматривается уже более трех лет, доходило до Верховного суда, возвращалось на новое рассмотрение, разные инстанции решали то в пользу арендатора, то в пользу арендодателя. Суды изучили огромный объем фактических обстоятельств: переписку, телеграммы, судовые журналы, порядок конвертации судов, приказы капитана порта и многое-многое другое, но окончательная точка в споре еще не поставлена.

Конечно, морские споры имеют свои нюансы, однако, суть проблемы не в этом. Главное, договор аренды спецтехники с экипажем имеет свои особенности, серьезно отличающие его от . Необходимо понимать, что данная форма взаимоотношений имеет специфическую структуру распределения рисков, связанных с расходами, ремонтами, простоями и управлением экипажем и все эти моменты надо учитывать. Во-первых, прописывать в договоре, а, во-вторых, и это самое важное, четко фиксировать все возникающие вопросы и проблемы в переписке. Например, техника вышла из строя - уведомление арендодателя должно быть оформлено соответственно, для начала в сообщении электронной почты, потом - официальным письмом или телеграммой. Помните, разговоры к делу не пришьешь, а последствия для сторон могут быть многомиллионными.

Многие индивидуальные предприниматели и предприятия пошли по пути оптимизации персонала. Один из вариантов в таком случае – исключение из штата водителя, и оформление отношений с ним путем договора аренды транспортного средства с экипажем. Это особенно актуально, если услуги по транспортировке требуются периодически и нерегулярно. Рассмотрим порядок заключения договора в таком случае с помощью сервиса СПС .

Аренда транспортного средства вместе с услугами по его управлению и эксплуатации – вид договора аренды движимого имущества. Условия договора аренды транспорта отражены в параграфе 3 Главы 34 второй части ГК РФ . Конструкция этого договора предполагает, что одна сторона (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо) передает другой стороне на условиях возмездного временного владения и пользования транспортное средство, а также предоставляет ей услуги по его управлению и эксплуатации.

Предмет договора

В главном разделе договора, содержащем его существенные условия по статье 632 ГК РФ , необходимо отразить: сколько транспортных средств отдается в аренду и какие именно (с указанием полных характеристик - год выпуска, наименование, цвет, государственный регистрационный номер, номер двигателя и кузова, мощность, модель, марка и т.д.). С легковой машиной привычнее и проще – достаточно взять данные об объекте из паспорта транспортного средства. По специфическим объектам следует обратиться к спецнормам законодательства. Например, в соответствии со статьей 200 Кодекса торгового мореплавания Российской Федерации , в договоре о фрахтовании судна и услуг членов экипажа (тайм-чартер) должны быть сведения о грузовместимости и грузоподъемности, районе плавания, скорости, целях фрахтования, времени, месте передачи, возврата судна, ставке фрахта, сроках действия тайм-чартера. В принципе полного описания предмета передачи достаточно, но желательно предусмотреть в этом разделе и такие условия:

цели использования арендуемого с экипажем транспорта;
какие документы и вещи передаются одновременно с транспортным средством;
имеются ли какие-то ограничения или права третьих лиц на транспорт;
выявлены ли недостатки при передаче (важный момент, его описание позволит получающей транспорт стороне избежать споров о вине в причинении каких-либо повреждений транспорту в период действия договора).

При формулировании различных ситуаций этого раздела вам поможет сервис Конструктор договоров:

Срок аренды и порядок передачи

Срок в этом договоре не является существенным условием. Закон допускает не устанавливать конкретный срок при аренде транспортного средства с экипажем. Но если стороны выбирают указание на неопределенный срок своих правоотношений, то следует принять во внимание , из которой следует, что при заключении договора аренды на неопределенный срок каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за месяц (или за срок, установленный в самом договоре). В данном разделе следует оговорить, в каком месте осуществляется передача транспортного средства, в каком возвращается, какими документами фиксируются эти события. Вот примеры формулировок этих условий в договоре:

Описание услуг по управлению и эксплуатации транспортного средства

Рассматриваемый нами договор является договором аренды с экипажем, значит, необходимо указывать в нем специальные условия, связанные с предоставлением услуг по управлению, обслуживанию, эксплуатации арендуемого транспортного средства. Будет ли арендатор предъявлять какие-либо требования к водителю, связанные с его опытом, квалификацией, возрастом и т.д.? Какие именно требования? Каков будет режим его работы? Будет ли ограничение по территории поездок, по командировкам? Конечно же, эти вопросы будут возникать при исполнении договора и их желательно оговаривать при заключении. Например, такими пунктами:

Данная договорная конструкция применяется при аренде не только обычных легковых автомобилей, но и иных транспортных средств. Поэтому требования к экипажу могут являться очень важными (ст. 52 Кодекса торгового мореплавания РФ , ст. ст. 26 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ , ст. ст. 56 Воздушного кодекса РФ). Требования к составу экипажа в договоре, естественно, не должны вступать в противоречия с обязательными условиями нормативно-правовых актов.

Оплата услуг членов экипажа

Один из ключевых вопросов в данном договоре – оплата работы водителя (члена экипажа). Водитель является сотрудником арендодателя, поэтому, по общим правилам статьи 635 ГК РФ , расходы по оплате услуг членов экипажа и расходы на их содержание несет арендодатель. Но данная норма диспозитивна и предоставляет сторонам возможность предусмотреть иные условия распределения расходов на услуги управления транспортом. Если стороны договора приходят к соглашению об ином порядке оплаты, то прямо предусматривают это в соответствующем разделе договора.

Условия содержания и эксплуатации транспортного средства

Еще один важный раздел и для арендатора, и для арендодателя - условия эксплуатации и содержания арендуемого имущества. Транспортное средство – вещь дорогостоящая, и имеет смысл предусмотреть порядок его сохранности, а также правила эксплуатации. Последние содержатся в специализированных нормативных актах (стандарты, ГОСТы и др.), поэтому по согласованию сторон достаточно в договоре на них сослаться. По правилам статьи 634 ГК РФ , поддерживать надлежащее состояние переданного в аренду транспорта, включая проведение текущего и капитального ремонта, предоставление необходимых принадлежностей, обязан арендодатель. Данная норма императивна, и пункт договора, где предусматривается возложение этой обязанности на сторону арендатора, является ничтожным, что подтверждается судебными решениями (например, постановлением ФАС Московского округа от 20.01.2009 № КГ-А40/12869-08 по делу № А40-23676/08-52-237). Однако допустимо, если ремонт транспортного средства произведет арендатор, но с последующим возмещением ему расходов со стороны арендодателя, при условии, что по вине арендодателя произошла поломка. Вот такие формулировки в помощь по данному разделу предлагает сервис Конструктор договоров СПС Консультант Плюс:

Расходы на оплату топлива

При обсуждении расходов на оплату топлива сторонам необходимо договориться, за чей счет оно будет закупаться. Об этом прямо сказано в статье 636 ГК РФ . Расходы на приобретение топлива могут ложиться на арендодателя и даже включаться в состав арендной платы (анализ имеющихся судебных решений позволяет сделать вывод о такой возможности), но эти распределения должны быть прямо прописаны в договоре. Если договором это не предусматривается, то оплата топлива, расходных материалов при нормальной эксплуатации производится арендатором.

Страхование

В отношении транспортного средства действуют два вида страхования – имущественное страхование и страхование гражданской ответственности. Конструкция статьи 637 ГК РФ гласит, что обязанность по страхованию несет арендодатель, но только в тех случаях, когда страхование является обязательным в силу прямого указания закона.

Арендная плата

В сервисе Конструктор договоров уже заранее предусмотрено большинство формулировок в зависимости от вариантов арендной платы: форма расчетов, период, за который вносится плата, валюта оплаты, возможности изменения порядка и размера арендной платы, момент исполнения обязательства арендатора по оплате.

Ответственность сторон

Со стороны арендодателя нарушение обязательств может выражаться, например, в несоблюдении сроков передачи транспортного средства, нарушении порядка его технической эксплуатации. А арендатор может нести ответственность за нарушение сроков либо порядка перечисления арендной платы, за нецелевое использование арендованного транспорта, за просрочку возврата его в связи с окончанием срока аренды. Вид ответственности (неустойка или штраф) и ее размер стороны должны оговорить в договоре, а также определить соотношения убытков и неустойки в различных ситуациях. Конструктор договоров поможет с формулировками. Статьями 639 ГК РФ и 640 ГК РФ предусматриваются случаи, когда ответственность наступает за повреждение транспортного средства, переданного в аренду, а также за вред, причиненный транспортным средством. В силу особого статуса объекта аренды – источник повышенной опасности – закон установил, что ответственность за причиненный транспортом вред третьим лицам ложится на арендодателя с правом предъявления в дальнейшем регрессных требований к виновному арендатору. Заключительные положения, касающиеся порядка расторжения договора, подсудности, срока действия договора и др., не отличаются от иных типов договоров. В отношении договора аренды транспортного средства с услугами по управлению и эксплуатации особое внимание обратите на следующие моменты:

Объект, который не предназначен для эксплуатации в целях перевозки вещей и людей, не может относиться к категории транспортных средств. Так, в качестве объекта договора аренды транспортного средства с экипажем может выступать только транспортное средство. Из анализа решений судов видим, что объектами аренды по таким договорам выступают различные самоходные машины, краны, иные технологические механизмы. Для разграничения понятий транспортного средства используйте нормативные акты – Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (ст. 2) и Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94 (Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 359).
Срок начала аренды можно определить по-разному: связать с моментом фактической передачи транспорта, определить календарной датой, привязать к определенному событию. Это позволительно, поскольку не содержит прямого указания, что договор аренды транспортного средства с экипажем является реальным (т.е. заключенным с момента передачи вещи). Однако судебная практика в этом случае не так однозначна. Некоторые суды считают формулировку статьи 632 ГК РФ характерной для реальных видов договоров. Учитывая этот «скользкий» момент, рекомендуется все же связывать начало срока аренды с моментом передачи транспортного средства с экипажем арендатору.
Расходы на оплату услуг экипажа, на его содержание по общим правилам возлагаются на сторону арендодателя (п. 2. ст. 635 ГК РФ). Однако если данные затраты фактически понес арендатор, то у него есть право требовать их возмещения. Предотвратить данные споры возможно путем включения в договор четких условий о данных расходах и выполнения взятых на себя стороной обязательств.
Если стороны решили прописать в договоре аренды транспортного средства с экипажем условия договора об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств, в этом случае они не должны противоречить установленным Правилам страхования, утвержденным Положением Банка России от 19.09.2014 № 431-П.

Договор аренды транспортного средства с экипажем должен отражать все нюансы взаимоотношений сторон. К нему стоит отнестись внимательно, исходя из того, что многие нормы Гражданского кодекса РФ, регулирующие эти правоотношения, предписывают сторонам самим устанавливать «правила игры». Кроме того, объект аренды является не только технически сложной дорогостоящей вещью, но и источником повышенной опасности.

Особенности аренды автомобиля с экипажем?

Аренда транспортного средства с экипажем. Путевой лист нужен и арендованному автомобилю. Компании защитили расходы на аренду и содержание имущества.

Вопрос: Вопрос был об аренде транспортного средства с экипажем, а в ответе всё про аренду без экипажа? Меня интересуют именно особенности аренды с экипажем.

Ответ: Арендатору нужно составлять путевые листы. Иначе будет непросто убедить инспекторов в обоснованности расходов на ГСМ, а также в том, что транспорт использовался в производственной деятельности. Налоговые органы уверены, что составлять путевые листы, чтобы подтвердить расходы на транспорт, должны все организации независимо от того, какой автотранспорт, собственный или арендованный, они используют (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.08 № 20-12/064123.2).

А значит, чтобы списать такие расходы при расчете налога на прибыль, арендатору понадобятся первичные документы, подтверждающие экономическую обоснованность (ст. 252 НК РФ). Таким документом как раз является путевой лист.

Аренда транспортного средства с экипажем подразумевает, что арендодатель не просто передает арендатору транспортное средство (далее по тексту - ТС) во временное владение и пользование за плату. Термин «экипаж» означает, что помимо самой передачи ТС арендодатель своими силами оказывает арендатору услуги по управлению ТС и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Договор аренды транспортного средства с экипажем Вы можете посмотреть, перейдя по активной ссылке:

Учет у ООО А (арендодателя)

Если предоставление автомобиля в аренду является отдельным видом деятельности организации, то суммы арендной платы учитывайте в составе доходов от обычных видов деятельности (п. 5 ПБУ 9/99). При этом в учете делайте проводку:

Дебет 62 (76) Кредит 90-1 (начислена арендная плата);

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» (начислен НДС с суммы арендной платы (если деятельность организации облагается НДС).

Если предоставление имущества в аренду не является отдельным видом деятельности организации, то суммы арендной платы включайте в состав прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). В этом случае в учете сделайте запись:

Дебет 62 (76) Кредит 91-1 (начислена арендная плата).

Доход от сдачи имущества в аренду является внереализационным, если не относится к доходам от реализации (п. 4 ст. 250 НК РФ). Если организация сдает имущество в аренду на систематической основе, расходы по такой деятельности связаны с реализацией (подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ). Соответственно, и доходы от нее нужно признать в составе выручки от реализации.

Если организация использует метод начисления и передача имущества в аренду - один из основных видов ее деятельности, то доход признайте на дату реализации этой услуги. По общему правилу датой фактического оказания услуг по аренде является последний день месяца. Составлять акт при этом не обязательно.

При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем водитель автомобиля является сотрудником организации-арендодателя, то есть состоит с данной организацией в трудовых отношениях. Поэтому обычно именно эта организация производит расходы, связанные с оплатой труда водителя. Выплаты, производимые водителю за выполнение своих трудовых обязанностей арендодатель в целях налогообложения прибыли учитывает на основании пункта 1 статьи 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда.

Учет у ООО В (арендатора)

В учете делайте проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 60 (76) (отражена арендная плата);

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

Если в договоре аренды автомобиля с экипажем отдельно прописать арендную плату и вознаграждение за управление машиной, то следует учитывать, что в целях налога на прибыль арендные платежи и вознаграждение водителю списывают в расходы.

Сумму НДС, предъявленную арендодателем при оказании услуг по предоставлению в аренду автомобиля с экипажем, а также при приобретении у налогоплательщиков НДС ГСМ, арендатор может предъявить к вычету при выполнении обязательных условий, предусмотренных подпунктом 1 пункта 2 статьи 171 и пунктом 1 статьи 172 НК РФ.

Поскольку договор аренды с экипажем заключен с организацией то ндфл и взносов не будет.

Обоснование

Как подтвердить расход ГСМ

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные .*

Путевой лист нужен и арендованному автомобилю

«…Наша компания не является автотранспортной, собственного транспорта у нас нет. Все автомобили, которые мы используем в деятельности, арендованы нами у других организаций. Нужно ли нам в этом случае вести путевые листы?..»

Из письма главного бухгалтера

Да, нужно. Иначе вам будет непросто убедить инспекторов в обоснованности расходов на бензин и техобслуживание. А также в том, что транспорт использовался в производственной деятельности. Налоговики уверены, что составлять путевые листы, чтобы подтвердить расходы на транспорт, должны все компании независимо от того, какой автотранспорт, собственный или арендованный, они используют (письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.08 № 20-12/064123.2). Форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). Главное, чтобы она содержала данные о месте следования автомобиля.*

Путевой лист оформляет компания, которая по договору аренды машины с экипажем оплачивает бензин

Наша фирма арендует у другой компании автомобиль с экипажем. Водитель является штатным сотрудником арендодателя. По условиям договора мы оплачиваем расходы на бензин. Кто должен выписывать путевые листы - наша компания или арендодатель? И если мы, то надо ли нам указывать данные водителя, который не является нашим работником?

Выписывать путевые листы должна ваша организация. Ведь по условиям договора вы оплачиваете бензин. А значит, чтобы списать такие расходы при расчете налога на прибыль, вам понадобятся первичные документы, подтверждающие экономическую обоснованность (). Таким документом как раз является путевой лист.*

Что касается второго вопроса, то в путевом листе следует указывать Ф.И.О. водителя. При этом не важно, что он состоит в штате арендодателя. Это следует из Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов , утвержденных приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 .

Путевой лист оформляет компания, которая по договору аренды машины с экипажем оплачивает бензин*

Компании защитили расходы на аренду и содержание имущества

Компания арендовала несколько транспортных средств. Налоговики затребовали документы об их использовании —путевые листы, акты на списание ГСМ и т. д. У компании этих документов не оказалось, поэтому инспекторы обвинили компанию в необоснованной налоговой выгоде и сняли расходы и вычеты по аренде*

Необходимость аренды транспорта невозможно доказать без документов об его использовании. По словам представителей компании, транспорт она применяла на закрытой базе, где подробности о его использовании не нужны. Но ни единого документа об эксплуатации спорного транспорта не было. Поэтому суд согласился с налоговиками (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 28.11.14 № А74-385/2014)

Безопаснее оформлять путевые листы, даже если компания использует транспорт только на своей территории. Ведь многие инспекторы считают, что без этих документов компания не подтвердит реальность эксплуатации транспорта. Форму путевого листа можно упростить, но без многих реквизитов не обойтись (см. «УНП» № 35, 2013, стр. 12 «В путевом листе больше опасных реквизитов, чем в любой другой первичке»)*

Как арендатору отразить в бухучете арендные платежи

В зависимости от целей использования арендованного имущества отражайте:*

либо расходы по обычным видам деятельности, если арендованное имущество используется в предпринимательской деятельности (например, аренда производственного оборудования) ();
либо прочие расходы, если арендованное имущество используется в непроизводственных целях (например, аренда дома отдыха для сотрудников) (п. 11 ПБУ 10/99).

В учете делайте проводки:*

Дебет 20 (23, 25, 26, 29) Кредит 60 (76)
- отражена арендная плата по имуществу, которое используется в основной деятельности производственной организации;

Дебет 44 Кредит 60 (76)
- отражена арендная плата по имуществу, которое используется в основной деятельности торговой организации;

Дебет 91-2 Кредит 60 (76)
- отражена арендная плата по имуществу, которое используется в непроизводственных целях.

Такой порядок учета основан на положениях Инструкции к плану счетов .

Как арендодателю отразить в бухучете арендные платежи

Сдача в аренду как отдельный вид деятельности

Если предоставление имущества в аренду является отдельным видом деятельности организации, то суммы арендной платы учитывайте в составе доходов от обычных видов деятельности (). При этом в учете делайте проводку:*

Дебет 62 (76) Кредит 90-1
- начислена арендная плата;

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с суммы арендной платы (если деятельность организации облагается НДС).

Сдача в аренду не является отдельным видом деятельности

Дебет 62 (76) Кредит 91-1
- начислена арендная плата.

Аренда автомобиля с экипажем - налоги и взносы

Можно ли признать затраты на содержание машины*

Рассмотрим, какие расходы, связанные с использованием автомобиля, компания вправе списать, а какие нет.

Если хозяйство отремонтировало машину за свой счет, учесть затраты не получится. Ведь ремонтировать автомобиль в течение срока аренды обязан владелец. А хозяйство оплачивает только текущие расходы: на ГСМ, мойку, стоянку. Это следует из статьи 634 ГК РФ.

Опасно!

Если в путевом листе не указать точный маршрут автомобиля, налоговики могут снять расходы на бензин

Чтобы списывать бензин, оформляйте путевые листы (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Документ должен содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152 .

Обратите внимание: хотя маршрута движения среди реквизитов нет, его лучше прописать. Эту информацию требуют при проверке налоговики. И некоторые судьи их поддерживают (определение ВАС от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13 , постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009). Другие судьи считают, что маршрут движения не важен (например, постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 октября 2013 г. № 11АП-15918/13).

На практике многие организации вместо точного маршрута делают в путевых листах пометку «по городу». Ведь за день водитель может заехать во множество мест. Инспекторы считают, что маршрут должен содержать все адреса и наименования, куда ездили по делам. Чтобы избежать споров, добавьте сведения о маршруте в форму путевого листа. Указывайте весь путь следования автомобиля. Кроме путевого листа вам понадобятся чеки и квитанции об оплате ГСМ.

Шпаргалка

Какие бывают договоры аренды автомобиля

Договоры аренды авто бывают двух видов: аренда с экипажем (ст. 632-641 ГК РФ) и без экипажа (ст. 642-649 ГК РФ). В случае аренды с экипажем владелец предоставляет машину арендатору и сам же ей управляет. Такой договор называют смешанным. Ведь собственник авто сдает его в аренду и оказывает услугу.

Из статьи журнала

Аренда автотранспорта: особенности налогового учета расходов

Мы уже рассматривали порядок признания в налоговом учете расходов на содержание служебных автомобилей, находящихся в собственности организации 1 . Однако нередко организация в деятельности использует арендованный автотранспорт. Какие дополнительные затраты появляются у нее в такой ситуации?

Многие организации, которым автотранспорт в деятельности нужен, но не хватает средств, чтобы его приобрести, могут взять его в аренду. Заинтересованными сторонами такой сделки являются арендатор и арендодатель. Отношения между ними регулируются договором аренды транспортного средства.

Общие положения о договоре аренды*

Согласно статье 606 Гражданского кодекса по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Договор аренды заключается в письменной форме. В нем обязательно следует указать сведения, позволяющие однозначно определить имущество, передаваемое в аренду. Применительно к договору об аренде автомобиля такими данными являются его марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер и др.

В статьях 632 и 642 ГК РФ указано, что организации (арендаторы) вправе заключать договор аренды транспортного средства с экипажем либо без экипажа. Оба вида договора заключаются как с юридическими, так и с физическими лицами. При этом физическое лицо (арендодатель) может быть сотрудником организации или гражданином, не связанным с данной организацией трудовыми отношениями, либо арендодателем может выступать индивидуальный предприниматель. От вида оформленного договора зависит состав расходов арендатора и арендодателя, которые они осуществляют в отношении арендованного (сданного в аренду) автомобиля, а также специфика их налогового учета.

Аренда автомобиля с экипажем

Договор аренды транспортного средства с экипажем организация заключает, когда необходим автомобиль с водителем. На основании такого договора арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование, а также оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). То есть при заключении указанного договора арендатор получает от арендодателя и автомобиль, и водителя.

Распределение расходов между сторонами договора аренды*

Гражданским кодексом определены расходы, которые должны осуществлять стороны при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем. Так, арендодатель в течение всего срока договора должен поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей. Основание — статья 634 ГК РФ. Эта обязанность прямо закреплена за арендодателем Гражданским кодексом и не может быть изменена договором аренды.

Для арендатора обязательным расходом при аренде автомобиля является арендная плата. Согласно статье 614 ГК РФ арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом. Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. Как правило, арендная плата устанавливается в виде определенных в твердой сумме платежей, которые вносятся единовременно или периодически.

Что касается остальных расходов, указанных в Гражданском кодексе для каждой стороны, то они являются обязательными только в том случае, если договором аренды не предусмотрен другой порядок. Так, согласно статьям 635, 636 и 637 ГК РФ арендодатель должен осуществлять расходы по оплате услуг водителя и его содержания, а также расходы по страхованию автомобиля, а арендатор — расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов. Но как сказано выше, договором аренды указанные расходы могут быть распределены между сторонами арендной сделки и по-другому.

Специфика учета расходов в целях налогообложения

Налог на прибыль. Все перечисленные выше затраты организация, сдающая в аренду транспортное средство с экипажем, и организация, арендующая его, могут учесть в целях налогообложения прибыли. Конечно, при условии выполнения требований статьи 252 НК РФ.*

Расходы на ремонт, техническое обслуживание и поддержание в исправном состоянии арендованного автомобиля отражаются арендодателем в составе расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 253 НК РФ. При этом расходы на текущий и капитальный ремонт арендованногоавтомобиля уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 260 НК РФ).

Арендную плату за пользование автомобилем арендатор включает в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Датой осуществления таких расходов при методе начисления признается (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):*

дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
последнее число отчетного (налогового) периода.

Как правило, затраты в виде арендных платежей отражаются в составе прочих расходов в тот день, когда по договору осуществляются расчеты. Если в договоре такого условия нет, расходы признаются на дату предъявления организации-арендатору документов, служащих основанием для произведения расчетов по договору, либо в последний день отчетного (налогового) периода.

Услуги водителя. При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем водитель автомобиля является работником организации-арендодателя, то есть состоит с данной организацией в трудовых отношениях. Поэтому обычно именно эта организация производит расходы, связанные с оплатой труда водителя. Выплаты, производимые водителю за выполнение своих трудовых обязанностей (обслуживание арендованного автомобиля), арендодатель в целях налогообложения прибыли учитывает на основании пункта 1 статьи 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда.

Если названные затраты являются расходами арендатора, то они учитываются в составе расходов данного налогоплательщика в соответствии с пунктом 21 статьи 255 НК РФ. Согласно этому подпункту в составе расходов на оплату труда учитываются выплаты работникам, не состоящим в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по договорам гражданско-правового характера.*

Горюче-смазочными материалами (ГСМ) арендованный автомобиль обычно обеспечивает арендатор. При исчислении налога на прибыль стоимость этих материалов он имеет право учесть как материальные расходы на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 НК РФ, если ГСМ приобретаются для автомобиля, используемого непосредственно для производственных нужд. Если автомобиль используется для управленческих целей, то расходы на приобретение топлива относятся к расходам на содержание служебного автомобиля в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В аналогичном порядке данные расходы учитывает и арендодатель, если эти расходы возложены на него согласно договору аренды.

Расходы на страхование. Эксплуатация автомобиля невозможна, если нет страхового полиса ОСАГО. Кроме того, в договоре аренды как обязательное условие может быть предусмотрено добровольное страхование автомобиля (ст. 637 ГК РФ). Расходы по обязательному и добровольному страхованию вправе осуществлять как арендодатель, так и арендатор. В налоговом учете той и другой стороны они отражаются в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 263 НК РФ.

Обратите внимание: расходы, которые согласно Гражданскому кодексу для организации не являются обязательными, учитываются в целях налогообложения прибыли только в том случае, если они возложены на организацию в соответствии с договором аренды. В противном случае признать их в налоговом учете организация не вправе.

Налог на добавленную стоимость. Сумму НДС, предъявленную арендодателем при оказании услуг по предоставлению в аренду автомобиля с экипажем или без экипажа, а также при приобретении у налогоплательщиков НДС горюче-смазочных материалов либо работ по ремонту арендованной машины, арендатор может предъявить к вычету при выполнении обязательных условий, предусмотренных подпунктом 1 пункта 2 статьи 171 и пунктом 1 статьи 172 НК РФ.*

Документальное подтверждение расходов

Как уже отмечалось, все перечисленные выше расходы обе стороны договора аренды транспортного средства с экипажем могут признать при налогообложении прибыли, только если выполнены требования пункта 1 статьи 252 НК РФ, то есть затраты экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Какие документы нужно иметь арендатору и арендодателю, чтобы обосновать расходы, связанные с объектом аренды?

Расходы на ремонт. Если ремонт автомобиля арендодатель осуществляет собственными силами, то к документам, подтверждающим данные затраты, относится смета ремонтных работ, дефектная ведомость, накладная на приобретенные запчасти и акт о списании израсходованных запчастей. Затраты на ремонт автомобиля, произведенный специализированной организацией-подрядчиком, подтверждает договор на выполнение работ (договор подряда), акт сдачи-приемки выполненных работ, счет-фактура и платежные документы об оплате ремонта. Кроме того, как при выполнении ремонта автомобиля собственными силами, так и при ремонте в специализированной организации сведения о выполненных работах должны быть отражены в акте о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме № ОС-3 2 и инвентарной карточке автомобиля по форме № ОС-6 2 .

Арендная плата. Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты сдачи-приемки оказанных услуг, документы об оплате арендных платежей, а также иные документы, подтверждающие использование арендатором арендованного автомобиля в производственных целях. К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками и заявки на использование арендованных автомобилей. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей.*

Расходы на горюче-смазочные материалы необходимо подтвердить документами о приобретении и расходовании топлива. При приобретении ГСМ за наличный расчет подтверждающими документами являются кассовые чеки, которые лицо, оплачивающее горючее, обязано прилагать к авансовым отчетам. Если ГСМ оплачиваются безналичными средствами, то их приобретение подтверждается актами о количестве отпущенного топлива, которые организация получает от автозаправочной станции, с которой у нее заключен соответствующий договор, и платежными документами об оплате.

Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

В целях налогообложения прибыли все расходы, связанные с содержанием арендованного автотранспорта, учитываются сторонами договора аренды автомобиля без экипажа в том же порядке, что и при заключении договора аренды автомобиля с экипажем. Исключение составляют расходы на оплату труда водителя автомобиля, который в данном случае является работником организации-арендатора. Указанные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль у арендатора на основании пункта 1 статьи 255 НК РФ.

Все произведенные расходы подтверждаются теми же документами, что и при договоре аренды транспортного средства с экипажем.

НДС . Налог на добавленную стоимость, предъявленный организации-арендатору (арендодателю) при приобретении товарных ценностей, выполнении (оказании) работ и услуг, связанных с арендованным автомобилем, данная организация вправе принять к вычету, если выполнены необходимые условия, указанные в статьях 171 и 172 НК РФ.*

Отвечает Владислав Волков,

заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

«Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»