Дорожній лист - це обліковий документ для службового транспорту. Якщо власник автомобіля – організація, цей документ підтверджує право керування. Якщо автомобіль є приватним, але використовується в робочих цілях, - допомагає розрахувати витрати. Перевіряють путівки багато служб: і ФНП, і ДІБДР, і трудова інспекція. Де взяти коректні форми, як правильно заповнювати та уникнути можливих санкцій за помилки з урахуванням останніх змін у законодавстві?

Так звані «путівки» — це облікові первинні документи, які мають вести всі організації та індивідуальні підприємці, які експлуатують автотранспорт. При цьому юридичні особи та ІП, які надають послуги з перевезення вантажів або громадян, зобов'язані застосовувати уніфіковані форми цих документів.

Залежно від виду транспортних засобів та області їх застосування потрібно використовувати різні види дорожніх листів. Окремі бланки розроблені для власників та орендарів:

• легкових автомобілів;
• вантажних автомобілів;
• спеціального транспорту;
• легкового таксі;
• вантажного таксі;
• автобусів громадських та незагального користування.

Необхідні підприємцям форми затверджено двадцять років тому Постановою Держкомстату від 28.11.1997 № 78 . Вони актуальні й досі, хоча ці роки у бланки багато разів вносилися зміни різного характеру. Відповідно до Наказу Мінтрансу від 07.11.2017 № 476 , з 15.12.2017 у дорожньому листі потрібно вказувати додаткові відомості про власника транспортного засобу. Індивідуальних підприємців зобов'язали вказувати свій ОГРІП, а організації - ОГРН.

Не всім організаціям підходять уніфіковані бланки, ще, вони всім обов'язкові. Тому юрособа (або ІП) має право розробити свій варіант, в якому мають бути враховані всі обов'язкові реквізити та необхідні показники. Застосування власного зміненого бланка має зазначатися в обліковій політиці організації, як це визначено у пункті 4 ПБО 1/2008. Не слід забувати, що до первинних документів суворої звітності застосовуються також правила, регламентовані статтею 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ про бухгалтерський облік.

Нова форма дорожнього листа з 2019р.

Дорожній лист транспортного засобу необхідний при виїзді будь-якого транспортного засобу за робочими цілями, незалежно від того, чи власний це автомобіль організації, чи орендований. Жорсткі вимоги до заповнення цього первинного документа встановлені тільки для автотранспортних компаній, однак і для решти він є документом суворої звітності, тому повинен містити обов'язкові реквізити.

У 2018 році таких відомостей побільшало — чиновники додали обов'язок вказувати у дорожньому листі відомості про проходження водієм передрейсового контролю технічного стану автомобіля. Крім того, скасували обов'язковий круглий друк на оформленому бланку.

Дорожні листи: правила заповнення у 2019 році

Порядок оформлення дорожніх листів встановлений Наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152, який діє в редакції від 21.12.2018, що набрала чинності з 01.03.2019. Враховують дорожні листи у спеціальному журналі. Розберемося докладніше, які відбулися зміни у дорожніх листах у 2019 році та як оформити цей документ, щоб не виникло питань у перевіряючих із податкових органів та ДІБДР, які найчастіше дивляться цей документ.

Наповненням цієї форми в автотранспортних організаціях займаються диспетчери, а інших компаніях це може бути просто уповноважений випуск автомобілів у рейс працівник. Такі обов'язки мають бути делеговані наказом керівника організації, оскільки саме той, хто заповнює документ, відповідає за допущені у ньому помилки. Іноді оформленням паперів займаються водії. Проте, за загальним правилом, водії повинні заповнювати лише свою частину документа — записувати дані про пробіг автомобіля відповідно до показників приладів у машині.

Виписати путівку можна на один рейс, один робочий день або зміну. Крім того, в уніфікованому бланку передбачено можливість продовжити термін дії цього документа, оскільки з машиною в рейсі можуть відбуватися різні ситуації, а рух без дорожнього листа є порушенням.

Дорожній лист, бланк якого є уніфікованим, розділений на кілька різних форм, залежно від виду ТЗ. Ці форми відрізняються змістом та вимогою до заповнення. Ми зібрали їх у таблицю, щоб кожна організація могла зорієнтуватися та вибрати необхідну.

Уніфікований бланк дорожнього листа	Хто та як заповнює

Для того, щоб використовувати автомобілі, що знаходяться у власності або розпорядженні компанії, її водію під час поїздки треба мати дорожній лист автомобіля. Він не тільки входить до складу обов'язкових бланків, які під час перевірки запитують дорожніми інспекторами, але є первинною формою з обліку роботи автомобіля та підставою для розрахунку зарплати водію та списання палива.

Дорожній лист легкового автомобіля заповнюється диспетчером або, за його відсутності, бухгалтером. Цей документ потрібно оформляти щодня, особливо на автотранспортних підприємствах. Якщо робочий день у компанії складається з кількох змін, бажано заповнення дорожніх листів проводити на кожного водія (зміну).

На невеликих підприємствах, де у розпорядженні фірми перебуває лише службовий транспорт (наприклад, автомобіль керівника), допускається виписка цього бланка кілька днів. Також один документ може бути оформлений на тривалий період, якщо автомобіль використовується під час відрядження.

В даний час форма дорожнього листа може бути розроблена підприємством самостійно з урахуванням особливостей його діяльності. Тим не менш, він повинен містити обов'язкові реквізити, передбачені для бухгалтерських бланків. Здебільшого використовується типова міжгалузева форма №3, затверджена Держкомстатом.

Виписаний документ заноситься в журнал реєстрації дорожніх листів, згідно з яким йому надається черговий номер. Після цього він видається на руки водієві.

При виїзді з гаража в колії обов'язково повинен розписатися механік, який перевіряє справність машини, показання спідометра і залишок у баку палива.

Виконуючи службові обов'язки, шофер на другій стороні дорожнього листа відображає місця, які він відвідує, записуючи інформацію про час та пройдені кілометри.

При заїзді в гараж, машину оглядає технічний спеціаліст, перевіряє її справність, фіксує показання спідометра та літраж у баку у відповідних графах, а після цього візує дорожній лист.

Працівник здає цей документ у диспетчерську, де фахівець прораховує його та відображає у журналі реєстрації.

Зразок заповнення дорожнього листа легкового автомобіля

Розглянемо докладніше, як заповнювати дорожній лист.

Заповнення лицьового боку

Вгорі проставляється штамп компанії, нижче проставляються номер (за необхідності серія) та дата документа.

У наступній графі треба вказати назву компанії, її адресу та телефон. Тут же відображається код реєстрації фірми органів статистики ().

Після цього диспетчер заповнює марку автомобіля, державний номер, інвентарний гаражний ідентифікатор.

У відповідному рядку записується П.І.Б. водія, табельний номер, реквізити посвідчення водія, якщо є - клас.

Наступний розділ колійного листа заповнюється, якщо підприємство є спеціалізованим, наприклад, таксі. Для таких фірм потрібне оформлення ліцензійних карток, їх реквізити слід вписувати сюди.

Диспетчер визначає завдання водію, та вказує точну адресу подачі автомобіля. Після цього фахівець візує документ та передає його шоферу.

Для механіка передбачений спеціальний розділ у документі, де він зазначає справність автомобіля та показання спідометра, залишок у баку, та візує його із зазначенням своїх П.І.Б. Водій також розписується нижче в отриманні машини із розшифровкою своїх особистих даних.

Працівник під час заправки відображає кількість заправленого палива та його марку. Поруч із літражем може розписуватися на підтвердження співробітник станції.

Диспетчер вказує фактичну дату та час повернення в гараж, при необхідності роблячи відмітку про простої, запізнення тощо.

При поверненні водій здає машину механіку, який перевіряє її стан, відзначає залишок у баку на кінець робочого дня та лічильник пробігу. Підтверджуючи отримання автомобіля, технічний фахівець ставить свій підпис, а шофер, що його здає, – свій.

Заповнення зворотного боку

На зворотному боці документа водій власноруч заповнює інформацію про процес виконання свого службового завдання, вказуючи місця виїзду та призначення з розшифровкою періоду часу та пройденого кілометражу. Працюючи з третіми особами, можуть розписуватися у виконанні шофером завдання напроти його записів.

У нижній частині документа диспетчер розраховує загальну кількість відпрацьованих за день годин та кілометраж по спідометру. Залежно від застосовуваної системи оплати праці вона визначає зарплату працівникові та передає дорожній лист після фіксації в журналі реєстрації в бухгалтерію. Правильність розрахунків лічильний працівник підтверджує своїм підписом.

Дорожній лист зразок заповнення можна переглянути нижче.

Нюанси

Правильність оформлення даного документа дуже важлива, для включення витрат на пальне у витрати на цілі оподаткування. Саме він є основним документом, який вимагають інспектори під час перевірки.

Для багатьох підприємств на колійному листі обов'язковою є позначка про проходження передрейсового та післярейсового медоглядів.

Відповідно до п. 2 ст. 6 Статуту автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту від 08.11.2007 № 259-ФЗ здійснення перевезень громадян, багажу, вантажів за допомогою міського транспорту, зокрема на автобусах або трамваях, легкових та вантажних машинах, без оформлення такого документа, як дорожній лист, допускається. Ця норма закону стосується діяльності суб'єктів, які надають послуги у вигляді різних типів транспорту, використовуваного у межах російської транспортної системи (п. 1 ст. 1 закону № 259).

Якщо фірма не надає послуг у галузі транспортних перевезень, але використовує у своїй роботі автомашини, то відповідні листи можуть розглядатися як первинний документ, за допомогою якого бухгалтерія може підтверджувати та списувати витрати на ПММ, враховуючи їх для зменшення бази оподаткування за прибутком (п. 1 ст.252 НК РФ).

Якщо працівник компанії їздить за службовою необхідністю на особистій машині та отримує грошову компенсацію за паливо, то він також зобов'язаний заповнювати у необхідній кількості подорожні листи, інакше роботодавцю доведеться нараховувати на відповідну компенсацію ПДФО (лист Мінфіну РФ від 27.06.2013 № 03-04-05) /24421).

Докладніше про нюанси компенсації витрат працівникові за використання особистої машини читайте у статті «Відшкодування працівникові витрат на бензин для особистого авто, що використовується у службових цілях, може зменшувати ваш прибуток» .

Який потрібно використати бланк дорожнього листа легкового автомобіля у 2018-2019 роках

Можливо застосування дорожнього листа на основі форми 3, яка була введена в обіг постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Проте вона, як та інші уніфіковані форми, не є обов'язковою для застосування. Тобто у 2018-2019 роках можна для оформлення дорожніх листів легкових автомобілів використовувати як самостійно розроблений бланк, так і введений в обіг Держкомстатом.

Про те, яким документом можна затвердити вибрану форму бланку, читайте .

Зміст форми колійного листа легкового автомобіля, затвердженої Держкомстатом, загалом відповідає переліку обов'язкових реквізитів цього документа, наведеному у наказі Мінтрансу від 18.09.2008 № 152, незважаючи на те, що цей наказ з 15.12.2017 діє в оновленій редакції ( 07.11.2017 (476). Склад обов'язкових реквізитів оновлено таким чином:

• обов'язковим є вказівка ​​реєстраційного номера організації або ІП;
• скасовано вимогу про проставлення печатки або штампу власника транспорту в заголовній частині;
• додано обов'язок вказувати дату та час проведення перевірки технічного стану транспорту перед виїздом у рейс із посвідченням цього запису підписом перевіряючого (з його розшифровкою).

Питання оформлення дорожнього листа з урахуванням останніх змін м ти обговорюємо в нашій групі в ВК". Приєднуйтесь!

Щоб врахувати у бланку Держкомстату зміни щодо реквізитів, внесені наказом № 476, потрібно:

• внести номер ОДРН у поле «Організація»;
• не ставити штамп (друк) у відведеному для цього місці бланку;
• використовувати спочатку передбачене у бланку місце для вказівки дати та часу проведення перевірки стану транспорту.

Тобто змін уніфікованої форми бланку нововведення не вимагатимуть. Тому бланк дорожнього листа легкового автомобіля, складений уніфікованою формою 3, можна продовжувати використовувати.

Що змінилося у дорожньому листі з 01.03.2019, дізнайтесь .

Які основні бухгалтерські процедури, що проводяться на підставі форми 3

У бухгалтерському обліку на підставі дорожнього листа легкового автомобіля форми 3 здійснюється списання витрачених ПММ на витрати. Робиться це шляхом віднесення відповідних сум із субрахунку 10.3 рахунки 10 на рахунок 20 (якщо перевезення є основним видом діяльності) або 23 (якщо перевезення є діяльність допоміжного характеру). Для списання ПММ за автомобілями, що використовуються для потреб адміністрації, може задіятися рахунок 26, а в торгових організаціях, які здійснюють доставку товарів покупцю з включенням її вартості у вартість проданого товару, — рахунок 44.

Списання ПММ у витрати здійснюється наступною проводкою: Дп 20 (23, 26, 44) Кт 10.3. При цьому в регістрах бухобліку фіксується сума, що відображає фактичний обсяг витрачених ПММ, врахований у дорожньому листі.

Про інші нюанси бухобліку дорожніх листів читайте у статті «Який термін зберігання у дорожніх листів (нюанси)?» .

Де можна ознайомитись із зразком заповнення дорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років

Познайомитись із зразком заповнення дорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років можна на нашому сайті. Зразок дорожнього листа легкового автомобіля 2018-2019 років створено на бланку уніфікованої форми 3.

Як виглядає зразок дорожнього листа легкового автомобіля на місяць

На місяць подорожній лист міг оформлятися до 01.03.2019. Загалом дорожній лист легкового автомобіля форми 3 на місяць заповнювався так само, як і звичайний, але в ньому, як правило, виникала потреба вказати конкретний день виїзду машини на завдання та повернення до гаража.

З 01.03.2019 можливість складати дорожній лист на місяць наказом Мінтрансу «Про затвердження обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів» від 18.09.2008 № 152 не передбачено. Він складається строго на зміну чи рейс.

Підсумки

Дорожній лист легкового автомобіля - первинний документ, на підставі якого бухгалтерія списує використаний ПММ. Підприємства та ІП вправі використовувати бланки, розроблені власними силами, враховуючи вимоги ст. 9 закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ, а також наказ Мінтрансу «Про затвердження обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів» від 18.09.2008 № 152.

Останні вимоги Мінтрансу до реквізитів дорожнього листа див.

• «Розширено перелік обов'язкових реквізитів дорожнього листа» ;
• «З 15.12.2017 дорожній лист оформляємо за новою формою» .

Не кожному власнику транспортного засобу необхідно заповнювати дорожні листи. Або тому, хто відповідає за керування ним. Коли потрібно заповнювати дорожній лист на легковий автомобіль і як це зробити, ви можете дізнатися у матеріалах цієї статті.

Ведення бухгалтерії юридичними особами передбачає обов'язкове заповнення дорожніх листів. Цей документ цікавий і для представників податкових служб.

Дорожній лист – це різновид первинної документації, що дозволяє не лише врахувати витрати у зв'язку з придбанням бензину, а й віднімати їх із загальної податкової бази.

Головна функція таких листів – можливість зменшити податок, що сплачується до бюджету.

У деяких ситуаціях заповнення документа стає обов'язковим.

Що таке бланк цього документа?

Дорожній лист – документ, що підтверджує законність та наявність права на керування транспортом.

Бланк видається юридичними особами, які володіють автомобілем. Документ містить інформацію про час у дорозі, пробігу, витраті бензину та інші характеристики авто.

Чи завжди потрібно складати дорожні листи на автомобілі?

Перерахуємо водіїв, звільнених від таких обов'язків:

• Якщо юридична особа є власником ТЗ.
• При застосуванні ТЗ з оформленою власністю на фізособу. І при використанні авто в особистих цілях, передачі на основі довіреності.

Коли виникає потреба заповнити дорожній лист?

Якщо документ не оформлено, працювати забороняють:

• Вантажні автомобілі.
• Легкові автомобілі.
• Тролейбуси.
• Трамваїв.
• Автобуси.

І іншим різновидам транспорту, в якому перевозяться пасажири із багажем. Багажем називають речі, що належать пасажирам, які в установленому порядку приймаються до перевезень.

Вантаж – назва матеріальних об'єктів, котрим організовують перевезення. Нарешті, пасажири – групи фізичних осіб, які укладають відповідний договір.

Або особи, котрим укладають договори фрахтування транспортних засобів.

Терміни видачі дорожніх листів легкового автомобіля

Занадто багато часу і сил може піти на щоденне заповнення дороговказів. Особливо, в маленьких підприємствах без диспетчера, що окремо працює.

Тому багато водіїв запитують, чи можна оформляти документи на кілька днів?

Текст законодавства свідчить про можливість оформлення як у кожному дню, а й у терміну не більше, ніж 30 днів.

Порядок заповнення дорожнього листа на легковий автомобіль за формою 3

Лицьова сторона

Інформації треба вносити не так багато, як здається, на перший погляд:

• Штамп компанії завжди проставляють у верхній частині. Дата та номер документа ставляться трохи нижче. За потреби позначають і серію.
• Наступна графа потрібна назви компанії. Там же пишуть адресу з телефоном. І код реєстрації підприємства у відповідних органах.
• Потім диспетчер заповнює інформацію щодо транспортного засобу, що включає інвентарний гаражний ідентифікатор, державний номер та марку.
• Далі йде рядок з ПІБ водіїв, реквізитами посвідчення водія, табельним номером.
• Є й наступний розділ. Але його заповнюють лише організації із вузькою спеціалізацією. Наприклад, служби таксі. Їм потрібно вписати номери ліцензійної картки.
• Після наповнення диспетчера визначають індивідуальні завдання для водіїв. Документ візується, передається особисто водієві.

Механіки також візують документи, вказуючи на них свої персональні дані. Водій також повинен розписатися, коли отримує машину у своє розпорядження.

Щоразу співробітник зазначає, скільки саме палива придбав на заправці. І яку саме марку використав. Обов'язковим є вказівка ​​фактичної дати, часу повернення в гараж.

Відмітки про простої та запізнення робляться у разі потреби.

Зворотний бік документа

Ця сторона потрібна водіям. Тут вони наголошують на індивідуальному прогресі у виконанні своїх службових завдань. Обов'язково писати про місця виїзду та призначення.

Період часу, пройдений кілометраж розшифровуються повністю.

Право на підпис є у третіх осіб, за їх безпосередньої участі у виконанні завдань.

Нижня частина документа потрібна для відображення годин на день у загальній кількості, кілометражу на підставі даних спідометра.

Зарплата працівнику визначається виходячи з цих даних, залежно від прийнятої для підприємства системи. Після остаточної фіксації відомостей дорожній лист передається співробітникам бухгалтерії.

Особливі правила щодо заповнення листів на лінії

Існує певна послідовність дій для тих, хто заповнює документ на лінії:

• Точний час обов'язково проставляється у годинах та хвилинах. І тому є окрема графа «Час прибуття». Але відображається лише той момент, коли водій сам показує дорожній лист клієнтам чи замовникам.
• Є графа "Замовник". Тут клієнти залишають свої підписи. Для підтвердження того, що всі реквізити в документі є коректними, відповідають дійсності.
• Ще заповнюють графу 21, яка зветься «По прибутті». "По вибуття" - відповідно, графа 22. Замовники ставлять тут всі параметри, списуючи їх зі спідометра.
• «Особливі позначки» – рядок для зауважень клієнтів, якщо це необхідно.

Якщо машина повертається до гаража

Робота зазвичай завершується поверненням авто на територію гаражів. Документ заповнюється у послідовності, чітко описаної у законодавчих нормативах.

Її потрібно суворо дотримуватися.

• «Робота водія та автомобіля» – розділ, що заповнюється механіком.Зокрема використовується графа 2. Важлива вимога – точність опису часу повернення до гаража. Місяць, рік, години, хвилини - у графі повинні бути абсолютно всі дані.
• "Покази спідометра"– графа 4, яка також заповнюється механіком. Графа 10 – ось де відображається точний "Залишок при поверненні". Графа відноситься до розділу з "Рухом пального".

Наприкінці механік розписується, підтверджуючи точність та достовірність наданої інформації.

• Технік з ПММ підключається до роботи також на даному етапі. Водій передає йому талончик. Після цього заповнюють графу «Здано» з номером 11. І теж ставиться підпис.
• Підпис у рядку "Здав" ставить сам водій.Це потрібно для підтвердження справного стану машини у момент, коли вона здається механіку. Механік на підтвердження цього факту розписується у графі «Прийняв».
• Диспетчер приймає папери на останньому етапі. І також ставлять свій підпис. Проводять реєстрацію документа у спеціальному журналі.

Під час доставки товарів на підприємство необхідно підписувати спеціальний папір. Про те, як скласти ви можете дізнатися в статті за посиланням.

Висновок

При неправильному заповненні дорожніх листів на організацію накладають штрафи. І порушнику не відшкодовують податкові втрати, що виникли у зв'язку із роботою транспортного засобу.

Юридичні особи сплачують штраф у розмірі 10 відсотків від загальної суми здійснених операцій.

Здійснення будь-яких операцій має підкріплюватись відповідними первинними документами. У кожного є юридична сила.

Знайти зразки документа з порожніми рядками для заповнення легко на спеціалізованих сайтах.

Форма 3 уніфікована. Це означає, що вона підходить для будь-яких підприємств незалежно від сфери діяльності.

Можна бути впевненими, що заповнення такого документа відповідає всім вимогам законодавства. Головне – пам'ятати про граничний термін, який заповнюється лист. Цей термін дорівнює місяцю.

Як заповнювати дорожній лист легкового автомобіля за формою 3 в 1С – дивіться у цьому відео: