A szervezet személyi auditja a vállalat személyi nyilvántartásokhoz kapcsolódó dokumentációjának ellenőrzése, hogy azonosítsa az abban található ellentmondásokat. A személyi okmányok meglétét és azok vizsgálatát ellenőrzik.

Felmerülhet a kérdés: „Hogyan viszonyul a HR-tanácsadás és az audit?”. Úgy tűnik, ez is, ez is segítség a személyzeti szolgálatnak a munkaügyi jogszabályok alkalmazásával kapcsolatos kérdések megoldásában. De a szervezet személyzeti tanácsadása, ellentétben a személyi dokumentumok ellenőrzésével, általában nem foglalja magában a meglévő dokumentáció ellenőrzését. Valójában a személyzeti tanácsadás a releváns témákkal kapcsolatos kérdések megválaszolásáról szól. A HR audit nem helyettesíti a HR tanácsadást. Sokszor még az ellenkezőjét is. A HR audit szolgáltatáson kívül HR tanácsadó szolgáltatás működik.

A személyi dokumentáció teljes egészében vagy szelektíven ellenőrizhető.

Teljes audit- Ez az összes személyi dokumentum ellenőrzése, és teljes egészében. Az ilyen ellenőrzés eredménye: az összes jogsértés és pontatlanság azonosítása és részletes ajánlások azok megszüntetésére.

Szelektív audit- ez a magas kockázatú zóna személyzeti dokumentumainak és a leggyakrabban megsértő dokumentumok ellenőrzése. Egy ilyen ellenőrzés általános képet ad a személyzeti nyilvántartások állapotáról, és segít azonosítani azokat a kockázati területeket, amelyekre nagyobb figyelmet kell fordítani a személyzeti nyilvántartások vezetésekor. A magas kockázatú szegmensek például a következők: külföldi állampolgárokkal létesített munkaügyi kapcsolatok formalizálása, felelősségi megállapodások megkötése, munkavédelmi dokumentumok elkészítése, munkavállalókkal való elszámolási eljárások stb.

A személyi dokumentáció auditálása megszervezhető a szervezet saját forrásaiból (belső ellenőrzés), vagy külső szervezet segítségével (külső).

A belső ellenőrzés általában olyan kis szervezeteknél releváns, ahol a személyzeti dokumentáció mennyisége nem nagy. Az ilyen ellenőrzést a vállalat olyan alkalmazottja végezheti el, aki jól ismeri a munkajogot, és rendelkezik a személyzeti dokumentumok elkészítésének készségével. Lehet ügyvéd vagy emberi erőforrás menedzser.

A belső ellenőrzés eredménye alapján jegyzőkönyv nem készíthető, a feltárt jogsértéseket munkamódban korrigálják.

A külső audit az ilyen auditokra szakosodott harmadik fél cégek meghívását jelenti. A fellépőknek nem kell semmilyen licenccel rendelkezniük (mint például a kötelező audithoz). Egy ilyen audit során a személyzeti dokumentáció kívülről is megtekinthető, ami fontos. A feltárt jogsértésekről az ellenőrök jegyzőkönyvet készítenek. Értékelést adnak a jogsértésekről (a szankciók mértékéről), valamint javaslatokat tesznek a jogsértések megszüntetésére és a jövőbeni megelőzésre.

A jogszabály nem rögzíti a személyi iratkezelés ellenőrzésének rendjét, feltételeit és szükségességét. Ezért az ego bármikor elvégezhető, amikor fel kell mérni, hogy a személyzeti dokumentáció jelenlegi állapota megfelel-e a szükséges szabványoknak. Vannak azonban olyan esetek, amikor az elkövetett hibákért való felelősséggel kapcsolatos kérdések jövőbeni kiküszöbölése, a felelősség megelőzése érdekében célszerű ellenőrzést végezni.

Például tanácsos személyi auditot végezni:

• a személyi nyilvántartások kezeléséért felelős személyzeti tisztviselő megváltoztatásakor;
• ha gyakoribbá váltak az alkalmazottak panaszai, elbocsátáskor, szabadságkor stb.
• ha a munkavállalók panasszal fenyegetőznek a munkaügyi felügyelőségnél (különösen az elbocsátott munkavállalók);
• a szervezet vezetőjének megváltoztatásakor;
• a munkavállalók tömeges elbocsátása esetén;
• a személyi nyilvántartások vezetésének rendjét szabályozó jogszabályok megváltoztatásakor;
• ha a szervezetet az állami munkaügyi felügyelőség ellenőrzésére tervezi;
• néhány más esetben.

A személyzeti audit szakaszai

A személyzeti dokumentáció auditálása általában az ügyfél irodájában történik. A személyes adatokkal kapcsolatos dokumentumok ellenőrzésekor sok dokumentumot speciális széfekben (tokokban), például munkafüzetekben kell tárolni. Ezért, ha az ügyfél a területén kívül kíván auditot végezni, nehéz lesz ellenőrzés céljából átadni a személyzeti dokumentáció eredeti példányait.

1. szakasz: szervezési

Ebben a lépésben a következőket kell tennie:

• tájékozódjon arról, hogy az ügyfélnek milyen célból kell ellenőriznie a személyi dokumentumokat (belső ellenőrzés vagy ellenőrzésre való felkészülés);
• határozza meg az ellenőrzés időpontját. Főleg az alkalmazottak számától, valamint a tevékenység típusától függenek. A feltételek néhány naptól több hónapig változhatnak;
• elrendeli a személyi dokumentáció ellenőrzését.

2. szakasz: az ellenőrizendő dokumentumok listájának jóváhagyása

Törvény nem állapít meg egyetlen listát azokról a dokumentumokról, amelyeknek minden szervezetben szerepelniük kell. Különféle jogi aktusok tartalmaznak utalásokat egyes naplók, megrendelések és egyéb dokumentumok vezetésének szükségességére. Attól függően, hogy a vállalat melyik iparághoz tartozik, össze kell állítani egy listát azokról a dokumentumokról, amelyeknek a jogi aktusoknak megfelelően a szervezetben kell lenniük.

A kötelező dokumentumok a következők:

• létszámtáblázat (T-3) jóváhagyási megbízással;
• munkaszerződések és felelősségi szerződések;
• a felvételről, más munkakörbe való áthelyezésről, szabadság kiadásáról, munkaszerződés felbontásáról szóló utasítások (utasítások) és egyéb személyi utasítások;
• személyi kártyák (N T-2 nyomtatvány);
• szabadság ütemezése;
• a munkavállalók értesítése a szabadság kezdetének időpontjáról;
• műszakbeosztások (műszakos munka esetén);
• jelenléti ív;
• belső munkaügyi szabályzat (PWTR);
• rendelet a munkavállaló személyes adatainak védelméről és a személyes adatok kezeléséről szóló bizonylatokról;
• munkakönyvek;
• a munkakönyvek mozgásának elszámolási könyve (beillesztett részei) (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i rendeletének N 3. melléklete, N 69);
• bevételi és kiadási könyv a munkakönyvek formáinak könyveléséhez (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i rendeletének N 2. melléklete, N 69);
• munkaköri leírások;
• helyi előírások (javadalmazási szabályzat, jutalmak szabályozása, üzleti utakra vonatkozó szabályozás stb.);
• helyi munkavédelmi törvények (munkavédelmi utasítás, bevezető tájékoztató nyilvántartási napló (GOST 12.0.004-90), üzleti titokról szóló rendelet);
• a munkakörülmények speciális értékelésének eredményei (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 212. cikke, 2013. december 28-i szövetségi törvény N 426-FZ).

Ez nem a szükséges személyzeti dokumentumok teljes listája. Lehetőség van személyes ügyek, nyaralások nyilvántartására, üzleti útra küldésre, rokkantsági igazolások nyilvántartására, igazolások kiállítására, katonai nyilvántartások állapotának ellenőrzésére, alkalmazottak kötelező orvosi vizsgálatának elvégzésére stb.

3. szakasz: dokumentumok ellenőrzése és elemzése

Először is ellenőrizni kell a személyi dokumentumok elérhetőségét. Ezt követően a benyújtott dokumentumokat a jogszabályi követelmények szempontjából elemzik. Minden dokumentumot ellenőrizni kell egy felhatalmazott személy aláírása, jóváhagyási vízumok, regisztrációs számok, a megbízás megismerésekor alkalmazott alkalmazotti jelzések, végrehajtási jelek megléte szempontjából.

Nagy figyelmet fordítanak a dokumentumok összekapcsolására, például a munkaszerződésekben a beosztásnak és a fizetésnek meg kell felelnie a jóváhagyott létszámtáblázatnak és a foglalkoztatási sorrendnek stb.

A munkafüzetek ellenőrzésekor ellenőrizni kell, hogy minden munkafüzet be van-e regisztrálva a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásának elszámolási könyvébe. A munkafüzetekbe bejegyzéseket erre vonatkozó rendelések alapján kell megtenni, törlés, blot nem lehet. Minden bejegyzést a munkavállaló N T-2 számú személyi igazolványán kell sokszorosítani, és a munkavállaló aláírásával igazolni. Tárolja a munkafüzeteket és a hozzájuk tartozó betéteket tűzálló széfben.

A munkavédelmi dokumentumok ellenőrzésekor ellenőrizni kell a munkavállalók aláírását a kezdeti tájékoztatáson és az időszakos tájékoztatókon.

A munkavállalóknak meg kell ismerkedniük a munkavégzés speciális értékelésével, a munkafeltételeket a munkaszerződés tartalmazza (ez kötelező munkafeltétel). Ha a munkahelyeken káros tényezőket azonosítanak, akkor a jelentés további garanciákat ír elő az ilyen helyen dolgozó munkavállalók számára, például: pótszabadság, kártérítési pótlék, csökkentett munkaidő stb. Ebben az esetben ellenőrizni kell, hogy a munkáltató biztosítja-e ezeket a garanciákat.

4. szakasz: HR audit jelentés készítése

A jogszabály nem határozza meg a személyi dokumentáció ellenőrzéséről szóló jegyzőkönyv formáját. A jelentést szabad formában, közvetlenül a személyi ellenőrzést végző szervezet dolgozza ki. Tükröznie kell a személyzeti iratkezelés jelenlegi helyzetére, a feltárt hiányosságokra, a kiküszöbölésükre javasolt intézkedésekre vonatkozó adatokat, valamint meg kell állapítani, hogy az ellenőrzés céljai megvalósultak-e.

A jelentés összeállításakor figyelembe veszik a megrendelő kívánságait, hogy pontosan mit szeretne látni a jelentésben, milyen árnyalatokat lehet általánosságban leírni, és melyeket részletesen. A feljelentésben az esetleges bírság mértékével is jelezheti a megsértett cikkeket, büntetési tételeket.

Milyen előnyökkel jár a HR dokumentáció auditálása a munkáltató számára?

A gyakorlat azt mutatja, hogy a HR iratkezelés a vállalatoknál gyakran nem kap kellő figyelmet. A személyi okmányok elkészítésének kötelezettsége gyakran olyan munkavállalókat terhel, akik nem e területen jártasak (titkár, könyvelő, közgazdász), és fő munkaköri leterheltsége miatt nem mindig tudnak kellő figyelmet fordítani a személyi kérdésekre.

A személyi dokumentáció auditálása nagy pozitív hatással van a vállalatra. Ennek elvégzése után a cégvezető számára világossá válik, hogy milyen állapotban van a személyi dokumentáció. Valamennyi dokumentum a jogszabályokban elfogadott legutóbbi változásokkal összhangban készült-e. És milyen dokumentumokat kell létrehozni vagy véglegesíteni. Ez növeli az alkalmazottak vezetésbe vetett bizalmát.

A cégvezető viszont objektív adatokat kap, amelyek alapján értékelheti a belső személyzeti szolgálat munkájának eredményességét, megelőző intézkedéseket tehet annak érdekében, hogy a következő ellenőrzés során elkerülje a munkaügyi jogszabályok megsértése miatti bírság kiszabását.

Ezzel nem csak pénzt takarít meg a cég tulajdonosa, hanem megőrzi felelősségteljes munkáltatói hírnevét is.

A személyzeti nyilvántartások vezetése minden vállalat számára kötelező, és számos dokumentum kidolgozásával jár. Minden személyi okmánynak tökéletesnek kell lennie, ebben az esetben a cég nem fél a munkajog megsértésével járó kockázatoktól, mint például az állami ellenőrzések, pénzbírságok, tevékenység felfüggesztése, eltiltás, munkaügyi viták a munkavállalókkal. De nem minden munkáltató fordít kellő figyelmet a személyi nyilvántartások kezelésének helyességére és a személyi dokumentumok minőségére, aminek következtében a dokumentumokban rendetlenség van. A személyzeti audit lefolytatása segít azonosítani a személyi nyilvántartás vezetésében lévő hibákat és rendbe tenni a dokumentumokat.

A HR-audit a HR-nyilvántartás során kialakított HR-dokumentumkezelési rendszer értékelési eljárása, amely magában foglalja az összes kötelező HR-dokumentum rendelkezésre állásának ellenőrzését, valamint a HR-dokumentációnak az Orosz Föderáció hatályos jogszabályainak való megfelelőségének ellenőrzését annak érdekében, hogy minimalizálja a megfelelőségi ellenőrzések elvégzésével járó szankciók kockázatát, a munkaügyi jogszabályokat, valamint a munkaügyi viták és munkavállalói panaszok kockázatát.

A HR auditot az alábbi esetekben kell elvégezni:

• a közelgő állami ellenőrzés során;
• HR-szakértő váltáskor;
• a sértett munkavállaló elbocsátása utáni ellenőrzés fenyegetésével (bérek, prémiumok fizetésének elmulasztása, elbocsátás a munkáltató kezdeményezésére);
• a vállalat vezetésének megváltoztatásakor;
• amikor jogszabály változik.

Személyi auditot végezhet önállóan, vagy megbízhat egy harmadik fél szervezetre. Vannak szakosodott cégek, amelyek személyzeti auditot végeznek, ellenőrizni fogják és részletes jelentést írnak, amely jelzi a hibákat és a jogsértéseket, valamint javaslatokat tesz azok kiküszöbölésére. Szolgáltatásaik azonban drágák, ezért nem minden menedzser vállalja, hogy ilyen cégekhez fordul.

Ebben az esetben a személyi dokumentáció önálló ellenőrzése segít. Ehhez el kell rendelnie az ellenőrzést, meg kell határoznia annak céljait és ütemezését, valamint regisztrálnia kell a személyi ellenőrzést végző személyeket.

A megbízás kiadását követően szükséges meghatározni a személyi ellenőrzés szakaszait. A személyi audit definíciójából az következik, hogy az első lépés az összes kötelező személyi okmány elérhetőségének ellenőrzése, a második pedig a személyi dokumentáció hatályos jogszabályoknak való megfelelőségének vizsgálata. Tekintsük részletesebben a személyzeti audit egyes szakaszait.

A kötelező személyi dokumentumok elérhetőségének ellenőrzése

A munkáltató felelős az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályai által meghatározott kötelező személyzeti dokumentumok hiányáért, ezért a személyi ellenőrzés során az első lépés az ilyen dokumentumok listájának meghatározása és a vállalaton belüli elérhetőségük ellenőrzése.

A kötelező személyzeti dokumentumok két csoportra oszthatók:

• olyan dokumentumok, amelyek jogi formától és tevékenységi körtől függetlenül minden cég számára kötelezőek;
• bizonyos feltételek mellett kötelezővé váló dokumentumok.

Az első csoportba azok a dokumentumok tartoznak, amelyek kötelezettségét munkaügyi jogszabályok írják elő, például helyi előírások, amelyeket minden munkáltató önállóan dolgoz ki, és amelyek tükrözik az adott szervezet munkakörülményeit. Az ebbe a csoportba tartozó összes dokumentum listája az 1. táblázatban található.

1. táblázat Minden Munkaadó számára kötelező HR dokumentumok

Belső munkaügyi szabályzat	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189., 190. cikke
rendelet a személyes adatok védelméről	cikk (8) bekezdése. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 86
Munkavédelmi utasítás	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 212
A bérekre vonatkozó rendeletek	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 135
Nyaralás ütemezése	Művészet. 123 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve
személyi állomány	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke
Jelenléti ív	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. és 99. cikke
Megrendelések az alaptevékenységhez	Útmutató az Állami Statisztikai Bizottság 1998. december 25-i 132. számú, „A kereskedelmi műveletek elszámolásához szükséges elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról” című Korm. rendelet 45. pontja T-3 nyomtatvány kitöltéséhez. Az Orosz Föderáció 2003. április 16-i 225. sz. „A munkakönyvekről” stb.
Munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve
Bevételi és kiadási könyv a munkafüzetek formáinak és az azokban lévő betétlapok elszámolásához	Az Orosz Föderáció Kormánya 2003. április 16-i 225. számú, „A munkafüzetekről” szóló rendeletének 40., 41. bekezdése
Számviteli napló a munkavédelmi utasítások átadásához	Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériuma és az Orosz Föderáció Oktatási Minisztériuma 2003. február 12-i 1. számú rendeletének 2.1.3. pontja „A munkavédelmi képzésre és a munkavédelmi követelmények ismeretének tesztelésére vonatkozó eljárás jóváhagyásáról” szervezetek dolgozói számára”
Ellenőrzési intézkedések naplója	8. rész Art. A 2008. december 26-i 294-FZ szövetségi törvény 16. cikke "A jogi személyek és egyéni vállalkozók jogainak védelméről az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés gyakorlása során"
Munkaszerződés	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 56., 57., 67. cikke
Foglalkoztatási előzmények	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 65., 66. cikke
Személyes kártya	Az Orosz Föderáció Kormánya 2003. április 16-i 225. számú, „A munkafüzetekről” szóló rendeletének 12. pontja
Megrendelések a személyzet számára	Művészet. 62, 68, 84.1 stb.
Munkavállalói nyilatkozatok	Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 80., 127., 128., 255. cikke stb.

A második csoportba azok a dokumentumok tartoznak, amelyek bizonyos feltételek mellett kötelezővé válnak, amelyek a szervezet sajátosságaiból fakadhatnak, vagy ha ezekre a dokumentumokra munkaszerződés, helyi rendelet vagy egyéb dokumentumok hivatkoznak. Az ilyen dokumentumok listája a 2. táblázatban található.

2. táblázat Bizonyos feltételek mellett kötelezővé váló dokumentumok

Dokumentum	Feltételek, amelyek mellett a dokumentum kötelezővé válik
Munkaköri leírások
A bónuszok szabályai	Ha a munkaszerződésben, kollektív szerződésben, javadalmazási szabályzatban vagy belső munkaügyi szabályzatban nem rögzítik az anyagi ösztönzés rendszerét
A rendszertelen munkaidővel dolgozó munkavállalók beosztásainak listája	Ha a szervezetnek van olyan működési módja
műszakbeosztás	Ha a műszakmunkát bevezetik a szervezetben
Az üzleti titkok nyilvánosságra hozatala	Ha a munkaszerződés előírja az üzleti titoknak a munkavállaló általi megtartását
Kollektív megállapodás	Ha erről megállapodás született a munkavállalók és a munkáltató között
Kollektív felelősségről szóló megállapodás	Ha a szervezet a Munkajegyzékben foglaltaknak megfelelő munkát végez, amelynek elvégzése során a teljes kollektív (csapat) felelősség bevezethető
Megállapodás a teljes egyéni felelősségről	Ha a szervezet alkalmazottakat alkalmaz - pénzügyileg felelős személyek

A munkáltatók jóváhagyhatnak más helyi szabályozást is, amelyek kötelező meglétét a munkaügyi jogszabályok nem rögzítik, de a munkavégzést jelentősen segíthetik, például osztályokra, személyi állományra, bizonyítványra stb.

A személyi audit első szakaszának utolsó lépése a dokumentumok ellenőrzése – mely dokumentumok állnak rendelkezésre és melyeket kell fejleszteni. A kényelem kedvéért az egyeztetési eredmények táblázatban foglalhatók össze (3. táblázat)

3. táblázat Dokumentumok egyeztetése

Iratok vizsgálata

Miután meghatároztuk a kötelező dokumentumok listáját, ellenőriztük a rendelkezésre állásukat, ellenőrizni kell azok elkészítésének helyességét, valamint a jogszabályi előírások betartását.

Így ebben a szakaszban a személyi dokumentumok tartalmát ellenőrzik. Ellenőrizze a cég összes dokumentumát.

A helyi szabályozások áttekintése során ellenőrizni kell, hogy azok nem rontják-e a munkavállalók helyzetét a munkajoghoz képest, és nyilvánosságra kell hozni a vállalat munkakörülményeit. Minden alkalmazottnak aláírás ellenében ismernie kell a helyi előírásokat. A helyi szabályozások ellenőrzésekor az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének vonatkozó cikkeit kell használni.

Személyes adatainak feldolgozásához és továbbításához minden munkavállalóval hozzájárulást kell aláírni, ha a munkavállaló kérésére igazolást állítanak ki, akkor minden egyes igazoláshoz a munkavállalónak írásbeli hozzájárulását kell írnia személyes adatainak továbbításához. harmadik fél.

Az üdülési ütemtervben ne csak a tervezett szabadságokat kell feltüntetni, hanem a tényleges szabadságokról, a szabadságok átadásáról is fel kell jegyezni. A munkavállalókat két héttel írásban értesíteni kell a szabadság kezdetének időpontjáról.

A szervezetnek naprakész létszámtáblázattal kell rendelkeznie, amelyet végzéssel hagynak jóvá, ha a létszámtáblázaton változás történik, akkor a létszámtáblázat módosítására utasítást kell adni.

A munkaidő-nyilvántartások minden hónapra vonatkozzanak, a munkaidő-nyilvántartásokon minden alkalmazottról információt kell feltüntetni (szabadság, betegnapok, hiányzások stb.).

Az adminisztratív dokumentumokat áttekintve ellenőrizni kell, hogy a személyzeti megrendeléseket az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelésektől elkülönítve tárolják. Ha a cég nem használ egységes okmánynyomtatványokat, hanem saját formanyomtatványokat dolgozott ki és alkalmaz, akkor ezeket az okmánynyomtatványokat a cégvezető utasításával kell jóváhagyni.

A munkafüzetek ellenőrzésekor ellenőrizni kell a főtevékenységre vonatkozó megbízás meglétét a munkakönyvek vezetéséért felelős személy kinevezésére. Minden munkafüzetet be kell jegyezni a munkafüzetek és a benne lévő betétek mozgásának elszámolási könyvébe, minden könyvnek elérhetőnek kell lennie és minden bejegyzést (átvétel, átutalás, díjazás) meg kell tenni, a betéteket be kell varrni a munkakönyvekbe. . A munkáltatónak magának kell beszereznie a munkafüzetek és betétlapok nyomtatványait, és rögzítenie kell azokat a bevételi és kiadási könyvben a munkafüzetek és a bennük lévő betétlapok elszámolásához. A munkafüzeteket, betétlapokat a bevételi és kiadási könyvet vezető számviteli osztályon kell tárolni, a nyomtatványok személyügyi osztályra történő átadása a munkakönyvek vezetéséért felelős személy szolgálati feljegyzései vagy kérelmei alapján történik. Az új munkafüzeteket és betétlapokat a munkavállalók kérelme alapján állítják ki.

Minden munkavállalóval munkaszerződést kell kötni, a munkaszerződés tartalmának meg kell felelnie az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikkének, vagyis a munkaszerződésnek tartalmaznia kell legalább az ebben a cikkben előírt információkat és feltételeket.

Ügyeljen a dolgozók személyi igazolványainak kitöltésének helyességére, azokon naprakész adatokat kell tartalmazniuk, a kártyáknak minden dolgozónak kell lenniük. A kódokat a személyi kártyán fel kell tüntetni, és a munkavállalót aláírás ellenében meg kell ismerni a beléptetéssel és az átutalással kapcsolatos minden információval.

Minden személyi naplót számozni, bekötve és a cégvezető pecsétjével és aláírásával le kell zárni, valamint a munkakönyvek és az azokban lévő betétlapok mozgatásának számviteli könyvét, valamint a munkakönyvi formák könyveléséhez szükséges bevételi és kiadási könyvet. a bennük lévő betéteket pedig lezárják vagy viaszpecséttel lezárják.

Személyi audit eredményének elkészítése

A személyi ellenőrzés eredményei alapján az ellenőrzést végzők az ellenőrzés eredményéről jegyzőkönyvet készítenek. A HR audit jelentés bemutatja a feltárt hibákat és a hibák kiküszöböléséhez szükséges intézkedéseket, következtetéseket von le a személyi nyilvántartások állapotáról és a vállalatot fenyegető kockázatokról.

A jelentés két blokkra osztható.

Az első blokkban mutassa be a társaság kötelező személyi dokumentumok (helyi szabályozások, alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések, létszám, szabadság ütemezése stb.) ellenőrzésének eredményeit.

A második blokkban mutassa be az egyes munkavállalók esetére vonatkozó dokumentumok (munkaszerződés, személyi igazolvány, helyi előírások megismerése, munkakönyv) ellenőrzésének eredményét.

Példa a gyakorlatból:

A társaságunk ügyfelénél lefolytatott személyi audit eredménye alapján egyedi személyi nyilvántartási jogsértéseket és kockázati helyzeteket állapítottunk meg:

• Nincsenek kötelező helyi előírások.
• Személyzeti dokumentumok nincsenek.
• Nincs vakációs menetrend.
• Nincsenek munkaidő-nyilvántartások.
• Nincsenek kötelező HR nyilvántartások.
• A személyi nyilvántartás fő tevékenységeire nincs megrendelés.
• Személyi megrendelés nincs.
• Nincsenek személyes alkalmazotti kártyák.
• Nincsenek dokumentumok a helyi előírások megismerésére.
• A személyes adatok feldolgozásához és továbbításához nincs hozzájárulás.
• A munkavállalókra vonatkozóan nincsenek megfelelően elkészített munkaköri leírások, bár a munkaszerződés hivatkozik a munkaköri leírásra.
• A Társaság felelős személyeit nem ellenőrizték kizárásra.
• A munkaszerződések tartalmában hibák történtek, mint például: hiányoznak a munkavállaló útlevéladatai és a munkáltató TIN-je, nincs feltétel a munkavállalók kötelező biztosítására, nincs meghatározva a munkabér kifizetésének gyakorisága és időpontja, a munka megkezdésének időpontja nincs feltüntetve.
• Az alkalmazottak munkakönyveit helytelenül vezetik, nevezetesen: sok munkakönyvben nem történik felvételi, átigazolási bejegyzés, hibásan történik a könyvelés.

Ezen jogsértések kiküszöbölése érdekében részletes jelentést írtunk a személyi ellenőrzés eredményéről, és utasításokat adtunk az egyes jogsértések kijavítására. Ennek eredményeként az ügyfél a részletes ajánlásokat követve gyorsan rendbe tette a dokumentumokat.

Kétségtelen, hogy a HR audit a legfontosabb eszköz a HR nyilvántartások megsértésével járó kockázatok csökkentésére. Sok vezető úgy véli, hogy a személyzeti audit szükségtelen és költséges eljárás bárki számára, de ez téves vélemény, mivel a személyzeti audit segít meghatározni a dolgok valós állapotát, azonosítani a jogsértéseket és hibákat. A munkajogi szabályozás sajátos változásai, helyes alkalmazásának összetettsége, a munkaadók munkaügyi felügyelősége és más szabályozó szervek általi megnövekedett gyakorisága, a munkavállalók munkajogainak megsértése miatti felelősség szigorítása jelzi a személyi ellenőrzés szükségességét. A személyzeti auditot önállóan is elvégezheti, és ez a cikk ismerteti az elvégzésének eljárását.

Ismerje meg, hogyan csökkentheti minimálisra annak a kockázatát, hogy pert vagy pénzbírságot szabjanak ki a munkaügyi törvények be nem tartása miatt. Végezze el a HR-nyilvántartások belső auditját a dolgok rendbetétele és a GIT-követelések elkerülése érdekében.

A munkaköri leírásokat, bár nem szerepelnek a feltétel nélkül kötelező dokumentumok között, gyakran kérik a GIT-ellenőrök ellenőrzésekor, és fontosak a személyzeti munkában. Ezért célszerű több példányban kidolgozni és kinyomtatni a munkaköri leírásokat az állománylistán szereplő összes pozícióhoz: a munkáltatónak, a munkavállalónak és a munkahelyi tároláshoz.

3. lépés: Vizsgálja meg a meglévő dokumentumokat. Az egyeztetés után elemezze a személyzeti osztályon tárolt dokumentumok tartalmát, végrehajtásuk helyességét. Ügyeljen arra, hogy a helyi jogszabályok, szerződések és megállapodások ne rontsák a munkavállalók helyzetét a munkajoghoz képest. Ellenőrizze a személyzeti és szabadságolási ütemterv relevanciáját, nézze meg, hogy az alkalmazottak aláírásai vannak-e azon dokumentumok alatt, amelyeket meg kellett volna ismerniük.

Ügyeljen a személyi kártyák és a személyzeti munkakönyvek kitöltésének helyességére, ha az adatok elavultak, frissítse azokat. A munkavállalóktól kapott munkakönyveket nyilvántartásba kell venni, és a munkavállaló írásbeli kérésére új nyomtatványokat vagy betétlapokat kell bevinni. A személyzeti szolgálat által vezetett összes regisztrációs naplót varrással és számozással kell ellátni, az üres és kitöltött munkafüzet-nyomtatványok könyvelését és az azokban lévő betétlapokat pedig le kell pecsételni vagy viaszpecséttel le kell zárni. A szigorú bejelentőlapokat, amelyek kitöltött és még nem használt munkafüzeteket is tartalmaznak, korlátozott hozzáférésű helyeken, például széfben vagy zárható szekrényben kell tárolni.

Tekintse át az irányadó dokumentumokat. A személyzetre vonatkozó megrendeléseket az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelésektől elkülönítve kell tartani. Ha a munkáltató az egységes nyomtatványok helyett saját nyomtatványokat használ, azokat külön végzéssel kell életbe léptetni.

4. lépés: Készítsen írásos jelentést a vizsgálat eredményeiről. Sorolja fel az összes azonosított hibát és problémát, vonjon le következtetéseket a fennálló kockázatokról és általában a személyzeti nyilvántartások állapotáról. Készítsen egy listát a kockázatok kezelésére vonatkozó ajánlásokról. A kényelem kedvéért a vizsgálat eredményeit két blokkra oszthatjuk. Az elsőben ismertesse a kötelező dokumentáció ellenőrzésének eredményeit. A második - a dokumentumok ellenőrzésének eredménye minden alkalmazott esetében külön-külön. Például ismeri-e a helyi előírásokat, utasításokat, rendben van-e a munkaszerződés, helyesek-e a bejegyzések a munkakönyvben és a személyi igazolványban stb.

5. lépés: A hiányzó dokumentumok kidolgozása és jóváhagyása. Külön végzés kiadása: felelős tisztségviselők kijelölése, egyértelmű fejlesztési határidők meghatározása. Ez megkönnyíti a folyamat irányítását.

Sajnos a személyi dokumentumok ellenőrzése még a sikeres vállalkozásoknál is gyakran bosszantó hibákat tár fel. A leggyakoribb hiányosság, amelyért sok munkáltató már bírságot fizetett, a személyes adatokkal kapcsolatos gondatlan politika és az írásbeli hozzájárulás hiánya a kezelésükhöz.

10 másik hiba és probléma

• A vakáció ütemezése rosszul van összeállítva, vagy egyáltalán nem létezik.
• A felelős tisztviselőket nem ellenőrzik kizárásra.
• Helytelenül kitöltött munkavállalói munkakönyvek - nincs nyilvántartás az áthelyezésekről, a foglalkoztatási nyilvántartásokat későn vitték be, a tulajdonosokra vonatkozó információkat nem frissítették, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének cikkeire mutató hivatkozásokat helytelenül rögzítették.
• A munkaszerződések hibásan vannak kitöltve - hiányoznak a munkavállaló útlevéladatai és a munkáltató TIN-je, nincsenek előírva a kötelező feltételek, a fizetések kifizetésének pontos dátumai nincsenek feltüntetve.
• A munkaszerződésekben említett munkaköri leírásokat nem dolgozták ki.
• Nincsenek olyan dokumentumok, amelyek megerősítenék azt a tényt, hogy az alkalmazottak ismerik a munkájukhoz közvetlenül kapcsolódó helyi előírásokat, utasításokat és megállapodásokat.
• A munkaidő-nyilvántartásokat és a regisztrációs naplókat/könyveket nem vezetik.
• A személyes kártyák hiányosak, hiányoznak vagy elavult adatokat tartalmaznak.
• A kötelező listáról nem minden helyi jogi aktust dolgoztak ki.
• A létszámtáblázatot nem hagyták jóvá vagy elavult.

Kérdezze meg bármelyik szakértőt, tanácsadót, szakembert vagy humánerőforrás-vezetőt "Mi az a HR Audit"... és sok véleményt fog hallani ebben a témában. Találkozni fog egy szűk értelmezéssel (például, hogy ez a személyzeti munkafolyamat auditja), és egy funkcionális értelmezéssel (például, hogy ez az emberi erőforrások auditja, hanem egyszerűen a személyzet értékelése bizonyos kompetenciák, kritériumok szerint stb.), és rendszerszintű megértése, amelyet betartunk. Cikkünk erről fog szólni.

HR audit A (HR) a humán erőforrás (HR) és a velük való munka rendszerének átfogó felmérése a vállalat céljainak és stratégiájának való megfelelés, valamint az okok feltárása szempontjából (hatás- és jelentőségének felmérésével) a vállalat működésében fellépő problémákról, majd ajánlásokat fogalmaztak meg a humánerőforrás és/vagy humánerőforrás rendszermenedzsmentnek a vállalkozás igényeihez igazítására. A minőségbiztosítás tárgya az emberi erőforrás menedzsment rendszer összes összetevője (lásd az ábrát)

Alattemberi erőforrás menedzsment (HRM) alatt a vállalat irányítási rendszerében egy speciális tevékenységi területet értünk, amelyen belül a személyi állományt a vállalat stratégiai erőforrásának tekintjük, amelyet a társaság stratégiai céljainak elérése érdekében kell kialakítani, fejleszteni és fenntartani. vállalat.

Szükség esetén tanácsos személyi auditot végezni:

• elemezze az EEM-rendszerbe és a személyzetbe történő befektetés megvalósíthatóságát
• elemezze az EEM rendszer illeszkedését a vállalat üzletéhez/stratégiájához, hasonlítsa össze az EEM rendszer aktuális állapotát a szükséges/ideális állapottal
• szakértői értékelést, "külső képet" kap az EEM rendszerről
• megkapja a problémás területek értékelését és megoldási javaslatait, javítja az EEM rendszert
• értékelje a HR felhasználásának hatékonyságát
• értékeli az EEM szolgáltatás hatékonyságát és alkalmazottai képzettségét
• összehasonlítani a versenytársakkal (értékelni az előnyöket és hátrányokat)

Miből áll a HR audit?

1. Az emberi erőforrás menedzsment rendszer (HR rendszer) elemzése

Célkitűzés: Az EEM-rendszer értékelése az üzleti stratégiának és a szervezet igényeinek való megfelelés szempontjából.

• az EEM rendszer céljainak auditálása - a humán erőforrás szükséges jellemzőinek/paramétereinek azonosítása, üzleti céloknak való megfelelésének felmérése.
• EEM stratégia - a választott stratégia értékelése (ha van és közös megegyezés), a vállalat stratégiájához való igazodása, a külső és belső környezet feltételei, valamint a megvalósítási terv és költségelemzés elérhetősége.
• EEM-irányelvek - a HR-el végzett munka elveinek (elfogadott határainak) meghatározása, valamint az EEM-stratégiának és a vállalati igényeknek való megfelelésük felmérése.
• az EEM funkciói/technológiái/eljárásai - a humán erőforrás átalakítása érdekében végrehajtott intézkedések és módszerek meghatározása az EEM céljainak, stratégiájának és politikájának megfelelően, ezek szabályozása. Az EEM-technológiák funkcióinak megvalósítására és megvalósítására végrehajtott konkrét algoritmusok (műveletek) azonosítása, megfelelőségük felmérése. Meghatározzák a teljesítménystandardokat és a teljesítménymutatókat is.
• EEM tantárgyak - az EEM rendszer folyamatainak megvalósításával foglalkozó osztályok/beosztások meghatározása

2. A rendelkezésre álló emberi erőforrások elemzése

Cél: a HR felépítése, mennyisége és minősége a szervezet fejlesztési igényeinek való megfelelésének felmérése, a HR értékelését szolgáló mennyiségi mutatók meghatározása

• személyi struktúra elemzése - kategóriák, humán erőforrás csoportok azonosítása és a köztük lévő arányok meghatározása (beleértve a kezelhetőségi és létszámnormák értékelését): abszolút és relatív mutatók
• az azonosított kategóriákra és csoportokra vonatkozó képesítési struktúra elemzése - a személyzet szakmai, oktatási struktúrájának és a munkavállalók tudásszintjének meghatározása
• a személyzet elégedettségi/motiváltsági szintjének elemzése - a munkavállalók szervezettel és munkakörülményekkel, irányítási rendszerrel való elégedettségi szintjének meghatározása, érdemeik és javadalmazási szintjük értékelése.
• személyi költségek, munkaerő-mutatók és teljesítménymutatók elemzése az iparágon belüli és a vállalaton belüli összehasonlító elemzés céljából, valamint a vállalaton belüli normák meghatározása és mindezen mutatók vállalati teljesítményre gyakorolt ​​hatásának felmérése
• személyzet értékelése - a funkciók ismerete, az eljárások végrehajtásának rendje, a normák és szabályok betartása, a szabványoknak való megfelelés, valamint a végzettség és készségek megfelelése az elvégzett munka összetettségével, a fejlesztési potenciál felmérése.

3. Az EEM rendszer funkcióinak megoszlásának elemzése, a célok eléréséért való felelősség és az EEM rendszer szabványainak való megfelelés

Cél: a HR funkciók és eljárások vonali szolgáltatások és a HR szolgáltatás közötti megoszlásának elemzése

• az EEM szolgáltatás szervezeti felépítésének elemzése
• az EEM szolgáltatás funkcióinak/eljárásainak meghatározása és elemzése
• vonaldivíziók által megvalósított EEM-funkciók/eljárások azonosítása és elemzése
• technológiák elemzése és az EEM funkciói és eljárásai megvalósításának hatékonyságának felmérése (beleértve a költségeket is).
• az EEM szolgáltatás hatékonyságának és a szolgáltató alkalmazottak képzettségének értékelése

A személyzeti munkában végzett fejlesztések végrehajtásának és a vállalati irányítási rendszer fejlesztésének hatékonyságának értékelésének fő kritériuma a munka minőségének javítása és a munkavállalók termelékenységének növelése a befektetés megtérülése (profit) növelése érdekében.

Az EEM rendszer elemzését 3 szinten célszerű megfontolni :

1. a személyzettel végzett munka vállalati normái;

2. a személyzettel való munkavégzésre vonatkozó iparági szabványok;

3. a személyzettel végzett munka ágazatközi szabványai;

Az EEM rendszer fejlesztése a következőkkel lehetséges:

1. az EEM gyakorlatok tanulmányozása a vállalat részlegeiben (különböző üzletágakban) a személyzettel való munka leghatékonyabb megközelítéseinek azonosítása és a legjobb tapasztalatok terjesztése érdekében (vállalati szabványok végrehajtása )

2. a versenytársakkal való munkavégzés gyakorlatának összehasonlító elemzése (összehasonlítani az ipari szabványokkal )

A konkurens vállalatoknál a személyzettel való munka gyakorlatának tanulmányozása szükséges a vállalat munkaerő-piaci versenyképességének elemzéséhez (a versenytársak vonzóbb munkakörülményeket kínálhatnak, magasabb színvonalú munkavégzést végezhetnek a személyzettel, ezáltal jobb erőforrásokat vonzanak magukhoz, valamint korlátozzák a kliens cég lehetőségeit). képes vonzani és megtartani a szükséges személyzetet).

Az orosz gyakorlat elemzése kimutatta, hogy az iparágakban eddig nem léteznek egységes szabványok a személyzettel való munkavégzéshez. További kutatásokra van szükség a személyzettel való munkavégzés gyakorlatának tisztázásához. Először is meg kell vizsgálni azokat a munkakörülményeket, amelyeket a versenytársak kínálnak a potenciális munkavállalóknak (például a bérfelmérésen keresztül)

3. elemzés és összehasonlítás a legjobb világ/iparközi szabványokkal a személyzettel végzett munka és az EEM-rendszer megszervezése érdekében a menedzsment hatékonyságának általános javítása érdekében (összehasonlítás az ágazatközi szabványokkal és a kialakult EEM gyakorlatokkal )

A bemutatott EEM-rendszer elemzési szintjei a személyi audit "szélességét" jelentik, az EEM-rendszer fejlesztésének különálló feladatai és a személyi audit logikai szintjeit jelentik.

A CA végrehajtásának módszerei közül kiemelhető:

p/p	Az űrhajó alkatrészei	Mód
	az emberi erőforrás menedzsment rendszer elemzése
	az EEM rendszer céljainak auditálása	§ a vállalat vezető tisztségviselőinek, igazgatóinak és kulcsfontosságú alkalmazottainak interjúja és/vagy kihallgatása § a vállalati üzleti tervben szereplő célmutatók blokkjának elemzése ("humán erőforrás" fejezet) a felsőbbrendű célokkal való összehangolás érdekében
	EEM stratégia audit	§ az EEM és a vállalat stratégiájával kapcsolatos dokumentumok elemzése, valamint a jelen időszakra vonatkozó személyzeti munkaterv § a személyi jellegű költségek költségvetésének elemzése és az EEM funkciók megvalósítása
	EEM-politikai audit	§ a cég vezető tisztségviselőinek, a személyzeti osztály vezetőjének és osztályvezetőinek meghallgatása és/vagy kihallgatása § a vállalat személyzeti politikájával kapcsolatos dokumentumok elemzése
	EEM funkciók / technológiák / eljárások auditja	§ a vezető és a HR-szakértők, valamint a vonali szolgálatok vezetőinek interjúja és/vagy kihallgatása § a társaságra és a részlegekre vonatkozó Szabályzat elemzése § a DOW rendszer elemzése (dokumentális menedzsment támogatás) § az EEM funkcióit leíró szabályozás elemzése (toborzás, értékelés/tanúsítás, díjazás, képzés stb.) § a funkciók megvalósításának folyamatát leíró utasítások, technológiai térképek, nyomtatványok elemzése § EEM rendszermodellezés § a funkciók és eljárások végrehajtásának eredményességét jellemző mutatók elemzése
2	emberi erőforrás elemzés
	személyi struktúra / képesítési struktúra elemzése	§ Interjúk a vezetővel és a HR szakemberekkel § a társaság személyi statisztikáinak elemzése § a személyi struktúra elemzése
	a személyzet elégedettségi/motiváltsági szintjének elemzése	§ felmérés (esetleg szelektív a lebonyolítási költségek csökkentése érdekében) § a tudományági mutatók elemzése § a forgalom és annak okainak elemzése § korábbi személyi értékelések dokumentumainak, anyagainak elemzése
	személyi költségek, munkaerő-mutatók és teljesítménymutatók elemzése	§ a munkaügyi normák mutatóinak elemzése § teljesítménymutatók elemzése § költségtételek elemzése és a gazdasági hatékonyság meghatározása § a mutatók divíziók szerinti összehasonlító elemzése
	személyi értékelés	§ a munka értékelése "titkos vásárló" módszerrel § szakértői értékelési módszer 360. § értékelési módszer 0 § értékelése munkahelyzetek modellezésével
3	az EEM rendszer funkcióinak megoszlásának elemzése, a célok eléréséért való felelősség és az EEM rendszer szabványainak való megfelelés
	a személyzeti osztály szervezeti felépítésének/funkcióinak és eljárásainak elemzése	§ Interjúk a HR vezetővel és a kiemelt szakemberekkel § felmérés lebonyolítása (funkció szerint) § az EEM szolgáltatás tevékenységét leíró szabályzat elemzése § a személyzettel végzett munkát leíró előírások elemzése (toborzás, adaptáció, értékelés / minősítés, díjazás, képzés stb.): szabályzatok, utasítások, műszaki kártyák
	a vonaldivíziók által megvalósított EEM funkciók és eljárások azonosítása	§ interjúk osztályvezetőkkel § a személyzettel végzett munkát leíró előírások elemzése (toborzás, adaptáció, értékelés / minősítés, díjazás, képzés stb.): előírások, utasítások, folyamatábrák § felmérése, űrlapok kitöltése az eljárások végrehajtásához és a "szállító" - "ügyfél"
	az EEM funkciói és eljárásai megvalósításának eredményességének, valamint az EEM szolgálat munkájának eredményességének értékelése	§ az eljárások végrehajtását jellemző mutatók értékelése és osztályonkénti összehasonlítása § a funkciók ellátási költségeinek értékelése és osztályonkénti összehasonlítása § az EEM szolgáltatás eredményességét jellemző mutatók értékelése

Az egyes blokkok költsége a szükséges információk elérhetőségének, hozzáférhetőségének, valamint a HR audit szükséges mélységének és pontosságának megállapítása/felmérése után becsülhető meg. Előzetesen lehetséges leszmeghatározni a cég- és részlegvezetőkkel való bevezető megbeszélések után, amely segít meghatározni a személyi dokumentációval végzett munkát szabályozó dokumentáció mennyiségét és mennyiségét, a szükséges elemzés mélységét és a személyzeti audit szükséges módszereit.

A személyzeti auditot két különböző séma szerint lehet lefolytatni:

1. az EEM rendszer teljes körű auditja

2. az EEM rendszer előzetes auditálása

1. Az EEM rendszer teljes körű auditja

Az EEM-rendszer auditját 3 szinten kell elvégezni: vállalaton belüli, iparági, szektorközi/globális szabványok, hogy felmérjük a vállalat lehetőségeit a cégen belüli legjobb osztályok által alkalmazott HR gyakorlatok alkalmazására. az iparág vállalatai, valamint azok a gyakorlatok, amelyek a világgyakorlatban a leghatékonyabb EEM-eszközök.

• a meglévő információk elemzése az EEM rendszerről, a személyzetről és a rendszer funkcióit megvalósító entitásokról (divíziókról). Bevezető találkozók formájában zajlik azokkal a vezetőkkel, akik felelősek az EEM rendszer kialakításáért és megvalósításáért
• források és módszerek azonosítása a szükséges hiányzó információk összegyűjtésére
• a személyzeti audit összetevőiről és szintjeiről kapott információk elemzése
• jelentés készítése a HR audit eredményéről, amely tartalmazza a HR rendszer teljes körű leírását, a vállalat üzleti/stratégiájának való megfelelését, a humán erőforrás megfelelőségét a vállalat igényeinek, a megvalósítás mértékét a szükséges funkciókról és a HR rendszer hatékonyságának értékeléséről. Az utolsó részben következtetések és javaslatok kerülnek megfogalmazásra az EEM rendszer fejlesztésére és átalakítására, a javasolt tevékenységek prioritási sorrendjével.

Ebben az esetben a vállalat megtakarításait a vizsgált részlegek számának korlátozásával, a vállalatvezetés szempontjából kiemelten kiemelt kutatási területek, a személyi állományú munkaterületek kiemelésével, lehetőség szerint a kutatási területek felhasználásával lehet elérni. az információgyűjtés közvetett módszerei (felmérés, kikérdezés, dokumentumok elemzése).

A felmérést, az információforrások és a személyi audit lefolytatásának módszereinek kiválasztását követően elkészítik a tervezett intézkedések részletes programját (mire? mire? mikorra? időtartamra? alternatív módszerek? költségre?), ezt követően kezdődik a személyi audit.

A HR audit program végrehajtásának minden egyes szakasza és a beérkezett információk értékelése után döntés születik a kapott információk megfelelőségéről a szükséges vezetői döntések meghozatalához, és ennek megfelelően a HR audit program további lefolytatásának célszerűségéről. .

2. Az EEM rendszer előzetes auditálása

A HR-ellenőrzési munka elvégzésének és költségeinek minimalizálásának szükségességének általános felmérése érdekében javasolt a HR állapotának előzetes elemzése, és annak a hipotézisnek a tesztelése, hogy „a legjobb osztályok rendelkeznek a leghatékonyabb HR-rendszerrel. a személyzettel és a legjobb erőforrásokkal dolgozni” (létezhet és működhet a személyzettel végzett munka rendszere, de ugyanakkor nem lehet formalizált, nem rendelkezhet közös szabványokkal, és ennek megfelelően osztályonként eltérő.) , és fordítva.

Valójában a javasolt HR-audit modell második komponensére vonatkozó elemzést kell elvégezni a szükséges és elégséges szinten ahhoz, hogy döntést hozzunk a meglévő HRM-rendszer mélyebb elemzésének és értékelésének célszerűségéről.ezzel viszont elkerülhető lesz a párhuzamos munkavégzés a „HRM rendszer teljes körű auditjára” való átállás esetén ) – a munkavállalók jelenlegi értékelése.

Ebben az esetben a munka általános logikája a következő lesz:

• személyzeti statisztikai elemzés
• a meglévő személyzeti dokumentáció kifejezett elemzése
• információgyűjtés az egység személyzetével való munka gyakorlatáról

A munka költségeinek minimalizálása érdekében lehetőség nyílik a részlegek teljesítményének (gazdasági hatékonyság, munkatermelékenység) értékelésére, rangsorolására és a minimálisan szükséges osztályok számának meghatározására az egyes kategóriákban: „legjobb”, „átlagos”, "legrosszabb". Ezzel időt és pénzt takaríthatunk meg.

• a kapott információk elemzése
• jelentés készítése az egység teljesítménye és a humánerőforrás/HR gyakorlat minősége közötti azonosított kapcsolatról/mintázatról
• a HR-rendszer elemzése a kiválasztott részlegeken (ha egyértelmű mintázatot találunk a HR/HR gyakorlatok minősége és az osztály egészének hatékonysága között), valamint az osztályok közötti HR-technológiák közötti különbségek azonosítása
• szükség esetén a munkavállalók munkájának (hatékonyságának és termelékenységének) felmérése, valamint a szükséges funkciók ellátása képzettségének és minőségének felmérése.
• jelentés készítése a legjobb divíziókban azonosított legjobb HR gyakorlatokról; következtetések és ajánlások a vállalat más részlegeinek munkájában való alkalmazásukra vonatkozóan, valamint ezen HR gyakorlatok megvalósításának további javításának módjai

szükség esetén jelentést készíteni a személyzettel való munka problémáiról, azok megoldásának lehetséges módjairól, meghatározni a személyi és szervezési munka kiemelt területeit és az EEM rendszer mélyebb elemzésének szükségességét