एचआर ऑडिट म्हणजे काय. आम्ही एचआर फंक्शन्सचे ऑडिट करतो. दुसरे उदाहरण म्हणजे कर्मचारी राखीव ठेवताना किंवा मूल्यांकन करताना चाचण्यांचा वापर

अंतर्गत प्रणाली आणि मूल्यांकन साधनांचे ऑडिट मानव संसाधनाला काय कार्य करत आहे आणि काय नाही हे निर्धारित करण्यात कशी मदत करते?
काही मूल्यांकन साधनांमधून (कालबाह्य, कुचकामी) इतरांमध्ये वेदनारहित संक्रमण कसे करावे?
प्रतिकाराने कसे कार्य करावे?
नवीन साधनांसाठी अंतर्गत पीआरची योजना कशी करावी?

एचआर ऑडिट सामान्यत: एचआर व्यावसायिक व्यवसायाला किती प्रमाणात मदत करत आहेत यावर लक्ष केंद्रित करतात.

अशा ऑडिटची विनंती उद्भवल्यास, याचा अर्थ असा की एकतर कंपनीमध्ये आधीपासूनच सतत सुधारणा करण्याची संस्कृती आहे आणि दर्जेदार कामासाठी वचनबद्धता आहे, किंवा व्यवसायात एचआर सेवेच्या कामाबद्दल काही असंतोष आहे किंवा एचआर सेवा टीमचे नेतृत्व आहे. नवीन व्यवस्थापकाद्वारे.

या सर्व प्रकरणांमध्ये, एचआर कसे याबद्दल माहिती गोळा करणे आवश्यक आहे:
- कंपनीच्या कर्मचाऱ्यांच्या स्थितीचे परीक्षण करते आणि त्यांच्या सेवांच्या गरजा ओळखतात
- सांगितलेल्या गरजा पूर्ण करते आणि कर्मचाऱ्यांसह कामाच्या नवीन क्षेत्रांची अपेक्षा करते
- संघ आणि व्यक्तींसह कठीण परिस्थितींचे निराकरण करते.
हे करण्यासाठी, प्रक्रियेच्या दोन्ही बाजूंशी - एचआर कर्मचाऱ्यांसह आणि त्यांच्या अंतर्गत ग्राहकांशी - कर्मचारी आणि कंपनी व्यवस्थापक यांच्याशी संवाद साधणे महत्त्वाचे आहे.

संकलित माहितीचे विश्लेषण करताना दोष आढळून येतात आणि संयुक्त निर्णय घेताना आणि अंमलबजावणी करताना अनेकदा परस्परसंवादाच्या समस्यांशी संबंधित असतात.
व्यवस्थापनाच्या इच्छेनुसार, मानव संसाधन कर्मचारी स्वतःला दोन आगींमध्ये अडकवू शकतात - एकीकडे, व्यवस्थापनाच्या कामात अधिक पारदर्शकता, सातत्य आणि कार्यक्षमतेची मागणी, दुसरीकडे, व्यवस्थापक आणि कर्मचाऱ्यांची अनिच्छा " जमिनीवर” समस्या समजून घेण्यासाठी, नवीन साधने शिकण्यासाठी आणि त्यांच्या सरावात लागू करण्यासाठी आणि नवीन माहिती लक्षात घेऊन निर्णय घेण्यासाठी.

एक विशिष्ट परिस्थिती म्हणजे कर्मचारी राखीव वाटप करणे आणि उत्तराधिकारी नियुक्त करणे. या समस्येचे निराकरण करताना कशावर अवलंबून रहावे? बऱ्याच संस्थांमध्ये, कर्मचाऱ्यांचे तात्काळ पर्यवेक्षक आणि उच्च स्तरावरील व्यवस्थापक यांचे मत विचारात घेतले जाते. हे निर्णायक आहे, किंवा मानव संसाधन वस्तुनिष्ठ निर्णय घेण्यासाठी इतर माहिती गोळा करण्याचा प्रयत्न करीत आहे? हा निर्णय कोण घेतो?

एखाद्या कंपनीकडे लोकांचे मूल्यांकन करण्यासाठी संपूर्ण साधनांचा संच असू शकतो, परंतु स्थान उघडताना, मूल्यांकन परिणाम निर्णय घेण्यावर परिणाम करत नाहीत. याचा अर्थ, इतर गोळा केलेल्या डेटावर अवलंबून असू शकतो:
- व्यवसाय प्रतिनिधींच्या दृष्टीने एचआर कर्मचाऱ्यांचे अपुरे अधिकार,
- एखाद्या संस्कृतीच्या संस्थेमध्ये उपस्थिती ज्यामध्ये वैयक्तिक कनेक्शन आणि नातेसंबंध कर्मचार्याच्या प्रभावीतेपेक्षा आणि संभाव्यतेपेक्षा अधिक महत्वाचे आहेत,
- कंपनीमध्ये "दुहेरी मानक" ची उपस्थिती, जेव्हा काही मूल्ये घोषित केली जातात, परंतु उत्तराधिकार्यांची वास्तविक निवड इतरांनुसार केली जाते,
- मूल्यांकनासाठी अविकसित, दिलेल्या कंपनीतील यशासाठी आवश्यक ज्ञान, कौशल्ये आणि क्षमतांचा वास्तविक संच प्रतिबिंबित करत नाही.

ऑडिट संस्थेमध्ये एचआरची भूमिका काय आहे हे निर्धारित करण्यात मदत करते.

त्याचे कर्मचारी काय करतात - सर्वात अचूक निर्णय घेण्यासाठी, वस्तुनिष्ठ आणि पारदर्शक कारकीर्द मार्ग तयार करण्यासाठी, किंवा या सर्व गोष्टींचा देखावा तयार करण्यासाठी फक्त अंतर्गत PR कार्ये करण्यासाठी लोकांच्या प्रभावीतेबद्दल आणि संभाव्यतेबद्दल महत्त्वाची माहिती गोळा आणि व्यवस्थित करा? या प्रश्नाच्या उत्तरावर अवलंबून, तुम्ही HR ची कार्यक्षमता सुधारण्यासाठी किंवा त्याचा व्यवसायाशी संवाद सुधारण्यासाठी योजना बनवू शकता.

ऑडिटमध्ये मूल्यांकन साधनांच्या वापरातील त्रुटी देखील उघड होऊ शकतात.

उदाहरणार्थ, एखादी संस्था कर्मचारी समाधान सर्वेक्षण करते. संस्थेच्या कर्मचाऱ्यांना कसे वाटते याची माहिती गोळा करणे हा या सर्वेक्षणाचा उद्देश आहे. प्राप्त झालेल्या डेटाचा उपयोग कर्मचाऱ्यांचे समाधान वाढवण्यासाठी आणि कर्मचाऱ्यांची उलाढाल कमी करण्यासाठी कल्पना विकसित करण्यासाठी केला जाईल अशी अपेक्षा आहे. तथापि, सर्वेक्षण प्रक्रियेच्या विश्लेषणावरून असे दिसून येते की प्राप्त केलेली माहिती क्वचितच विश्वासार्ह आणि वस्तुनिष्ठ मानली जाऊ शकते. डेटा मिळविण्याचे निनावीपणा आणि गोपनीयतेचे नियम पाळले जात नाहीत, संस्थेतील प्रतिसादकर्त्यांचा कामाचा अनुभव विचारात घेतला जात नाही, लोक सर्वेक्षण करण्यासाठी पूर्णपणे अप्रस्तुत आहेत - किंवा त्याउलट, अति-तयारी आणि चुकीच्या पद्धतीने कॉन्फिगर केलेले, प्रश्नावलीमध्ये माहितीपूर्ण किंवा संदिग्ध प्रश्नांचा समावेश आहे, सर्वेक्षणाचे परिणाम संघ किंवा व्यक्तींविरुद्ध प्रतिबंध आयोजित करण्यासाठी समर्थन म्हणून वापरले जातात. सामान्य सर्वेक्षण त्रुटींमुळे मिळालेल्या माहितीचे मूल्य कमी होते जेव्हा लोक जाणूनबुजून माहिती लपवून ठेवतात किंवा विकृत करतात आणि चुकीचे निर्णय देखील घेऊ शकतात. ऑडिट करणाऱ्यांनी सर्वेक्षण कसे सुरू केले, तयार केले, आयोजित केले आणि त्याचे परिणाम कसे प्रक्रिया आणि कसे वापरले जातात हे काळजीपूर्वक समजून घेतले पाहिजे.

एका मोठ्या रशियन किरकोळ कंपन्यांमध्ये, जेव्हा विभागांमधील संप्रेषणाचे मूल्यांकन करण्यासाठी अंतर्गत प्रणालीने काम करणे थांबवले तेव्हा व्यवस्थापकाने परिस्थिती पाहण्यासाठी स्वतंत्र सल्लागाराला बोलावले. लोकांनी सुरुवातीला सहकार्यामध्ये समस्या नोंदवल्या असताना, गेल्या दीड वर्षात सिस्टम वापरताना, सहकार्यामध्ये समस्या अजूनही अस्तित्वात असूनही, प्रत्येकाने एकमेकांना फक्त सर्वोच्च गुण दिले. परिस्थिती समजून घेण्यासाठी, केवळ मूल्यांकनाचे परिणाम कसे वापरले गेले हे समजून घेणे आवश्यक नाही, तर डेटा कसा संकलित केला गेला आणि ज्या प्रमाणात मूल्यांकन दिले गेले त्याचे विश्लेषण करणे देखील आवश्यक आहे. मूल्यांकन प्रक्रिया आणि स्केलमध्ये सादर केलेल्या बदलांमुळे आम्हाला पुन्हा एकदा क्रॉस-फंक्शनल परस्परसंवादाच्या अपयशांबद्दल आणि अंतर्गत ग्राहकांसोबत काम करण्याच्या सर्वोत्तम पद्धतींबद्दल विश्वसनीय आणि महत्त्वाची माहिती मिळू शकली.

दुसरे उदाहरण म्हणजे कर्मचारी राखीव ठेवताना किंवा मूल्यांकन करताना चाचण्यांचा वापर

मशीन ऑपरेटरच्या जागी अप्रशिक्षित व्यक्तीला बसवणे हे कोणाच्याही अंगलट येणार नाही. आणि मानसशास्त्रीय चाचण्या आणि क्षमता मूल्यांकन चाचण्यांच्या वापरासाठी प्रवेश कधीकधी अप्रशिक्षित किंवा केवळ अंशतः प्रशिक्षित लोकांना दिला जातो. त्यानंतर ऑडिटर शोधू शकतो की संस्था मूल्यांकन उद्देशांसाठी योग्य नसलेल्या चाचण्या वापरत आहे, चाचणी आणि डेटा प्रक्रिया प्रक्रिया त्रुटींसह पार पाडल्या जातात, प्राप्त झालेल्या निकालांवरून चुकीचे निष्कर्ष काढले जातात आणि हे निष्कर्ष व्यवस्थापनास सादर केले जातात. समान संवाद वगळून आणि दोन्ही बाजूंच्या संप्रेषणास समजण्यायोग्य अशा पद्धतीने.

असेही घडते की गैर-व्यावसायिक समुदायांमध्ये वाढलेले "मानसशास्त्रज्ञ" कंपनीच्या कर्मचाऱ्यांना चाचणीवर असा अभिप्राय देतात की नंतरचे लोक गोंधळून जातात, अपमानित होतात आणि या कंपनीतील त्यांच्या क्षमतांचे वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन करण्याची आशा गमावतात. "ते मला कामावर ठेवतील हे संभव नाही, प्रयत्न करणे देखील योग्य नाही," एका कर्मचाऱ्याने अहवाल दिला ज्याने काही वर्षांपूर्वी कंपनीच्या "मानसशास्त्रज्ञ" कडून खालील निष्कर्ष काढला: "आवेगपूर्ण, अनेकदा वाढत्या भावनांना तोंड देऊ शकत नाही, ते करू शकत नाही. ते अस्वीकार्य असले तरीही त्यांना रोखा. भावनांच्या प्रभावाखाली, तो वास्तविकतेची गंभीर समज गमावतो आणि इतरांच्या कोणत्याही अनुनयाला बळी पडू शकतो. त्याच्या स्थितीचे रक्षण करण्यास प्राधान्य देते, असमंजसपणामुळे संघर्ष उद्भवतात. ” (शब्दलेखन, विरामचिन्हे आणि शैली जतन - M.T.).

बऱ्याचदा, अंतर्गत कर्मचाऱ्यांच्या कृती ज्या उग्र असतात आणि कंपनीला त्यांच्या उद्दिष्टांपासून दूर ठेवतात त्याकडे लक्ष दिले जात नाही आणि त्यांचे विश्लेषण केले जात नाही, मुख्यत्वे कारण एचआर सेवेचे प्रमुख स्वतः मूल्यांकन साधनांमध्ये पारंगत नसतात, ज्यांनी त्यांना संस्थेत बढती दिली त्यांच्यावर विश्वास ठेवला जातो, किंवा प्रत्येकासाठी स्पष्ट असलेल्या गोष्टी तपासणे आवश्यक मानत नाही. ऑडिट अशा "ब्लाइंड स्पॉट्स" ओळखण्यास, काय घडत आहे ते समजून घेण्यास आणि मुख्य "भागधारक" ची इच्छा असल्यास परिस्थिती बदलण्यास मदत करते.

जर कंपनी यापुढे विशिष्ट पद्धतीने प्रक्रिया सेट केलेल्या लोकांना कामावर ठेवत नसेल तर प्रतिकारांशी व्यवहार करणे तुलनेने सोपे असू शकते. ते काम करत राहिल्यास आणि शंकास्पद पद्धतींचे पालन करत असल्यास, कार्य अधिक कठीण होते. नवीन प्रक्रियेच्या अनुषंगाने त्यांना स्वतंत्रपणे हाताळले जाणे आवश्यक आहे आणि कंपनीतील अधिकृत लोकांकडून नवीन पद्धतींच्या सकारात्मक कव्हरेजचे प्रमाण नकारात्मक टिप्पण्यांच्या संभाव्य संख्येपेक्षा जास्त असावे.

लेखापरीक्षण... लेखापाल आणि आर्थिक विभागातील कर्मचाऱ्यांसाठी, हा विषय थोडासा चिंतेची भावना निर्माण करतो आणि सर्जनशील व्यवसायातील लोकांसाठी, तो पूर्णपणे कंटाळवाणा आणतो. परंतु प्रत्येक व्यवस्थापकासाठी त्याच्याकडे सोपवलेल्या कामाच्या क्षेत्रात नेमके काय चालले आहे हे जाणून घेणे फार महत्वाचे आहे. याव्यतिरिक्त, जर आपण या समस्येकडे "आत्म्याने" संपर्क साधला तर कंटाळवाणेपणाची जागा प्रामाणिक स्वारस्य घेईल.

चला त्रिमितीय आकृतीची कल्पना करूया, उदाहरणार्थ, घन. उभ्या आणि क्षैतिज समतलांनी त्याचे विशिष्ट संख्येच्या पेशींमध्ये विभाजन केल्यास आपल्याला n समान घन मिळतात. क्यूबच्या शिरोबिंदूंवर बिजागर ठेवून, आपण बेस एका जागी ठेवत असताना, त्यास उभ्या समतल - डावीकडे/उजवीकडे किंवा पुढे/मागे तिरपा करू शकतो. आम्ही एक लवचिक रचना प्राप्त केली आहे जी, सर्व बदल असूनही, सर्व मुख्य पॅरामीटर्स राखून ठेवते: उंची, रुंदी, खोली (तांदूळ १).

तांदूळ. 1. मॅट्रिक्स संरचनांच्या लवचिकतेचे चित्रण

अटलांट-एम होल्डिंगच्या मॅट्रिक्स रचनेची तुलना अशा हलत्या घनाशी केली जाऊ शकते: त्यात विभाग आहेत -व्यावसायिकआणि बजेट(आमच्या कंपनीत, विभाग हा स्वतंत्र कंपनी कोड आहे).

बजेट विभागांची मुख्य कार्ये (उदाहरणार्थ, विभागकर्मचारी व्यवस्थापन , विभाग व्यवसाय विकास ) व्यवस्थापन निर्णय, धोरणे, नियम, कार्यपद्धती इत्यादींच्या अंमलबजावणीचा विकास, अंमलबजावणी आणि नियंत्रण यांचा समावेश होतो. ही एककेच “क्यूब” ची चौकट तयार करतात, त्यांचे क्रियाकलाप संपूर्ण संरचनेची ताकद सुनिश्चित करतात, कारण ते:

मिळालेल्या अनुभवाचे वर्णन करा; विद्यमान व्यवसाय प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ करा;

सर्वोत्तम पद्धती इतर विभागांमध्ये हस्तांतरित करा;

नवीन उपक्रमांचे कार्य आयोजित करा;

ईआरपी प्रणाली वापरून व्यवसाय प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ करा आणि व्यावसायिक विभागांच्या क्रियाकलापांवर नियंत्रण ठेवा.

आमच्या कंपनीच्या “क्यूब” चे घटक व्यावसायिक शाखा आहेत - स्वतंत्र ऑटो केंद्रे. बाह्य प्रभावांच्या दबावाखाली, त्याची धुरा बदलू शकते, वर्तमान घटनांशी जुळवून घेते (उदाहरणार्थ, जागतिक आर्थिक संकट). बजेट विभागांद्वारे तयार केलेली आणि संरक्षित व्यवस्थापन प्रणाली वैयक्तिक क्यूब्समध्ये "विस्थापन" च्या प्रभावाखाली होल्डिंगची संपूर्ण रचना कोसळू देत नाही. सिस्टमची अखंडता राखण्यात मदत करणाऱ्या अशा साधनांमध्ये ऑडिटचा समावेश होतो.

ऑडिट आपल्याला खालील कार्ये सोडविण्यास अनुमती देते:

सर्व व्यवसाय प्रक्रियांमधील शाखांच्या क्रियाकलापांचे निरीक्षण करा;

क्रियाकलापांच्या क्षेत्रांबद्दल माहिती गोळा करा जी ऑप्टिमाइझ केली जाऊ शकते;

जमिनीवर नाविन्यपूर्ण अंमलबजावणीच्या प्रभावीतेचे विश्लेषण करा;

वेगवेगळ्या ब्रँड्सच्या कारसह वेगवेगळ्या मार्केटमध्ये कार्यरत असलेल्या शाखांच्या यशाचा बेंचमार्किंग अभ्यास करा.

वापरून प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रियेसाठी (संबंधित नियमांवर आधारित) ऑडिट केले जातातचेकलिस्ट (चेक-लिस्ट- चेकलिस्ट, प्रश्नांची यादी, तपासणी योजना), जी विशिष्ट विभागासाठी कोणत्या प्रक्रिया आणि ऑपरेशन्स अनिवार्य आहेत याचे सातत्याने वर्णन करते. चेकलिस्ट इंडिकेटरसह टेबलच्या स्वरूपात बनविली जाते (प्रोग्राम फाइलएक्सेलअनेक "पत्रके" सह -तांदूळ 2, 3).

तांदूळ. 2. चेकलिस्टचे सामान्य दृश्य

तांदूळ. 3. वेगळ्या शीटचे दृश्य

व्यवसाय विकास विभागाच्या कर्मचाऱ्यांनी आमच्या कंपनीच्या व्यवस्थापन पद्धतीमध्ये ऑडिट तंत्रज्ञानाचा परिचय करून दिला. आमचे सर्वोत्कृष्ट विशेषज्ञ येथे काम करतात - कार आणि स्पेअर पार्ट्सची विक्री, सेवा आणि हमी सेवा, स्वभाव आणि लॉजिस्टिक्स आणि वित्त क्षेत्रातील तज्ञ. मी लक्षात घेतो की आम्ही सतत नवीन समस्या सोडवण्यासाठी किंवा नवीन तंत्रज्ञान तयार करण्यासाठी कार्यरत गटांचा वापर करतो. ऑडिट पद्धती विकसित करणाऱ्या गटामध्ये मिन्स्क, मॉस्को आणि कीव येथील एचआर तज्ञांचा समावेश होता (8-10 लोक, रचना कामाच्या टप्प्यावर अवलंबून असते). इंटरनेटचा वापर करून खास तयार केलेल्या व्हर्च्युअल प्लॅटफॉर्मवर हे प्रशिक्षण घेण्यात आले.

सुरुवातीच्या टप्प्यावर, गट सदस्यांकडून पुढाकार गोळा केला गेला - तपासणी प्रक्रियेसंबंधी प्रस्ताव आणि चेकलिस्टमधील सामग्रीवरील प्रस्ताव. ही माहिती एकत्रित, संरचित आणि अभ्यास आणि समायोजनासाठी गट सदस्यांना सादर केली गेली. एकूणच, पद्धती विकसित करण्याच्या प्रक्रियेत अशा अनेक पुनरावृत्ती केल्या गेल्या.

चेकलिस्ट विकसित करताना, आमचे उद्दिष्ट होते:

1. ते भरण्यासाठी लागणारा वेळ कमी करा.

2. महत्त्वाचे आणि मोजता येण्याजोगे (!) निकष वापरा, ते जास्त तपशीलाने ओव्हरलोड करू नका.

नियोजित ऑडिट सुरू करण्यापूर्वी चेकलिस्टच्या कार्यक्षमतेची चाचणी घेण्यासाठी, अनेक पथदर्शी प्रकल्प लागू केले गेले.

ऑडिट डेटाचा आम्हाला कसा फायदा होतो?

वर्षाच्या शेवटी उच्च अविभाज्य कामगिरी मूल्यांकन असलेल्या विभागातील कर्मचाऱ्यांना बोनस मिळतो. (अविभाज्य मूल्यमापन हे मुख्य आणि एंड-टू-एंड (सपोर्टिंग) व्यवसाय प्रक्रियांच्या कार्यांसाठी ऑडिट स्कोअरच्या बेरजेइतके असते, ज्यांचे विशिष्ट वजन असते.)

तज्ञांचे मत आणि शिफारसी व्यवसाय प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ करण्याच्या शक्यता दर्शवतात.

लेखापरीक्षण अहवालाच्या परिणामांवर आधारित, प्रत्येक विभागाला एक कृती योजना प्राप्त होते जी त्याचे कार्य अनुकूल करण्यास मदत करेल.

मुख्य व्यवसाय प्रक्रियांवर भरपूर लक्ष देऊन, आम्ही बजेट विभाग (वित्त, माहिती तंत्रज्ञान, विपणन, कर्मचारी व्यवस्थापन) विसरू नका आणि त्यांच्या क्रियाकलापांमध्ये नियमितपणे सुधारणा करू.

Atlant-M वरील कार्मिक व्यवस्थापन प्रणाली योजनाबद्धपणे पाच मुख्य किरणांसह तारा म्हणून दर्शविली जाऊ शकते - क्रियाकलापांचे क्षेत्र (तांदूळ 4): मानवी संसाधनांची निवड आणि वापर; विकास; ग्रेड; प्रेरणा; सुरक्षितता

तांदूळ. 4. अटलांट-एम होल्डिंगमध्ये एचआर व्यवस्थापन योजना

* "पर्सोनल गिट्टी" - खराब झालेले कर्मचारी जे पद्धतशीरपणे त्यांच्या कामात गंभीर चुका आणि चुका करतात; कमी प्रेरणा असलेले लोक जे बर्याच काळापासून त्यांचे कार्य प्रभावीपणे करत नाहीत; त्यांच्या क्रियाकलाप शिकण्यास/पुन्हा वापरण्यास इच्छुक किंवा अक्षम. व्यवस्थापकाला त्यांचे पुढील काम अयोग्य वाटल्यास, तो एकतर डिसमिस करण्याची प्रक्रिया सुरू करतो किंवा (योग्य असल्यास) अशा कर्मचाऱ्यांच्या याद्या पुन्हा प्रशिक्षणासाठी मानव संसाधन विभागाकडे हस्तांतरित करतो.

"स्टार" योजना तरुण व्यवस्थापक आणि कर्मचारी व्यवस्थापनाचा अनुभव नसलेल्या तज्ञांना लोक व्यवस्थापनाच्या मूलभूत गोष्टींमध्ये प्रभुत्व मिळविण्यास आणि तरुण एचआर व्यावसायिकांना परवाना देण्याची तयारी करण्यास मदत करते. आमच्या कंपनीमध्ये, परवाना ही एक अंतर्गत परीक्षा आहे जी विशिष्ट क्रियाकलाप आयोजित करण्यासाठी आवश्यक प्रमाणात ज्ञानाच्या उपस्थितीची पुष्टी करते.

व्यवसाय प्रक्रियेच्या अंमलबजावणीचे ऑडिट"मानव संसाधन व्यवस्थापन" (HP) विभागांमध्ये आम्ही ते कार्यक्षमतेच्या मूल्यांकनाच्या स्वरूपात आयोजित करतो. त्याची कारणे अशी:

सत्यापन (दस्तऐवजीकरणाचे पुनरावलोकन, मौखिक माहितीचे संकलन);

संकलित केलेल्या डेटाची पीएम क्षेत्रातील विनियम/ऑपरेशनच्या मानकांच्या नियामक आणि मूलभूत आवश्यकतांशी तुलना.

ऑडिटचा उद्देश कामाच्या कॉर्पोरेट मानकांसह केलेल्या क्रियाकलापांच्या अनुपालनाविषयी विश्वसनीय माहिती प्राप्त करणे आणि आवश्यक असल्यास, कर्मचाऱ्यांसह काम करताना त्रुटी दूर करण्यासाठी उपाय विकसित करणे हा आहे. लेखापरीक्षण प्रक्रियेचे वर्णन संबंधित विनियमांमध्ये केले आहे, जे आयोगाच्या सदस्यांसाठी मार्गदर्शक तत्त्वे आहेत. नियमन विभाग प्रमुखांना आणि आयोगाच्या सदस्यांना प्रत्येक निकषासाठी आवश्यकता निर्धारित करण्यात आणि विवादास्पद मुद्द्यांवर विचार करण्यास मदत करते.

एचआर क्रियाकलापाचे प्रत्येक क्षेत्र - "तारा" ची किरण - अनेक ब्लॉक्स असतात आणि चेकलिस्टच्या वेगळ्या शीटवर प्रतिबिंबित होतात (तांदूळ 3). सत्यापन प्रोग्राममध्ये हे समाविष्ट आहे:

UE च्या आर्थिक निर्देशकांची गणना आणि मूल्यांकन;

नियमांचे पालन तपासणे;

कर्मचारी दस्तऐवज प्रवाह तपासत आहे.

आम्ही योजना/वास्तविक गुणोत्तरावर आधारित UE मध्ये आर्थिक परिणामांचे मूल्यमापन करतो: आम्ही नियोजित-उत्पादकता, नफा आणि कर्मचाऱ्यांची उलाढाल यावरून वर्तमान निर्देशकांचे विचलन तपासतो. कर्मचारी उलाढालीचे मूल्यमापन निर्देशकांच्या दोन गटांद्वारे केले जाते - एकूण कर्मचारी उलाढाल आणि मुख्य पदावरील कर्मचारी उलाढाल. मूल्यांकन तीन-बिंदू स्केलवर केले जाते, जेथे:
"1" - कार्य दस्तऐवजीकरणात वर्णन केलेल्या आवश्यकतांचे पूर्णपणे पालन करते;
"0.5" - काम पूर्ण केले जात नाही, टिप्पण्या आहेत;
"0" - काम किमान प्रमाणात केले जाते किंवा अजिबात नाही.

ऑडिट किमान दोन लोकांचा समावेश असलेल्या आयोगाद्वारे केले जाते. चेकलिस्ट निकषांचे दोन गट सादर करते:

कागदपत्रांची उपलब्धता आणि त्यांची शुद्धता तपासण्यासाठी;

मुलाखत घेण्यासाठी.

कर्मचार्यांच्या तीन गटांच्या प्रतिनिधींची मुलाखत घेतली जाते: व्यवस्थापक; विशेषज्ञ; कामगार लेखापरीक्षकांना मूल्यांकन केल्या जात असलेल्या निकषांच्या गटाचे स्पष्ट चित्र प्राप्त होईल याची खात्री करण्यासाठी मुलाखत घेतलेल्या कर्मचाऱ्यांची संख्या आवश्यक आणि पुरेशी असणे आवश्यक आहे. आमचा अनुभव असे दर्शवतो की हे करण्यासाठी, विभागातील 10-20% कर्मचाऱ्यांची मुलाखत घेणे पुरेसे आहे.

चेकलिस्टच्या वेगळ्या शीटवर सादर केले आहेमूल्यांकन मॉडेल (तांदूळ ५): प्रत्येक निकषाला विशिष्ट वजन नियुक्त केले जाते, संभाव्य कमाल स्कोअरवर आधारित निर्देशकाची गणना केली जाते. अशा प्रकारे, गणना सर्वोत्तम संभाव्य परिणामापासून विचलन स्पष्टपणे दर्शवते.

तांदूळ. 5. "मानव संसाधन व्यवस्थापन" व्यवसाय प्रक्रियेचे मूल्यांकन करण्यासाठी मॉडेल

मूल्यांकनाचे परिणाम केवळ डिजिटल पद्धतीनेच नोंदवले जात नाहीत तर "इमोटिकॉन" रेखाचित्रे वापरून चित्रित देखील केले जातात (तांदूळ 6). डेटा सादरीकरणाची अशी "दृश्यता" निरीक्षकांना निकालाचे द्रुतपणे मूल्यांकन करण्यास अनुमती देते.

तांदूळ. 6. रेटिंगचे व्हिज्युअलायझेशन

मूल्यांकन देताना, आयोगाचा प्रत्येक सदस्य स्वतंत्रपणे काम करतो. कामाच्या शेवटी, परिणामांवर चर्चा करण्यासाठी, एक सामान्य निर्णय विकसित करण्यासाठी आणि शिफारसी तयार करण्यासाठी आयोगाची बैठक होते. मूल्यांकनाच्या निकालांवर आधारित, एक अहवाल तयार केला जातो. लेखापरीक्षणानंतर एका महिन्याच्या आत, लेखापरीक्षित विभागाचे एचआर व्यवस्थापक विशिष्ट क्रियाकलाप दर्शविणारी पुढील कामासाठी योजना तयार करतात (शिफारशींच्या सूचीनुसार).

आमचे सर्व उद्योग व्यवसायाच्या एका ओळीत गुंतलेले आहेत आणि त्यांची मानक संरचना आहेत. त्याच वेळी, व्यवस्थापनाची रचना अशा प्रकारे केली जाते की विभाग प्रमुखांना धोरणात्मक आणि ऑपरेशनल व्यवस्थापनात पुरेशा प्रमाणात स्वातंत्र्य मिळू शकते (शक्य तितक्या लवचिकपणे बाजाराच्या वैशिष्ट्यांचा विचार करण्यासाठी). होल्डिंग विभागांची संघटनात्मक रचना एकमेकांपासून भिन्न आहे, कारण उद्योग, त्यांच्या नेत्यांप्रमाणे, विकासाच्या वेगवेगळ्या टप्प्यांवर आहेत. अशा असमानतेने प्रत्येक वैयक्तिक विभागातील अंतर्निहित गुंतागुंत अनेकदा मुखवटा घातली आणि त्यांच्या संचालकांनी घेतलेल्या व्यवस्थापन निर्णयांच्या परिणामकारकतेचे मूल्यांकन (आणि तुलना) करणे शक्य झाले नाही.

ऑडिटने आम्हाला कुचकामी शीर्ष व्यवस्थापक तसेच "व्यक्तिनिष्ठ स्वारस्ये जोपासणारे" ओळखण्यास मदत केली. उदाहरणार्थ, दिलेल्या स्वातंत्र्याच्या चौकटीत उपलब्ध असलेल्या संधींचा वापर करून, त्यांच्यापैकी काही संघटनात्मक रचनेत फेरबदल करतात ज्यामुळेनियंत्रणाची अनावश्यक पातळी आणि फंक्शन्सची डुप्लिकेशन . दुसरीकडे, आम्हाला हे स्पष्ट झाले की प्रत्येक विभागात उपसंचालक पदाची ओळख करून देणे आवश्यक आहे जो एंड-टू-एंड फंक्शन्स (बॅक ऑफिस) व्यवस्थापित करेल. या सर्व समस्या तपासणीच्या निकालांच्या आधारे स्पष्ट झाल्या.

प्राप्त केलेल्या मूल्यांकनांवरून हे देखील दिसून आले की लोकांच्या प्रभावी व्यवस्थापनासाठी मनुष्यबळ व्यवस्थापकाचे स्वतःचे पात्र आणि स्थिर कार्य, कंपनीवरील त्यांची निष्ठा आणि त्याव्यतिरिक्त, विभागाच्या स्तरावर या क्रियाकलापात सातत्य आणि सातत्य किती महत्त्वाचे आहे. संपूर्णपणे धारण करणे.

एचआर ऑडिटच्या परिणामांनी खात्रीपूर्वक दाखवले:

कर्मचाऱ्यांच्या उलाढालीची टक्केवारी कमी करणे केवळ कर्मचाऱ्यांसह पद्धतशीर कामाने शक्य आहे;

दत्तक कर्मचारी व्यवस्थापन धोरणाचा संपूर्ण विभागाच्या कामगिरीवर थेट परिणाम होतो.

चेकलिस्टमधील मुल्यांकनांनी आम्हाला लाइन मॅनेजरसह आमच्या कामात मदत केली. उदाहरणार्थ, आम्ही त्यांना अनुकूलन कालावधीच्या महत्त्वबद्दल सतत सांगतो: नवीन कर्मचाऱ्याकडे नोकरीच्या पहिल्या दिवसात जितके कमी लक्ष दिले जाईल, तितकेच तो कंपनी सोडेल किंवा कमी उत्पादकतेसह काम करेल. 10% कर्मचाऱ्यांच्या मुलाखतींवर आधारित आयोगाचे वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन, शब्दांपेक्षा लाइन व्यवस्थापकांसाठी अधिक खात्रीशीर ठरले.

कर्मचाऱ्यांनी स्वतः ऑडिटवर कशी प्रतिक्रिया दिली? सुरुवातीला, लोक काळजीत पडले आणि त्यांनी तपासणी पथकाच्या सदस्यांना प्रश्न विचारले: “आमची तपासणी केली जात आहे का? काही गडबड आहे का?" मुलाखतीदरम्यान, मी पुन्हा एकदा लोकांना अटलांट-एम मधील सामान्य व्यवस्थापन प्रणालीबद्दल सांगितले, ज्याचा एक भाग ऑडिट आहेत - व्यवसाय प्रक्रियेच्या योग्य अंमलबजावणीचे पद्धतशीर निरीक्षण. ते आयोजित करताना, आम्ही कोणत्याही "दडपशाही" लक्ष्यांचा पाठपुरावा करत नाही ("तपासणी" ही शिक्षा आहे);

माझ्या एका सहकाऱ्याने कॉर्पोरेट कोड आणि अंतर्गत कामगार नियमांचे मजकूर छापले आणि ते वेतनासह ऑडिटच्या आदल्या दिवशी कर्मचाऱ्यांना दिले. या माहितीने कर्मचाऱ्यांना काय घडत आहे याचे सार समजावून सांगण्यास मदत केली आणि परिणामी, त्यांना ऑडिट प्रक्रियेबद्दल अधिक आराम वाटू लागला. मुलाखती दरम्यान विचारले जाणारे प्रश्न एखाद्या व्यक्तीच्या कामगिरीबद्दल नसून संपूर्ण कर्मचारी व्यवस्थापन प्रणालीबद्दल असल्याने, लोक समस्या आणि यश या दोन्हींबद्दल बोलण्यास इच्छुक आणि खुले होते. परिणामी, आम्हाला एचआर विभागाच्या कामाच्या गुणवत्तेबद्दल, तसेच त्यांच्या तात्काळ पर्यवेक्षकांच्या आणि विभागाच्या एचआर व्यवस्थापकाच्या कामाचे मूल्यांकन याबद्दल कर्मचाऱ्यांकडून अभिप्राय प्राप्त झाला. मी शिफारस करतो की एचआर कर्मचारी नियमितपणे त्यांची मुलाखत कौशल्ये सुधारतात!

आमच्या कंपनीमध्ये ऑडिट (एचआर ऑडिटसह) आयोजित करणे हे स्वतःला उत्कृष्ट असल्याचे सिद्ध झाले आहे; त्याच्या परिणामांमुळे उणिवा ओळखण्यात आणि पुढील सुधारणा आणि विकासासाठी लपलेले साठे शोधण्यात मदत झाली.

मी अलीकडेच कंपनीत एचआर डायरेक्टर म्हणून रुजू झालो आहे, पण एचआर डॉक्युमेंटेशनमध्ये कोणतीही ऑर्डर नाही हे मी आधीच पाहू शकतो. आधीच्या एचआर डायरेक्टरकडून केसेसचे ट्रान्सफर झालेले नाही आणि एचआर ऑफिसर्सना कोणीही तपासले नाही हे पाहता मी स्वतःचा विमा कसा काढू शकतो?

उपाय

एचआर ऑडिट कधी आवश्यक आहे:

कंपनीमध्ये, कर्मचारी ऑडिट नियमितपणे केले जातात (उदाहरणार्थ, वर्षातून एकदा), आणि केवळ वर्तमान (मागील) वर्षाचे दस्तऐवजीकरण सत्यापनाच्या अधीन आहे;
कंपनीने विशिष्ट कर्मचाऱ्याची "समस्याग्रस्त डिसमिस" केली आणि या विशिष्ट कर्मचाऱ्याच्या डिसमिसच्या अचूकतेशी संबंधित एक चेक शक्य आहे - या प्रकरणात, त्याच्याशी संबंधित सर्व कागदपत्रे तपासली जातात;
बदललेल्या कायद्याचे पालन करण्यासाठी कर्मचारी दस्तऐवज आणताना, ज्या कागदपत्रांमध्ये सुधारणा करणे आवश्यक आहे ते पडताळणीच्या अधीन आहेत.

या प्रक्रियेला "वजन" देण्यासाठी एचआर संचालकाने कर्मचारी ऑडिट सुरू केले असले तरीही, एक योग्य ऑर्डर आवश्यक आहे, जो या कार्यक्रमाची उद्दिष्टे आणि उद्दिष्टे परिभाषित करतो, एक कमिशन तयार करतो आणि ऑडिटची वेळ देखील सूचित करतो.

कंपनी ऑडिट सुरू करते त्या परिस्थितीनुसार, पुनरावलोकन केलेल्या दस्तऐवजांची मात्रा बदलू शकते.

कर्मचारी दस्तऐवजीकरणाचे दोन प्रकारचे ऑडिट आहेत: विहंगावलोकन आणि सामान्य.

लक्ष्य विहंगावलोकन (निवडक) ऑडिट- कर्मचारी दस्तऐवजीकरण राखण्यासाठी विशिष्ट त्रुटी ओळखणे आणि त्या दूर करण्याचे मार्ग विकसित करणे. माहिती नमुना आधारावर तपासली जाते, म्हणजे ते कागदपत्रांचा तो भाग तपासतात, ज्याचे विश्लेषण आम्हाला कर्मचारी दस्तऐवजीकरणाच्या स्थितीचे वर्तमान चित्र सादर करण्यास अनुमती देईल.

लक्ष्य सामान्य (सतत) ऑडिट- कर्मचारी दस्तऐवज राखण्यासाठी केलेल्या सर्व उल्लंघनांची ओळख. कंपनीतील सर्व कर्मचारी दस्तऐवज वैयक्तिकरित्या तपासले जातात, ज्याचे उल्लंघन केल्यास कर निरीक्षक, कामगार निरीक्षक आणि इतर तपासणी संस्थांकडून दंड आकारला जाऊ शकतो.

शब्दकोश

एचआर ऑडिट- कामगार कायद्याचे पालन करण्यासाठी कर्मचाऱ्यांच्या रेकॉर्ड दस्तऐवजांचे विश्लेषण करण्याची प्रक्रिया तसेच कंपनीच्या अंतर्गत आवश्यकता.

कागदपत्रांमध्ये संपूर्ण ऑर्डर पुनर्संचयित करणे आवश्यक असलेल्या प्रकरणांमध्ये कंपनीमध्ये अशी तपासणी करणे उचित आहे. परंतु हे लक्षात ठेवले पाहिजे की सामान्य लेखापरीक्षणासाठी खूप श्रम लागतात (प्रामुख्याने वेळेत), म्हणून एचआर व्यवस्थापकाने कागदपत्र तपासणी किती पूर्ण करणे आवश्यक आहे आणि कंपनी ते करण्यास "सक्षम" आहे की नाही याची निवड करणे आवश्यक आहे. क्षण

बाह्य सल्लागार एकतर एखाद्या विशेष कंपनीचे कर्मचारी असू शकतात (सामान्यत: कर्मचारी व्यवस्थापन समस्यांवर सल्लागार सेवा प्रदान करणाऱ्या कंपन्या कर्मचारी ऑडिट देखील देतात), किंवा स्वतंत्रपणे काम करणारे फ्रीलान्सर असू शकतात.

अंतर्गत ऑडिटच्या बाबतीत, त्यांच्याकडून एक कार्यरत गट तयार केला जातो, बाह्य ऑडिटच्या बाबतीत, त्यांना आवश्यक माहिती प्रसारित करण्याची जबाबदारी सोपवली जाते, तसेच सर्वसमावेशक; ऑडिटसाठी समर्थन.

जर एखाद्या कंपनीने स्वतःच ऑडिट केले तर, संस्थेमध्ये कर्मचारी ऑडिट करण्यासाठी, या कार्यक्रमाची उद्दिष्टे आणि उद्दीष्टे निश्चित करण्यासाठी, योग्य कमिशन तयार करण्यासाठी आणि ऑडिटची वेळ निश्चित करण्यासाठी ऑर्डर जारी करणे आवश्यक आहे.

कंपनीच्या व्यवस्थापनाने लेखापरीक्षणासाठी तृतीय-पक्ष संस्थेला सामील करण्याचा निर्णय घेतल्यास, ग्राहकाने प्रदाता निवडणे आवश्यक आहे (अशा सेवांसाठी बाजारपेठेचे काळजीपूर्वक विश्लेषण करून) आणि पक्षांची उद्दिष्टे, उद्दिष्टे, अधिकार आणि जबाबदाऱ्या परिभाषित करणारा करार करणे आवश्यक आहे. , कालमर्यादा इ., आणि उद्दिष्टे, कार्ये, तसेच बाह्य सल्लागारांना सहाय्य करणाऱ्या कार्यगटाचे संकेत देणारा ऑर्डर जारी करा.

ऑडिट आयोजित करणे

आवश्यक कागदपत्रांचे पॅकेज निश्चित करणे

लक्षात ठेवा!

ऑडिटसाठी दिलेली उद्दिष्टे, नियोजित खोली आणि वेळ यावर अवलंबून, कंपनीने हे ठरविले पाहिजे की ऑडिट आमंत्रित सल्लागारांच्या (बाह्य ऑडिट) मदतीने केले जाईल की स्वतःचे कर्मचारी (अंतर्गत ऑडिट).

सर्व प्रथम, आपल्याला दस्तऐवजांची यादी तयार करण्याची आवश्यकता आहे जी कर्मचारी सेवेमध्ये असणे आवश्यक आहे. काही दस्तऐवजांचे अनिवार्य स्वरूप थेट श्रम संहितेत परिभाषित केले आहे. उदाहरणार्थ, रोजगार करारांचे अनिवार्य स्वरूप आर्टमध्ये प्रदान केले आहे. 56 आणि 67, कामाची पुस्तके - कला. 66, अंतर्गत कामगार नियम - कला. 189, सुट्टीचे वेळापत्रक - कला. 123, वैयक्तिक डेटाच्या संरक्षणावरील तरतुदी - रशियन फेडरेशनच्या कामगार संहितेचा धडा 14.

श्रम संहिता अप्रत्यक्षपणे अनेक स्थानिक नियमांबद्दल बोलतो (उदाहरणार्थ, रशियन फेडरेशनच्या श्रम संहितेच्या कलम 15, 57 मध्ये स्टाफिंग टेबलचा उल्लेख आहे). तथापि, याचा अर्थ असा नाही की त्यांना कर्मचारी विभागात असण्याची गरज नाही. कामगार संहितेव्यतिरिक्त, अनेक कागदपत्रांची आवश्यकता इतर नियमांमध्ये अंतर्भूत आहे, उदाहरणार्थ, कामगार पुस्तकांच्या हालचालीसाठी लेखांकन पुस्तक आणि त्यांच्या इन्सर्टचा उल्लेख 16 एप्रिलच्या रशियन फेडरेशनच्या सरकारच्या डिक्रीमध्ये आहे. 2003 क्रमांक 225.

कार्मिक ऑडिट सहभागी:

कंपनीची पहिली व्यक्ती;
एचआर विभाग किंवा कर्मचारी व्यवस्थापन विभागाचे कर्मचारी;
वकील;
आर्थिक नियोजन विभागाचे कर्मचारी (बहुतेकदा तेच कर्मचारी टेबल विकसित करतात, वेळापत्रक बदलतात आणि वेतन आणि इतर देयके मोजतात);
संस्थेतील कामगार संरक्षणासाठी जबाबदार कर्मचारी.

काही दस्तऐवज निसर्गात सल्लागार आहेत, उदाहरणार्थ, कर्मचारी ऑर्डरचे एकत्रित स्वरूप. परंतु, असे असूनही, कर्मचारी दस्तऐवजीकरण युनिफाइड फॉर्मनुसार राखले जाणे आवश्यक आहे, कारण अनेक दस्तऐवज संस्थेच्या लेखा विभागाद्वारे प्राप्त केले जातात (उदाहरणार्थ, पगारासाठी) आणि या प्रकरणात आम्ही त्यांच्या अनिवार्य स्वरूपाबद्दल आधीच बोलू शकतो. मग तुम्हाला या सूचीमध्ये कागदपत्रे जोडणे आवश्यक आहे जे काही विशिष्ट परिस्थितींमध्ये अनिवार्य होऊ शकतात (उदाहरणार्थ, कंपनीचे कामाचे वेळापत्रक शिफ्ट असल्यास किंवा धोकादायक कामाच्या परिस्थितीसह पोझिशन्स असल्यास).

परिणामी, लेखापरीक्षकांना कागदपत्रांची सूची प्राप्त होते जी कंपनीच्या एचआर विभागात उपस्थित असणे आवश्यक आहे.

दस्तऐवज पडताळणी आयोजित करणे

कमिशनच्या सदस्यांनी कर्मचारी सेवेसाठी आवश्यक कागदपत्रांची यादी तयार केल्यानंतर, नंतर सर्व आवश्यक कर्मचारी कागदपत्रे पुनर्संचयित करण्यासाठी काय आहे आणि काय असावे याचा समेट करणे आवश्यक आहे. हे करण्यासाठी, ते केवळ कागदपत्रांची उपस्थिती/अनुपस्थितीच तपासत नाहीत तर त्यांच्या सामग्रीचा काळजीपूर्वक अभ्यास करतात, कारण विद्यमान दस्तऐवजातही कायद्याचे उल्लंघन आहे.

सलोख्याचे परिणाम टेबलमध्ये सारांशित करणे उचित आहे. हे स्पष्टपणे दर्शवेल की कोणत्या स्थानिक नियमांना पुनरावृत्तीची आवश्यकता आहे आणि कोणत्या पुन्हा तयार करणे आवश्यक आहे.

पुढील पायरी म्हणजे प्रक्रिया किंवा जोडणी आवश्यक असलेल्या कागदपत्रांच्या कर्मचारी सेवेतील उपस्थितीचे विश्लेषण करणे. बऱ्याचदा, संघटना, त्यांना आमदाराने दिलेला "अंतर्गत नियम बनवण्याचा" अधिकार वापरून, मूलभूत नियम (रशियन फेडरेशनच्या कामगार संहितेच्या कलम 8) चे उल्लंघन करतात - स्थानिक नियमांचे नियम ज्यामुळे कामगारांची परिस्थिती बिघडते. प्रस्थापित कामगार कायद्याच्या तुलनेत किंवा प्रस्थापित कलाचे पालन न करता दत्तक. या संहितेच्या 372, कर्मचाऱ्यांच्या प्रतिनिधी मंडळाची मते विचारात घेण्याची प्रक्रिया, अर्जाच्या अधीन नाही. अशा प्रकरणांमध्ये, कामगार कायदे आणि इतर नियामक कायदेशीर कृत्ये ज्यात कामगार कायद्याचे मानदंड, सामूहिक करार आणि करार लागू केले जातात.

अशी काही उल्लंघने असल्यास, त्यांना पूर्वी संकलित केलेल्या सारणीमध्ये समाविष्ट करणे शक्य आहे, अन्यथा विशिष्ट दस्तऐवजांमध्ये ओळखल्या गेलेल्या उल्लंघनांची यादी असलेली स्वतंत्र टेबल बनवणे अधिक सोयीचे आहे.

इतर कर्मचारी दस्तऐवज तपासत आहे

प्रशासकीय दस्तऐवजांचे पुनरावलोकन करताना, तुम्हाला मुख्य क्रियाकलापांसाठी ऑर्डर कर्मचाऱ्यांच्या ऑर्डरपेक्षा वेगळ्या संग्रहित केल्या आहेत हे तपासण्याची आवश्यकता आहे. व्यवस्थापकांच्या नियुक्तीचे आदेश (सामान्य संचालक, स्ट्रक्चरल विभागांचे संचालक, मुख्य लेखापाल, उत्पादन व्यवस्थापक इ.) किती योग्यरित्या काढले आहेत हे देखील ते तपासतात.

सर्व कर्मचारी दस्तऐवजांचा स्टोरेज कालावधी भिन्न असतो, म्हणून, अंमलबजावणीनंतर, फायलींच्या नामांकनानुसार दस्तऐवज फायलींमध्ये तयार केले जाणे आवश्यक आहे (फाइलमध्ये, दस्तऐवज देखील विशिष्ट निकषांनुसार पद्धतशीर केले जातात), हे आपल्याला दस्तऐवज संग्रहित करण्यास, त्यांची खात्री करण्यास अनुमती देते. सुरक्षितता, पद्धतशीर, रेकॉर्ड, त्वरीत आवश्यक दस्तऐवज शोधा, प्रकरणे द्रुतपणे अभिलेखीय संचयनात हस्तांतरित करा.

कामाची पुस्तके ठेवण्याच्या प्रक्रियेवर विशेष लक्ष दिले पाहिजे. सर्व प्रथम, कामाच्या नोंदी ठेवण्यासाठी जबाबदार व्यक्तीची नियुक्ती करणाऱ्या मुख्य क्रियाकलापासाठी तुम्हाला ऑर्डरच्या प्रमाणित प्रतची उपलब्धता तपासण्याची आवश्यकता आहे.

वर्क बुक्स आणि त्यांच्या इन्सर्ट्सचे ऑडिट करताना, तुम्हाला हे सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे की ते सर्व कामाच्या पुस्तकांच्या हालचाली आणि त्यांच्या इन्सर्टसाठी लेखा पुस्तकात नोंदणीकृत आहेत, सर्व पुस्तके उपलब्ध आहेत आणि सर्व नोंदी त्यामध्ये केल्या आहेत (आधारित संबंधित आदेशांवर).

कर्मचाऱ्यांच्या वैयक्तिक कार्ड्समध्ये कामावर घेण्याबद्दल, दुसऱ्या कायमस्वरूपी नोकरीवर बदली आणि डिसमिस करण्याबद्दलच्या वर्क बुक (इन्सर्ट) मधील डुप्लिकेट नोंदी असणे आवश्यक आहे आणि त्यापुढील कर्मचाऱ्याची स्वाक्षरी असणे आवश्यक आहे की त्याने हे रेकॉर्ड वाचले आहेत. कामाची पुस्तके आणि त्यांचे इन्सर्ट एका तिजोरीत एकत्र ठेवले पाहिजेत. वर्क बुक्ससह काम हे वर्क बुक्सची देखरेख आणि संग्रहित करण्याच्या नियमांनुसार आणि कामाची पुस्तके भरण्याच्या सूचनांनुसार केले जाणे आवश्यक आहे.

हसण्याचा क्षण

“जाहिरात व्यवस्थापक” या पदासाठी अर्जदाराच्या बायोडाटामधील तुकडा

मुख्य कौशल्ये:

गैर-मानक विचार (.--. .-......--.. ..-......--. ---);
संघात काम करण्याची तयारी (फुटबॉल संघासह);
पांडित्य (हेगेल, गोगोल, बाबेल, बेबेल माझ्या आतल्या नजरेसमोर उभे आहेत);
दृढनिश्चय (धर्मांधतेशिवाय - अरेरे, सवोनारोला, मी तुझ्याबरोबर त्याच मार्गावर नाही);
परिणामांसाठी कार्य करा (प्रश्न हा आहे की, तुम्हाला कोणते परिणाम हवे आहेत?).

अहवाल तयार करत आहे

शेवटी, कर्मचारी लेखापरीक्षण करणाऱ्या आयोगाने कर्मचाऱ्यांच्या नोंदींच्या सद्यस्थितीचा अहवाल तयार केला आहे, ऑडिटची उद्दिष्टे साध्य झाली आहेत की नाही याचे विश्लेषण करते, त्रुटी ओळखल्या गेलेल्या नोंदी करतात, उपाययोजना सुचवतात आणि निष्कर्ष काढतात.

अहवाल जितका अधिक परिपूर्ण आणि तपशीलवार असेल तितका HR कर्मचाऱ्यांना चुका सुधारणे सोपे जाईल.

अहवालात हे समाविष्ट असू शकते:

कामगार कायद्याद्वारे आवश्यक असलेल्या सर्व कागदपत्रांच्या उपलब्धतेचे विश्लेषण;
कामगार कायद्याच्या आवश्यकतांसह दस्तऐवज तयार करण्याच्या अनुपालनाचे विश्लेषण;
संस्थेच्या अंतर्गत स्थानिक नियमांच्या सामग्रीचे मूल्यांकन;
कायदेशीर आवश्यकतांचे पालन करण्यासाठी कर्मचारी प्रक्रियेचे विश्लेषण;
अभिलेखीय कायद्याच्या आवश्यकतांसह दस्तऐवजांच्या अनुपालनाचे विश्लेषण;
नियमांच्या विशिष्ट लेखांचे दुवे ज्या अंतर्गत कंपनीने उल्लंघन केले आहे;
जोखीम मूल्यांकन: कोणत्या उल्लंघनामुळे कामगार विवाद किंवा तपासणी अधिकार्यांकडून दंड होऊ शकतो;
कर्मचारी रेकॉर्डमधील त्रुटी सुधारण्यासाठी शिफारसी;
कर्मचारी दस्तऐवजांसह पुढील कामात प्राधान्यक्रम सेट करणे.

हे सहसा वर्णनात्मक भाग असलेल्या दस्तऐवजाच्या स्वरूपात सादर केले जाते आणि उल्लंघन आणि त्यांच्या निर्मूलनासाठी शिफारसी असलेले सारणी, जे अहवालाचे परिशिष्ट म्हणून तयार केले जाते.

अहवाल मंजुरीसाठी आणि पुढील कारवाईसाठी ऑडिट ग्राहक (कंपनीचे मुख्य कार्यकारी अधिकारी) यांना सादर केला जातो (ओळखलेले उल्लंघन सुधारण्यासाठी आदेश जारी करणे, हे काम एचआर कर्मचाऱ्यांमध्ये वितरित करणे इ.)

सामान्यतः, ऑडिटर वैयक्तिकरित्या अहवाल सादर करतो, कारण स्पष्टीकरण आणि अतिरिक्त माहिती अनेकदा आवश्यक असते.

परिणाम

कर्मचाऱ्यांच्या लेखापरीक्षणाचा परिणाम हा सामान्यत: कर्मचारी सेवेसाठी रेकॉर्ड ठेवण्यामध्ये ओळखल्या गेलेल्या कमतरता दूर करण्यासाठी एक कार्य योजना आहे, त्यांच्या दुरुस्तीसाठी कालावधी आणि यासाठी जबाबदार अधिकारी सूचित करते.

याव्यतिरिक्त, अनेकदा पहिल्या ऑडिटच्या निकालानंतर लगेचच, एक पुनरावृत्ती ऑडिट शेड्यूल केले जाते - ओळखले गेलेले उल्लंघन दुरुस्त केले गेले आहेत हे सत्यापित करण्यासाठी.

तांदूळ. 1. मॅट्रिक्स संरचनांच्या लवचिकतेचे चित्रण

अटलांट-एम होल्डिंगच्या मॅट्रिक्स रचनेची तुलना अशा हलत्या घनाशी केली जाऊ शकते: त्यात विभाग आहेत - व्यावसायिकआणि बजेट(आमच्या कंपनीत, विभाग हा स्वतंत्र कंपनी कोड आहे).

बजेट विभागांची मुख्य कार्ये (उदाहरणार्थ, विभाग कर्मचारी व्यवस्थापन, विभाग व्यवसाय विकास) व्यवस्थापन निर्णय, धोरणे, नियम, कार्यपद्धती इत्यादींच्या अंमलबजावणीचा विकास, अंमलबजावणी आणि नियंत्रण यांचा समावेश होतो. ही एककेच “क्यूब” ची चौकट तयार करतात, त्यांचे क्रियाकलाप संपूर्ण संरचनेची ताकद सुनिश्चित करतात, कारण ते:

मिळालेल्या अनुभवाचे वर्णन करा; विद्यमान व्यवसाय प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ करा;
सर्वोत्तम पद्धती इतर विभागांमध्ये हस्तांतरित करा;
नवीन उपक्रमांचे कार्य आयोजित करा;
ईआरपी प्रणाली वापरून व्यवसाय प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ करा आणि व्यावसायिक विभागांच्या क्रियाकलापांवर नियंत्रण ठेवा.

ऑडिट आपल्याला खालील कार्ये सोडविण्यास अनुमती देते:

सर्व व्यवसाय प्रक्रियांमधील शाखांच्या क्रियाकलापांचे निरीक्षण करा;
क्रियाकलापांच्या क्षेत्रांबद्दल माहिती गोळा करा जी ऑप्टिमाइझ केली जाऊ शकते;
जमिनीवर नाविन्यपूर्ण अंमलबजावणीच्या प्रभावीतेचे विश्लेषण करा;
वेगवेगळ्या ब्रँड्सच्या कारसह वेगवेगळ्या मार्केटमध्ये कार्यरत असलेल्या शाखांच्या यशाचा बेंचमार्किंग अभ्यास करा.

वापरून प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रियेसाठी (संबंधित नियमांवर आधारित) ऑडिट केले जातात चेकलिस्ट (चेक-लिस्ट- चेकलिस्ट, प्रश्नांची यादी, तपासणी योजना), जी विशिष्ट विभागासाठी कोणत्या प्रक्रिया आणि ऑपरेशन्स अनिवार्य आहेत याचे सातत्याने वर्णन करते. चेकलिस्ट इंडिकेटरसह टेबलच्या स्वरूपात बनविली जाते (प्रोग्राम फाइल एक्सेलअनेक "पत्रके" सह - तांदूळ 2, 3).

तांदूळ. 2. चेकलिस्टचे सामान्य दृश्य

मोठ्या दृश्यासाठी प्रतिमेवर क्लिक करा

तांदूळ. 3. वेगळ्या शीटचे दृश्य

चेकलिस्ट विकसित करताना, आमचे उद्दिष्ट होते:

ते भरण्यासाठी लागणारा वेळ कमी करा.
महत्त्वाचे आणि मोजता येण्याजोगे (!) निकष वापरा, ते जास्त तपशीलाने ओव्हरलोड करू नका.

ऑडिट डेटाचा आम्हाला कसा फायदा होतो?

वर्षाच्या शेवटी उच्च अविभाज्य कामगिरी मूल्यांकन असलेल्या विभागातील कर्मचाऱ्यांना बोनस मिळतो. (अविभाज्य मूल्यमापन हे मुख्य आणि एंड-टू-एंड (सपोर्टिंग) व्यवसाय प्रक्रियांच्या कार्यांसाठी ऑडिट स्कोअरच्या बेरजेइतके असते, ज्यांचे विशिष्ट वजन असते.)
तज्ञांचे मत आणि शिफारसी व्यवसाय प्रक्रिया ऑप्टिमाइझ करण्याच्या शक्यता दर्शवतात.
लेखापरीक्षण अहवालाच्या परिणामांवर आधारित, प्रत्येक विभागाला एक कृती योजना प्राप्त होते जी त्याचे कार्य अनुकूल करण्यास मदत करेल.

Atlant-M वरील कार्मिक व्यवस्थापन प्रणाली योजनाबद्धपणे पाच मुख्य किरणांसह तारा म्हणून दर्शविली जाऊ शकते - क्रियाकलापांचे क्षेत्र ( तांदूळ 4): मानवी संसाधनांची निवड आणि वापर; विकास; ग्रेड; प्रेरणा; सुरक्षितता

मोठ्या दृश्यासाठी प्रतिमेवर क्लिक करा

तांदूळ. 4. अटलांट-एम होल्डिंगमध्ये एचआर व्यवस्थापन योजना

व्यवसाय प्रक्रियेच्या अंमलबजावणीचे ऑडिट "मानव संसाधन व्यवस्थापन" (HP)विभागांमध्ये आम्ही ते कार्यक्षमतेच्या मूल्यांकनाच्या स्वरूपात आयोजित करतो. त्याची कारणे अशी:

सत्यापन (दस्तऐवजीकरणाचे पुनरावलोकन, मौखिक माहितीचे संकलन);
संकलित केलेल्या डेटाची पीएम क्षेत्रातील विनियम/ऑपरेशनच्या मानकांच्या नियामक आणि मूलभूत आवश्यकतांशी तुलना.

एचआर क्रियाकलापाचे प्रत्येक क्षेत्र - "तारा" ची किरण - अनेक ब्लॉक्स असतात आणि चेकलिस्टच्या वेगळ्या शीटवर प्रतिबिंबित होतात ( तांदूळ 3). सत्यापन प्रोग्राममध्ये हे समाविष्ट आहे:

UE च्या आर्थिक निर्देशकांची गणना आणि मूल्यांकन;
नियमांचे पालन तपासणे;
कर्मचारी दस्तऐवज प्रवाह तपासत आहे.

"1" - कार्य दस्तऐवजीकरणात वर्णन केलेल्या आवश्यकतांचे पूर्णपणे पालन करते;

"0.5" - काम पूर्ण केले जात नाही, टिप्पण्या आहेत;

"0" - काम किमान प्रमाणात केले जाते किंवा अजिबात नाही.

कागदपत्रांची उपलब्धता आणि त्यांची शुद्धता तपासण्यासाठी;
मुलाखत घेण्यासाठी.

चेकलिस्टच्या वेगळ्या शीटवर सादर केले आहे मूल्यांकन मॉडेल (तांदूळ ५): प्रत्येक निकषाला विशिष्ट वजन नियुक्त केले जाते, संभाव्य कमाल स्कोअरवर आधारित निर्देशकाची गणना केली जाते. अशा प्रकारे, गणना सर्वोत्तम संभाव्य परिणामापासून विचलन स्पष्टपणे दर्शवते.

मोठ्या दृश्यासाठी प्रतिमेवर क्लिक करा

मूल्यांकनाचे परिणाम केवळ डिजिटल पद्धतीनेच नोंदवले जात नाहीत तर "इमोटिकॉन" रेखाचित्रे वापरून चित्रित देखील केले जातात ( तांदूळ 6). डेटा सादरीकरणाची अशी "दृश्यता" निरीक्षकांना निकालाचे द्रुतपणे मूल्यांकन करण्यास अनुमती देते.

तांदूळ. 6. रेटिंगचे व्हिज्युअलायझेशन

ऑडिटने आम्हाला कुचकामी शीर्ष व्यवस्थापक तसेच "व्यक्तिनिष्ठ स्वारस्ये जोपासणारे" ओळखण्यास मदत केली. उदाहरणार्थ, दिलेल्या स्वातंत्र्याच्या चौकटीत उपलब्ध असलेल्या संधींचा वापर करून, त्यांच्यापैकी काही संघटनात्मक रचनेत फेरबदल करतात ज्यामुळे नियंत्रणाची अनावश्यक पातळीआणि फंक्शन्सची डुप्लिकेशन. दुसरीकडे, आम्हाला हे स्पष्ट झाले की प्रत्येक विभागात उपसंचालक पदाची ओळख करून देणे आवश्यक आहे जो एंड-टू-एंड फंक्शन्स (बॅक ऑफिस) व्यवस्थापित करेल. या सर्व समस्या तपासणीच्या निकालांच्या आधारे स्पष्ट झाल्या.

एचआर ऑडिटच्या परिणामांनी खात्रीपूर्वक दाखवले:

कर्मचाऱ्यांच्या उलाढालीची टक्केवारी कमी करणे केवळ कर्मचाऱ्यांसह पद्धतशीर कामाने शक्य आहे;
दत्तक कर्मचारी व्यवस्थापन धोरणाचा संपूर्ण विभागाच्या कामगिरीवर थेट परिणाम होतो.

आमच्या कंपनीमध्ये ऑडिट (एचआर ऑडिटसह) आयोजित करणे हे स्वतःला उत्कृष्ट असल्याचे सिद्ध झाले आहे; त्याच्या परिणामांमुळे उणिवा ओळखण्यात आणि पुढील सुधारणा आणि विकासासाठी लपविलेले साठे शोधण्यात मदत झाली

नवीन वय, नवीन भूमिका

व्यावसायिक साहित्यात, या घटनेची विविध सूत्रे आहेत: कर्मचारी व्यवस्थापन प्रणालीचे ऑडिट, मानवी भांडवल व्यवस्थापन प्रक्रियेचे निदान इ. या लेखात, ते सर्व “HR ऑडिट” या नावाने एकत्र केले जातील. सर्वसाधारणपणे, हे कॉर्पोरेट, उद्योग आणि विधायी शिफारसी, आवश्यकता आणि मानकांसह मानवी संसाधन व्यवस्थापन प्रक्रियेच्या अनुपालनाचे नियमित आणि पद्धतशीर विश्लेषण म्हणून परिभाषित केले जाऊ शकते. विश्लेषणाव्यतिरिक्त, एचआर ऑडिटने एचआर प्रक्रियेच्या परिणामकारकतेचे मूल्यांकन देखील केले पाहिजे.
20 व्या शतकात, HR कार्य मुख्यत्वे प्रशासकीय होते, परंतु 21 व्या शतकाच्या सुरुवातीपासून, HR ने व्यवसायासाठी धोरणात्मकदृष्ट्या महत्त्वपूर्ण भूमिका बजावण्यास सुरुवात केली आहे. वस्तुस्थिती अशी आहे की मानवी संसाधन व्यवस्थापन सेवांना सतत बदलत्या पर्यावरणीय परिस्थितीला प्रतिसाद द्यावा लागतो. एचआर आवश्यकतांचे धोरणात्मक नियोजन हा व्यवसाय चालवण्याचा हळूहळू एक अविभाज्य भाग बनत आहे आणि एचआर कर्मचाऱ्यांना व्यवसायाची सखोल माहिती असणे खूप महत्वाचे आहे.

एचआर ऑडिटची व्याप्तीही बदलत आहे. एक दशकापूर्वी, हे बर्याचदा कर्मचारी नोंदींचे विश्लेषण आणि सध्याच्या कामगार कायद्यांचे पालन करण्यापुरते मर्यादित होते. पूर्वीप्रमाणेच, अनेक रशियन कंपन्या, विशेषत: लहान कंपन्या, एचआर ऑडिट आयोजित करताना, कंपनीच्या एचआर दस्तऐवज प्रवाह प्रणालीची स्थिती आणि एचआर दस्तऐवज प्राप्त करणे, तयार करणे आणि त्वरित संचयित करण्यासाठी तिचे विद्यमान मानक, कार्यपद्धती आणि तंत्रज्ञानाचे मूल्यांकन करण्यावर लक्ष केंद्रित करतात.

आज, मानव संसाधन व्यवस्थापन प्रक्रिया अधिक व्यापक आहेत आणि एचआर ऑडिटमध्ये समाविष्ट केल्या आहेत, जरी ते त्यांच्यापुरते मर्यादित नाही. अशा प्रकारे, एचआर ऑडिटमध्ये कर्मचारी नियोजन आणि मानकीकरण प्रणाली समाविष्ट आहे; त्याचे आकर्षण, निवड, अनुकूलन; धारणा आणि प्रेरणा; मूल्यांकन; करिअर नियोजन; कर्मचाऱ्यांसह "वेगळे मार्ग"; अंतर्गत संप्रेषण; एचआर प्रक्रियेचे ऑटोमेशन; अंतर्गत कर्मचारी रेकॉर्ड व्यवस्थापन; कायदेशीर आवश्यकतांसह पद्धती आणि प्रणालींचे अनुपालन.

पाश्चात्य कंपन्यांमध्ये, नियमित ऑडिटिंगच्या अधीन असलेल्या महत्त्वाच्या एचआर व्यवस्थापन प्रक्रिया म्हणजे ट्रेड युनियन्ससह परस्परसंवादाची प्रणाली, तसेच कर्मचाऱ्यांची सुरक्षा आणि आरोग्य व्यवस्था आणि कायद्याचे पालन. उदाहरणार्थ, युनायटेड स्टेट्समध्ये, नियोक्त्यांनी समान रोजगार संधी (समान संधी रोजगार), अमेरिकन विथ डिसेबिलिटी कायदा, कामाच्या ठिकाणी भेदभाव आणि छळवणूक नसल्याची खात्री करणे इत्यादी कायद्यांचे पालन करणे आवश्यक आहे.

कधीकधी कंपन्या एचआर ऑडिटचा भाग म्हणून कॉर्पोरेट संस्कृती समाविष्ट करतात. अर्थात, ते एचआर प्रक्रियांवर प्रभाव पाडते आणि त्यांची स्थिती मुख्यत्वे ठरवते. परंतु कॉर्पोरेट संस्कृतीचा अभ्यास हा एक स्वतंत्र मोठा विषय आहे ज्यासाठी स्वतःचा दृष्टिकोन आणि कार्यपद्धती आवश्यक आहे. आकृती योजनाबद्धपणे प्रक्रिया दर्शवते ज्या एचआर ऑडिटमध्ये समाविष्ट करण्याचा सल्ला दिला जातो.

एचआर ऑडिट इतके भयानक नाही

कंपन्या दोन मुख्य उद्देशांसाठी एचआर ऑडिट करतात. सर्वप्रथम, सरकारी संस्थांकडून दाव्यांची जोखीम कमी करण्यासाठी कायदेशीर आणि उद्योग आवश्यकतांचे पालन सुनिश्चित करणे. दुसरे म्हणजे, संघटनात्मक विकासाला चालना देणे. जर एखाद्या कंपनीच्या मनात ही दोन्ही उद्दिष्टे असतील, तर एचआर ऑडिट ही अशी प्रक्रिया असू शकते जी एचआर कार्यामध्ये परिवर्तन घडवून आणते आणि ती व्यवसायासाठी कार्य करते. सराव मध्ये, दुसरे ध्येय एकतर सेट केले जात नाही किंवा शांत केले जाते. त्यानुसार, कर्मचाऱ्यांना स्वाभाविकपणे चिंता असते की अकार्यक्षम कर्मचाऱ्यांना शोधून काढून टाकण्याच्या उद्देशाने एचआर ऑडिट केले जातात. या प्रकरणात, एचआर प्रक्रियेच्या कमकुवतपणाबद्दल माहिती ऑडिटर्सपर्यंत पोहोचू नये याची खात्री करण्यासाठी लोक सर्वकाही करतील. प्रक्रियेतील कर्मचाऱ्यांचा सहभाग आणि त्यावरील विश्वास कमी होतो आणि या प्रकरणात विश्वसनीय परिणाम मिळण्याची शक्यता झपाट्याने कमी होते.

प्रभावी एचआर ऑडिटसाठी, कर्मचाऱ्यांना हे माहित असणे महत्त्वाचे आहे की ज्यांनी एचआर प्रक्रियेमध्ये काही चुका केल्या आहेत त्यांना शिक्षा करणे किंवा काढून टाकणे हे ध्येय नाही तर संस्थेचा विकास आणि सुधारणा करणे हे आहे. केवळ या प्रकरणात कर्मचारी आणि लेखा परीक्षक यांच्यातील परस्परसंवाद उघडता येतो, मग ते अंतर्गत असोत किंवा बाह्य, साध्य करता येतात.

अंमलबजावणीच्या क्षणाच्या दृष्टिकोनातून, एचआर ऑडिटचे दोन प्रकार वेगळे केले जाऊ शकतात: अनियोजित आणि नियोजित. व्यवस्थापन संघात बदल झाल्यास आणि नवीन एचआर संचालकाची नियुक्ती झाल्यास अनियोजित तपासणी केली जाते.

नियोजित एचआर ऑडिटमध्ये सर्व विद्यमान एचआर पद्धती आणि प्रक्रियांचे नियमित पद्धतशीर विश्लेषण समाविष्ट असते. कायद्याच्या प्रक्रियेच्या अनुपालनाचे निरीक्षण करणे, अर्थातच, आपले कायदे बऱ्याचदा बदलतात हे लक्षात घेऊन सतत केले पाहिजेत. तथापि, अंतर्गत एचआर प्रक्रियांकडे दुर्लक्ष केले जाऊ शकत नाही. दर तीन ते चार वर्षांनी एकदा ते आयोजित करण्याचा सल्ला दिला जातो, कारण या काळात कंपनी सहसा धोरणात्मक बदल जमा करते, जे एचआर प्रक्रियांना वेळेत पकडण्यासाठी नेहमीच वेळ नसतो. परंतु व्यवहारात, कंपन्या, नियमानुसार, हे कमी वेळा करतात किंवा अजिबात करत नाहीत आणि पुढील एचआर ऑडिट नवीन एचआर संचालक आणि नवीन व्यवस्थापन संघाच्या पुढाकाराने केले जाते.

कंपन्या अंतर्गत (HR विभागाच्या मदतीने) आणि बाहेरून (तृतीय-पक्ष सल्लागारांच्या सहभागाने) दोन्ही HR ऑडिट करतात. दोन्ही दृष्टीकोनांमध्ये साधक आणि बाधक आहेत. ते सारणीमध्ये सारांशित केले आहेत.

इष्टतम एचआर ऑडिट परिणाम दोन्ही दृष्टिकोन एकत्र करून प्राप्त केले जाऊ शकतात. सल्लागारांनी व्यवस्थापनाशी सहभाग न घेता किंवा त्यांच्याशी संवाद न साधता केवळ स्वतःहून प्रकल्प राबवावेत ही कल्पना सोडून देण्याची वेळ आली आहे. कोणत्याही परिस्थितीत, सर्वात महत्वाची गोष्ट म्हणजे स्वारस्य असलेल्या अंतर्गत ग्राहकाची उपस्थिती, प्रकल्पाचा "प्रायोजक". शेवटी, शिफारशींमध्ये प्रस्तावित केलेले बदल शेवटी अंमलात आणले जातील की नाही हे त्याच्यावर अवलंबून आहे.

काटेकोरपणे योजनेनुसार

एचआर ऑडिट प्रक्रियेमध्ये सामान्यत: पाच मुख्य टप्पे समाविष्ट असतात. यामध्ये कार्यक्रमासाठी थेट तयारी करणे, डेटा गोळा करणे, त्याचे विश्लेषण करणे, निष्कर्ष आणि शिफारसी तयार करणे आणि व्यवस्थापनाला अहवाल प्रदान करणे समाविष्ट आहे. चला प्रत्येक टप्प्याचा क्रमाने विचार करूया.

पहिली पायरी म्हणजे ऑडिटचा उद्देश काय आहे आणि त्यात कोणत्या प्रक्रिया आणि पद्धती समाविष्ट केल्या पाहिजेत हे निर्धारित करणे. यावेळी, एक कार्यरत गट तयार करणे, त्यातील प्रत्येक सहभागीची भूमिका परिभाषित करणे, ऑडिटसाठी आवश्यक माहितीची यादी तयार करणे आणि कर्मचाऱ्यांच्या मुलाखती घेण्यासाठी प्रश्नावली तयार करणे आवश्यक आहे. डेटा संकलन ही एक महत्त्वाची पायरी आहे कारण संकलित केलेल्या माहितीची गुणवत्ता मोठ्या प्रमाणात निष्कर्षांची वैधता निश्चित करेल. माहिती गोळा करण्याच्या खालील पद्धती सामान्य आहेत: सर्व एचआर प्रक्रियेवरील अंतर्गत दस्तऐवजीकरणाचे विश्लेषण; अभिमुखता आणि तज्ञांच्या मुलाखती; परिमाणात्मक आणि गुणात्मक डेटा विश्लेषण; मॉडेलिंग आवश्यक अंतर्गत दस्तऐवजांची उपस्थिती ही प्रक्रियांची गुणवत्ता समजून घेण्यासाठी एक अनिवार्य परंतु पुरेशी अट नाही. एखाद्या कंपनीकडे, विशेषत: मोठ्या कंपनीकडे अनेक प्रक्रियांसाठी कर्मचारी दस्तऐवजीकरण नसल्यास, हे ऑडिटरसाठी एक महत्त्वपूर्ण संकेत आहे: बहुधा, कर्मचारी व्यवस्थापन प्रक्रिया खराब संरचित आहेत. त्याच वेळी, अशी प्रकरणे आहेत जेव्हा सर्व काही चांगले लिहिलेले असते, प्रवेश करण्यायोग्य आणि नियम, नोकरीचे वर्णन आणि इतर अंतर्गत दस्तऐवजांमध्ये समजण्यासारखे असते, परंतु सराव मध्ये काहीही पाळले जात नाही. एचआर विभागाचे कर्मचारी राहतात असे समांतर वास्तव निर्माण होते. ते दावा करतात की कंपनीतील सर्व प्रक्रिया योग्यरित्या पार पाडल्या जातात, त्यांच्यासाठी कागदपत्रांची उपलब्धता सूचित करते. परंतु कंपनीचे कर्मचारी प्रत्येक गोष्टीला वेगळ्या पद्धतीने पाहतात आणि आम्ही कोणत्या प्रकारच्या चांगल्या प्रकारे काम करणाऱ्या एचआर प्रक्रियांबद्दल बोलत आहोत याबद्दल ते गोंधळलेले असतात. "ऑडिट" हा शब्द लॅटिन ऑडिरमधून आला आहे - "ऐकणे." हे योगायोग नाही की कंपनीच्या कर्मचाऱ्यांसह तज्ञांच्या मुलाखतीची पद्धत, जी आपल्याला प्रथम हाताची माहिती मिळविण्याची परवानगी देते, ऑडिट आयोजित करण्याच्या सर्वात महत्वाच्या पद्धतींपैकी एक आहे. ही पद्धत तुम्हाला एचआर प्रक्रिया कागदावर नव्हे तर प्रत्यक्षात कशा प्रकारे कार्य करते हे समजून घेण्यास अनुमती देते. आधी सांगितल्याप्रमाणे, वास्तविकतेचे वस्तुनिष्ठ चित्र प्राप्त करण्यासाठी, ऑडिटचा उद्देश कंपनीच्या कर्मचाऱ्यांना सांगणे महत्त्वाचे आहे. प्रदान केलेल्या माहितीचा स्रोत गोपनीय ठेवला जाईल याची खात्री करणे देखील महत्त्वाचे आहे.

डेटा गोळा केल्यानंतर, परिमाणवाचक आणि गुणात्मक विश्लेषण करणे आवश्यक आहे. या टप्प्यात, कंपनी बदलण्यास तयार आहे की नाही हे देखील समजून घेणे आवश्यक आहे आणि बदलाच्या संभाव्य प्रतिकाराच्या संभाव्यतेचे मूल्यांकन करणे आवश्यक आहे.

रशियन कंपन्यांमध्ये, विविध कारणांमुळे, एचआर प्रक्रियेच्या प्रभावीतेचे मूल्यांकन करताना, बहुतेकदा प्रक्रिया आणि खर्च, कर्मचारी इत्यादींवर लक्ष केंद्रित केले जाते, परंतु प्रक्रियेच्या परिणाम आणि गुणवत्तेवर नाही (प्रशिक्षण, सहभाग, प्रेरणा. कर्मचारी). त्याच वेळी, हा अंतिम परिणाम आहे जो आम्हाला एखाद्या विशिष्ट प्रक्रियेच्या प्रभावीतेचे आणि कंपनीच्या धोरणाच्या अंमलबजावणीमध्ये त्याच्या योगदानाचे मूल्यांकन करण्यास अनुमती देतो.

मुलाखती दरम्यान मिळालेल्या गुणात्मक डेटाचे विश्लेषण करताना काही अडचणी देखील आहेत. काहीवेळा ऑडिटर आणि कर्मचारी म्हणजे एकाच शब्दाने पूर्णपणे भिन्न संकल्पना. असेही घडते की कर्मचारी लेखापरीक्षकांना अचूक आणि समजण्यायोग्य माहिती प्रदान करतात, परंतु आंतरिकरित्या ते त्यास सहमत नाहीत. जर हे काही कामाच्या समस्यांशी संबंधित असेल, तर अशा नकाराचे निराकरण कर्मचाऱ्यांशी संप्रेषणाद्वारे द्रुतपणे केले जाऊ शकते. तथापि, जर बहुसंख्य लोक संस्थेच्या मूलभूत मूल्यांशी सहमत नसतील, तर यामुळे धोरणाच्या यशस्वी अंमलबजावणीसाठी धोका निर्माण होऊ शकतो आणि लेखापरीक्षकांनी अशा समस्या ओळखण्यास आणि कंपनीला त्यांच्या जोखमीच्या प्रमाणात मूल्यांकन करण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे.

निष्कर्ष आणि शिफारशींच्या टप्प्यादरम्यान, लेखापरीक्षक प्रत्येक एचआर प्रक्रियेच्या सामर्थ्य आणि कमकुवतपणाचा सारांश त्यांच्या कायद्याचे पालन, उद्योगातील सर्वोत्तम पद्धती आणि कंपनीच्या विकास आणि धोरणाच्या टप्प्यावर तयार करतात. केवळ बाह्यच नव्हे तर अंतर्गत दृष्टीकोन देखील विचारात घेणे आणि सर्वोत्तम पद्धतींची आंधळेपणाने कॉपी करण्याचा प्रयत्न न करणे फार महत्वाचे आहे: प्रौढ कंपन्यांचा अनुभव स्टार्टअपसाठी योग्य नसू शकतो.

याव्यतिरिक्त, ऑडिटर्स सध्या एचआर पद्धती कुठे आहेत आणि प्रक्रियांचे आदर्श प्रतिनिधित्व यामधील अंतर ओळखतात. तसेच या टप्प्यावर, कर्मचारी व्यवस्थापन प्रक्रिया सुधारण्यासाठी उपाय प्रदान केले पाहिजेत, त्यांचे बजेट, अंमलबजावणीची कालमर्यादा आणि जबाबदार व्यक्ती निश्चित केल्या पाहिजेत. सर्व उपायांनी, ही सर्वात जटिल प्रक्रिया आहे. यासाठी लेखापरीक्षकांनी उल्लेखनीय पांडित्य, संतुलित स्थिती आणि मूल्यमापन आणि शिफारशींच्या बाबतीत परिपक्वता प्रदर्शित करणे आवश्यक आहे.

एचआर ऑडिटच्या परिणामांवर आधारित, कार्यरत गट, नियमानुसार, एक अहवाल तयार करतो जो तो व्यवस्थापनाला प्रदान करतो. आदर्शपणे, केवळ एचआर संचालकच नाही तर कंपनीच्या सीईओनेही त्यांचे ऐकले पाहिजे. प्रक्रियेत त्याचा सहभाग एचआर ऑडिटला अधिक वैधता देईल आणि शिफारशींची अंमलबजावणी सुरू करणे सोपे करेल. व्यवस्थापनाला अहवाल सादर करून काम संपत नाही. कंपन्यांना एका विशिष्ट चुकीबद्दल चेतावणी देणे आवश्यक आहे: सल्लागारांनी तयार केलेल्या शिफारशी आणि एचआर ऑडिटच्या निकालांवर आधारित संयुक्त कार्यगटाची स्वतःहून अंमलबजावणी केली जाईल असा विश्वास. दुर्दैवाने, किंवा कदाचित सुदैवाने, एचआर ऑडिट पूर्ण झाल्यानंतर, मुख्य काम नुकतेच सुरू झाले आहे आणि कंपनीच्या कर्मचाऱ्यांसाठी ते कोणीही करणार नाही. एचआर ऑडिटचा मुख्य परिणाम प्रस्तावित शिफारशी आणि अनेक परिष्कृत व्यवसाय निर्देशकांच्या अंमलबजावणीची सुरुवात असावी.

ध्येयाच्या दिशेने

एचआर ऑडिट दरम्यान, खालील कार्ये सोडवणे आवश्यक आहे:

कंपनीतील विद्यमान एचआर फंक्शन्स आणि सिस्टमची स्थिती समजून घेणे;
हे राज्य कंपनीच्या धोरणाशी आणि त्याच्या विकासाच्या टप्प्याशी तसेच प्रस्थापित उद्योग पद्धती आणि वर्तमान कायद्याशी कसे जुळते ते समजून घ्या;
बदल आणि विकासाची गरज असलेले सामर्थ्य आणि क्षेत्र ओळखा;
कंपनीसाठी मुख्य धोके ओळखणे आणि ते कमी करण्यासाठी शिफारसी तयार करणे;
मानव संसाधन प्रक्रिया वर्तमान स्तरावरून लक्ष्य स्तरावर हस्तांतरित करण्यासाठी आवश्यक क्रियाकलाप आणि संस्थात्मक बदल निश्चित करा.

यशाचे पाच घटक

एचआर ऑडिट हे कंपनीच्या एचआर प्रक्रियांमध्ये परिवर्तन करण्यासाठी एक प्रभावी साधन बनू शकते, परंतु अनेक अटींच्या अधीन आहे. यात समाविष्ट:

ऑडिटचा मुख्य उद्देश म्हणून संस्थात्मक परिणामकारकता बदलणे आणि सुधारणे;
सर्वोत्कृष्ट पद्धतींसह अंतर्गत कर्मचारी आणि सल्लागारांच्या मिश्र कार्य गटाची निर्मिती;
प्रकल्पाच्या अंतर्गत प्रायोजक (ग्राहक) ची उपस्थिती;
प्रस्तावित शिफारसींची अंमलबजावणी;
नियमित ऑडिट आणि आवश्यक असल्यास, विद्यमान पद्धतींचे पुनरावृत्ती.

एचआर ऑडिट सामान्यत: एचआर व्यावसायिक व्यवसायाला किती प्रमाणात मदत करत आहेत यावर लक्ष केंद्रित करतात.

ऑडिट संस्थेमध्ये एचआरची भूमिका काय आहे हे निर्धारित करण्यात मदत करते.

ऑडिटमध्ये मूल्यांकन साधनांच्या वापरातील त्रुटी देखील उघड होऊ शकतात.

दुसरे उदाहरण म्हणजे कर्मचारी राखीव ठेवताना किंवा मूल्यांकन करताना चाचण्यांचा वापर

उपाय

एचआर ऑडिट कधी आवश्यक आहे:

शब्दकोश

आवश्यक कागदपत्रांचे पॅकेज निश्चित करणे

लक्षात ठेवा!

कार्मिक ऑडिट सहभागी:

दस्तऐवज पडताळणी आयोजित करणे

इतर कर्मचारी दस्तऐवज तपासत आहे

हसण्याचा क्षण

अहवाल तयार करत आहे

परिणाम

नवीन वय, नवीन भूमिका

एचआर ऑडिट इतके भयानक नाही

काटेकोरपणे योजनेनुसार

ध्येयाच्या दिशेने

यशाचे पाच घटक

हेही वाचा