Personálny audit organizácie je kontrola dokumentácie spoločnosti súvisiacej s personálnou evidenciou s cieľom zistiť v nej nezrovnalosti. Kontroluje sa prítomnosť personálnych dokladov a ich skúmanie.

Môže vyvstať otázka: „Ako sa porovnáva HR poradenstvo a audit?“. Zdá sa, že to aj ono sú asistenciou personálnej služby pri riešení otázok súvisiacich s aplikáciou pracovnoprávnych predpisov. Personálne poradenstvo organizácie však na rozdiel od auditu personálnych dokumentov spravidla nezahŕňa kontrolu existujúcej dokumentácie. V skutočnosti je personálne poradenstvo o zodpovedaní otázok na relevantné témy. HR audit nenahrádza personálne poradenstvo. Často dokonca naopak. Okrem služby HR audit existuje služba HR poradenstva.

Personálnu dokumentáciu je možné kontrolovať v plnom rozsahu alebo výberovo.

Úplný audit- Ide o kontrolu všetkých personálnych dokladov a v plnom rozsahu. Výsledkom takejto kontroly je: identifikácia všetkých porušení a nepresností a podrobné odporúčania na ich odstránenie.

Selektívny audit- ide o kontrolu personálnych dokladov vysoko rizikovej zóny a dokladov, v ktorých najčastejšie dochádza k porušovaniu. Takáto kontrola dáva všeobecnú predstavu o stave personálnych záznamov a pomáha identifikovať rizikové oblasti, ktorým je potrebné venovať väčšiu pozornosť pri vedení personálnych záznamov. Medzi vysokorizikové segmenty patria napríklad: formalizácia pracovnoprávnych vzťahov s cudzincami, uzatváranie dohôd o zodpovednosti, vyhotovenie dokumentov na ochranu práce, postupy pri vysporiadaní sa so zamestnancami atď.

Audit personálnej dokumentácie je možné organizovať vlastnými zdrojmi organizácie (interný audit) alebo s pomocou organizácie tretej strany (externý).

Interný audit je zvyčajne relevantný pre malé organizácie, v ktorých objem personálnej dokumentácie nie je veľký. Takýto audit môže vykonať zamestnanec spoločnosti, ktorý sa dobre orientuje v pracovnoprávnych predpisoch a má schopnosti vypracovávať personálne dokumenty. Môže to byť právnik alebo manažér ľudských zdrojov.

Na základe výsledkov interného auditu nie je možné vydať hlásenie a zistené porušenia sa opravujú v pracovnom režime.

Externý audit zahŕňa pozvanie tretích strán, ktoré sa špecializujú na takéto audity. Výkonní umelci nemusia mať žiadnu licenciu (ako je to napríklad pri povinnom audite). Pri takomto audite dôjde k vonkajšiemu pohľadu na personálnu dokumentáciu, čo je dôležité. O zistených priestupkoch vypracujú inšpektori protokol. Poskytnú hodnotenie priestupkov (výška pokút), ako aj odporúčania na odstránenie priestupkov a predchádzanie im v budúcnosti.

Legislatíva nestanovuje postup, termíny a nevyhnutnosť vykonania auditu vedenia personálnych záznamov. Preto ego mogut bыt pryvedet kedykoľvek, keď neobhodimo zhodnotiť stupeň súladu existujúceho stavu personálnej dokumentácie s požadovanými normami. Existujú však prípady, keď je žiaduce vykonať audit, aby sa v budúcnosti odstránili otázky o zodpovednosti za chyby, aby sa predišlo zodpovednosti.

Odporúča sa napríklad vykonať personálny audit:

• pri zmene personalistu zodpovedného za vedenie personálnej evidencie;
• ak sa prípady sťažností zamestnancov stali častejšie, pri prepustení, dovolenke atď.
• ak sa pracovníci vyhrážajú sťažnosťou na inšpektorát práce (najmä prepustení pracovníci);
• pri zmene vedúceho organizácie;
• v prípade hromadného prepúšťania pracovníkov;
• pri zmene legislatívy upravujúcej postup vedenia personálnej evidencie;
• ak je v organizácii naplánovaná kontrola štátnym inšpektorátom práce;
• v niektorých iných prípadoch.

Etapy personálneho auditu

Audit personálnej dokumentácie sa zvyčajne vykonáva v kancelárii zákazníka. Pri kontrole sa analyzujú dokumenty týkajúce sa osobných údajov, mnohé dokumenty musia byť uložené v špeciálnych trezoroch (puzdrách), napríklad v pracovných zošitoch. Ak si teda zákazník želá vykonať audit mimo svojho územia, bude ťažké poskytnúť originály personálnej dokumentácie na overenie.

1. fáza: organizačná

Počas tohto kroku musíte:

• zistiť, za akým účelom potrebuje zákazník kontrolovať personálne doklady (vnútorná kontrola alebo príprava na overenie);
• určiť načasovanie auditu. Závisia najmä od počtu zamestnancov, ako aj od druhu činnosti. Podmienky sa môžu líšiť od niekoľkých dní až po niekoľko mesiacov;
• vydať príkaz na vykonanie auditu personálnej dokumentácie.

2. fáza: schválenie zoznamu dokumentov, ktoré sa majú overiť

Zákon nestanovuje jednotný zoznam dokumentov, ktoré by mali byť v každej organizácii. Rôzne právne akty obsahujú odkazy na potrebu vedenia určitých denníkov, objednávok a iných dokumentov. V závislosti od odvetvia, do ktorého spoločnosť patrí, je potrebné vypracovať zoznam dokumentov, ktoré v súlade s právnymi aktmi musia byť v organizácii.

Medzi povinné dokumenty patria:

• personálny stôl (T-3) s príkazom na schválenie;
• pracovné zmluvy a zmluvy o zodpovednosti;
• príkazy (pokyny) na prijatie do zamestnania, preradenie na inú prácu, poskytnutie dovolenky, skončenie pracovného pomeru a iné personálne príkazy;
• osobné karty (formulár N T-2);
• rozvrh prázdnin;
• oznámenie zamestnancov o začiatku dovolenky;
• rozvrhy zmien (v prípade práce na zmeny);
• časový výkaz;
• interné pracovné predpisy (PWTR);
• nariadenie o ochrane osobných údajov zamestnanca a príjmové doklady za spracúvanie osobných údajov;
• pracovné knihy;
• účtovná kniha o pohybe pracovných kníh (prílohy k nej) (príloha N 3 k vyhláške Ministerstva práce Ruska z 10.10.2003 N 69);
• kniha príjmov a výdavkov na účtovanie formulárov pracovných kníh (príloha N 2 k vyhláške Ministerstva práce Ruska z 10.10.2003 N 69);
• popisy práce;
• miestne predpisy (nariadenie o odmeňovaní, nariadenie o príplatkoch, nariadenie o pracovných cestách a pod.);
• miestne zákony na ochranu práce (pokyny na ochranu práce, úvodný brífing registračný protokol (GOST 12.0.004-90), nariadenie o obchodnom tajomstve);
• výsledky osobitného hodnotenia pracovných podmienok (článok 212 Zákonníka práce Ruskej federácie, federálny zákon z 28. decembra 2013 N 426-FZ).

Toto nie je úplný zoznam požadovaných personálnych dokumentov. Je možné viesť evidenciu osobných záležitostí, dovoleniek, posielania na služobné cesty, evidencie ZŤP, vydávania potvrdení, kontroly stavu vojenskej evidencie, absolvovania povinných zdravotných prehliadok zamestnancov a pod.

3. fáza: overenie a analýza dokumentov

Najprv sa kontroluje dostupnosť personálnych dokumentov. Následne sú predložené dokumenty analyzované z hľadiska zákonných požiadaviek. Všetky dokumenty musia byť skontrolované na prítomnosť podpisov oprávnenej osoby, schvaľovacie víza, evidenčné čísla, zamestnanecké značky pri oboznámení sa s objednávkou, vykonávacie značky.

Veľká pozornosť sa venuje prepojeniu dokumentov, napríklad v pracovných zmluvách musí pozícia a plat zodpovedať schválenej personálnej tabuľke a príkazu na prijatie do zamestnania atď.

Pri kontrole pracovných kníh je potrebné overiť, či sú všetky pracovné knihy zaevidované v knihe účtovníctva pre pohyb pracovných kníh a príloh k nim. Zápisy do pracovných zošitov sa musia robiť na základe príslušných objednávok, nemôžu sa vymazávať, blotovať. Všetky záznamy musia byť duplikované v osobnej karte zamestnanca formulár N T-2 a overené podpisom zamestnanca. Pracovné knihy a prílohy k nim uchovávajte v ohňovzdornom trezore.

Pri kontrole dokladov o ochrane práce je potrebné skontrolovať podpisy zamestnancov na úvodnom brífingu a pravidelných inštruktážach.

Zamestnanci musia byť oboznámení s osobitným hodnotením práce, pracovné podmienky sú zahrnuté v pracovnej zmluve (ide o povinnú pracovnú podmienku). Ak sa na pracoviskách zistia škodlivé faktory, potom správa uvádza dodatočné záruky pre zamestnancov pracujúcich na takýchto miestach, napríklad: dodatočná dovolenka, príplatok za škodlivosť, skrátený pracovný čas atď. V tomto prípade je potrebné skontrolovať, či zamestnávateľ tieto záruky poskytuje.

4. fáza: príprava správy o audite ľudských zdrojov

Právna úprava neustanovuje formu správy o audite personálnej dokumentácie. Správa je vypracovaná vo voľnej forme, vypracovaná priamo organizáciou vykonávajúcou personálny audit. Má odrážať údaje o aktuálnom stave vedenia personálnej evidencie, o zistených nedostatkoch, o odporúčaných opatreniach na ich odstránenie a zisťovať, či boli dosiahnuté ciele auditu.

Pri zostavovaní správy sa berú do úvahy želania zákazníka, čo presne chce v správe vidieť, aké nuansy možno opísať vo všeobecnosti a ktoré podrobne. V správe môžete uviesť aj porušené články a články trestov s výškou prípadnej pokuty.

Aké sú výhody auditu personálnej dokumentácie pre zamestnávateľa?

Ako ukazuje prax, manažmentu záznamov ľudských zdrojov v spoločnostiach sa často nevenuje dostatočná pozornosť. Povinnosť vypracovávať personálne dokumenty majú často zamestnanci, ktorí nie sú odborníkmi v tejto oblasti (sekretárka, účtovník, ekonóm) a vzhľadom na pracovnú vyťaženosť v hlavnej pracovnej funkcii nemôžu vždy venovať náležitú pozornosť personálnym otázkam.

Audit personálnej dokumentácie dáva spoločnosti veľký pozitívny efekt. Po jej vykonaní je vedúcemu spoločnosti jasné, v akom stave je personálna dokumentácia. Sú všetky dokumenty vypracované v súlade s najnovšími zmenami prijatými v legislatíve. A aké dokumenty je potrebné vytvoriť alebo dokončiť. To zvyšuje dôveru zamestnancov v manažment.

Vedúci spoločnosti zase dostáva objektívne údaje, na základe ktorých môže vyhodnotiť efektivitu práce internej personálnej služby, prijať preventívne opatrenia, aby sa pri ďalšej kontrole vyhol ukladaniu pokút za porušenie pracovnoprávnych predpisov.

Majiteľovi firmy sa tak ušetria nielen peniaze, ale aj jeho povesť zodpovedného zamestnávateľa.

Vedenie personálnych záznamov je povinné pre každú spoločnosť a zahŕňa vypracovanie mnohých dokumentov. Všetky personálne dokumenty musia byť v úplnom poriadku, v tomto prípade sa spoločnosť nebojí rizík spojených s porušovaním pracovnoprávnych predpisov, ako sú vládne audity, pokuty, pozastavenie činnosti, diskvalifikácia, pracovné spory so zamestnancami. No nie všetci zamestnávatelia venujú náležitú pozornosť správnosti vedenia personálnej evidencie a kvalite personálnych dokumentov, v dôsledku čoho je v dokumentoch neporiadok. Vykonanie personálneho auditu pomôže identifikovať chyby vo vedení personálnej evidencie a dať do poriadku dokumenty.

HR audit je postup na posúdenie systému riadenia HR dokumentov, ktorý sa vyvinul v priebehu HR evidencie, ktorý zahŕňa kontrolu dostupnosti všetkých povinných HR dokumentov a kontrolu HR dokumentácie z hľadiska súladu s platnou legislatívou Ruskej federácie, s cieľom minimalizovať riziká pokút spojených s vykonávaním kontrol dodržiavania pracovnoprávnych predpisov, ako aj riziká pracovných sporov a sťažností zamestnancov.

Audit ľudských zdrojov by sa mal vykonať v týchto prípadoch:

• počas nadchádzajúcej štátnej kontroly;
• pri zmene personalistu;
• s hrozbou preverenia po prepustení poškodeného zamestnanca (nevyplatenie mzdy, prémií, prepustenie z iniciatívy zamestnávateľa);
• pri zmene vedenia spoločnosti;
• keď sa zmení legislatíva.

Personálny audit môžete vykonať sami alebo ho zveríte organizácii tretej strany. Existujú špecializované spoločnosti, ktoré vykonávajú personálny audit, skontrolujú a napíšu podrobnú správu, ktorá uvedie chyby a porušenia, ako aj odporúčania na ich odstránenie. Ich služby sú však drahé, takže nie všetci manažéri súhlasia s tým, aby sa obrátili na takéto spoločnosti.

V tomto prípade pomôže vykonanie auditu personálnej dokumentácie na vlastnú päsť. Na to musíte vydať príkaz na vykonanie auditu, určiť jeho ciele a načasovanie a tiež zaregistrovať osoby, ktoré budú vykonávať personálny audit.

Po vystavení objednávky je potrebné určiť etapy personálneho auditu. Z definície personálneho auditu vyplýva, že prvou etapou je kontrola dostupnosti všetkých povinných personálnych dokladov a druhou previerkou súladu personálnej dokumentácie s platnou legislatívou. Pozrime sa podrobnejšie na každú fázu personálneho auditu.

Kontrola dostupnosti povinných personálnych dokumentov

Zamestnávateľ je zodpovedný za absenciu povinných personálnych dokladov stanovených pracovnou legislatívou Ruskej federácie, preto pri personálnom audite je prvým krokom určenie zoznamu takýchto dokladov a kontrola ich dostupnosti v spoločnosti.

Povinné personálne dokumenty možno rozdeliť do dvoch skupín:

• dokumenty, ktoré sú povinné pre všetky spoločnosti bez ohľadu na právnu formu a oblasť činnosti;
• dokumenty, ktoré sa za určitých podmienok stanú povinnými.

Do prvej skupiny patria dokumenty, ktorých povinnosť je stanovená pracovnou legislatívou, napríklad miestne predpisy, ktoré si každý zamestnávateľ vypracuje samostatne a ktoré odrážajú pracovné podmienky v tejto konkrétnej organizácii. Zoznam všetkých dokumentov, ktoré patria do tejto skupiny, je uvedený v tabuľke 1.

Tabuľka 1 HR dokumenty povinné pre všetkých zamestnávateľov

Vnútorné pracovné predpisy	čl. 189, 190 Zákonníka práce Ruskej federácie
Nariadenie o ochrane osobných údajov	odsek 8 čl. 86 Zákonníka práce Ruskej federácie
Poučenie o ochrane práce	čl. 212 Zákonníka práce Ruskej federácie
Predpisy o mzdách	čl. 135 Zákonníka práce Ruskej federácie
Rozpis dovoleniek	čl. 123 Zákonníka práce Ruskej federácie
personálne obsadenie	čl. 57 Zákonníka práce Ruskej federácie
Časový výkaz	čl. 91, 99 Zákonníka práce Ruskej federácie
Objednávky pre hlavnú činnosť	Pokyny na vyplnenie tlačiva T-3 výnosu Štátneho výboru pre štatistiku z 25. decembra 1998 č. 132 "O schválení jednotných foriem prvotnej účtovnej dokumentácie pre účtovanie obchodných operácií", bod 45 nariadenia vlády SR č. Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných knihách“ atď.
Kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich
Kniha príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovných kníh a príloh v nich	odseky 40, 41 vyhlášky vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“
Účtovný vestník pre prechod poučenia o ochrane práce	bod 2.1.3 vyhlášky Ministerstva práce Ruskej federácie a Ministerstva školstva Ruskej federácie z 12. februára 2003 č. pre zamestnancov organizácií“
Denník kontrolných opatrení	Časť 8 Čl. 16 federálneho zákona z 26. decembra 2008 č. 294-FZ "O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri výkone štátnej kontroly (dozoru) a obecnej kontroly"
Pracovná zmluva	čl. 56, 57, 67 Zákonníka práce Ruskej federácie
História zamestnaní	čl. 65, 66 Zákonníka práce Ruskej federácie
Osobná karta	bod 12 vyhlášky vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“
Objednávky pre personál	čl. 62, 68, 84,1 atď.
Výkazy zamestnancov	čl. 80, 127, 128, 255 Zákonníka práce Ruskej federácie atď.

Do druhej skupiny patria dokumenty, ktoré sa stávajú povinnými za určitých podmienok, ktoré môžu byť spôsobené špecifikami organizácie alebo ak sa na tieto dokumenty odvoláva pracovná zmluva, miestny predpis alebo iné dokumenty. Zoznam takýchto dokumentov je uvedený v tabuľke 2.

Tabuľka 2 Dokumenty, ktoré sa môžu za určitých podmienok stať povinnými

dokument	Podmienky, za ktorých sa dokument stáva povinným
Popis práce
Predpisy o bonusoch	Ak systém materiálnych stimulov nie je uvedený v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve, predpise o odmeňovaní alebo vnútornom pracovnom predpise
Zoznam pozícií zamestnancov s nepravidelným pracovným časom	Ak má organizácia takýto spôsob fungovania
harmonogram zmien	Ak je v organizácii zavedená práca na zmeny
Nezverejňovanie obchodných tajomstiev	Ak je v pracovnej zmluve ustanovené dodržiavanie obchodného tajomstva zo strany zamestnanca
Kolektívna zmluva	Ak o tom došlo k dohode medzi zamestnancami a zamestnávateľom
Dohoda o kolektívnej zodpovednosti	Ak organizácia vykonáva práce podľa Zoznamu prác, pri výkone ktorých môže vzniknúť plná kolektívna (tímová) zodpovednosť
Dohoda o plnej individuálnej zodpovednosti	Ak organizácia zamestnáva zamestnancov – finančne zodpovedné osoby

Zamestnávatelia môžu schvaľovať aj ďalšie miestne predpisy, ktorých povinná prítomnosť nie je zakotvená v pracovnoprávnych predpisoch, ale môžu výrazne pomôcť v práci, napríklad predpisy o oddeleniach, personálne, certifikácie a pod.

Posledným krokom prvej etapy personálneho auditu je overenie dokumentov – ktoré dokumenty sú k dispozícii a ktoré je potrebné vypracovať. Pre pohodlie je možné výsledky zosúladenia zhrnúť do tabuľky (tabuľka 3)

Tabuľka 3 Odsúhlasenie dokumentov

Preskúmanie dokumentov

Potom, čo sme si určili zoznam povinných dokumentov, skontrolovali ich dostupnosť, je potrebné skontrolovať správnosť ich vyhotovenia, ako aj súlad s požiadavkami zákona.

V tejto fáze sa teda kontroluje obsah personálnych dokumentov. Skontrolujte všetky dokumenty, ktoré spoločnosť má.

Pri revízii miestnych predpisov je potrebné kontrolovať, či nezhoršujú postavenie zamestnancov v porovnaní s pracovnoprávnymi predpismi a nezverejňujú pracovné podmienky spoločnosti. Všetci zamestnanci musia byť oboznámení s miestnymi predpismi proti podpisu. Pri kontrole miestnych predpisov je potrebné použiť príslušné články Zákonníka práce Ruskej federácie.

S každým zamestnancom musí byť podpísaný súhlas so spracovaním a prenosom jeho osobných údajov, ak sa zamestnancovi vydávajú potvrdenia, na jeho žiadosť, potom ku každému potvrdeniu musí zamestnanec napísať písomný súhlas s prenosom jeho osobných údajov na tretia strana.

V pláne dovoleniek by sa mali uvádzať nielen plánované dovolenky, ale poznámky by sa mali robiť aj o skutočných dovolenkách, o presunoch dovoleniek. O dátume nástupu na dovolenku musia zamestnanci dostať písomné oznámenie dva týždne vopred.

Organizácia musí mať aktuálnu tabuľku zamestnancov, ktorá je schválená príkazom, ak sa v tabuľke zamestnancov vykonajú zmeny, potom by sa mali vydať príkazy na úpravu tabuľky zamestnancov.

Dochádzkové výkazy by mali byť za každý mesiac, výkazy by mali zobrazovať informácie o všetkých zamestnancoch (dovolenka, práceneschopnosť, absencia atď.).

Pri pohľade na administratívne dokumenty je potrebné skontrolovať, či zákazky pre personál sú uložené oddelene od zákaziek na hlavné činnosti. Ak spoločnosť nepoužíva jednotné formy dokumentov, ale má vyvinuté a používa vlastné tlačivá, potom tieto formy dokumentov musia byť schválené na príkaz vedúceho spoločnosti.

Pri audite pracovných kníh je potrebné skontrolovať prítomnosť príkazu na hlavnú činnosť o vymenovaní osoby zodpovednej za vedenie pracovných kníh. Všetky pracovné knihy musia byť zaevidované v účtovnej knihe pre pohyb pracovných kníh a príloh v nich, všetky knihy musia byť k dispozícii a musia byť v nich vykonané všetky zápisy (prijatia, prevody, ocenenia), vložky musia byť všité do pracovných kníh . Zamestnávateľ musí sám nakúpiť tlačivá pracovných zošitov a príloh a opraviť ich v knihe príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív pracovných kníh a príloh v nich. Tlačivá pracovných zošitov a príloh by mali byť uložené v účtovnom oddelení, ktoré vedie knihu príjmov a výdavkov, prenos tlačív na personálne oddelenie sa vykonáva na základe servisných listov alebo žiadostí od osoby zodpovednej za vedenie pracovných kníh. Nové pracovné knihy a prílohy sa vydávajú zamestnancom na základe ich žiadostí.

Pracovné zmluvy musia byť uzatvorené s každým zamestnancom, obsah pracovnej zmluvy musí byť v súlade s článkom 57 Zákonníka práce Ruskej federácie, to znamená, že pracovná zmluva musí obsahovať aspoň informácie a podmienky stanovené v tomto článku.

Dbajte na správnosť vyplnenia osobných kariet zamestnancov, musia obsahovať aktuálne údaje, karty musia byť pre každého zamestnanca. Kódy musia byť uvedené na osobnej karte a zamestnanec musí byť oboznámený so všetkými informáciami o prijatí a prevodoch proti podpisu.

Všetky personálne denníky musia byť očíslované, prešité a zapečatené s pečiatkou a podpisom vedúceho spoločnosti a účtovná kniha o pohybe pracovných kníh a príloh v nich a kniha príjmov a výdavkov pre účtovanie tlačív pracovných kníh. a vložky v nich sú zapečatené alebo zapečatené voskovou pečaťou.

Vypracovanie výsledkov personálneho auditu

Na základe výsledkov personálneho auditu vypracujú osoby, ktoré audit vykonali, správu o výsledku auditu. Správa z HR auditu zobrazuje zistené chyby a opatrenia potrebné na odstránenie týchto chýb, vyvodzuje závery o stave personálnej evidencie a rizikách, ktorým spoločnosť čelí.

Správa môže byť rozdelená do dvoch blokov.

V prvom bloku popíšte výsledky auditu povinných personálnych dokumentov pre firmu (miestne predpisy, zákazky na hlavné činnosti, personálne obsadenie, harmonogram dovoleniek a pod.).

V druhom bloku popíšte výsledky kontroly dokladov k prípadu každého zamestnanca (pracovná zmluva, osobná karta, oboznámenie sa s miestnymi predpismi, zošit).

Príklad z praxe:

Podľa výsledkov personálneho auditu, ktorý sme vykonali u klienta našej spoločnosti, boli zistené jednotlivé porušenia personálnej evidencie a rizikové situácie:

• Neexistujú žiadne povinné miestne predpisy.
• Neexistujú žiadne personálne dokumenty.
• Neexistuje žiadny plán dovoleniek.
• Neexistujú žiadne časové výkazy.
• Neexistujú žiadne povinné personálne záznamy.
• Na hlavné činnosti personálnej evidencie nie sú žiadne zákazky.
• Neexistujú žiadne personálne príkazy.
• Neexistujú žiadne osobné zamestnanecké karty.
• Neexistujú žiadne dokumenty o oboznámení sa s miestnymi predpismi.
• Neexistuje žiadny súhlas so spracovaním a prenosom osobných údajov.
• Zamestnanci nemajú riadne vypracované popisy práce, hoci pracovná zmluva na popis práce odkazuje.
• Zodpovedné osoby Spoločnosti neboli preverené z hľadiska diskvalifikácie.
• V obsahu pracovných zmlúv došlo k chybám ako: chýbajú pasové údaje zamestnanca a DIČ zamestnávateľa, nie je stanovená podmienka povinného poistenia zamestnancov, nie je určená frekvencia a termíny vyplácania miezd, neuvádza sa dátum nástupu do práce.
• Nesprávne sú vedené pracovné knihy zamestnancov, a to: v mnohých pracovných knihách sa nerobia zápisy o prijatí, prevody, nesprávne sa robia zápisy v knihách.

Na odstránenie týchto porušení sme spísali podrobnú správu o výsledkoch personálneho auditu a poskytli pokyny na nápravu každého porušenia. Výsledkom je, že klient rýchlo usporiadal dokumenty podľa podrobných odporúčaní.

Niet pochýb o tom, že HR audit je najdôležitejším nástrojom na znižovanie rizík spojených s porušovaním HR záznamov. Mnohí manažéri sa domnievajú, že personálny audit je pre každého zbytočný a nákladný postup, ale toto je chybný názor, pretože personálny audit pomôže určiť skutočný stav vecí, identifikovať porušenia a chyby. Konkrétne zmeny v pracovnoprávnom predpise, náročnosť jej správneho uplatňovania, zvýšená frekvencia kontrol zamestnávateľov zo strany inšpektorátu práce a iných dozorných orgánov, sprísnenie zodpovednosti za porušovanie pracovných práv zamestnancov poukazujú na potrebu personálneho auditu. Personálny audit je možné vykonať svojpomocne a v tomto článku je opísaný postup na jeho vykonanie.

Zistite, ako minimalizovať riziko, že vás budú žalovať alebo pokutovať za nedodržiavanie pracovných zákonov. Urobte si interný audit HR záznamov, aby ste dali veci do poriadku a vyhli sa reklamáciám GIT.

Náplň práce, hoci nepatrí medzi bezpodmienečne povinné dokumenty, je často vyžadovaná pri kontrole inšpektormi GIT a je dôležitá v personálnej práci. Preto je lepšie vypracovať a vytlačiť súbor popisov práce pre všetky pozície zahrnuté v zozname zamestnancov v niekoľkých kópiách: pre zamestnávateľa, pre zamestnanca a pre uloženie na pracovisku.

Krok 3. Vykonajte preskúmanie existujúcich dokumentov. Po odsúhlasení analyzujte obsah dokumentov uložených na personálnom oddelení a správnosť ich vyhotovenia. Dbajte na to, aby miestne zákony, zmluvy a dohody nezhoršovali postavenie zamestnancov v porovnaní s pracovnou legislatívou. Skontrolujte si relevantnosť rozvrhu zamestnancov a dovoleniek, či podpisy zamestnancov pod dokumentmi, s ktorými mali byť oboznámení.

Dbajte na správnosť vypĺňania osobných kariet a pracovných kníh personálu, ak sú údaje neaktuálne, aktualizujte ich. Pracovné knihy prijaté od zamestnancov by sa mali evidovať a na písomnú žiadosť zamestnanca by sa mali vkladať nové tlačivá alebo prílohy. Všetky registratúrne denníky vedené personálnou službou musia byť prešité a očíslované a knihy o účtovaní nevyplnených a vyplnených tlačív pracovných kníh a príloh v nich musia byť zapečatené alebo zapečatené voskovou pečaťou. Prísne ohlasovacie formuláre, ktoré obsahujú vyplnené a ešte nepoužité pracovné knihy, by sa mali uchovávať na miestach s obmedzeným prístupom, napríklad v trezore alebo uzamykateľnej skrini.

Preskúmajte riadiace dokumenty. Objednávky pre personál by sa mali uchovávať oddelene od objednávok na hlavné činnosti. Ak zamestnávateľ namiesto jednotných tlačív používa vlastné tlačivá, mali by byť uvedené do platnosti osobitným príkazom.

Krok 4. Pripravte písomnú správu o výsledkoch vyšetrenia. Uveďte všetky zistené chyby a problémy, vyvodte závery o existujúcich rizikách a celkovo o stave personálnej evidencie. Vypracujte zoznam odporúčaní na riešenie týchto rizík. Pre pohodlie je možné výsledky vyšetrenia rozdeliť do dvoch blokov. V prvej popíšte výsledky auditu povinnej dokumentácie. V druhom - výsledok kontroly dokumentov pre každého zamestnanca samostatne. Je napríklad oboznámený s miestnymi predpismi a príkazmi, či je v poriadku pracovná zmluva, či sú záznamy v zošite a osobnej karte správne atď.

Krok 5. Vypracujte a schvaľte chýbajúce dokumenty. Vydajte samostatný príkaz: vymenujte zodpovedných úradníkov, stanovte jasné termíny vývoja. To uľahčí kontrolu procesu.

Bohužiaľ, aj v úspešných podnikoch audit personálnych dokumentov často odhalí nepríjemné chyby. Najčastejším nedostatkom, za ktorý už mnohí zamestnávatelia zaplatili pokuty, je nedbalá politika ohľadom osobných údajov a chýbajúci písomný súhlas s ich spracovaním.

10 ďalších chýb a problémov

• Harmonogram dovoleniek je nesprávne zostavený alebo vôbec neexistuje.
• Zodpovední funkcionári nie sú kontrolovaní kvôli diskvalifikácii.
• Nesprávne vyplnené pracovné knihy zamestnancov - neexistujú žiadne záznamy o prevodoch, záznamy o zamestnaní boli zadané neskoro, informácie o vlastníkoch neboli aktualizované, odkazy na články Zákonníka práce Ruskej federácie boli nesprávne pripevnené.
• Pracovné zmluvy sú vyplnené nesprávne - chýbajú údaje z pasu zamestnanca a DIČ zamestnávateľa, nie sú predpísané povinné podmienky, nie sú uvedené presné dátumy vyplácania miezd.
• Opisy práce uvedené v pracovných zmluvách neboli vypracované.
• Neexistujú žiadne dokumenty potvrdzujúce, že zamestnanci sú oboznámení s miestnymi predpismi, príkazmi a dohodami, ktoré priamo súvisia s ich prácou.
• Časové výkazy a registračné denníky/knihy sa neudržiavajú.
• Osobné karty sú neúplné, chýbajú alebo obsahujú neaktuálne údaje.
• Nie všetky miestne zákony z povinného zoznamu boli vypracované.
• Personálna tabuľka nebola schválená alebo neaktuálna.

Opýtajte sa ktoréhokoľvek odborníka, konzultanta, špecialistu alebo šéfa ľudských zdrojov „Čo je to HR Audit“... a budete počuť množstvo názorov na túto tému. Stretnete sa tak s úzkym výkladom (napríklad, že ide o audit personálneho workflow), s funkčným výkladom (napríklad, že ide o audit ľudských zdrojov, ale jednoducho o hodnotenie personálu podľa určitých kompetencií, kritérií , atď.) a systémové chápanie, ktoré dodržiavame. O tom bude náš článok.

HR audit (HR) je komplexné hodnotenie ľudských zdrojov (HR) a systému práce s nimi z hľadiska ich súladu s cieľmi a stratégiou firmy, ako aj zisťovanie príčin (s hodnotením ich vplyvu a významu) problémov vo fungovaní spoločnosti, následne odporúčania na zosúladenie systémového riadenia ľudských zdrojov a/alebo ľudských zdrojov s potrebami podniku. Predmetom QA sú všetky komponenty systému riadenia ľudských zdrojov (pozri obrázok)

PodRiadenie ľudských zdrojov (HRM) sa chápe ako špecializovaná oblasť činnosti v systéme riadenia spoločnosti, v rámci ktorej sa personál považuje za strategický zdroj spoločnosti, ktorý sa musí formovať, rozvíjať a udržiavať, aby sa dosiahli strategické ciele spoločnosti. spoločnosti.

V prípade potreby sa odporúča vykonať personálny audit:

• analyzovať uskutočniteľnosť investícií do systému riadenia ľudských zdrojov a personálu
• analyzovať zosúladenie HRM systému s biznisom/stratégiou spoločnosti, porovnať skutočný stav HRM systému s požadovaným/ideálnym stavom
• získať odborné posúdenie, „pohľad zvonka“ na systém HRM
• získať posúdenie problémových oblastí a odporúčania na ich riešenie, zlepšiť systém HRM
• hodnotiť efektivitu využívania HR
• vyhodnocovať efektivitu služby HRM a kvalifikáciu svojich zamestnancov
• porovnať s konkurenciou (zhodnotiť výhody a nevýhody)

Z čoho pozostáva HR audit?

1. Analýza systému riadenia ľudských zdrojov (HR systém)

Cieľ: Vyhodnotiť súlad HRM systému s obchodnou stratégiou a potrebami organizácie.

• audit cieľov HRM systému - identifikácia požadovaných charakteristík / parametrov ľudských zdrojov, posúdenie ich súladu s obchodnými cieľmi.
• Stratégia riadenia ľudských zdrojov - posúdenie zvolenej stratégie (ak existuje a spoločné chápanie), jej súlad so stratégiou spoločnosti, podmienkami vonkajšieho a vnútorného prostredia, ako aj dostupnosť implementačného plánu a analýzy nákladov.
• Politiky HRM - identifikácia princípov (akceptovaných limitov) práce s HR a hodnotenie ich súladu so stratégiou HRM a potrebami firmy.
• funkcie/technológie/postupy HRM - identifikácia činností a metód vykonávaných na transformáciu ľudských zdrojov v súlade s cieľmi, stratégiou a politikou HRM, ich regulácia. Identifikácia špecifických algoritmov (operácií) vykonávaných na implementáciu funkcií a implementáciu technológií HRM, posúdenie ich súladu. Taktiež sú definované výkonnostné štandardy a výkonnostné ukazovatele.
• predmety HRM - definícia útvarov/pozícií, ktoré sa podieľajú na implementácii procesov systému HRM

2. Analýza dostupných ľudských zdrojov

Účel: posúdenie súladu štruktúry, množstva a kvality HR s potrebami rozvoja organizácie, identifikácia kvantitatívnych ukazovateľov pre hodnotenie HR

• analýza personálnej štruktúry - identifikácia kategórií, skupín ľudských zdrojov a stanovenie pomerov medzi nimi (vrátane hodnotenia noriem zvládnuteľnosti a počtu): absolútne a relatívne ukazovatele
• analýza kvalifikačnej štruktúry pre identifikované kategórie a skupiny - identifikácia profesijnej, vzdelanostnej štruktúry personálu a úrovne vedomostí zamestnancov
• analýza miery spokojnosti/motivácie personálu - zisťovanie miery spokojnosti zamestnancov s organizáciou a pracovnými podmienkami, systémom riadenia, posudzovaním ich zásluh a úrovňou odmeňovania.
• analýza osobných nákladov, ukazovateľov práce a ukazovateľov výkonnosti za účelom komparatívnej analýzy v rámci odvetvia a v rámci spoločnosti, ako aj definovanie vnútropodnikových noriem a posúdenie vplyvu všetkých týchto ukazovateľov na výkonnosť spoločnosti
• personálne hodnotenie - z hľadiska znalosti funkcií, postupu pri vykonávaní postupov, dodržiavania noriem a pravidiel, dodržiavania noriem, ako aj súladu kvalifikácie a zručností s náročnosťou vykonávanej práce, posudzovanie potenciálu rozvoja.

3. Analýza rozloženia funkcií systému HRM, zodpovednosť za dosahovanie cieľov a súlad so štandardmi systému HRM

Účel: analyzovať rozdelenie funkcií a postupov HR medzi linkové služby a HR službu

• analýza organizačnej štruktúry služby HRM
• definícia a analýza funkcií/postupov služby HRM
• identifikácia a analýza funkcií/postupov HRM, ktoré sú implementované líniovými divíziami
• analýza technológií a hodnotenie efektívnosti implementácie (vrátane nákladov) funkcií a postupov HRM
• hodnotenie efektívnosti služby HRM a kvalifikácie zamestnancov služby

Hlavným kritériom hodnotenia efektívnosti zavádzania zlepšení v práci personálu a zlepšovania systému riadenia spoločnosti je skvalitnenie práce a zvýšenie produktivity zamestnancov s cieľom zvýšiť návratnosť investícií (zisk).

Je vhodné zvážiť analýzu systému HRM na 3 úrovniach :

1. podnikové štandardy práce s personálom;

2. priemyselné normy pre prácu s personálom;

3. medzisektorové štandardy práce s personálom;

Zlepšenie systému HRM je možné prostredníctvom:

1. štúdium postupov riadenia ľudských zdrojov v divíziách spoločnosti (rôzne obchodné divízie) s cieľom identifikovať najefektívnejšie prístupy k práci s personálom a šíriť najlepšie skúsenosti (implementáciu podnikových štandardov )

2. porovnávacia analýza praxe práce s personálom s konkurenciou (porovnanie s priemyselnými štandardmi )

Naštudovanie praxe práce s personálom v konkurenčných spoločnostiach je potrebné na analýzu konkurencieschopnosti spoločnosti na trhu práce (konkurenti môžu ponúknuť atraktívnejšie pracovné podmienky, mať vyšší štandard práce s personálom a tým prilákať lepšie zdroje, ako aj obmedziť klientovu spoločnosť schopnosť prilákať a udržať si zamestnancov, ktorých potrebuje).

Analýza ruskej praxe ukázala, že doteraz neexistujú jednotné normy pre prácu s personálom v priemysle. Na objasnenie praxe práce s personálom je potrebný ďalší výskum. V prvom rade je potrebné preštudovať si pracovné podmienky, ktoré konkurencia ponúka potenciálnym zamestnancom (napríklad cez Prieskum miezd)

3. analýza a porovnanie s najlepšími svetovými / medziodvetvovými štandardmi práce s personálom a organizáciou systému riadenia ľudských zdrojov na zlepšenie efektívnosti riadenia vo všeobecnosti (porovnanie s medziodvetvovými štandardmi a zavedenými postupmi riadenia ľudských zdrojov )

Uvedené tri úrovne analýzy systému HRM predstavujú „šírku“ personálneho auditu, sú samostatnými úlohami na zlepšenie systému HRM a predstavujú logické úrovne personálneho auditu.

Medzi metódami vykonávania CA je možné vybrať:

p/n	Komponenty kozmickej lode	Metódy
	analýza systému riadenia ľudských zdrojov
	audit cieľov systému HRM	§ rozhovory a/alebo vypočúvanie najvyšších predstaviteľov, riaditeľov a kľúčových zamestnancov spoločnosti § analýza bloku cieľových ukazovateľov v podnikovom pláne (časť „ľudské zdroje“) pre koordináciu s cieľmi vyššieho rádu
	Audit stratégie HRM	§ analýza dokumentov o stratégii HRM a spoločnosti, ako aj plánu práce s personálom na aktuálne obdobie § analýza rozpočtu na personálne náklady a implementácia funkcií HRM
	Audit politiky riadenia ľudských zdrojov	§ vypočúvanie a/alebo vypočúvanie najvyšších predstaviteľov spoločnosti, vedúceho personálneho oddelenia a riaditeľov oddelení § analýza dokumentov o personálnej politike spoločnosti
	audit funkcií / technológií / postupov HRM	§ pohovor a/alebo vypočúvanie vedúceho a personalistov, ako aj vedúcich linkových služieb § analýza Predpisov o spoločnosti a divíziách § analýza systému DOW (dokumentárna podpora manažmentu) § analýza predpisov popisujúcich funkcie HRM (o nábore, hodnotení/atestácii, odmeňovaní, školení atď.) § analýza pokynov, technologických máp, formulárov popisujúcich proces implementácie funkcií § Modelovanie HRM systému § analýza ukazovateľov charakterizujúcich efektívnosť implementácie funkcií a postupov
2	analýza ľudských zdrojov
	analýza personálnej štruktúry / kvalifikačnej štruktúry	§ Rozhovory s prednostom a personalistami § analýza personálnych štatistík spoločnosti § analýza personálnej štruktúry
	analýza úrovne spokojnosti/motivácie personálu	§ prieskum (prípadne selektívny na zníženie nákladov na vykonanie) § analýza ukazovateľov disciplíny § analýza obratu a jeho príčin § rozbor podkladov a materiálov predchádzajúcich personálnych posudkov
	analýzy osobných nákladov, ukazovateľov práce a ukazovateľov výkonnosti	§ analýza ukazovateľov pracovných noriem § analýza ukazovateľov výkonnosti § analýza nákladových položiek a stanovenie ekonomickej efektívnosti § komparatívna analýza ukazovateľov podľa divízií
	osobné hodnotenie	§ hodnotenie práce metódou „mystery shopper“. § metóda vzájomného hodnotenia § 360 spôsob hodnotenia 0 § hodnotenie modelovaním pracovných situácií
3	analýza rozloženia funkcie systému HRM, zodpovednosť za dosahovanie cieľov a dodržiavanie štandardov systému HRM
	analýza organizačnej štruktúry/funkcií a postupov personálneho oddelenia	§ Rozhovory s HR manažérom a kľúčovými špecialistami § vykonanie prieskumu (podľa funkcie) § analýza predpisov popisujúcich činnosti služby HRM § analýza predpisov popisujúcich prácu s personálom (o nábore, adaptácii, hodnotení/certifikácii, odmeňovaní, školení atď.): predpisy, pokyny, technické karty
	identifikácia funkcií a postupov HRM, ktoré sú implementované líniovými divíziami	§ rozhovory s vedúcimi oddelení § analýza predpisov popisujúcich prácu s personálom (o nábore, adaptácii, hodnotení/certifikácii, odmeňovaní, školení atď.): predpisy, pokyny, vývojové diagramy § prieskum, vypĺňanie formulárov na realizáciu postupov a „dodávateľ“ – „klient“
	hodnotenie efektívnosti implementácie funkcií a postupov HRM a efektívnosti práce služby HRM	§ hodnotenie ukazovateľov charakterizujúcich implementáciu postupov a ich porovnanie podľa rezortov § vyhodnotenie nákladov na výkon funkcií a ich porovnanie podľa oddelení § hodnotenie ukazovateľov charakterizujúcich efektívnosť služby HRM

Náklady na každý blok je možné odhadnúť po určení/posúdení dostupnosti a prístupnosti potrebných informácií, ako aj požadovanej hĺbky a presnosti HR auditu. Bude to možné vopreddefinovať po úvodných stretnutiach s vedúcimi spoločnosti a oddelení, ktoré pomôžu určiť množstvo a objem dokumentácie upravujúcej prácu s personálnou dokumentáciou, hĺbku požadovanej analýzy a potrebné metódy personálneho auditu.

Personálny audit je možné vykonať podľa dvoch rôznych schém:

1. úplný audit systému HRM

2. predaudit systému HRM

1. Úplný audit systému HRM

Audit systému HRM by sa mal vykonávať na 3 úrovniach: vnútropodniková, odvetvová, medzisektorové/globálne štandardy s cieľom posúdiť možnosti spoločnosti uplatniť HR postupy používané najlepšími oddeleniami v rámci spoločnosti, najlepšie spoločnosti v odvetví, ako aj tie postupy, ktoré sú najefektívnejšími nástrojmi riadenia ľudských zdrojov vo svetovej praxi.

• analýza existujúcich informácií o systéme HRM, personáli a subjektoch (divíziách), ktoré implementujú funkcie systému. Prebieha formou úvodných stretnutí s lídrami, ktorí sú zodpovední za tvorbu a implementáciu HRM systému
• identifikáciu zdrojov a metód zberu potrebných chýbajúcich informácií
• analýza získaných informácií o zložkách a úrovniach personálneho auditu
• vypracovanie správy o výsledkoch HR auditu, ktorá bude obsahovať kompletný popis HR systému, jeho súlad s biznisom/stratégiou firmy, súlad ľudských zdrojov s potrebami firmy, stupeň implementácie potrebné funkcie a posúdenie efektívnosti HR systému. V záverečnej časti budú uvedené závery a odporúčania na zlepšenie a transformáciu systému riadenia ľudských zdrojov s prioritizáciou navrhovaných činností.

Úspory firmy je v tomto prípade možné dosiahnuť obmedzením počtu študovaných oddelení, zvýraznením prioritných oblastí výskumu z pohľadu manažmentu firmy, oblastí práce s personálom, prípadne aj využitím, ak je to možné, napr. nepriame metódy zberu informácií (prieskum, dopytovanie, analýzy dokumentov).

Po posúdení, výbere zdrojov informácií a metód na vykonanie personálneho auditu sa vypracuje podrobný program plánovaných akcií (čo? na čo? kedy? trvanie? alternatívne metódy? náklady?), po ktorých začne personálny audit.

Po každej jednotlivej etape implementácie programu HR auditu a vyhodnotení získaných informácií sa rozhodne o dostatočnosti získaných informácií na prijatie potrebných manažérskych rozhodnutí a podľa toho o vhodnosti ďalšieho vykonávania programu HR auditu. .

2. Predaudit systému HRM

Na účely všeobecného posúdenia potreby vykonávať a minimalizovať náklady na prácu HR auditu sa navrhuje vykonať predbežnú analýzu stavu HR a otestovať hypotézu, že „najlepšie oddelenia majú najefektívnejší systém práca s personálom a najlepšími zdrojmi“ (systém práce s personálom môže existovať a fungovať, ale zároveň nemôže byť formalizovaný, nemá spoločné štandardy, a preto sa líši od oddelenia k oddeleniu.) , a naopak.

V skutočnosti sa uskutoční analýza druhej zložky navrhovaného modelu auditu ľudských zdrojov na potrebnej a dostatočnej úrovni, aby bolo možné rozhodnúť o vhodnosti hlbšej analýzy a hodnotenia existujúceho systému riadenia ľudských zdrojov (tým sa zároveň zabráni duplicite práce v prípade prechodu na schému „úplného auditu systému riadenia ľudských zdrojov“ ) - aktuálne hodnotenie zamestnancov.

V tomto prípade bude všeobecná logika práce takáto:

• analýza personálnej štatistiky
• expresnú analýzu existujúcej personálnej dokumentácie
• zber informácií o praxi práce s personálom v jednotke

Pre minimalizáciu nákladov práce je možné hodnotiť výkonnosť oddelení (ekonomická efektívnosť, produktivita práce), ich poradie a určiť minimálny požadovaný počet oddelení v každej z kategórií: “najlepšie”, “priemerné”, „najhoršie“. Tým sa dosiahne úspora času a peňazí.

• analýzu prijatých informácií
• príprava správy o zistenom vzťahu/vzorci medzi výkonom jednotky a kvalitou ľudských zdrojov/personálnych postupov
• analýza HR systému vo vybraných oddeleniach (ak sa nájde jasný vzorec medzi kvalitou HR / HR praktík a efektívnosťou oddelenia ako celku) a identifikácia rozdielov v HR technológiách medzi oddeleniami
• v prípade potreby posudzovanie práce (výkonnosti a produktivity) zamestnancov, ako aj posudzovanie kvalifikácie a kvality ich výkonu potrebných funkcií.
• príprava správy o najlepších postupoch ľudských zdrojov identifikovaných v najlepších divíziách; závery a odporúčania týkajúce sa ich implementácie do práce ostatných divízií spoločnosti, ako aj spôsoby ďalšieho zlepšovania implementácie týchto HR praktík

v prípade potreby vypracovať správu o problémových oblastiach v práci s personálom, možné spôsoby ich riešenia, identifikovať prioritné oblasti pre personálnu a organizačnú prácu a potrebu hlbšej analýzy systému HRM