KPI (Treguesi kryesor i performancës)është tregues i suksesit në një aktivitet të caktuar ose në arritjen e qëllimeve të caktuara. Mund të themi se KPI është një tregues sasior i matshëm i rezultateve të arritura realisht.

Termi më së shpeshti përkthehet në Rusisht si "tregues kyç të performancës", e cila nuk është plotësisht e saktë: efikasiteti karakterizon marrëdhënien midis rezultatit të arritur dhe burimeve të shpenzuara, dhe parametrat e tjerë mund të maten duke përdorur KPI. Një përkthim më i saktë është "Tregues kyç të performancës".

KPI dhe BSC

Ekziston një keqkuptim që KPI lidhet drejtpërdrejt me BSC (Balanced Scorecard). Sidoqoftë, zhvilluesit e BSC - Norton dhe Kaplan - nuk përdorën termin KPI, por përdorën termin masë - "masë", "metër".

Ekziston një lidhje mjaft indirekte midis KPI dhe BSC: në BSC ekziston një perspektivë e "procesit të biznesit", e cila përmban qëllime që lidhen me proceset e biznesit. Treguesit e këtyre proceseve të biznesit - KPI - përdoren shpesh për të matur arritjen e këtyre qëllimeve.

Përdorimi më i rëndësishëm i konceptit të KPI është. Menaxhimi i procesit të biznesit: KPI-të janë matës të efektivitetit, efikasitetit, produktivitetit të proceseve të biznesit.

Dallohen llojet e mëposhtme të treguesve kryesorë:

1. Rezultati i KPI- sa dhe çfarë rezultatesh janë prodhuar;
2. KPI e kostos- sa burime janë shpenzuar;
3. KPI operative— treguesit e performancës së proceseve të biznesit (ju lejon të vlerësoni përputhshmërinë e procesit me algoritmin e kërkuar për ekzekutimin e tij);
4. KPI-të e performancës- treguesit e prejardhur që karakterizojnë marrëdhënien midis rezultatit të marrë dhe kohës së shpenzuar për ta marrë atë;
5. KPI-të e efikasitetit(treguesit e efikasitetit) janë tregues të prejardhur që karakterizojnë raportin e rezultateve të marra me shpenzimin e burimeve.

Kur zhvilloni tregues të procesit, duhet t'i përmbaheni rregullave të mëposhtme:

1. Grupi i treguesve duhet të përmbajë numrin minimal të kërkuar për të siguruar menaxhimin e plotë të procesit të biznesit;
2. Çdo tregues duhet të jetë i matshëm;
3. Kostoja e matjes së një treguesi nuk duhet të kalojë efektin menaxherial të përdorimit të këtij treguesi.

Algoritmi për zhvillimin e treguesve të procesit të biznesit

Le të shqyrtojmë llojet e treguesve kryesorë të performancës duke përdorur shembullin e procesit të "Logjistikës dhe Mbështetjes Teknike" të një kompanie prodhuese (Fig. 1)
Është më e përshtatshme të theksohen treguesit në lidhje me një proces të përshkruar në shënimin IDEF0, kur figura tregon hyrjet, daljet, kontrollin (rregullat e ekzekutimit të procesit) dhe mekanizmat (pajisjet, personeli). Treguesit kryesorë të performancës dhe treguesit e performancës, duke qenë derivate, kur përdoret një skemë e tillë, karakterizojnë procesin në tërësi.

Figura 1. Procesi "Logjistika"

Identifikoni procesin dhe rezultatin e tij.

Për shembull,

Procesi "Mbështetje materiale" është rezultat i "artikujve të inventarit të përdorshëm".

Identifikoni burimet hyrëse (burimet e përpunuara në një cikël të procesit) dhe mekanizmat hyrës (burimet që sigurojnë ekzekutimin e përsëritur të procesit - pajisjet, personeli).

Për shembull,

Inputet-burimet e Procesit të Logjistikës:

• Aplikimet për furnizimin e artikujve të inventarit;
• Asetet e inventarit (materialet dhe materialet) - lëndët e para dhe furnizimet që duhet të sigurohen sipas planit të prokurimit ose sipas kërkesave për furnizim;
• Informacion mbi disponueshmërinë dhe koston e mallrave dhe materialeve në treg.

Mekanizmat hyrës të procesit në shqyrtim:

• Pajisjet e vendeve të punës për punonjësit e departamentit të furnizimit;
• Stafi i departamentit të furnizimit.

1. Identifikoni hyrjet e kontrollit (rregullat dhe kërkesat për ekzekutimin e procesit)

   Për shembull, procesi në fjalë mund të rregullohet nga:

   • “Udhëzime për pranimin dhe ruajtjen e lëndëve të para, produkteve gjysëm të gatshme dhe materialeve në magazinë”;
   • “Metodologjia për përzgjedhjen e furnitorëve”;
   • “Rregullat për lidhjen e kontratës për furnizimin e lëndëve të para dhe furnizimeve”;
   • “Plani i prokurimit”.

2. Duke ditur rezultatin që duhet të merret, është e nevojshme ta vlerësoni atë në mënyrë sasiore - për të formuar tregues të rezultateve. Ato mund të jenë ose të thjeshta ose të llogaritura (duke përdorur një formulë ose metodë tjetër).

   KPI 1— numri i aplikimeve për mallra dhe materiale (artikuj të inventarit) të përfunduara në kohë.

   KPI 2— % e aplikimeve për artikujt e inventarit të përfunduara në kohë.

   KPI 2 = KPI 1 / Z x 100%,
   Ku Z është numri i përgjithshëm i kërkesave të paraqitura për furnizimin e mallrave dhe materialeve.

   KPI 3— % e mallrave dhe materialeve me cilësi të përshtatshme që kanë hyrë në prodhim.

   KPI 3 = A / B x 100%
   Ku, A është numri i mallrave dhe materialeve të cilësisë së duhur të futura në prodhim,
   B është numri i përgjithshëm i mallrave dhe materialeve të marra në prodhim.

   Bazuar në inputet e procesit, mund të gjenerohen tregues të kostos.

   KPI 4— Kostot e blerjes së mallrave dhe materialeve (kostot e burimeve).

   Bazuar në mekanizmat e procesit, mund të gjenerohen tregues shtesë të kostos.

   KPI 5— Kostot e kryerjes së aktiviteteve (kostot e personelit dhe pajisjeve).

   Korrektësia e procesit, përveç treguesve të kostos për kryerjen e veprimtarisë, reflektohet edhe nga treguesit e performancës.

   KPI 6— Numri i mosdorëzimit të një projektbuxheti në departamentin financiar gjatë vitit.

   Treguesit e performancës llogariten si raport i rezultatit të marrë me kohën.

   Treguesi i performancës KPI 7 mund të jetë numri mesatar i porosive të përpunuara nga departamenti i blerjeve në ditë.

   KPI 7 = C/r
   Ku C është numri i aplikacioneve të përpunuara në muaj,
   r — Numri i ditëve të punës në një muaj.

   Llogaritja e treguesve kryesorë të performancës kryhet në bazë të rezultateve të paracaktuara të KPI dhe kostove të KPI. Prandaj, treguesit e efikasitetit veprojnë si karakteristika integrale të aktivitetit.

   Shembull:
   Një tregues i efikasitetit të prodhimit të ndërmarrjes KPI 8 Ju mund të konsideroni koston e plotësimit të një aplikacioni. Ky tregues llogaritet duke përdorur formulën e mëposhtme:

   KPI 8 = KPI 5 / KPI 1
   Ku KPI 1 është numri i aplikacioneve për artikujt e inventarit të përfunduara në kohë,
   KPI 5 - Kostot e kryerjes së aktiviteteve.

Duke përdorur këtë parim (raporti i kostove me rezultatet e marra), është e mundur të llogariten si treguesit e efikasitetit të prodhimit ashtu edhe treguesit e efikasitetit të projektit ose treguesit e efikasitetit të menaxhimit.

Zbatimi praktik i KPI-ve

Përdorimi në ciklin e planifikimit dhe kontrollit

Meqenëse KPI-të janë matës të rezultateve dhe kostove, ato mund të përdoren gjatë planifikimit dhe monitorimit të aktiviteteve si elementë të një plani.

Treguesit vlerat e të cilëve mund të shërbejnë si elementë plani për Departamentin e Logjistikës:

• % e përmbushjes në kohë të kërkesave për mallra dhe materiale - 99%;
• % e mallrave dhe materialeve të cilësisë së duhur të hyrë në prodhim - 100%.

Pas kryerjes së aktivitetit, maten dhe regjistrohen vlerat aktuale të treguesve. Në rast të devijimeve serioze të vlerave aktuale nga ato të planifikuara për keq, është e nevojshme të bëhet një analizë e aktiviteteve dhe të zhvillohen masa korrigjuese.

Përfitimet e përdorimit të një sistemi KPI c. aktivitetet e zakonshme të shoqërisë: planifikimi dhe analiza e aktiviteteve kryhen në bazë të rezultateve që i nevojiten sistemit të biznesit. Të gjithë treguesit nuk janë shpikur në mënyrë abstrakte, por "origjinojnë" nga një proces që konsolidon aktivitetin e nevojshëm për sistemin. Nëse planifikimi ndodh vetë, i izoluar nga aktivitetet reale, atëherë shpesh zgjedhja e treguesve dhe vlerave të tyre të synuara nuk kontribuon në arritjen e qëllimeve kryesore të organizatës, por është arbitrare dhe jo gjithmonë e justifikuar.

Motivimi i stafit

Kur zbatohen KPI, sistemi i motivimit bëhet i qartë dhe transparent: meqenëse regjistrohen vlerat e planifikuara dhe aktuale, menaxherit e ka të qartë pse dhe si ta motivojë punonjësin. Ai, nga ana tjetër, e kupton mirë se në çfarë kushtesh dhe çfarë shpërblimi do të marrë dhe për çfarë do të ndëshkohet.

Shefi i Departamentit të Prokurimit:

• Shpërblehet për arritjen e suksesshme të treguesve të planifikuar të efikasitetit dhe efektivitetit;
• Të privuar nga shpërblimet për mosplotësim të treguesve të performancës (mungesë e afatit për dorëzimin e projektbuxhetit në departamentin financiar);

Kështu, në sajë të sistemit KPI, kompania shpërblen punonjësin për marrjen e rezultateve që i nevojiten, dhe punonjësi është i interesuar të marrë rezultate në baza të barabarta me kompaninë.

Treguesit kryesorë të performancës KPI (Key Performance Indicators) është një term që na erdhi nga sistemi i menaxhimit perëndimor. Kompanitë në Amerikë dhe Evropë e kanë përdorur këtë mjet të analizës së performancës për disa dekada.

KPI ju lejon jo vetëm të analizoni, por edhe të monitoroni aktivitetet e punonjësve, departamenteve dhe kompanisë në tërësi.

Ne do të shikojmë se cilët janë treguesit kryesorë të performancës dhe shembuj të KPI-ve në këtë artikull.

Treguesit kryesorë të performancës KPI - cilat janë ato?

Njerëzit bëjnë më shumë përpjekje kur besojnë se janë të justifikuar dhe do të ndihmojnë në arritjen e qëllimit të dëshiruar.

E RËNDËSISHME: Motivimi në ndërmarrje është ndërtuar në atë mënyrë që qëllimi i vetë kompanisë të jetë i arritshëm përmes arritjes së qëllimeve të punonjësve.

Natyrisht, punonjësit duhet të kuptojnë qëllimin e ndërmarrjes dhe mënyrën se si mund të ndikojnë në të, si dhe çfarë do të marrin si shpërblim për të bërë një punë të madhe drejt arritjes së qëllimit (për shembull, një rritje në të ardhurat e tyre).

Kjo është arsyeja pse menaxherët e mesëm dhe të lartë shpesh marrin një bonus përveç pagës së tyre bazë.

Si zhvillohen ato?

KPI nuk është një sistem i bazuar në motivim, por vetëm një nga mjetet e menaxhimit në një ndërmarrje. E veçanta e këtij mjeti menaxhimi është se punonjësit nga departamente të ndryshme në kompani plotësojnë kriteret kryesore të performancës.

Për të ndërtuar një sistem KPI në një ndërmarrje, është e nevojshme jo vetëm të krijohet vetë lista e treguesve, por edhe të përshkruhet se si do të llogariten, si dhe të krijohen formularë raportimi për tregues të tillë.

Gjëja e parë që drejtori ose aksionarët duhet të bëjnë është të ritheksojnë qëllimet afatgjata dhe afatshkurtra për të cilat kompania përpiqet.

Bazuar në këto qëllime, kriteret ndërtohen, kombinohen në një nënsistem dhe më pas në një sistem KPI. Pasi të përcaktohen KPI-të, menaxheri do të duhet të caktojë përgjegjësinë për zbatimin e tyre.

Llojet e tyre

Të gjitha kriteret kryesore mund të ndahen në dy grupe të mëdha:

• ngecje;
• operacionale.

Të parat tregojnë rezultatin në fund të një periudhe të caktuar. Për shembull, shumica e treguesve financiarë janë tregues të vonuar, pasi mund të pasqyrojnë potencialin e kompanisë, por nuk mund të përcjellin se si po shkojnë gjërat në kompani për një periudhë të caktuar kohore.

Treguesit operacional mund të rregullohen gjatë periudhës së raportimit për të arritur rezultatet e dëshiruara në fund të saj. Duke përdorur tregues të tillë, mund të gjykoni se si po shkojnë gjërat në kompani për një periudhë të caktuar, dhe gjithashtu mund t'i përdorni ato për të parashikuar se çfarë të prisni në të ardhmen.

Për më tepër, treguesit operacionalë bëjnë të mundur të gjykohet nëse klientët e kompanisë janë të kënaqur, si dhe sa të qetë janë proceset e biznesit në organizatë.

Treguesit kryesorë ndryshojnë sipas llojit:

• treguesit rezultat- të demonstrojë cilësinë e rezultatit, si dhe raportin e sasisë së tij aktuale me atë të pritur;
• treguesit shpenzimet– tregoni shumën e kostove të bëra;
• kriteret funksionimin- më shpesh ato tregojnë se sa mirë korrespondon algoritmi i një procesi të caktuar biznesi me atë të kërkuar;
• kriteret produktivitetit- tregoni raportin e rezultatit me burimet e shpenzuara për blerjen e tij;
• treguesit efikasiteti- ashtu si treguesit e mëparshëm, ky grup kriteresh lidhet me vlerësimet e prodhimit dhe demonstron lidhjen e rezultatit me sasinë e burimeve të shpenzuara për arritjen e tij.

Si funksionon sistemi

Sistemi i KPI bazohet në dy teori: kontroll dhe menaxhim sipas qëllimeve. Thelbi i sistemit është që kompania të ketë mundësinë të planifikojë dhe të parashikojë rezultatin duke përmbushur tregues të caktuar.

Sistemi KPI është krijuar kryesisht në mënyrë që stafi, duke kryer detyrat e tyre të drejtpërdrejta, të mos harrojë se kompania ka qëllime globale dhe se nëse investojnë përpjekjet e tyre për t'i arritur ato, ata do të shpërblehen. Shpërblimi më së shpeshti përfshin bonuse dhe stimuj të tjerë monetarë.

Video - si të zbatoni një sistem KPI në një kompani:

Aktualisht, një sistem i tillë njihet si një nga sistemet më efektive për motivimin e punonjësve, si dhe stimulimin e aktiviteteve të tyre të punës. Sigurisht, para së gjithash, ky sistem zbatohet për personelin drejtues, për shembull, menaxherët e mesëm dhe të lartë, si dhe menaxherët, ekonomistët dhe të gjithë ata që kanë një ndikim të drejtpërdrejtë në fitimin e kompanisë, si dhe pozicionimin e saj në treg. .

Në shitje

Si rregull, në shumicën e departamenteve të shitjeve është zakon të shpërblehen menaxherët për arritjen e treguesve individualë. Kështu, ju mund të gjeni edhe nominime të tëra, për shembull, "shitës i vitit".

Sigurisht, një konkurrencë e tillë ndonjëherë nuk i sjell dobi ekipit, sepse "njerëzit e shitjeve" fillojnë të punojnë jo për ekipin, por për veten e tyre, kështu që rekomandohen stimuj dhe shpërblime kolektive.

Kriteret kryesore në shitje llogariten në bazë të treguesve financiarë, për shembull, si:

• të ardhurat nga shitjet;
• kostoja e prodhimit;
• Të ardhurat;
• kostoja e inventarit etj.

Në prodhim

Më shpesh, kur zbatohen KPI në prodhim, menaxhmenti i ndërmarrjes përballet me dy detyra: të ruajë vëllimet e prodhimit, dhe gjithashtu të ruajë cilësinë në nivelin e pozicionit.

Kështu, llojet e mëposhtme të bonuseve mund të futen në prodhim:

• arritjen ose tejkalimin e vëllimeve të prodhimit;
• jo më shumë se një numër specifik pretendimesh nga klientët për njësi kohe;
• përqindja e produkteve me defekt.

Sigurisht, këto nuk janë kriteret e vetme që mund të vlerësohen, dhe në varësi të llojit të produktit dhe vëllimit të prodhimit, menaxhmenti i ndërmarrjes mund të zbatojë një sistem krejtësisht të ndryshëm KPI.

Në sektorin e shërbimeve

Sektori i shërbimeve kërkon numrin më të madh të treguesve kyç. Për shembull, mund të nënvizoni kriteret e performancës, të cilat përfshijnë numrin e shitjeve në ditë, muaj, javë dhe vit, madhësinë e porosisë, krahasimin e numrit të porosive një muaj, tremujor ose vit më parë me treguesin aktual, etj.

Marketingu në sektorin e shërbimeve gjithashtu nuk ka mbetur pa përdorimin e KPI-ve. Dallohen kriteret e mëposhtme:

• sasia dhe cilësia e vlerësimeve për shërbimin;
• numri i klientëve që janë bërë të rregullt;
• numri i pajtimtarëve në faqen e kompanisë në rrjetet sociale;
• treguesit e kthimit të reklamave;
• numri i letrave të marra nga klientët;
• koha që duhet për të zgjidhur një kërkesë;
• efektiviteti i programeve të filialeve, etj.

E RËNDËSISHME: Si rregull, në një kompani në të cilën praktika e KPI është bërë normë ditore, monitorimi i vazhdueshëm i treguesve kryesorë të performancës bëhet normë.

Pas një periudhe të caktuar kohe nga prezantimi i një praktike deri në realizimin e saj me sukses, monitorimi i saj kthehet në një rutinë. Të gjitha vendimet e mëvonshme zakonisht merren në bazë të këtyre treguesve.

Shembuj të KPI-ve

Në varësi të pozicionit, sasisë së punës, fazës së ciklit jetësor të organizatës dhe treguesve të tjerë të rëndësishëm, KPI-të do të jenë të ndryshëm për të gjithë punonjësit.

Pra, për një marketer, kjo do të jetë pjesa që zë kompania në treg dhe për një kontabilist do të jetë kryerja në kohë e transaksioneve për pagimin e taksave, transferimin e pagave, etj.

Le të shohim treguesit kryesorë të performancës duke përdorur shembuj specifikë.

Për menaxherin

Menaxhimi është një koncept shumë i lirshëm dhe për këtë arsye nuk ka tregues që mund të përdoren si në menaxhimin e shitjeve ashtu edhe, për shembull, në reklamim. Le të shohim llojet kryesore të menaxhimit dhe KPI.

Nga shitjet

Shumica e kompanive moderne sot kanë një sistem KPI, në të cilin menaxherët e shitjeve marrin një pagë të qëndrueshme, si dhe një bonus bazuar në rezultatet e shitjeve të bëra.

Ky sistem është mjaft i kuptueshëm dhe transparent, megjithatë, ai gjithashtu ka disa disavantazhe. Për shembull, çdo "person shitës" punon ekskluzivisht për veten e tij, duke harruar ekipin, për më tepër, cilësia e shërbimit me një sistem të tillë të vendosur KPI vuan shumë, pasi menaxhimi synon ekskluzivisht rritjen e shitjeve.

Video - treguesit kryesorë të performancës KPI për një menaxher shitjesh:

Një alternativë ndaj një sistemi të tillë KPI është një sistem që kombinon disa tregues. Pra, për të llogaritur efektivitetin e një personi në departamentin e shitjeve, është e nevojshme jo vetëm të zbuloni se sa blerje i ndihmoi klientët të kryenin, por edhe sa të kënaqur ishin ata me blerjen.

Nga blerjet

Funksionet e një menaxheri blerjeje ndryshojnë shumë në varësi të fushës së veprimtarisë së kompanisë. Në formën e tij më të thjeshtuar, është thjesht përzgjedhja dhe blerja e mallrave.

Fushat maksimale të mundshme të përgjegjësisë së një menaxheri blerjesh janë:

• Menaxhimit të inventarit;
• duke bërë blerje;
• analiza e çmimeve;
• promovimi i produktit;
• nisja e linjave të reja të produkteve.

Treguesit e KPI për një menaxher blerjeje përfshijnë jo vetëm tregues ekonomikë, por edhe ata cilësorë, pra kritere për veprimtarinë e menaxherit.

Pra, kur llogaritni KPI-të mund të përdorni:

• pagesa në kohë për furnitorët;
• nuk ka vonesa në vendosjen e një porosie;
• analiza e çmimeve të produkteve nga konkurrentët;
• nisja e linjave të reja të produkteve.

Me shpallje

Në varësi të vëllimit të detyrave të kryera, fokusit të kompanisë, si dhe aftësive të menaxherit të reklamave, gjenden treguesit e mëposhtëm të KPI në menaxhimin e reklamave:

• efektiviteti i fushatave reklamuese;
• efektiviteti i promovimeve;
• tregtimi;
• numri i klientëve të rinj të kompanisë;
• efikasiteti i punës me faqet e internetit dhe rrjetet sociale.

në tregti

Kriteret kryesore në shitjen me pakicë mund të jenë ose jo financiare. KPI-të në shitje me pakicë duhet të përdoren vazhdimisht, sepse ato thjeshtojnë shumë jetën e çdo organizate që lidhet me tregtinë me pakicë. Analiza e treguesve do të ndihmojë jo vetëm në përcaktimin e qëllimeve të ardhshme të kompanisë, por edhe në identifikimin e të gjitha mangësive ekzistuese në modelin ekzistues të biznesit.

Për një nëpunëse dyqanesh ushqimore

Treguesit e mëposhtëm mund të përdoren për të vlerësuar punën e një shitësi të dyqaneve ushqimore:

• rritja e shitjeve;
• vëllimi i shitjeve për njësi fizike (për shembull, për 1 m2 të sipërfaqes së shitjes ose gjatësinë e një vitrine);
• vëllimi i shitjeve për 1 transaksion të kryer;
• vëllimi i shitjeve për 1 orë punë.

Gjithashtu, përveç treguesve të mësipërm, mund të përdorni një vlerë të tillë si efikasiteti i përdorimit të mallrave. Efikasiteti i përdorimit të produktit përfshin llogaritjen e raportit të shitjeve neto për një kohë të caktuar me sasinë e inventarit.

Për shitës të produkteve jo ushqimore

Për një shitës jo ushqimor, mund të përfshihen disa tregues që janë të ngjashëm me ata për një shitës ushqimi. Pra, ky mund të jetë vëllimi i shitjeve për 1 orë punë. Përveç kësaj, kriteret e mëposhtme duhet të merren parasysh:

• faturë mesatare e blerjes;
• numri i kthimeve për një periudhë të caktuar kohore;
• kriteri i intensitetit të pagës.

Për profesione të tjera

Ndonjëherë sistemi KPI prezantohet jo vetëm për ekipin e menaxhimit, por edhe për njerëzit e përfshirë në procesin e shitjes, por edhe për punonjësit e tjerë të kompanisë.

Për punonjësit e përfshirë në prodhim, kriteret kryesore të performancës do të jenë, për shembull, rritja e produktivitetit të punës, lirimi relativ i punëtorëve, intensiteti i pagave, si dhe rritja e prodhimit për shkak të rritjes së produktivitetit.

Treguesi kryesor i efikasitetit të punës kontabilistështë pagesa në kohë e të gjitha pagesave kryesore, si dhe një tregues i ndërveprimit me organet tatimore dhe fondet ekstrabuxhetore.

Për avokat Treguesit kryesorë të performancës do të jenë përqindja e pretendimeve të mbyllura jashtë gjykatës nga palët e kompanisë, si dhe përqindja e çështjeve të fituara në gjykatë.

konkluzioni

KPI-të janë tregues të performancës së një organizate. krijuar për të arritur qëllimet e saj. Treguesit e performancës janë një tregues se çfarë suksesi ka arritur një kompani në një fazë të caktuar të aktiviteteve të saj.

Për të zhvilluar dhe zbatuar një sistem të tillë në një organizatë, fillimisht është e nevojshme të përcaktohen qëllimet, mbi bazën e të cilave do të ndërtohet një listë e treguesve të performancës.

Përveç përpilimit të listës, drejtuesi i organizatës duhet të caktojë persona përgjegjës, si dhe të përcaktojë formën e raportimit për treguesit.

Në varësi të fokusit të aktiviteteve të kompanisë, fazës së saj të ciklit jetësor, si dhe treguesve të tjerë të rëndësishëm, KPI-të e punonjësve mund të jenë krejtësisht të ndryshme.

Pra, për një menaxher reklamash do të zbatohet vetëm një kriter efikasiteti - efektiviteti i fushatave reklamuese për një tjetër menaxher reklamash, krahas këtij kriteri do të futet edhe kriteri i punës me promocione në rrjetet sociale, etj.

Kushtet optimale për hapjen dhe mbajtjen e një llogarie rrjedhëse për sipërmarrësit

Në këtë artikull do të mësoni

• Çfarë është KPI dhe cilat lloje të treguesve kryesorë të performancës ekzistojnë?
• Pse sistemet KPI shpesh nuk funksionojnë
• Sa kushton zbatimi i një sistemi KPI në një kompani?

Ky artikull ka të bëjë me zhvillimin KPI në organizimin dhe kuptimin e kritereve të nevojshme që duhet të merren parasysh për të rritur efektivitetin e zbatimit të sistemit të ri.

Çdo sistem motivimi i personelit duhet të synojë gjetjen e lidhjeve midis qëllimeve të ndërmarrjes dhe vetë punonjësve. Efektiviteti i një lidhjeje të tillë midis qëllimeve personale dhe të korporatës është i mundur në një situatë kur punonjësit kuptojnë qartë qëllimet e ndërmarrjes dhe kuptojnë mundësinë për të ndikuar në të ardhurat e tyre (dhe jo vetëm të marrin një pagë standarde që nuk varet nga performanca e punonjësit) . Prandaj, shpërblimi i punonjësve në nivelin e drejtuesve të departamenteve duhet të përfshijë një pjesë të ndryshueshme - afërsisht 25% të të ardhurave totale.

Çfarë është KPI?

Vetë sistemi i KPI nuk mund të konsiderohet një sistem motivimi i personelit. Është thjesht një mjet për sistemin e kontrollit. Sot, pothuajse çdo tregues zakonisht quhet KPI. Nuk mund ta kuptoj pse shumë ndërmarrje e emërtojnë pagesën e përqindjeve të shitjeve te menaxherët si KPI. Ose pse KPI zakonisht quhet koeficienti i pjesëmarrjes në punë - ndoshta vetëm disa tendenca të modës që nuk janë plotësisht të sakta.

KPI – treguesit kryesorë të performancës (treguesit e performancës). Ngritja e një sistemi menaxhimi për KPI-të bazohet në aftësinë për të arritur qëllimin kryesor të ndërmarrjes duke përmbushur treguesit e performancës së punonjësve nga departamente të ndryshme.

Llojet e KPI-ve

1. Treguesit e synuar. Këta tregues pasqyrojnë shkallën e afërsisë me qëllimin. Ne do t'i kushtojmë vëmendje të veçantë këtyre treguesve të synuar në artikull.
2. Treguesit e procesit. Dëshmi për efektivitetin e procesit. Ato ju lejojnë të vlerësoni nëse një proces i caktuar mund të përfundojë më shpejt ose kostot mund të reduktohen pa ndikuar në cilësi.
3. Treguesit e projektimit. Këta tregues lidhen me qëllimet specifike të projektit - ata tregojnë efektivitetin e të gjithë projektit dhe pjesëve të tij individuale.
4. Treguesit e mjedisit të jashtëm. Këta tregues nuk mund të ndikohen drejtpërdrejt. Megjithatë, ato duhet të merren parasysh, për shembull, gjatë zhvillimit të objektivave. KPI-të e jashtme përfshijnë luhatjet e çmimeve dhe nivelin aktual të çmimeve në treg.

A është sistemi i KPI efektiv në bizneset e vogla?

Nuk ka kuptim të prezantohen KPI nëse ndërmarrja nuk ka një sistem menaxhimi - kur suksesi varet vetëm nga përpjekjet e pronarit, i cili kombinon funksionet e financierit kryesor, drejtorit të përgjithshëm dhe shefit të personelit (kryesisht këto janë ndërmarrjet në fazën e parë të zhvillimit).

Suksesi i integrimit të KPI nuk ndikohet nga numri i punonjësve. Duhet të plotësohet një kusht tjetër - maturimi i duhur i biznesit dhe një sistem adekuat kontabël. Një nga klasikët e menaxhimit theksoi se është e pamundur të menaxhosh atë që nuk mund të numërohet. KPI – tregues kyç të numërueshëm. Ato mund të jenë cilësore (në formën e vlerësimeve, pikëve, etj.) ose sasiore (koha, paratë, vëllimi i mallrave, njerëzit, etj.). Megjithatë, në çdo rast, treguesit kryesorë të performancës duhet të jenë të numërueshëm për objektivitetin dhe krahasimin e të dhënave.

Një sistem kontabiliteti i pjekur nuk përfshin domosdoshmërisht, për shembull, një modul të zbukuruar CRM ose aplikacione të tjera të njohura. Është e mundur të rregullohen dhe përpunohen parametrat përkatës në Excel. Kushti kryesor është mbajtja jo vetëm e të dhënave formale të kontabilitetit në kompani, por edhe e menaxhimit. Për rrjedhojë, do të ketë një kuptim të qartë të trajektores së parave tuaja, buxhetit të të ardhurave dhe shpenzimeve, do të ketë gjithmonë një kuptim të tendencave të biznesit, me aftësinë për të llogaritur bilancin.

Kur vendosni për rëndësinë e KPI-ve në kompaninë tuaj, duhet të keni parasysh se zbatimi i sistemit do të kërkojë shpenzime prej të paktën një milion rubla. Prandaj, kur investoni në një projekt të tillë, është e nevojshme të kuptoni kthimin e pritur dhe periudhën e marrjes së tij. Nëse sistemi juaj funksionon normalisht, me arritjen e qëllimeve tuaja dhe zhvillimin e biznesit, por në të njëjtën kohë përdorni mjete menaxheriale të provuara për një kohë të gjatë, duhet të kaloni në cilësimet për KPI vetëm për një arsye të caktuar të shprehur, dhe jo vetëm për të ndjekur trendet e modës. Sistemi KPI do të sigurojë efektivitetin e rezultatit në kuadrin e projekteve të diversifikimit të produktit, shkallëzimit të konsiderueshëm të biznesit tuaj, rritjes së pjesës së tregut me një renditje të madhësisë, hyrjes në rajone, etj.

Zhvillimi i KPI: si të zbatohen treguesit kryesorë të performancës

Rekomandohet të zhvillohen KPI në një hierarki nga lart-poshtë - nga qëllimi kryesor i ndërmarrjes deri te qëllimet e departamenteve dhe funksionaliteteve. Ndonjëherë formimi fillon nga fundi - nga treguesit dhe qëllimet e një interpretuesi të caktuar (zakonisht nga një menaxher i lartë në një menaxher të mesëm), pastaj rruga fillon lart deri në formimin e një qëllimi të përbashkët. Në të vërtetë, në nivelin e vetëdijes së përditshme, të krijohet përshtypja se është shumë më e lehtë të vendosësh një qëllim për një punonjës sesa të arrihet një kuptim i qëllimit të përgjithshëm të organizatës. Por në këtë kusht, nuk mund të ketë garanci për arritjen e rezultateve të dëshiruara në shkallën e të gjithë ndërmarrjes nëse fokusi është tek punonjësit individualë. Rrjedhimisht, do të jetë e nevojshme të verifikohet përputhja e qëllimeve individuale me qëllimin e përgjithshëm të ndërmarrjes. Në fakt, do t'ju duhet të bëni të njëjtën punë dy herë.

Përcaktimi i qëllimeve të përgjithshme të ndërmarrjes gjatë zbatimit të KPI

Para së gjithash, kur planifikon të krijojë KPI, një kompani duhet t'i përgjigjet pyetjes "pse?" Pse operon kompania, për çfarë qëllimesh doli në treg, pse u nevojitet konsumatorëve?

Përgjigja për këtë pyetje do të përcaktojë drejtimin e zgjedhur të aktivitetit në treg - nga pozicioni i tij aktual deri te qëllimi përfundimtar i zgjedhur.

Ju duhet të përcaktoni qëllimin tuaj, i cili është vendosur për një afat të gjatë - për shembull, pas 3 vjetësh. Kur formuloni një përgjigje, nuk rekomandohet të përqendroni vëmendjen tuaj në aspektet financiare. Në fund të fundit, financat janë një komponent mjaft relativ, siç konfirmohet nga kriza e fundit.

Është më mirë të formulohet qëllimi në atë mënyrë që dëshira financiare të rrjedhë prej tij, por të mos jetë e shprehur qartë. Falë kësaj, stabiliteti i sistemit rritet, pavarësisht ndryshimeve në parametrat e tregut. Qëllimi nuk duhet të lidhet me një njësi specifike, por me tregun - prandaj, veprimet fillimisht do të akordohen me ndryshimet e tregut.

Ju mund t'i formuloni qëllimet tuaja si më poshtë: të jeni ndër tre liderët kryesorë në tregun rus të kosit, të hyni në TOP 10 kompanitë në tregun e mobiljeve, të hyni në tregun e komunikimeve terminale në Moskë dhe Shën Petersburg dhe të bëheni një lider në rajone të caktuara.

Nga formulimi i qëllimeve në formën e dëshirës për të arritur pozicione të larta ose drejtuese në një treg të caktuar, do të pasojnë të gjitha aspektet financiare. Do të bëhen të qarta synimet për fitimin, qarkullimin, pjesën e kostos dhe dinamikën e rritjes së ndërmarrjes.

Pas përcaktimit të qëllimit të përgjithshëm të kompanisë, ajo do të duhet të ndahet në nënqëllime duke shtruar pyetjen "Çfarë duhet bërë për të arritur qëllimin kryesor?" Ajo që duhet t'i kushtoni vëmendje menjëherë nuk është ajo që duhet bërë, por ajo që "të bëni". Në kontekstin e këtij formulimi, “të bësh” nënkupton lëvizjen në një drejtim të caktuar. Dhe "të bësh" presupozon zbatimin e një ngjarjeje specifike. Nëse qëllimi kryesor i organizatës paraqitet si një plan specifik veprimi, atëherë ekziston rreziku që ai të mos arrihet nëse një nga ngjarjet e planifikuara rezulton të jetë e pamundur. Nëse drejtimi i lëvizjes suaj drejt qëllimit është vendosur saktë, do të ketë mundësinë e manovrimit - prandaj, është e mundur të zgjidhni planin A, planin B, etj.

Zgjedhja e KPI

Në shumicën e rasteve, nuk ka probleme kur përpiloni një listë të KPI-ve të mundshme. Sepse menaxherët janë të vetëdijshëm për parametrat me të cilët mund të vlerësohet performanca e departamenteve. Megjithatë, problemet shoqërojnë përzgjedhjen e KPI-ve kyçe, më domethënëse.

Prania e shumë treguesve kryesorë të performancës, të ngjashme me zgjedhjen e vetëm një treguesi, çon në një përkeqësim të aftësive të menaxhimit. Sepse shumë tregues e ndërlikojnë procedurën e llogaritjes. Kur zgjidhni vetëm një tregues kryesor të performancës (KPI), lindin dy opsione - për të konfirmuar arritjen ose mosarritjen e tij. Por nuk ka vend për manovrim duke bërë ndryshime në procesin e punës në situata ku rezultatet nuk përmbushin pritshmëritë.

Rrjedhimisht, vetëm një grup i disa KPI-ve të nivelit të lartë - mundësisht dy ose tre - lejon fleksibilitet. Ato mund të zgjidhen bazuar në vlerësimin e rëndësisë së çdo KPI duke analizuar peshën e tyre.

Secilit tregues i caktohet me profesionalizëm pesha e tij, në mënyrë që shuma e kombinuar e peshave të të gjithë KPI-ve të jetë unitet. Ju nuk duhet të kufizoni veten në numrin e KPI-ve. Pesha duhet të përcaktohet duke marrë parasysh parimin e domosdoshmërisë - cilët tregues duhet të plotësohen për të arritur qëllimin (cilat nuk janë thjesht të dëshirueshëm, por të nevojshëm, pa të cilët është thjesht e pamundur të arrihet qëllimi). Këta tregues karakterizohen nga pesha më e madhe. Pastaj ne heqim treguesit me një peshë nën 0.1 dhe përsëri shpërndajmë peshat midis atyre KPI-ve që mbeten. Prodhimi do të jetë jo më shumë se 3-5 tregues. Treguesit me pesha shumë të vogla më pas mund të merren parasysh për skemën e motivimit si kushte për zvogëlimin ose rritjen e masës së bonusit.

Vendosja e peshores zakonisht bëhet nga CEO dhe një ekip menaxherësh të lartë, duke marrë parasysh prioritetin e detyrave të kompanisë. Bazuar në peshën e treguesit, mund të kuptoni se në cilat veprime kompania duhet të vendosë theksin e saj kryesor në të ardhmen e parashikueshme (shih. tabela 4).

Identifikimi i KPI-ve "udhëheqëse" dhe "të mbetura".

Treguesit kryesorë - lejojnë, nëse vërehen devijime nga rruga drejt qëllimit, të ndërhyhet në kohën e duhur dhe të bëhen korrigjimet e nevojshme të situatës. Ata mbështesin menaxhimin e lëvizjes drejt qëllimit. Një shembull i një treguesi të tillë është niveli i inventarit në një depo. Ky parametër mund të kontrollohet në sezonin e ulët ose të lartë duke u siguruar që ka një sasi të mjaftueshme lëndësh të para në magazinë për të prodhuar një sasi të caktuar produktesh, ose do t'ju duhet ta blini atë shtesë. Ose mund të ketë një tepricë të lëndëve të para në magazinë, ato janë të vjetra dhe duhet të shiten për të liruar hapësirë ​​për të reja. Duke marrë parasysh treguesin e "nivelit të stokut të lëndës së parë", është e mundur të merren vendime menaxheriale që synojnë përmirësimin e efikasitetit të prodhimit.

Nuk ka vetëm tregues kryesorë, por edhe të vonuar. Sipas këtyre treguesve, mund të thuhet arritja ose mosarritja e qëllimit, por pa mundësinë e rregullimeve gjatë lëvizjes drejt qëllimit. Prandaj, nëse qëllimi nuk arrihet, treguesit e vonuar thjesht tregojnë dëmtim të ndërmarrjes. Për rrjedhojë, treguesit e vonuar luajnë rolin e faktorëve të ndalimit brenda skemave të bonusit. Në fakt, nëse ky tregues nuk arrihet, bonusi nuk do të paguhet plotësisht ose do të reduktohet ndjeshëm. Një shembull i një treguesi të tillë është qarkullimi i stafit. Në fund të fundit, ky tregues mund të thuhet vetëm bazuar në faktin - sa punonjës humbi kompania gjatë një periudhe të caktuar. Miratimi i veprimeve të menaxhimit mund të zbatohet vetëm për periudhën e ardhshme. Por nuk do të jetë e mundur të ndikohet në humbjet aktuale - ato mund të regjistrohen vetëm për të ardhmen.

Prandaj, kur llogaritni skemën e bonusit, formula përfshin në formulë jo vetëm peshën dhe përqindjen e përfundimit të një KPI të caktuar, por edhe numrin e treguesve kryesorë dhe të prapambetur.

Përveç llogaritjeve, duhet të kujtojmë se shpërblimi i shitësit nuk duhet të lidhet vetëm me një tregues (për shembull, të ardhurat ose qarkullimin), pa marrë parasysh karakteristikat e tregut dhe sezonalitetin. Sepse përndryshe, një biznes mund të përballet me grackën e ngopjes - faktorët material humbasin fuqinë e tyre motivuese. Rrjedhimisht, kthimi për çdo rubla të investuar te punonjësit sjell gradualisht gjithnjë e më pak kthim. Dhe me kalimin e kohës, shuma e investimit në punonjës fillon të tejkalojë kthimin. Një rrezik i ngjashëm lind kur i siguron një punonjësi të ardhura që tejkalojnë nivelin që ai ka nevojë për stilin e tij të zakonshëm të jetesës (si rregull, ai arrihet me 2 të ardhura të një specialisti në rajonin e tij në një specialitet të caktuar). Mënyra e vetme për të kuruar "kurthin e ngopjes" është të pushoni nga puna një punonjës i cili ka pushuar së prodhuari rezultate - nuk do të jetë më e mundur të arrihet efekti i dëshiruar duke ndryshuar skemën e pagesës.

Formula për llogaritjen e një bonusi bazuar në KPI për drejtuesin e departamentit komercial

Bonus = (BF KPI 1 × A + BF KPI 2 × B + BF KPI 3 × C) × D, Ku:

BF KPI 1, 2, 3– Fondi maksimal i bonusit, i cili shumëzohet me peshën e KPI 1, 2, 3.

A– një faktor rregullimi në KPI 1 me një vlerë pragu prej 70% (nëse plani arrihet më pak se 70%, nuk do të grumbullohet bonus për këtë tregues (A = 0); nëse plani i shitjeve përmbushet me më shumë se 70% , bonusi përkatës do të grumbullohet në proporcion me zbatimin).

B– faktori korrigjues në KPI 2, vlera e pragut të të cilit është 85%. Kur ky tregues plotësohet më pak se 85%, është B = 0. Kur arrihet ose tejkalohet niveli 85%, bonusi do të grumbullohet në proporcion me përmbushjen. Koeficienti është bllokues - nëse vlera e pragut të KPI 2 nuk plotësohet, bonusi nuk do të paguhet, pavarësisht nga rezultatet për KPI 1 dhe KPI 3.

C– faktori i korrigjimit në KPI 3 (vlera e pragut 60%). Nëse treguesi plotësohet me më pak se 60%, atëherë C do të jetë e barabartë me 0 nëse treguesi plotësohet me 61-100%, përllogaritja është proporcionale me përmbushjen.

D– një faktor ndalimi, i cili është një faktor i përgjithshëm korrigjimi bllokues, me pagesën e bonusit që rivendoset në zero nëse vlerat e pragut minimal për çdo KPI nuk janë arritur.

Sipas skemës së propozuar, vëmendja e shitësit bie në madhësinë e të arkëtueshmeve së bashku me koston e procesit të shitjes dhe nivelin e shitjeve, dhe nuk kufizohet vetëm në arritjen e rritjes së xhiros me çdo kusht. Falë kësaj, kompania është në gjendje të arrijë marrjen në kohë të parave duke refuzuar huadhënien pa interes për stafin ose klientët.

Kur do të funksionojë një KPI dhe kur jo?

Sistemi KPI do të jetë efektiv në kushtet e mëposhtme:

• me peshimin dhe vendosjen e duhur të të gjithë treguesve të KPI;
• krijimi i saktë i një peme të qëllimeve të kompanisë;
• Sistemi i kontabilitetit do t'ju lejojë të llogaritni të gjitha formulat e llogaritjes së KPI;
• shpërndarja e saktë e përgjegjësisë për qëllimet (dhe proceset) ndërmjet interpretuesve;
• futja e të dhënave në sistemin e kontabilitetit nga njerëz të trajnuar, të painteresuar - jo ata që kanë kryer të dhënat e KPI. Në këtë rast, është e nevojshme të futni informacione të besueshme;
• lidhjen e KPI-ve me sistemin e motivimit të stafit. Sistemi i motivimit duhet të ndërtohet me përparësinë e qëllimeve të ndërmarrjes ndaj qëllimeve të punonjësve, por me konsideratën e tyre të detyrueshme.

Kur sistemi KPI nuk funksionon:

• Menaxhmenti i kompanisë nuk mori pjesë në krijimin e pemës së qëllimit.
• Është e pamundur të llogariten KPI për shkak të mungesës së të dhënave në sistemin e kontabilitetit, subjektivitetit ose pabesueshmërisë së vlerësimit të tyre.
• Zhvillimi i gabuar i KPI-ve - pa marrë parasysh treguesit përkatës të arritjes së qëllimeve të përcaktuara.
• Nuk ka asnjë lidhje midis KPI-ve dhe sistemit të motivimit.
• Zbatimi i KPI-ve nuk është për të gjitha departamentet. Në këtë rast, sistemi i kontrollit do të jetë i anuar.
• KPI-të janë të lidhura me sistemin aktual të motivimit, por pa marrë parasysh motivimin personal të punonjësve për të cilët janë prezantuar KPI.
• Arritja e KPI-ve dhe pagesa e një bonusi për to ndahet për një periudhë më shumë se 3 muaj. Në këtë rast, punonjësit thjesht lodhen duke pritur, duke pushuar së lidhuri korrektësinë e veprimeve dhe shpërblimin. Për projektet afatgjata në një kompani, ju duhet të lidhni KPI dhe një bonus për arritjen e qëllimeve jo vetëm me rezultatet përfundimtare të projektit, por edhe me fazat e ndërmjetme.

Si të kapërceni rezistencën e stafit kur zbatoni një sistem KPI

1. Punonjësve u duhet shpjeguar se ajo që po zbatohet lidhet me atë që ata kanë bërë një ditë më parë. Falë kësaj, nuk do të ketë pritje dhe frikë nga ndryshime dramatike çdo të hënë me anulimin e rezultateve të kaluara.

2. KPI është një mjet mjaft kompleks. Prandaj, është e nevojshme t'u shpjegohet kjo metodologji të gjithë përdoruesve paraprakisht - të marrin reagime në modalitetin e testimit, të debatojnë, të diskutojnë çështjet që kanë lindur, etj.

3. Një faktor kritik suksesi është pjesëmarrja në projektin e ngritjes së motivimit të KPI për Drejtorin e Përgjithshëm dhe ekipin drejtues të lartë. Nëse menaxhmenti ka dyshime për suksesin e përgjithshëm të këtij projekti, ndërmarrje të tilla nuk kanë fare kuptim.

4. Menaxherët e lartë duhet të përfshijnë edhe menaxherët e mesëm në procesin e punës së zhvillimit të KPI - domethënë punonjësit të cilët do të detyrohen të vlerësojnë dhe planifikojnë veprimet e tyre sipas sistemit të ri të miratuar. Ata duhet së bashku të krijojnë një plan hap pas hapi për zbatimin e një projekti të ri - zakonisht departamentet tregtare janë të parët që testojnë sistemin, dhe në fund - zyra e pasme.

5. Është e nevojshme të inkurajoni aktivitetin e punonjësve kur zbatoni ndryshime - ju duhet të festoni çdo, madje edhe fitoret më të vogla.

6. Sigurohuni që rrjedha juaj e punës të jetë në përputhje me ndryshimet. Prandaj, është e nevojshme të planifikohet veçmas kalimi nga sistemi aktual i rregulloreve në atë të ri - kjo nuk do të ndodhë menjëherë, kështu që është e nevojshme që veçmas të merret parasysh dhe të kontrollohet koha e këtij tranzicioni.

7. Është e nevojshme t'i përmbahen ndryshimeve të vazhdueshme në kompani. Megjithatë, për të siguruar vazhdimësi dhe konsistencë, situata optimale është kur të gjitha ndryshimet rrjedhin nga qëllimi kryesor i organizatës.

• Motivimi, Stimujt dhe Shpërblimi

Për të qëndruar në këmbë dhe për të bërë një fitim, një biznes duhet të funksionojë me efikasitet maksimal. Vetëm fjalë për fjalë dy dekada më parë, askush nuk mendonte se sa me efikasitet funksiononte një ndërmarrje, drejtues, menaxher ose mekanik i caktuar. Gjëja kryesore është se ajo bën një fitim. Por tani qasja ka ndryshuar. Ju ndoshta keni dëgjuar për treguesit kryesorë të performancës KPI. Cfare eshte dhe pse nevojitet një sistem i tillë? Le ta shohim këtë në këtë artikull.

KPI - çfarë është?

Sistemi i vlerësimit të performancës u shfaq në Rusi fjalë për fjalë pesë vjet më parë dhe ende përdoret rrallë kudo. Përdoret kryesisht në IT dhe industri të tjera moderne. Le të konsiderojmë,çfarë është KPI dhe pse është i nevojshëm ky sistem vlerësimi.

KPI është një tregues kryesor i performancës së personelit ose ndërmarrjes

KPI është treguesi kryesor i performancës, i cili përkthehet në rusisht do të thotë treguesi kryesor i performancës. Ky sistem është një grup i disa treguesve që vlerësojnë performancën e secilit punonjës në ndërmarrje. Duke ditur KPI-të për grupe të ndryshme, ju mund të zhvilloni tregues mesatarë të produktivitetit dhe të prezantoni një sistem të motivimit aktiv për punonjësit produktivë.

Shënim:efikasiteti është një tregues relativ. Mund të llogaritet si për një punonjës specifik, ashtu edhe për një departament, punëtori ose ndërmarrje. Efektiviteti mund të shprehet në rezultate sasiore.

Besohet se treguesi kryesor optimal i performancës për një punonjës nuk duhet të jetë më i lartë se 5. Treguesi KPI mund të ndahet në disa lloje:

1. Sipas zërit të kostos (sa burime janë shpenzuar në terma monetarë).
2. Sipas zërit të produktivitetit (sa përqindje e kapacitetit është ngarkuar).
3. Sipas artikullit të efikasitetit ose raportit të treguesve (për shembull, raporti i shumës së të ardhurave me shumën e kostove).
4. Sipas artikullit përfundimtar (treguesi i përgjithshëm sasior i produktivitetit).

KPI-të duhet të shprehen në numra specifikë. Ata nuk duhet të marrin shumë kohë ose burime. Është mirë që treguesit të lidhen me performancën e përgjithshme të kompanisë.

Në praktikë, shpesh ndodh që shumica e treguesve janë të ndërthurur me njëri-tjetrin. Kjo mundëson bashkëpunimin dhe vlerësimin e një grupi specialistësh apo departamentesh, duke i motivuar ata dhe duke arritur vazhdimisht rezultate më të mira. Menaxherët dhe mbikëqyrësit në të gjitha nivelet duhet të monitorojnë rezultatet, duke koordinuar veprimet e tyre për efikasitet maksimal.

KPI ndahet në strategjike dhe aktuale

Llojet e KPI-ve

Treguesit e performancës së ndërmarrjes ka dy lloje:

1. Strategjike. Falë këtyre të dhënave, mund të zbuloni se sa efikase ka funksionuar ndërmarrja gjatë një periudhe të caktuar (sa më e gjatë të jetë periudha kohore, aq më i saktë është rezultati). Falë treguesve strategjikë, ju mund të ndërtoni plane veprimi për periudhën e ardhshme kohore. Në thelb, KPI strategjike tregon kalimin e flukseve monetare, në bazë të të cilave mund të llogaritet përfitimi i prodhimit dhe shitjeve.
2. Operacionale. Këto të dhëna tregojnë gjendjen reale aktuale në kompani, divizion, departament. Falë këtyre vlerave është e mundur që detyrat ose qëllimet e ndërmarrjes të përshtaten me kushte dinamike. Duke përdorur këtë tregues KPI, ju mund të vlerësoni efikasitetin e logjistikës, organizimin e prodhimit, shitjet e mallrave të prodhuar, etj.

Pse është e nevojshme e gjithë kjo?

Duke përdorur sistemin KPI, ju mund të vlerësoni dhe matni me të vërtetë shkallën e arritjes së qëllimeve dhe detyrave të caktuara për një specialist. Duke llogaritur të gjitha vlerat dhe treguesit, mund të vlerësoni performancën bazuar në rezultatet e arritura dhe t'i krahasoni ato me ato të planifikuara. Ju gjithashtu mund të llogaritni nëse treguesit e planifikuar për një specialist/departament/ndërmarrje janë llogaritur dhe përpiluar saktë. Vlerat numerike ndihmojnë në ndërtimin e saktë të strategjisë dhe taktikave për të ardhmen, duke vlerësuar rezultatin real, jo atë imagjinar.

Shënim:treguesi kryesor është i lidhur vetëm me rezultatin. Nëse disa parametra nuk e ndikojnë në asnjë mënyrë, atëherë ato mund të hidhen lirisht.

KPI u zhvillua bazuar në dy ideologji:

1. Menaxhimi i synuar i një organizate ose departamenti (lëvizja nga qëllimi në qëllim).
2. Kontroll i plotë mbi qëllimet e vendosura dhe rishikimi i tyre në kushte të caktuara.

Falë llogaritjeve të KPI, ju mund të motivoni siç duhet stafin tuaj

Vetë ideja e KPI lejon jo aq shumë vlerësimin e personelit, por hartimin e planeve reale dhe parashikimin e rezultateve të ndërmarrjes. Është e dobishme për të gjithë: punonjësit e zakonshëm janë të angazhuar në rutinë, ndërsa përpiqen të kryejnë detyrat që u janë caktuar, dhe të mos shpërndahen dhe të vonojnë rezultatin. Kriteret për vlerësimin e performancës së personelit tjetër lejojeni të motivohet: sa më shumë detyra të kryhen, aq më e lartë është paga ose bonusi. Menaxherët përfitojnë kur detyrat zgjidhen në kohë dhe nuk shpërndahen midis punonjësve. ndërmarrja përfiton sepse bën fitim dhe mund të bëjë plane realiste për të ardhmen bazuar në vlera numerike dhe jo në ato empirike.

Për momentin, sistemi KPI konsiderohet më i saktë dhe fitimprurës. Kjo ju lejon të motivoni dhe stimuloni stafin dhe të vlerësoni aktivitetet e menaxherëve në çdo nivel.

KPI në prodhim

1. Konsumi i lëndëve të para në ditë.
2. Vëllimi i lëndëve të para në magazina dhe në formë të papërfunduar.
3. Produktiviteti real i punës.
4. Kostot e ruajtjes së produkteve të gatshme.
5. Shuma e shpenzimeve të tjera.
6. Shumat e nevojshme për riparimet dhe mirëmbajtjen e pajisjeve.

KPI në tregti

Për të llogaritur treguesit kryesorë të performancës në shitje, duhet të dini:

1. Vëllimi i të ardhurave.
2. Kostoja reale e prodhimit.
3. Fitimi total nga shitja.
4. Shkalla e mundshme e defektit.
5. Kostoja totale e produkteve në magazinë.
6. Shuma totale e aktiveve rrjedhëse.

Sigurohuni që të përdorni KPI për planifikimin dhe zhvillimin e strategjisë

Shembuj KPI

Për të kuptuar, le të japim shembuj të treguesve kryesorë të performancës KPI për kategori të ndryshme punonjësish.

KPI (Key Performance Indicator) është një tregues kyç i performancës. E thënë thjesht, ky është një tregues i arritjes së rezultateve në një aktivitet të caktuar, i cili mund të dixhitalizohet dhe matet.

Sistemi motivues KPI - në versionin rus, ndonjëherë përdoret shkurtesa KPI (treguesit kryesorë të performancës) - një tregues i efektivitetit dhe suksesit të arritjes së qëllimeve të përcaktuara. Detyra e këtij sistemi është të drejtojë veprimet e punonjësve të të gjitha departamenteve në një drejtim të vetëm nëpërmjet zbatimit të treguesve specifikë. KPI i secilit punonjës individual përcakton efektivitetin e punës së tij specifike dhe pasqyrohet financiarisht në pagën e tij, dhe në përgjithësi synon zgjidhjen e qëllimeve të biznesit të të gjithë ndërmarrjes.

Parametrat kryesorë mund të ndahen në dy lloje:

1. Operacionale, të cilat pasqyrojnë plotësisht aktivitetet aktuale të ndërmarrjes dhe lejojnë zgjidhjen e problemeve në lidhje me ndryshimin e kushteve.
2. Strategjike, të cilat pasqyrojnë punën e ndërmarrjes për të gjithë periudhën dhe ju lejojnë të bëni rregullime në planin për periudhën e ardhshme të punës.

Dallohen llojet e mëposhtme të KPI-ve:

• KPI-të e kostos - ilustrojnë shumën e kostove;
• KPI-të e efikasitetit - karakterizojnë raportin e rezultateve të marra me kostot;
• KPI-të funksionale - vlerësojnë përputhshmërinë e një procesi me një algoritëm të caktuar;
• KPI-të e performancës - vlerësojnë raportin e rezultatit me kohën e shpenzuar për arritjen e tij;
• KPI-të e rezultateve - tregojnë se cilat rezultate janë marrë.

Treguesi i fundit ka rëndësi më të madhe në menaxhimin e personelit, pasi tregon se çfarë rezultatesh arrijnë punonjësit si rezultat i aktiviteteve të tyre të punës. Gjithashtu, rezultati KPI përdoret kur llogaritet pjesa e bonusit të pagës nëse kompania ka një sistem të përshtatshëm shpërblimi.

Çfarë është KPI në pagë

Kur zhvillohen dhe zbatohen parametrat e performancës për shpërblimin, është e nevojshme të kuptohet qartë se cilat qëllime po ndjek kompania. Këto qëllime duhet të kenë atribute specifike, dhe foljet dhe numrat duhet të përdoren për të vendosur qëllime.

Për shembull:

• rritja e qarkullimit me 20%;
• zënë vendin e 5-të për sa i përket njohjes së markës midis prodhuesve të këtij produkti;
• zvogëloni kostot e logjistikës me 15%;
• rritja e rentabilitetit nga shitjet me 25%;
• zvogëloni kohën mesatare të përpunimit të aplikacionit në 5 minuta;
• rritja e numrit të shikimeve të faqes me 1000;
• përpunoni një numër më të madh adresash për njësi kohore etj.

Çdo sistem motivues duhet të synojë rritjen e interesit për punën dhe cilësinë e treguesve që zbatohen. Por ju gjithashtu duhet të kuptoni se jo të gjitha departamentet mund të ndikojnë në zbatimin e qëllimeve të biznesit të kompanisë. Për shembull, një sekretar ose një kontabilist. Por edhe për punonjës të tillë, është e mundur të vendosen kritere për efektivitetin e punës së tyre. Thjesht lidhini ato jo me qëllimet e përgjithshme të biznesit, por me zbatimin e qëllimeve dhe objektivave të departamentit.

Për një sekretar, kjo mund të jetë: cilësia e përpunimit të dokumentacionit hyrës dhe dalës, shpejtësia e përgjigjes së thirrjeve telefonike në hyrje, dhe për një kontabilist, koha për përpunimin e dokumenteve ose cilësia e ndërveprimit në çështjet e rrjedhës së dokumenteve me kontabilistët e palëve. .

Zbatimi i sistemit KPI parashikon:

• qëllimet e përcaktuara qartë të biznesit;
• zhvillimi i treguesve të performancës më të ulët dhe më të lartë;
• shpërndarja korrekte e kompetencave dhe përgjegjësive ndërmjet punonjësve;
• përcaktimi se si dhe çfarë treguesish ndikon secili departament për të arritur qëllimet;
• zbulimi se çfarë saktësisht brenda departamentit mund të ndikojë një punonjës i kompanisë;
• kërkimi dhe formulimi i treguesve specifikë për çdo punonjës;
• krijimi i një algoritmi të ri të listës së pagave duke marrë parasysh KPI-të.

Kur zbatoni një sistem KPI, këshillohet që fillimisht ta zbatoni atë si një projekt pilot ose testues në një departament, puna e të cilit ka një ndikim të drejtpërdrejtë në performancën financiare të kompanisë (për shembull, në departamentin e shitjeve). Dhe më pas, pas korrigjimit të gabimeve të mundshme, shtrijeni efektin e tij në të gjitha departamentet e tjera. Nëse kushtet e mjedisit të tregut të jashtëm ndryshojnë ose strategjia dhe qëllimet e kompanisë ndryshojnë, treguesit e KPI duhet të rishikohen.

Është e rëndësishme që zhvillimi i sistemit KPI të mos kryhet vetëm nga punonjësit e një departamenti, për shembull, departamenti i personelit. Kjo duhet të jetë një përpjekje ekipore midis drejtuesve të të gjitha departamenteve, në mënyrë që të mos gabohen në përcaktimin e parametrave kyç. Brenda departamentit, është e nevojshme të zhvillohet një sistem nga lart poshtë, pra fillimisht te menaxheri dhe më pas te vartësit e tij, në mënyrë që qëllimet dhe objektivat brenda departamentit të jenë uniforme. Por a nuk do të rezultonte që, për shembull, drejtuesi i një departamenti të rrisë shitjen e pozicioneve me fitim të ulët dhe menaxherët të marrin një përqindje nga shitja e pozicioneve me fitim të lartë. Me tregues të tillë, menaxherët nuk janë aspak të interesuar të shesin pozicione me kthime të ulëta, dhe detyrat e menaxherit do të jenë të vështira për t'u përmbushur.

Në një sistem të ndërtuar siç duhet, çdo koeficient KPI ka vlera të menduara dhe të përcaktuara qartë.

Është gjithashtu shumë e rëndësishme të kuptohet: KPI i pagave - çfarë është. Një punonjës nuk duhet të ketë shumë tregues për të cilët është përgjegjës (3-5 është numri më optimal). Çdo tregues duhet të ketë të përcaktuar vlerën e tij financiare, e cila do të pasqyrohet në pagë. Rekomandohet gjithashtu që të ruhet paga e punonjësit, dhe komponenti motivues të bëhet shtesë, dhe jo pjesë e pagës së mëparshme.

Zhvillimi i KPI-ve, rregullat dhe parimet e zbatimit:

• nuk duhet të ketë shumë tregues;
• çdo tregues duhet të jetë i matshëm;
• kostot (kohore dhe financiare) të matjes së një parametri nuk duhet të kalojnë koston e tij.

Kur futni një sistem të ri pagash, duhet të jeni të përgatitur për rezistencën nga punonjësit. Shpesh, punonjësit supozojnë se duan t'i privojnë nga pagat e tyre dhe të mos rrisin të ardhurat e tyre, ata kanë frikë të mos përmbushin standardet e reja të vendosura dhe të humbasin plotësisht punën e tyre. Është shumë e rëndësishme t'u shpjegohet punonjësve se çfarë synon ky sistem i zhvilluar dhe çfarë rezultatesh pret menaxhimi prej tyre. Dhe kuptoni se qëllimet e përcaktuara nga menaxhmenti mund të rezultojnë të jenë rrënjësisht të kundërta për punonjësit me atë që bënin më parë. Është veçanërisht e vështirë për punëtorët "të trajnuar nga sovjetikët" të cilët janë mësuar me sisteme të tjera motivimi dhe shpërblimi të mësohen me risi të tilla.

Në përgjithësi, zhvillimi i një sistemi KPI është një temë shumë e diskutueshme për çdo menaxher. Ky proces mund të jetë mjaft i kushtueshëm dhe i dhimbshëm për punonjësit, por me qasjen e duhur është një mjet i shkëlqyer për motivimin dhe stimulimin e punonjësve për të punuar.

Si të vlerësoni performancën

Vlerësimi i përfundimit të detyrave të caktuara është një element i rëndësishëm i punës së këtij sistemi motivues. Standardet e punonjësve të zakonshëm duhet të jenë transparente në vlerësim, në mënyrë që vetë një person të kuptojë gjatë periudhës së kontabilitetit nëse i përmbush apo jo dhe të mos e marrë vesh për këtë pas përfundimit të periudhës. Menaxherët mund të kenë tregues që mund të kërkojnë kohë për të përcaktuar nëse ato janë arritur, të tilla si % e kthimit të kompanisë nga shitjet. Por brenda një muaji, punonjësi duhet të kuptojë se në cilin drejtim po lëviz dhe të jetë në gjendje të vlerësojë punën e tij aktuale duke përdorur tregues të tjerë.

Në kompanitë e mëdha, vlerësimi i performancës zakonisht është i automatizuar dhe rezultatet përcaktohen "me shtypjen e një butoni". Në kompanitë e vogla, ose menaxherët ose përfaqësuesit e departamentit të personelit janë të përfshirë në vlerësimin e rezultateve.

Bazuar në performancën e treguesve, jepet një bonus.

Zakonisht përdoret formula e mëposhtme e llogaritjes:

• Pesha e KPI - pesha e secilit tregues të sistemit në një shumë totale të barabartë me një. Pesha maksimale i jepet treguesit më domethënës. Për shembull, arritja kryesore e një menaxheri shitjesh do të jetë rritja e sasisë së shitjeve;
• plani - rezultati i planifikuar që punonjësi duhet të arrijë;
• fakt - rezultat i arritur në të vërtetë.

Duke llogaritur indeksin për secilin tregues, mund të shihni menjëherë se me cilat detyra specifike punonjësi kishte probleme dhe si ndikoi kjo në rezultatet e përgjithshme të aktivitetit të tij të punës për periudhën raportuese.

Për të përcaktuar fizibilitetin e shpërblimeve dhe për të llogaritur komponentin e bonusit të pagave, përdoret koeficienti i përgjithshëm i performancës, i cili është shuma e të gjithë indekseve.

Nëse është më shumë se një, atëherë kjo tregon se plani i caktuar është tejkaluar, që do të thotë se punonjësit mund t'i jepet një bonus.

Kjo qasje bën të mundur që procesi i shpërndarjes së bonusit të bëhet më transparent dhe i kuptueshëm si për punonjësit ashtu edhe për personelin drejtues të kompanisë që shpërndan bonuse.

Përveç pagesës së një bonusi, një punonjës mund të inkurajohet në një mënyrë tjetër. Për shembull, siguroni atij një ditë pushimi të paplanifikuar, transferojeni në një projekt më premtues, përfshijeni në rezervën e personelit për një pozicion më të lartë, etj.

Është optimale të kombinohen stimujt material dhe jomaterial. Është ky lloj sistemi motivues që do t'i lejojë punonjësit të punojnë mirë dhe me efikasitet, dhe kompania të arrijë rezultate të larta financiare.

Të mirat dhe të këqijat e sistemit KPI

Pro (dhe, si rezultat, arritja e qëllimeve):

• aftësia e punonjësit për të ndikuar në pagën e tij;
• përgjegjësinë e punonjësve për fushën e tyre të punës dhe transparencën e detyrave;
• pjesëmarrja e punonjësve në arritjen e qëllimit të përgjithshëm të kompanisë;
• aftësia për të rregulluar qëllimet nga menaxheri në procesin e punës;
• ndërveprimi midis një menaxheri dhe një vartësi në një mënyrë më intime.

Disavantazhet (dhe, si rezultat, demotivimi i punonjësit):

• paarritshmëria e përmbushjes së parametrave të vendosur;
• një pjesë e vogël e secilit tregues në bonusin total për shkak të numrit të tyre të madh;
• kostot e punës për zbatimin e sistemit;
• zgjidhje e pabarabartë e problemeve për shkak të përcaktimit të gabuar të kostos së standardeve.

Shembuj KPI për pozicione të ndryshme

Kur flasim për KPI, është e nevojshme të kuptohet shumë qartë se çfarë është kur paguani për punën. Për pozicione të ndryshme, edhe për të arritur të njëjtin qëllim, është e nevojshme të përdoren tregues të ndryshëm.

Le të shohim shembuj të treguesve për arritjen e qëllimit të "rritjes së përfitimit (delta midis pjesëve të të ardhurave dhe shpenzimeve) të shitjeve" në një kompani që shet karamele.

Çfarë është matrica KPI

Në internet mund të gjeni interpretime të ndryshme të këtij koncepti. Ndonjëherë përdoret koncepti i "matricës KPI - marrëveshje për qëllimet". Por interpretimi më i saktë është matrica e efikasitetit.

Kjo tabelë përmban tregues të sistemit KPI të punonjësit, vlerat e planifikuara dhe aktuale, si dhe koeficientin KPI për çdo artikull. Vlera mesatare përfundimtare në këtë matricë pasqyron efektivitetin e punonjësit në aktivitetet e tij në kuadër të detyrave të caktuara dhe treguesve të përcaktuar për pozicionin e tij.

Një shembull i një matrice KPI për punonjësit e mësipërm të një kompanie që shet karamele, brenda kuadrit të treguesve të përcaktuar për ta.

Mendim i veçantë

Ka 2 gabime kryesore kur zhvillohen KPI. E para është konfuzioni i koncepteve të KPI dhe parasë. KPI nuk është një përshkrim i sistemit të bonusit. Po, bonuset mund të paguhen për arritjen e objektivave. Por në përgjithësi, KPI është një reflektim i efektivitetit të një punonjësi, departamenti, drejtimi, departamenti. Për shembull, në prodhim duhet të ketë një vlerësim të klientit për cilësinë e punës. Shumica e kompanive të mëdha nuk e përfshijnë atë në sistemin e bonusit, por e regjistrojnë atë vetëm si KPI - nëse një punonjës është në zona kritike, ai ngrihet në nivelin e kërkuar ose ndahet me ta, por ai nuk paguhet bonus nëse 90 % e klientëve janë të kënaqur me punën e tij.

E dyta është KPI për hir të KPI. KPI është gjithmonë një qëllim i dekompozuar i kompanisë. Për shembull, në një sallon, ardhja e një administratori në orën 9 të mëngjesit mund të përfshihet në KPI (përndryshe qendra tregtare do të gjobisë kompaninë për një sallon të mbyllur), por në prodhim një tregues i tillë është i pakuptimtë (një punonjës mund të arrijë në Ora 9 e mëngjesit dhe niset në orën 18:00, por sasia e punës nuk do të ndryshojë, domethënë, vëllimi i punës ndikon në fitim).

Boris Teklin

Shef i Departamentit të Doganave në Rusi DHL Worldwide Express

Besohet se KPI-të e zgjedhura në mënyrë korrekte duhet të plotësojnë të ashtuquajturat kritere SMART (I thjeshtë, i matshëm, i dakorduar, i afërm, i kufizuar në kohë). Kjo do të thotë si vijon: KPI-të duhet të jenë të kuptueshme për punonjësit dhe të lehtë për t'u llogaritur. KPI-të duhet të jenë "dixhitale", domethënë të matshme në njësi të caktuara (në metra kub tokë të gërmuar, ton ngarkesë të transportuar, numrin e thirrjeve të përgjigjura, përqindjen e planit të arritur, etj.). Ju nuk mund të përdorni tregues të pamatshëm "analogë" si "cilësi", "mirë", "të bukur", etj. si KPI. KPI-të duhet të jenë në përputhje me qëllimet e departamentit dhe të bien dakord ndërmjet punonjësit dhe menaxherit të tij. KPI-të duhet të jenë të rëndësishme në mënyrë specifike për këtë punonjës dhe puna që i është caktuar atij duhet të varet nga ky punonjës. KPI-të duhet të maten në intervale të caktuara kohore (nëse ka një lidhje me një bonus, atëherë është logjike të "lidhni" treguesin me një muaj ose tremujor).

KPI-të duhet të jenë sa më të qarta për ata që vendosin detyrën dhe ata që e përfundojnë atë. Detyra e tyre kryesore është të kontribuojnë në arritjen e treguesve të planifikuar dhe të motivojnë për të arritur tregues të rinj. Bazuar në përvojën tonë, ne identifikojmë disa gabime.

1. KPI nuk është zhvilluar për menaxhimin e biznesit, por për të motivuar departamente specifike, punonjës, divizione, për të vlerësuar efektivitetin e punës së tyre. Nëse këta tregues nuk janë të lidhur në një sistem të përbashkët dhe nuk funksionojnë për të arritur qëllimet e biznesit, lind pyetja: çfarë efekti sjellin në biznes?

2. KPI-të nuk janë të integruara në sistemin e motivimit. Treguesit janë zhvilluar, por punonjësit nuk kanë asnjë nxitje për t'i përmbushur ato.

3. Treguesit e KPI janë vetëm financiarë. Një sistem KPI i zhvilluar siç duhet përmban një numër të madh treguesish jo financiarë, por kryesorë me të cilët monitorojmë aktivitetin e biznesit dhe arritjen e rezultateve të kërkuara.

4. Nuk ka sistem të planifikimit dhe kontabilitetit të KPI. Treguesit nevojiten kur dimë t'i numërojmë, kur mund t'i marrim nga sistemi i kontabilitetit dhe t'i llogarisim objektivisht dhe punonjësi u beson këtyre treguesve.

5. Treguesit e KPI përpilohen në atë mënyrë që punonjësi të mos punojë për rezultate, por për tregues.

Sipas mendimit tonë, KPI nuk është efektiv në profesionet krijuese dhe në tregje të paqëndrueshme. Sot shohim alternativat e mëposhtme për KPI tradicionale: a) Punonjësi merr vendime në mënyrë të pavarur (parimi i punës sipas “Modelit të Menaxhimit Turquoise”); b) Planifikimi i bazuar në rezultate.

Olga Pavlenko

Menaxheri i burimeve njerëzore Soyuzkhimtrans-Avto

Artikulli paraqet në detaje të mjaftueshme aspektet e rëndësishme gjatë zhvillimit të një sistemi KPI. Do të doja të shtoja një nuancë të rëndësishme, për mendimin tim, që nuk duhet të ketë shumë tregues kyç. Sigurisht, ka pozicione në të cilat është shumë e rëndësishme të merren parasysh shumë faktorë dhe komponentë të ndryshëm. Por sa më shumë parametra të ketë për të regjistruar performancën e një punonjësi, aq më e vështirë është t'i mbash parasysh të gjithë dhe aq më e vështirë është të përqendrohesh. Në fund të fundit, zhvillimi i një sistemi KPI është vetëm gjysma e betejës që sistemi duhet të funksionojë. Dhe për këtë nuk duhet të harrojmë bazat e psikologjisë, përkatësisht karakteristikat e vëmendjes dhe kujtesës. 3-5 tregues janë pikërisht ato që janë optimale për një sistem funksionues të KPI.

Dhe pika e dytë e rëndësishme që dua të shtoj ka të bëjë me pagën bazë që i paguhet punonjësit. Pjesa e pagës duhet të jetë e pandryshuar dhe e pandashme. Kjo gjendje i jep punonjësit një ndjenjë stabiliteti dhe besimi. Pagesat sipas sistemit KPI, duke plotësuar pagën bazë, duhet të motivojnë dhe inkurajojnë punonjësin për zhvillim profesional dhe kryerje më të suksesshme të detyrave. Nëse edhe paga bazë bëhet vlerë e ndryshueshme, ekziston rreziku i demotivimit të punonjësit dhe provokimit të tij për të shmangur situatat e vështira në vend që t'i zgjidhë ato.

Gjatë zhvillimit të KPI-ve, është e rëndësishme të merren parasysh faktorët e mëposhtëm.

1. Një punonjës duhet të ndikojë në KPI.

2. Arritshmëria e KPI-ve. Një objektiv ambicioz është i mirë, por duhet të keni parasysh se është e pamundur të ndërtoni një shtëpi në 2 ditë.

3. Rëndësia me funksionalitetin. KPI - një tregues për të cilin ky pozicion ekziston për të arritur/rritur (marketing - tërheqja e klientëve; shitës - shitje).

4. Pesha e KPI në varësi të pozicionit. Për shembull, KPI i një menaxheri shitjesh mund të jetë deri në 80% të nivelit të pagës. Për një punonjës back office nuk mund të jetë më shumë se 50%, sepse prania e aktiviteteve të saj tashmë krijon vlerë dhe KPI-të ofrojnë motivim shtesë.

5. Numri optimal i KPI-ve është nga 1 në 3.

KPI nuk është efektiv në rastet e mëposhtme:

1. Shkalla e lartë e pasigurisë së rezultatit/produktit përfundimtar.

2. Kompetencat e punonjësit janë unike (në kompani/industri).

3. Ne kemi nevojë për një rezultat të shkëlqyer (të ndërtojmë një shtëpi në 2 ditë).

4. Punonjësi nuk ka mjetet për të ndikuar në rezultat. KPI do të bëjë presion dhe kufi, gjë që do të çojë në regres.

Një alternativë është: futja e bonuseve shtesë për super-rezultatet; përshkrimi i kufirit të poshtëm me një shkallë të lartë pasigurie në rezultat; listë kontrolli për një punonjës unik.