Кадровый аудит организации - это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Может возникнуть вопрос «Как соотносятся кадровый консалтинг и аудит?». Вроде и то, и то - это помощь кадровой службе в решении вопросов, связанных с применением трудового законодательства. Но кадровый консалтинг организации, в отличие от аудита кадровых документов, как правило, не предполагает проверку имеющейся документации. По сути, кадровый консалтинг - это ответы на вопросы по соответствующим темам. Кадровый аудит не отменяет кадровый консалтинг. Зачастую даже, наоборот. В дополнение к услуге кадрового аудита идет услуга кадрового консалтинга.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит - это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит - это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
• если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
• если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
• при смене руководителя организации;
• при массовом увольнении работников;
• при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
• если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
• в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

• выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
• определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
• издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

• штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
• трудовые договора и договора о материальной ответственности;
• приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
• личные карточки (форма N Т-2);
• график отпусков;
• уведомления работников о времени начала отпуска;
• графики сменности (в случае работы по сменам);
• табеля учета использования рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
• трудовые книжки;
• книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
• должностные инструкции;
• локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
• локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ 12.0.004-90), положение о коммерческой тайне);
• результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ).

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке трудовых книжек необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189, 190 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	п. 8 ст. 86 ТК РФ
Инструкция по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы по основной деятельности	Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда	п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
Журнал учета мероприятий по контролю	ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
Трудовой договор	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовая книжка	ст. 65, 66 ТК РФ
Личная карточка	п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приказы по личному составу	ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
Заявления работников	ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ	Условия, при которых документ становятся обязательным
Должностные инструкции
Положение о премировании	Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение о неразглашении коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

• Нет обязательных локальных нормативных актов.
• Нет документов по штатному расписанию.
• Нет графика отпусков.
• Отсутствуют табели учета рабочего времени.
• Нет обязательных кадровых журналов.
• Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
• Нет приказов по личному составу.
• Нет личных карточек работников.
• Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
• Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
• Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
• Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
• В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
• Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит- важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Узнайте, как свести к минимуму риск суда или штрафа за невыполнение требований трудового законодательства. Проведите внутреннюю аудиторскую проверку документации по кадрам, чтобы привести дела в порядок и избежать претензий ГИТ.

Должностные инструкции, хоть и не относятся к числу безусловно обязательных документов, часто запрашиваются при проверке инспекторами ГИТ и имеют важное значение в кадровой работе. Поэтому комплект должностных инструкций для всех должностей, включенных в штатное расписание, лучше все-таки разработать и распечатать в нескольких экземплярах: для работодателя, для работника и для хранения на рабочем месте.

Шаг 3. Проведите экспертизу имеющихся документов . После сверки проанализируйте содержание документов, хранящихся в кадровой службе, и правильность их оформления. Убедитесь, что локальные акты, договоры и соглашения не ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством. Проверьте актуальность штатного расписания и графика отпусков, посмотрите, стоят ли подписи сотрудников под документами, с которыми их должны были ознакомить.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек и трудовых книжек персонала, если данные устарели — обновите их. Трудовые книжки, полученные от работников, следует регистрировать, а новые бланки или вкладыши — заводить по письменному заявлению работника. Все регистрационные журналы, ведущиеся кадровой службой, должны быть прошиты и пронумерованы, а книги по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек и вкладышей в них — опломбированы или скреплены сургучной печатью. Бланки строгой отчетности, к которым относятся как заполненные, так и еще не использованные трудовые книжки, должны храниться в местах с ограниченным доступом, например, в сейфе или запирающемся шкафу.

Просмотрите распорядительные документы. Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности. Если работодатель вместо унифицированных форм использует собственные бланки, вводить их в действие следует отдельным приказом.

Шаг 4. Составьте письменный отчет о результатах экспертизы . Перечислите все выявленные ошибки и проблемы, сделайте выводы о существующих рисках и состоянии кадрового учета в целом. Разработайте перечень рекомендаций по устранению этих рисков. Для удобства результаты экспертизы можно разбить на два блока. В первом опишите итоги аудита обязательной документации. Во втором — итог проверки документов по каждому сотруднику отдельно. Например, ознакомлен ли он с локальными нормативными актами и приказами, в порядке ли трудовой договор, правильно ли оформлены записи в трудовой книжке и личная карточка, и т.д.

Шаг 5. Разработайте и утвердите недостающие документы . Издайте отдельный приказ: назначьте ответственных должностных лиц, установите четкие сроки разработки. Так будет проще контролировать процесс.

К сожалению, даже на преуспевающих предприятиях аудит кадровых документов часто выявляет досадные ошибки. Самый распространенный недочет, за который многие работодатели уже поплатились штрафами — небрежная политика в отношении персональных данных и отсутствие письменного согласия на их обработку.

10 других ошибок и проблем

• График отпусков неправильно оформлен или вовсе отсутствует.
• Ответственные должностные лица не проверены на дисквалификацию.
• Неверно заполнены трудовые книжки работников — отсутствуют записи о переводах, записи о приеме на работу внесены с опозданием, не актуализированы сведения о владельцах, неверно проставлены ссылки на статьи Трудового кодекса РФ.
• Трудовые договоры заполнены некорректно — отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, не прописаны обязательные условия, не указаны точные даты выплаты зарплаты.
• Не разработаны должностные инструкции, упоминаемые в трудовых договорах.
• Нет документов, подтверждающих факт ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами, приказами и соглашениями, имеющими непосредственное отношение к их работе.
• Не ведутся табели учета рабочего времени и регистрационные журналы/книги.
• Личные карточки недозаполнены, отсутствуют или содержат неактуальные данные.
• Разработаны не все локальные акты из обязательного перечня.
• Штатное расписание не утверждалось либо устарело.

Спросите любого эксперта, консультанта, специалиста или руководителя службы персонала: "Что такое Кадровый Аудит"...и вы услышите множество мнений по данному вопросу. Вы столкнетесь как с узким толкованием (например, что это это аудит кадрового документооборота), функциональным толкованием (например, что это аудит человеческих ресурсов, а по простому оценка персонала по тем или иным компетенциями, критериям и т.п.), так и системным понимаем, которого придерживаемся и мы. Об этом и будет наша статья.

Кадровый аудит (КА) - это комплексная оценка человеческих ресурсов (ЧР) и системы работы с ними на предмет их соответствия целям и стратегии компании, а также выявление причин (с оценкой их влияния и значимости) возникновения проблем в функционировании компании, с последующими рекомендациями по приведению системы управления человеческими ресурсами и/или человеческих ресурсов в соответствие с потребностями бизнеса. Предметом КА являются все составляющие системы управления человеческими ресурсами (см.рис.)

Под управлением человеческими ресурсами (УЧР) понимается специализированное направление деятельности в системе управления компанией, в рамках которой персонал рассматривается как стратегический ресурс компании, который необходимо формировать, развивать и сохранять для достижения стратегических целей компании.

Кадровый аудит целесообразно проводить, если необходимо:

• проанализировать целесообразность инвестиций в систему УЧР и персонал
• проанализировать соответствие системы УЧР бизнесу/стратегии компании, сравнить фактическое состояние системы УЧР с требуемым/идеальным состоянием
• получить экспертную оценку, «взгляд со стороны» на систему УЧР
• получить оценку проблемных областей и рекомендации по их разрешению, усовершенствовать систему УЧР
• оценить эффективность использования ЧР
• оценить эффективность работы службы УЧР и квалификацию ее сотрудников
• провести сравнение с конкурентами (оценить преимущества и недостатки)

Из чего состоит кадровый аудит:

1. Анализ системы управления человеческими ресурсами (система УЧР)

Цель: оценка системы УЧР на предмет соответствия бизнес-стратегии и потребностям организации.

• аудит целей системы УЧР - выявление требуемых характеристик/параметров человеческих ресурсов, оценка их соответствия целям бизнеса.
• стратегии УЧР - оценка выбранной стратегии (в случае ее наличия и единого понимания), ее согласования со стратегией компании, условиями внешней и внутренней среды, а также наличие плана реализации и анализ затрат.
• политики УЧР - выявление принципов (принятых ограничений) работы с ЧР и оценка их соответствия стратегии УЧР и потребностям компании.
• функции/технологии/процедуры УЧР - выявление действий и способов, осуществляемых для преобразования ЧР в соответствии с поставленными целями, стратегией и политикой УЧР, их регламентированность. Выявление конкретных алгоритмов (операций), осуществляемых для реализации функций и выполнения технологий УЧР, оценка их соответствия. Также определяются стандарты выполнения и показатели эффективности.
• субъекты УЧР - определение подразделений/должностей, которые занимаются реализацией процессов системы УЧР

2. Анализ наличествующих человеческих ресурсов

Цель: оценка соответствия структуры, количества и качества ЧР потребностям развития организации, выявление количественных показателей оценки ЧР

• анализ структуры персонала - выявление категорий, групп человеческих ресурсов и определение соотношений между ними (в том числе оценка норм управляемости и численности): абсолютные и относительные показатели
• анализ квалификационной структуры по выявленным категориям и группам - выявление профессиональной, образовательной структуры персонала и уровня знаний сотрудников
• анализ уровня удовлетворенности/мотивированности персонала - определение уровня удовлетворения сотрудников организацией и условиями работ, системой управления, оценкой их заслуг и уровнем вознаграждения.
• анализ затрат на персонал, трудовых показателей и показателей производительности с целью сравнительного анализа по отрасли и внутри компании, а также определение внутрифирменных норм и оценки влияния всех этих показателей на эффективность работы компании
• проведение оценки персонала - на предмет знания функций, порядка выполнения процедур, соблюдения норм и правил, выполнение стандартов, а также соответствия квалификации и навыков сложности выполняемых работ, оценка потенциала развития.

3. Анализ распределения функций системы УЧР, ответственности за достижение целей и соблюдения стандартов системы УЧР

Цель: анализ распределения функций и процедур УЧР между линейными службами и службой УЧР

• анализ организационной структуры службы УЧР
• определение и анализ функций/процедур службы УЧР
• выявление и анализ функций/процедур УЧР, которые реализуют линейные подразделения
• анализ технологий и оценка эффективности реализации (в том числе затрат) функций и процедур УЧР
• оценка эффективности работы службы УЧР и квалификации сотрудников службы

Главным критерием оценки эффективности внедрения совершенствований в работу персонала и улучшения системы управления у компании является улучшение качества работы и повышение производительности труда сотрудников, с целью повышения отдачи от вложенных средств (прибыли).

Анализ системы УЧР целесообразно рассматривать на 3-х уровнях :

1. корпоративные стандарты работы с персоналом;

2. отраслевые стандарты работы с персоналом;

3. межотраслевые стандарты работы с персоналом;

Улучшение системы УЧР возможно посредством:

1. изучения практики УЧР в подразделениях компании (разных бизнес-подразделениях) с целью выявления наиболее эффективных подходов в работе с персоналом и распространения лучшего опыта (внедрение корпоративных стандартов )

2. сравнительного анализа практики работы с персоналом с конкурентами (сравнение с отраслевыми стандартами )

Изучение практики работы с персоналом в конкурирующих компаниях необходимо для анализа конкурентоспособности компании на рынке труда (конкуренты могут предлагать более привлекательные условия работы, иметь более высокие стандарты работы с персоналом и тем самым привлекать более лучшие ресурсы, а также ограничивать возможность компании-клиента в части привлечения и удержания необходимого ему персонала).

Анализ российской практики показал, что пока в отраслях нет единых стандартов работы с персоналом. Для выяснения практики работы с персоналом необходимо проводить дополнительное исследование. В первую очередь, необходимо изучить условия работы, которые предлагают конкуренты потенциальным сотрудникам (например, посредством Salary Survey)

3. анализа и сравнения с лучшими мировыми/межотраслевыми стандартами работы с персоналом и организации системы УЧР для повышения эффективности управления в целом (сравнение с межотраслевыми стандартами и устоявшимися практиками УЧР )

Представленные три уровня анализа системы УЧР представляют собой «широту» кадрового аудита, являются отдельными задачами по улучшению системы УЧР и представляют собой логические уровни проведения кадрового аудита.

Среди методов проведения КА можно выделить:

п/п	Составляющие КА	Методы
	анализ системы управления человеческими ресурсами
	аудит целей системы УЧР	§ интервьюирование и/или опрос первых лиц компании, директоров и ключевых сотрудников § анализ блока целевых показателей в корпоративным бизнес-плане (раздел «человеческие ресурсы») на согласование с целями верхнего порядка
	аудит стратегии УЧР	§ анализ документов по стратегии УЧР и компании, а также плана работы с персоналом на текущий период § анализ бюджета расходов на персонал и реализацию функций УЧР
	аудит политики УЧР	§ интервьюирование и/или опрос первых лиц компании, руководителя кадровой службы и директоров подразделений § анализ документов по кадровой политики компании
	аудит функций / технологий / процедур УЧР	§ интервьюирование и/или опрос руководителя и специалистов кадровой службы, а также руководителей линейных служб § анализ Положений о компании и подразделениях § анализ системы ДОУ (документационного обеспечения управления) § анализ регламентов, описывающих функции УЧР (о найме, оценке/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.) § анализ инструкций, технологических карт, бланков, описывающих процесс реализации функций § моделирование системы УЧР § анализ показателей, характеризующих эффективность выполнение функций и процедур
2	анализ человеческих ресурсов
	анализ структуры персонала / квалификационной структуры	§ интервью с руководителем и специалистами кадровой службы § анализ кадровой статистики компании § анализ структуры персонала
	анализ уровня удовлетворенности / мотивированности персонала	§ опрос (возможно выборочный для уменьшения затрат на проведение) § анализ показателей дисциплины § анализ текучести и ее причин § анализ документов и материалов предыдущих оценок персонала
	анализ затрат на персонал, трудовых показателей и показателей производительности	§ анализ показателей трудовых норм § анализ показателей производительности § анализ статей затрат и определение экономической эффективности § сравнительный анализ показателей по подразделениям
	оценка персонала	§ проведение оценки работы методом «тайного покупателя» § метод экспертной оценки § метод оценки на 360 0 § оценка путем моделирования рабочих ситуаций
3	анализ распределения функции системы УЧР, ответственности за достижение целей и соблюдения стандартов системы УЧР
	анализ организационной структуры/функций и процедур кадровой службы	§ интервью с руководителем кадровой службы и ключевыми специалистами § проведение опроса (по функциям) § анализ регламентов, описывающих деятельность службы УЧР § анализ регламентов, описывающих работу с персоналом (о найме, адаптации, оценки/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.): положения, инструкции, тех.карты
	выявление функций и процедур УЧР, которые реализуют линейные подразделения	§ интервью с руководителями подразделений § анализ регламентов, описывающих работу с персоналом (о найме, адаптации, оценке/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.): положения, инструкции, технологические карты § опрос, заполнения бланков по реализации процедур и «поставщик»-«клиент»
	оценка эффективности реализации функций и процедур УЧР и эффективности работы службы УЧР	§ оценка показателей, характеризующих выполнение процедур и их сравнение по подразделениям § оценка стоимости выполнения функций и их сравнение по подразделениям § оценка показателей, характеризующих эффективность работы службы УЧР

Оценить затраты на проведение каждого блока можно после определения/оценки наличия и доступности необходимой информации, а также требуемой глубины и точности кадрового аудита. Предварительно ее можно будет определить после установочных встреч с руководителями компании и подразделений, которые помогут определить количество, объем документации регламентирующей работу с персоналом документации, глубину требуемого анализа и необходимые методы кадрового аудита.

Возможно проведение кадрового аудита по двум разным схемам:

1. полный аудит системы УЧР

2. пре-аудит системы УЧР

1. Полный аудит системы УЧР

Аудит системы УЧР необходимо проводить по 3-м уровням: внутрифирменные, отраслевые, межотраслевые/мировые стандарты с целью оценки возможностей применения компанией практик работы с персоналом, используемых лучшими подразделениями внутри компании, лучшими компаниями в отрасли, а также тех практик, которые являются наиболее эффективными инструментами УЧР в мировой практике.

• анализ существующей информации о системе УЧР, персонале и субъектах (подразделениях), которые реализуют функции системы. Проходит в форме установочных встреч с руководителями, которые ответственны за формирование и реализацию системы УЧР
• определение источников и методов сбора необходимой недостающей информации
• проведение анализа полученной информации по составляющим и уровням кадрового аудита
• подготовка отчета о результатах кадрового аудита, который будет содержать в себе полное описание системы УЧР, ее соответствие бизнесу/стратегии компании, соответствие человеческих ресурсов потребностям компании, степень реализации необходимых функций и оценка эффективности системы УЧР. В заключительной части будут выводы и рекомендации по улучшению и преобразованию системы УЧР, с выделением приоритетности предлагаемых мероприятий.

В данном случае, экономия средств компании может быть достигнута за счет ограничения числа исследуемых подразделений, выделения наиболее приоритетных для исследования, с точки зрения руководства компании направлений работы с персоналом, а также за счет использования по возможности опосредованных методов сбора информации (опроса, анкетирования, анализ документов).

После оценки, выбора источников информации и методов проведения кадрового аудита подготавливается подробная программа планируемых действий (что? для чего? когда? длительность? альтернативные способы? стоимость?), после чего начинается проведение кадрового аудита.

После каждого отдельного этапа реализации программы кадрового аудита и оценки полученной информации, принимается решение о достаточности полученной информации для принятия необходимых управленческих решений и, соответственно, о целесообразности дальнейшего проведения программы кадрового аудита.

2. Пре-аудит системы УЧР

С целью общей оценки необходимости проведения и минимизации стоимости работ по кадровому аудиту предлагается проводить предварительный анализ состояния ЧР и проверить гипотезу о том, что «в лучших подразделениях наиболее эффективно построена система работы с персоналом и лучшие ресурсы» (система работы с персоналом может существовать и функционировать, но при этом не быть формализованной, не иметь общих стандартов и соответственно отличаться от подразделения к подразделению.) , и соответственно наоборот.

Фактически будет проведен анализ по второй составляющей предложенной модели кадрового аудита на необходимом и достаточном уровне для принятия решения о целесообразности более глубокого анализа и оценки сложившейся системы УЧР (это, в свою очередь, также позволит избежать дублирования работ в случае перехода на схему «полного аудита системы УЧР» )- текущая оценка сотрудников.

В данном случае общая логика работ будет следующей:

• анализ кадровой статистики
• экспресс-анализ существующей кадровой документации
• сбор информации о практике работы с персоналом в подразделении

С целью минимизации стоимости работ возможно проведение оценки эффективности работы подразделений (экономическая эффективность, производительность труда), их ранжирование и определение минимально необходимого количества подразделений в каждой из категорий: «лучшие», «средние», «худшие». Это позволит достичь экономии времени и средств.

• анализ полученной информации
• подготовка отчета о выявленной зависимости/закономерности между эффективностью работы подразделения и качеством человеческих ресурсов/практики работы с персоналом
• анализ системы работы с персоналом в выбранных подразделениях (в случае выявления четкой закономерности между качеством ЧР/практики работы с персоналом и эффективностью работы подразделения в целом) и определение отличий в технологиях работы с персоналом между подразделениями
• в случае необходимости, проведение оценки работы (результативности и производительности) сотрудников, а также оценка квалификации и качества выполнения ими необходимых функций.
• подготовка отчета о лучших практиках работы с персоналом, выявленных в лучших подразделениях; выводы и рекомендации относительно их внедрения в работу других подразделений компании, а также способах последующего улучшения реализации данных практик работы с персоналом

в случае необходимости, подготовка отчета о проблемных областях в работе с персоналом, возможных способах их решений, определение приоритетных направлений кадровой и организационной работы и необходимости более глубокого анализа системы УЧР